Sekarang ini, sangat banyak
sekali para pengusaha muda yang berani membuat perusahaan startup. Ada yang
mengawali dari rumah sendiri, sampai akhirnya sewa kantor.
Bagusnya, saat ini sudah banyak
sekali coworking space, virtual office dan service office yang sangat efektif
untuk para pengusaha yang masih pemula.
Walaupun begitu, ada juga yang
memutuskan untuk sewa atau beli ruko yang mengharuskan adanya layout untuk area
kerja, gudang, ruang meeting dan lainnya. Nah, kebijakan dan prosedur ini
penting untuk dimiliki dan diterapkan diperkantoran seperti ini, karena akan membentuk
budaya perusahaan yang baik dan tentunya akan membuat pengeluaran lebih
efektif;
1.
Clean
Desk Policy:
Membuat dan menerapkan clean desk policy. Apa itu
clean desk policy? Yaitu kebijakan yang mengatur bahwa area kerja (termasuk
meeting room) harus selalu dalam keadaan bersih tanpa adanya dokumen perusahaan
berserakan.
Menerapkan clean desk policy ini sangat penting. Clean
desk policy ini akan mengatur mengenai: bagaimana
setiap personil/karyawan menganggap kantor sebagai rumah sendiri, yang artinya,
kebersihan menjadi tanggung jawab masing-masing. Contoh: setiap karyawan harus
membuang sampah sendiri ke tempat sampah, merapihkan ruang meeting setelah
meeting selesai atau bahkan memastikan meja dalam keadaan rapih saat pulang
kantor.
Dengan dibuatkannya policy ini sejak awal, maka, saat
perusahaan makin berkembang, karyawan akan terbiasa memastikan kantor dalam
keadaan bersih.
2.
Storage/Filling
Management:
Membuat prosedur mengelola gudang/tempat penyimpanan. Sederhananya,
dibuatkan kategori, seperti: dokumen operasional, dokumen keuangan, dokumen
penawaran dan dokumen lainnya disesuaikan dengan bidang perusahaan.
Dari kategori tersebut bisa juga ditentukan, berapa
lama dokumen perlu disimpan. Contoh: untuk dokumen penawaran, maksimal 3 bulan untuk
disimpan, karena dengan adanya fluktuasi mata uang, bisa dipastikan harga
setelah 3 bulan akan berubah.
Prosedur ini penting karena tempat penyimpanan itu
membutuhkan tempat, mulai dari lemari kecil, lemari besar sampai ruangan
dokumen. Jika tidak dikelola dengan baik, akan menghabiskan tempat yang bisa
digunakan untuk hal-hal lainnya.
Sebaiknya segera memulai menyimpan file secara digital
dengan cara melakukan scan untuk semua dokumen.
3.
Seating
Management
Saat ini, telah dicontohkan oleh perusahaan IT ternama
dunia; tidak ada lagi perbedaan antara area kerja staff, manager, direktur dan
lainnya. Telah diterapkan system: Agile Working Space yang artinya, ruang kerja
yang ada bisa secara fleksibel digunakan untuk siapa saja, tanpa melihat posisi
dari masing-masing team.
Dengan diterapkan system seperti ini, jika perusahaan
semakin besar dan karyawan semakin banyak, area kerja akan mampu menanmpung
karyawan tersebut. Sampai saatnya benar-benar perlu menambahkan area kerja
karena kantor sudah penuh.
Untuk menerapkan konsep ini, memerlukan persetujuan
bersama mengenai; karyawan yang memerlukan fix seat, mobile, collaboration area
dan lainnya. Juga memerlukan fasilitas pendukung seperti modem, laptop sehingga
karyawan bisa bekerja di area kerja dimana saja. Memerlukan locker/lemari
penyimpanan untuk barang-barang dari karyawan, sehingga tidak ada lemari
pribadi disetiap meja. Jadinya, akan memaksimalkan penggunaan area kantor
hingga lebih produktif.
4.
Security
Management
Terakhir, security management yang dimaksud adalah system
keamanan kantor. Umumnya menggunakan access management system. Sebagai catatan,
sudah jarang sekali perusahaan memiliki security guard untuk menjaga kantornya,
kecuali jika management mempunyai kebijakan yang berbeda.
System access card management ini mempunyai fungsi
ganda, sebagai pengaman dan juga absensi.
Diperlukan juga adanya system CCTV untuk di kantor
sebagai keamanan preventif yang akan sangat berguna sekali jika ada situasi
yang memerlukan dokumentasi berupa rekaman dari kamera.
Informasi mengenai hal-hal standar mengenai apa saja yang
perlu disiapkan di kantor baru seperti; memilih lokasi, jenis furnitur, mesin
fotokopi, peralatan IT dan lainnya sudah banyak dituliskan dan dapat dicari di
google.
Semoga bermanfaat,
Salam sukses!
Jufiandi
