Tantangan FM: Vendor Tidak Mau Bekerja Sesuai Order

Salah satu tantangan Facility Manager adalah apabila vendor anda tidak mau melakukan pekerjaan yang sudah dijanjikan? Kesal sekali ya. Sebagai client, kita merasa sudah memastikan ruang lingkup kerja yang sesuai dan memberikan order pesanan kepada vendor.

Ternyata, ada 3 hal penting yang perlu juga diperhatikan saat melakukan Kerjasama dengan vendor, yaitu:

1. Kondisi Finansial: pastikan pembayaran ke vendor sesuai dengan waktu yang dijanjikan dan memiliki historical pembayaran yang baik selama bekerja dengan vendor tersebut. Jika vendor mengalami kesulitan finansial dengan terjadinya pembayaran yang tidak tepat waktu secara terus menerus, maka vendor akan menjadi tidak termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan baik atau bahkan tidak mau melakukannya sama sekali.
2. Kepercayaan: client untuk memastikan pekerjaan yang diberikan sesuai dengan rincian saat awal meminta proposal. Ada client yang memiliki asumsi bahwa perusahaan sudah memiliki standar tertentu dan tidak menuliskan pada rincian awal. Dan setelah order diberikan, standar ini dimintakan (seperti sertifikasi dan perijinan untuk hal tertentu), vendor akan merasa tidak dihargai atau merasa sulit untuk bekerja sama dengan baik. Beberapa vendor mau berkomitment, dan akan lebih berhati-hati untuk Kerjasama dengan client ini.
3. Komunikasi: komunikasi yang efektif antara vendor dan klien akan memberikan kenyamanan kepada vendor untuk melakukan pekerjaan. Komunikasi yang tidak terarah, bisa menyebabkan ketidaksepahaman tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak. Jika vendor merasa sulit untuk berkomunikasi dengan klien atau jika klien tidak memberikan informasi yang cukup, maka ini dapat menjadi penghambat utama untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

Lalu, bagaimana memastikan vendor bekerjasama dengan baik? Tentunya memastikan hal-hal di atas dalam kondisi baik dengan bekerjasama dalam bentuk:

Finansial

• Menentukan harga yang adil dan transparan: Pastikan bahwa harga yang disepakati adil dan transparan, sehingga tidak terjadi ketidaksepahaman tentang pembayaran yang harus dilakukan.
• Menjalin hubungan yang baik dengan pihak keuangan: Menjalin hubungan yang baik dengan pihak keuangan vendor, manajer keuangan, dapat membantu memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan.

Komunikasi

• Menjalin komunikasi yang efektif: Memastikan komunikasi yang efektif dengan vendor sangat penting untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar dan tepat waktu.
• Berkomunikasi secara teratur dan terbuka dapat membantu membangun hubungan kerja yang baik.
• Menetapkan harapan secara jelas: Pastikan bahwa harapan dan tujuan proyek telah disepakati dengan jelas oleh kedua belah pihak sebelum memulai pekerjaan. Hal ini dapat membantu meminimalkan ketidaksepahaman di kemudian hari.

Kepercayaan

• Menjalin hubungan yang baik: Membangun hubungan yang baik dengan vendor dapat membantu meningkatkan kepercayaan antara kedua belah pihak. Pastikan untuk menunjukkan kepercayaan dengan memenuhi kewajiban yang telah disepakati.
• Mengevaluasi kinerja: Melakukan evaluasi kinerja secara teratur dapat membantu memastikan bahwa vendor tetap memenuhi standar kualitas dan kinerja yang diharapkan. Hal ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan antara kedua belah pihak.

Pastinya, penting untuk selalu menjaga etika kerja yang baik dan berkomunikasi secara terbuka dan jujur. Dengan melakukan hal-hal ini, Anda dapat membangun hubungan kerja yang baik dengan vendor dan memastikan bahwa pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dan tepat waktu.

Semoga bermanfaat, Jufiandi

Trend dari Outsourcing Facility Management di Indonesia di era 2020

Dunia facility management akan selalu ada kaitan dengan outsourcing. Dalam industri facility management, outsourcing menjadi semakin populer selama bertahun-tahun, karena memungkinkan perusahaan memanfaatkan keahlian service provider dan meningkatkan efisiensi operasi mereka. Layanan outsourcing facility management memungkinkan perusahaan untuk fokus pada fungsi bisnis inti mereka sambil menyerahkan tugas manajemen fasilitas kepada para ahli.

Laporan Pasar FM Global edisi 2020, yang dilakukan oleh firma riset Frost & Sullivan, mensurvei 1500 eksekutif manajemen fasilitas di seluruh Amerika Utara, Eropa, Asia-Pasifik, dan Amerika Latin. Laporan tersebut menemukan bahwa 62% responden meng-outsource setidaknya beberapa layanan facility management mereka. Dari jumlah tersebut, 80% melaporkan penghematan biaya dari outsourcing, dengan penghematan rata-rata 23%.

Selain penghematan biaya, laporan tersebut menemukan bahwa facility management outsourcing memberi perusahaan akses ke keahlian khusus, yang memungkinkan mereka meningkatkan praktik facility management  mereka. Laporan tersebut menyoroti bahwa outsourcing memungkinkan perusahaan memanfaatkan kemajuan teknologi terbaru dan praktik terbaik, yang membantu mereka tetap mengikuti tren terbaru dalam facility management .

Laporan tersebut juga menyoroti bahwa facility management  outsourcing dapat meningkatkan tingkat layanan dan memungkinkan perusahaan untuk fokus pada kompetensi inti mereka. Disebutkan juga bahwa outsourcing dapat memberikan fleksibilitas yang lebih besar kepada perusahaan dengan memungkinkan mereka untuk meningkatkan layanan facility management  mereka sesuai kebutuhan mereka.

Berdasarkan laporan tersebut, menunjukkan bahwa facility management  outsourcing dapat menjadi strategi yang bermanfaat bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan praktik facility management mereka, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi.

Saya pernah tuliskan di blog ini pada tahun 2016 mengenai alasan untuk outsource facility management. Ternyata setelah 7 tahun berlalu, pada era tahun 2023 ini, outsource facility management memberikan keuntungan yang lebih baik untuk perusahaan.

Jika perusahaan anda masih memiliki team in-house untuk facility management, segera mulai sadari kebutuhan outsourcing perusahaan anda. Bisa dimulai dengan:

• Identifikasi kebutuhan layanan facility management Anda. Sadari core business dari perusahaan anda dan bagaimana kondisi facility management saat ini diperusahaan anda.
• Selidiki consultant facility management yang potential. Consultant yang baik akan memiliki rekam jejak di dalam dan luar negri serta studi kasus mengenai facility management.
• Ajukan pertanyaan kepada consultant. Utamanya mengenai pengalaman, keahlian, dan pendekatan mereka terhadap facility management. Pastikan sesuai dengan budaya perusahaan anda.
• Tindak lanjuti. Jika ada strategi baru dari perusahaan untuk outsourcing, maka sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulai proses pembelian outsourcing facility management. 

Semoga bermanfaat, Jufiandi

Workplace Technology - Teknologi Tempat Kerja

Salah satu tantangan seorang Facility Manager adalah mengelola jadwal pemeliharaan, perbaikan, dan pembersihan gedung. Dengan banyaknya ruangan dan peralatan yang perlu dijaga dan dikelola, Facility Manager akan mengalami merasa kesulitan untuk memprioritaskan dan mengatur semua pekerjaan.

Solusi untuk tantangan tersebut adalah Worktech. Worktech adalah singkatan dari "workplace technology" atau teknologi tempat kerja. Istilah ini merujuk pada perangkat lunak, aplikasi, dan perangkat keras yang digunakan di lingkungan kerja untuk membantu mempercepat dan meningkatkan produktivitas, serta memungkinkan kolaborasi antar tim dan anggota tim yang berada di lokasi yang berbeda. Adanya Worktech ini akan membantu mempermudah dan mempercepat kerja, meningkatkan efisiensi, dan memberikan pengalaman kerja yang lebih baik bagi karyawan.

Worktech dapat mencakup aplikasi seperti software manajemen proyek, platform kolaborasi tim, sistem manajemen sumber daya manusia (HRM), serta solusi komunikasi dan videoconferencing.

Implementasi worktech di dunia Facility Management termasuk sebagai berikut:

Facility Management Software - Software ini memungkinkan Facility Manager untuk mengelola jadwal pemeliharaan, perbaikan, dan pembersihan gedung dengan lebih mudah dan efisien. Software ini juga dapat membantu Facility Manager untuk memantau persediaan alat pembersih dan peralatan yang digunakan oleh staf pembersihan.

Collaboration Platform - Platform ini memungkinkan anggota team facility untuk berkomunikasi secara langsung dan berbagi informasi dengan mudah. Platform kolaborasi ini dapat membantu Facility Manager untuk memantau laporan masalah dan permintaan perbaikan yang diajukan oleh penghuni gedung. Saat dengan adanya Ms Teams, One Drive dan lainnya sangat membantu sekali untuk kolaborasi informasi terkait facility management.

Internet of Things (IoT) - Teknologi IoT memungkinkan Facility Manager untuk memantau dan mengelola berbagai peralatan gedung secara otomatis. Contohnya, teknologi ini dapat membantu Facility Manager untuk memantau konsumsi listrik dan mematikan lampu atau peralatan ketika tidak digunakan.

Face & Voice Recognition Technology - Teknologi pengenalan wajah dan suara ini dapat digunakan untuk mengatur akses ke gedung dan memantau aktivitas penghuni gedung. Contohnya, teknologi ini dapat digunakan untuk memantau waktu kehadiran karyawan atau untuk memastikan bahwa penghuni gedung yang masuk adalah orang yang seharusnya.

Augmented Reality (AR) - Teknologi AR dapat digunakan untuk membantu Facility Manager dalam pemeliharaan gedung dengan memberikan visualisasi 3D yang jelas tentang kondisi gedung. Teknologi ini juga dapat digunakan untuk memberikan panduan perbaikan secara interaktif bagi staf pemeliharaan.

Senang mengetahui bahwa teknologi ini sudah ada di Indonesia dan sudah diterapkan di banyak lokasi.

Semoga bermanfaat, Jufiandi

Trend di Dunia Facility Management 2023

Saat ini sudah akan memasuki bulan Maret 2023. Apakah anda sudah mengetahui trend di dunia facility management? Apakah area kerja anda sudah mempersiapkan untuk memenuhi trend tersebut?

Trend facility management pada tahun 2023 diperkirakan akan lebih menitikberatkan pada aspek efisiensi, konservasi energi, dan kesehatan dan keselamatan. 

• Efisiensi. Teknologi seperti Internet of Things (IoT) dan Artificial Intelligence (AI) diharapkan akan membantu membuat manajemen fasilitas lebih efisien, dengan memonitor, menganalisis, dan membangun strategi untuk mengurangi biaya dan memaksimalkan efisiensi.
• Konservasi Energi. Fokus pada efisiensi energi melalui pendekatan berbasis kebutuhan, termasuk menggunakan teknologi energi yang lebih efisien, memonitoring penggunaan energi, mengoptimalkan desain struktur bangunan, dan menggunakan pencahayaan LED yang hemat energi. Adanya metode pemantauan energi yang berbasis data untuk memahami bagaimana sistem energi tertentu berperilaku dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan. Peningkatan efisiensi energi juga akan diperoleh melalui pemantauan sistem ventilation dan air conditioning, pemantauan konsumsi air, dan penerapan strategi penurunan polusi.
• Kesehatan. Adanya perkembangan teknologi meliputi; Teknologi kesehatan berbasis IoT, penggunaan layanan analitik untuk membantu manajemen fasilitas, pemantauan kontrol suhu dan kelembaban di dalam ruangan, implementasi kebijakan keselamatan yang ketat untuk menjamin kesehatan para pekerja, pengembangan sistem komunikasi digital untuk memantau dan melacak kesehatan para pekerja, penggunaan sistem pelaporan kesehatan untuk memantau kondisi kesehatan para pekerja, penggunaan teknologi RFID untuk mengidentifikasi dan memantau fasilitas Kesehatan, penggunaan teknologi AI untuk mengidentifikasi pola-pola kesehatan.
• Keselamatan. Pentingnya keamanan Fisik: Pengelolaan pintu masuk, deteksi cahaya, penggunaan kunci elektronik, sistem pemantauan CCTV, dll. Keamanan Teknologi: Pemantauan jaringan, pembaruan keamanan sistem, pelaporan ancaman, perlindungan data, dll. Keamanan Lingkungan: Pengelolaan risiko lingkungan, perlindungan terhadap penyebaran zoonosis, manajemen limbah, pengendalian polusi, dll. Pelatihan dan Kompetensi: Pelatihan karyawan tentang keselamatan, kompetensi karyawan tentang keamanan, penilaian risiko, dll. Pengelolaan Risiko: Analisis risiko, evaluasi risiko, pengendalian risiko, pengelolaan asuransi, dll. 

Terakhir, aspek lingkungan juga akan menjadi prioritas utama, karena kebanyakan perusahaan sudah lebih peduli pada dampak lingkungan dari operasi mereka. 

Semoga bermanfaat. 

3 Hal Penting Mengenai ESG – Environment Social Governance

ESG (Environmental, Social, and Governance) menjadi standar seluruh dunia untuk mewujudkan pembangunan yang berkelanjutan melalui peran private sector. Menurut investor.id, di Indonesia, Industri berwawasan lingkungan (ESG) diyakini akan berkembang pesat setelah ekonomi pulih dari pandemi Covid-19.

Perlu untuk mengetahui hal-hal penting mengenai ESG. Berikut 3 hal penting mengenai ESG:

1. ESG terbentuk diawali dari cita – cita dunia untuk mewujudkan pembangunan berkelanjutan seperti ketahanan iklim, air dan udara bersih, mengurangi kemiskinan, dan menjaga ketersediaan resources untuk masa depan. Momen tersebut terbentuk pada perkumpulan 193 negara di Kantor Pusat PBB pada tanggal 25 september 2015 yang mewujudkan dokumen, “Transforming Our World: The 2030 Agenda for Sustainable Development.”

2. Dari pertemuan tersebut, terbentuk konsep ESG yang bertujuan sebagai standar kinerja perusahaan yang terdiri dari kriteria lingkungan, sosial, dan tata Kelola yang akan diterapkan oleh sector swasta.

3. Kriteria yang termasuk dalam ESG adalah:

Environmental; meliputi hubungan perusahaan dengan lingkungan secara fisik; termasuk gas rumah kaca (GRK), hilangnya keanekaragaman hayati, polusi dan kontaminasi, eksposur dari peraturan tentang emisi karbon dan energi terbarukan.  

Social; meliputi dampak sosial perusahaan terhadap masyarakat, termasuk isu terkait praktik – praktik perburuhan, pemindahan komunitas, hak – hak asasi manusia, kesehatan, keselamatan, dan inklusi keuangan.

Governance; meliputi hal-hal terkait dengan kepemimpinan perusahaan, gaji eksekutif, audit, kontrol internal, dan hak pemegang saham, untuk isunya mencakup korupsi dan suap, reputasi, efektivitas manajemen, dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Perusahaan swasta perlu mengetahui dan menerapkan konsep ESG ini untuk mengembangkan usaha, artinya perlu memiliki team yang mengerti mengenai ESG serta dapat merubah budaya perusahaan untuk mewujudkan dunia masa depan yang sehat. Tentunya akan sangat bermanfaat sekali jika memiliki team dengan kualitas yang baik untuk bidang ESG ini dan mempelajari secara serius untuk ESG dengan bekerja sama dengan konsultan yang sudah ahli di bidangnya.

“Progress is impossible without change, and those who cannot change their minds cannot change anything.”

-George Bernard Shaw-

4 Hal Penting dari IFMA World Workplace 2021

Tanggal 25 – 28 October 2021 kemarin, IFMA menyelenggarakan event besar bernama World Workplace 2021 berlokasi di Amerika Serikat.

Sebagai informasi, IFMA – International Facility Management Association adalah asosiasi profesional untuk Facility Manager Professional. Berkantor pusat Global di Houston, Texas, AS yang disebut Service Center of Excellence. IFMA juga berlokasi di Antwerp, Belgia dan Shanghai, Cina.

Menurut informasi dari www.iofficecorp.com, berikut 4 hal penting yang menjadi catatan dari event tersebut:

1) Kursi tetap akan beralih ke lingkungan kantor.

Model tradisional dengan memastikan setiap karyawan mempunyai kursi tetap akan ditinggalkan. Istilah neighbourhood atau lingkungan bisa diartikan setiap perkantoran akan berdasarkan dengan area kerja terkait department/fungsi. Misal: area finance, area HR, area operasional dan lainnya.

Untuk penempatan kursi, akan dalam bentuk mobile, artinya, setiap kursi bisa diduduki oleh setiap orang.

 

2) Space planning akan menjadi lebih dinamis

Space planning dalam perusahaan umumnya dilakukan 1 tahun sekali atau beberapa lebih lama lagi. Hal ini dikarenakan asumsi bahwa space planning tersebut terkait dengan renovasi dan office layout dan terkait dengan pertumbuhan perusahaan dan karyawan.

Space planning akan menjadi lebih dinamis untuk antisipasi dengan perkembangan bisnis yang lebih cepat dari masa sewa. Teknologi terkait workplace dan konversi area kerja menjadi mobile/agile menjadi salah satu solusi untuk antisipasi ini.

 

3) Workplace sebagai metaverse

Metaverse yang diperkenalkan oleh pemilik Facebook, kurang lebih adalah: konsep dunia online yang menggabungkan elemen augmented reality, virtual reality, hologram, video, dan bentuk komunikasi lainnya untuk menjembatani kesenjangan antara kolaborasi virtual dan kolaborasi langsung.

Dunia kantor akan berubah menjadi kombinasi antara virtual dan nyata, sudah dimulai saat ini dengan adanya teknologi meeting virtual vs. ruang meeting di kantor.

Nantinya, perusahaan perlu lebih mempersiapkan fasilitas dan infrastruktur yang mendukung kombinasi virtual dan kondisi nyata.

 

4) Pemimpin untuk focus pada desain workplace yang lebih bermakna

Pemimpin dalam hal ini para pengambil keputusan di perusahaan perlu memikirkan solusi untuk membuat karyawan nyaman bekerja. Sudah terbukti bahwa bekerja di rumah membuat karyawan nyaman dan mungkin jika diminta untuk bekerja di kantor akan menimbulkan ketidak nyamanan.

Hybrid workplace menjadi strategi perusahaan untuk membuat kantor yang nyaman untuk bekerja dan berkolaborasi.

Mari para Facility Manager, bersiap untuk menuju era workplace yang baru! 

3 Hal Penting Yang Perlu Vendor Punya Agar Facility Manager Menjadi Lebih Efektif

Saat ini, Facility Manager memiliki tugas untuk mengawasi banyak lokasi dengan team kerja yang kecil. Fakta ini adalah tantangan yang perlu dihadapi oleh Facility Manager dan memerlukan skala prioritas untuk dapat bekerja lebih efektif dan efisien.

Vendor Management – mengelola vendor dengan benar akan membuat hidup Facility Manager menjadi lebih efektif dan efisien.

Berikut 3 hal penting yang perlu dimiliki vendor sehingga membuat hidup Facility Manager lebih efisien:

Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten:

Vendor dengan tenaga ahli yang kompeten akan memberikan opsi solusi yang lebih baik untuk masalah yang terjadi di lapangan.

Dengan adanya tenaga ahli, begitu terjadi masalah, vendor akan mengirimkan tenaga ahli mereka untuk melakukan investigasi dan evaluasi masalah, lalu memberikan kemungkinan penyebab masalah serta rekomendasi perbaikan. Lebih baik lagi vendor tersebut memberikan penawaran perbaikan dengan harga yang masuk akal.

 

Vendor yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik:

Vendor ini akan sangat mengerti kebutuhan dari client dan memberikan masukan/update secara berkala untuk masalah yang ada. Status perbaikan, status pengiriman barang, status pemeriksaan akhir yang rutin diinformasikan akan banyak membantu seorang facility manager sehingga bisa focus ke banyak pekerjaan lainnya yang membutuhkan perhatian khusus.

 

Vendor yang memiliki banyak kemampuan:

Faktanya, vendor yang kemampuan yang bervariasi akan membuat vendor ini tidak ahli di bidang tertentu. Hanya saja, jika ada satu vendor yang bisa mengerjakan banyak hal, akan mempermudah facility manager untuk melakukan koordinasi dengan pihak client/user karena cukup berkomunikasi dengan satu vendor saja dan banyak client/user. Akan merepotkan sekali berkomunikasi dengan banyak client/user untuk beberapa pekerjaan yang dikerjakan beberapa vendor. Jika hanya satu vendor, maka facility manager cukup mengadakan rapat satu kali dengan beberapa client/user untuk beberapa pekerjaan.

Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten, komunikasi yang baik serta banyak kemampuan akan sangat membantu facility manager untuk focus dalam mengelola fasilitas. Tentunya, akan ada tantangan lain yang dihadapi vendor ini karena kualitas baik dari setiap pekerjaan adalah kewajiban yang perlu dipenuhi oleh vendor tersebut.