Berdasarkan
pengalaman saya selama lebih dari 15 tahun di bidang Facility Management,
berikut kualifikasi yang diharapkan dari
kandidat yang melamar untuk menjadi Facility Coordinator
Role
& Responsibilities:
Sebelumnya,
apasaja sih tanggung jawab dan tugas dari Facility Coordinator itu? Adalah
sebagai berikut:
Tanggung Jawab:
1)
Memastikan mengetahui
ruang lingkup kerja (Scope of Work) dari pekerjaan yang harus dilakukan di
lokasi
2)
Mengetahui kinerja
yang diukur setiap hari.
3)
Bekerja sama dengan
team untuk mencapai kinerja yang telah ditetapkan
4)
Mengambil keputusan
serta melakukan koordinasi dengan team dan atasan untuk setiap permasalah di
lokasi
5)
Untuk memastikan
secara keuangan, biaya-biaya sesuai dengan budget/anggaran yang telah
ditetapkan
Tugas:
6)
Untuk melakukan
koordinasi dengan vendor-vendor yang menjalani operasional dari lokasi
tersebut.
7)
Untuk memastikan
semua jadwal yang telah disetujui untuk dipenuhi.
8)
Untuk cepat melakukan
koordinasi dengan semua pihak terkait
9)
Untuk membuatkan
laporan sesuai dengan yang telah di targetkan
10) Untuk melakukan kegiatan operasional dalam rangka
memastikan target kinerja tercapai
Nah,
dari tugas & tanggung jawab diatas, apasaja kualifikasi yang diharapkan?
Berikut kualifikasi yang diperlukan:
- English. Saat ini
kemampuan berbahasa inggris adalah mutlak! Secara pembicaraan maupun menulis.
Tetapi untuk level pemula, cukup dengan bisa berbicara bahasa inggris dengan
lancer dan grammar yang pas-pasan. Yang penting, jika ada pihak expat yang
ingin bertanya, bisa di jawab segera.
- Housekeeping. Kemampuan untuk melihat, memeriksa serta melaporkan untuk setiap area kerja dalam bidang kebersihan. Ini adalah hal umum yang semua kandidat harus sadari. Bagaimana contohnya?
o Bisa dengan melakukan inspeksi rutin
o Memeriksa sisi-sisi meja serta lemari untuk melihat debu
o Memeriksa kerai, dsb
- Mailroom. Bisaanya, mailroom ini bertugas untuk mengantarkan surat ke setiap karyawan. Bisa dengan menggunakan kotak surat, atau langsung. Tergantung dengan cara dan prosedur yang ditetapkan. Yang penting adalah: kandidat mengetahui, bagaimana untuk memastikan bahwa surat-surat yang telah diterima tersebut telah tercatat.
- Vendor Management. Nah, ini agak susah, tetapi bisa dilakukan.
o Diharapkan kandidat mengetahui dan pernah melihat kontrak
dari vendor
o Pernah melakukan rapat koordinasi dengan vendor
o Pernah melakukan teguran terhadap vendor
- Key Performance Indicator. Jika pernah bekerja diperusahaan yang telah disertifikasi, pastinya semua kandidat akan mengenal KPI (Key Performance Indicator). Hal ini sangat penting karena, perusahaan memerlukan karyawan yang pernah dievaluasi
- Security Guard. Sedikit banyak terkait dengan vendor management. Tetapi, harapannya adalah pernah melakukan koordinasi dengan security guard. Karena koordinasi dengan pihak security guard ini memerlukan keahlian komunikasi yang berbeda.
- Engineering.
o Bidang ini adalah 50-50 dalam penilaian, jika kandidat
sudah cukup bagus dalam bidang administrasi diatas, bisaanya kami akan tetap
menerima dan kami akan mempersiapkan team engineering untuk memberikan support.
o Adapun jika kandidat mempunyai bidang keahlian di
engineering, kami akan focus kepada: electrical arus kuat (panel distribusi,
lampu, generator), mechanical (pompa dan AC) dengan tetap mempertimbangkan
bidang-bidang lainnya
- Pengetahuan Budget/Expense – Basic. Untuk hal ini, kami mengharapkan para kandidat mengerti serta menyadari bahwa dalam setiap perusahaan, selalu ada anggaran yang harus dipenuhi.
- Sikap. Sikap ini sangat penting, yaitu:
o Bersikap semangat
o Menjawab pertanyaan dengan jelas dan tidak mutar-mutar.
Jika tidak tahu, segera bilang
o Berpakaian rapih dan bersih. Lebih baik tidak bau rokok
Tentunya, diterima atau
tidaknya tetap berdasarkan kepada adanya posisi serta budget yang ada. Serta
factor lainnya yang kadang-kadang kita sebagai pihak yang melakukan interview
tidak menyadarinya. Contohnya: jika sikap sudah baik, tetapi diawal sudah
menanyakan masalah gaji, hal ini juga cukup mengganggu, karena biasanya, untuk
tahap awal interview adalah tahap perkenalan dan ingin tahu mengenai
kualifikasi. Belum sampai masalah gaji
Pastinya setiap orang
berbeda-beda cara interview nya, tetapi mungkin hal-hal diatas bisa membantu.
Salam,
