Hal Penting Untuk Operasional FM

(Leadership blog series)

Sebagai bagian dari usaha untuk selalu menjadi lebih baik, saya suka bertanya kepada seseorang yang saya anggap sangat berpengalaman dibidangnya atau sangat berpengetahuan.

Kemarin ini, saya berbicara (by phone) dengan salah satu senior dibidang perbankan yang sebelumnya pernah menajdi client saya. Idenya adalah untuk mengetahui apa saja yang penting dalam menjalani Facility management yang baik dan bisa dipercaya oleh client.

Berdasarkan pembicaraan tersebut, adalah sebagai berikut:

• Komitmen:

Bahwa dalam bidang Facility Management, dan ini adalah sama dengan bidang bisnis lainnya, yang benar adalah memastikan hal-hal yang telah dijanjikan pada saat memberikan proposal dengan kondisi actual.

Saat ini, tantangan terbesar adalah kondisi actual tidak sesuai dengan komitment dikarenakan banyak hal seperti:

a)      Sumber daya manusia yang tidak kompeten 
b)      Team dilapangan tidak mengetahui komitment awal 
c)       Kurangnya control antara kondisi lapangan dan komitment

• Disiplin:

Nah, disiplin ini adalah untuk banyak hal, tetapi dalam facility management, disiplin diperlukan terutama untuk:

a)      Pekerjaan rutin seperti: housekeeping, pest control, landscaping dan sejenis
b)      Kualitas kerja dari sumber daya manusia
c)       Rutinitas control terhadap kualitas kerja

Jika dua hal diatas bisa dilaksanakan sesuai secara rutin dan teratur, maka bisa dipastikan bahwa operasional dari Facility Management akan memiliki kualitas kerja yang sangat baik.

Lalu, bagaimana untuk memastikan komitmen tersebut dijalankan?

Beberapa peralatan dibawah ini bisa digunakan untuk memastikan operasional dilaksanakan sesuai dengan komitmen yaitu:

1)      Mempunyai kontrak kerja yang jelas antara pihak pelaksana dan client. didalam kontrak kerja ini juga tertulis ruang lingkup pekerjaan.

2)      Mempunyai tugas dan kewajiban yang dituliskan secara detail

3)      Mempunyai Key Performance Indicator (KPI) atau saat ini sudah sangat umum dengan istilah Service Level Agreement antara pihak pelaksana dan client

4)      Mempunyaiscore card  alat ukur secara detail untuk tugas-tugas operasional

Untuk meningkatkan disiplin, bisa dibantu dengan melakukan:

1)      Mempunyai jadwal rapat secara rutin dengan team pelaksana, jadwal ini sudah dibuatkan untuk periode 1 tahun dimuka

2)      Mempunyai komitmen yang terkait dengan pembayaran jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan komitmen

3)      Mempunyai jadwal khusus untuk memastikan score card dilaksanakan.

So, silahkan diterapkan ditempat anda untuk memperbaiki fasilitas anda

Jika ingin mengetahui mengenai SLA, Score Card serta contoh KPI, silahkan untuk mengirimkan email ke: Jufiandi@yahoo.com

Salam Sukses!

Jufiandi Junizir

Expert of Facility Management

International Certified Coach

Facility Evaluation

Jika anda mempunyai team yang bertugas merawat dan memelihara gedung, anda memerlukan checklist untuk memeriksa gedung anda.
Sebagai dasar perawatan dan pemeliharaan, adalah:

1) Bersih
2) Terawat
3) Teratur

Saya akan jelaskan sedikit:
1) Bersih: bisa dibuatkan secara terukur. Contoh:
    - tidak ada noda, coretan pada meja kerja
    - tidak ada goresan pada dinding
    - tidak ada noda dikarpet

2) Terawat: bisa diukur dengan:
    - jadwal perawatan ac yang sesuai dengan rencana
    - penggantian spare part sesuai dengan rekomendasi
    - daftar perbaikan yang dikerjakan tanpa ditunda

3) teratur: bisa diukur dengan:
    - semua instalasi kabel listrik dalam keadaan rapih tertutup konduit/ trunking
    - lampu- lampu terpasang dengan benar
    - instalasi pemadam kebakaran sesuai standard yang berlaku

Nah, dari contoh tersebut, tinggal dibuatkan saja checklistnya

No	Activities	Standard	Result	Explanation/Remark

Checklist yang diperlukan adalah checklist yang bisa mendata dan memberikan informasi yang diperlukan.
Dalam checklist, minimal ada informasi:
- jenis pekerjaan yang di check
- standard hasil yang di inginkan
Lalu, kolom nya termasuk:
- pilihan baik/ tidak baik, dan/atau;
- ya / tidak
- keterangan/ penjelasan
- pastikan ada nya tanggal pemeriksaan
Di bagian akhir, dituliskan nama pemeriksa serta nama supervisor yang bertanggung jawab.

Itulah dasar dari checklist.

English version:
  

For your team that is in charge of building maintenance. You need a checklist to inspect your building: .
As a basic of maintenance would be: 

1 ) Cleanliness
2 ) Proper Maintenance
3 ) Proper Installation

The explanation as per below:
1 ) Cleanliness: the measurement would be:
    - No stains , streaks on the workbench
    - There are no scratches on the wall
    - No stains at carpet

2 ) Proper Maintenance: the measurement would be:
    - Ac maintenance schedule in accordance with the plan
    - Replacement of spare parts in accordance with the recommendation
    - List of repairs undertaken without delay

3 ) Proper Installation: the measurement would be:
    - All electrical wiring installations is in proper protection by closing it with conduit.

    - The lights are properly installed
    - Fire system Installation that meet standards

Then, the checklist could be:

No	Activities	Standard	Result	Explanation/Remark

We need checklist which can identify any problem:

In the checklist, at least we have information as per below:
- The type of work that is in check
- Standard results in the desired
Also, the check may include:
- result of check that consist good / bad , and / or ;
- Yes / no
- Description / explanation
- Make sure the date of inspection;
At the end , column for inspector/ examiner and the name of the supervisor in charge .

That is the basis of a checklist.

Facility Management: make sure you are well groomed and well-maintained facilities are measured .

Jufiandi

Experience in Facility Management

International Certified Coach