Langsung ke konten utama

4 Kebijakan & Prosedur Penting untuk Perusahaan Startup yang Baru Memiliki Kantor


Sekarang ini, sangat banyak sekali para pengusaha muda yang berani membuat perusahaan startup. Ada yang mengawali dari rumah sendiri, sampai akhirnya sewa kantor.

Bagusnya, saat ini sudah banyak sekali coworking space, virtual office dan service office yang sangat efektif untuk para pengusaha yang masih pemula.

Walaupun begitu, ada juga yang memutuskan untuk sewa atau beli ruko yang mengharuskan adanya layout untuk area kerja, gudang, ruang meeting dan lainnya. Nah, kebijakan dan prosedur ini penting untuk dimiliki dan diterapkan diperkantoran seperti ini, karena akan membentuk budaya perusahaan yang baik dan tentunya akan membuat pengeluaran lebih efektif;  

1.     Clean Desk Policy:

Membuat dan menerapkan clean desk policy. Apa itu clean desk policy? Yaitu kebijakan yang mengatur bahwa area kerja (termasuk meeting room) harus selalu dalam keadaan bersih tanpa adanya dokumen perusahaan berserakan.
Menerapkan clean desk policy ini sangat penting. Clean desk policy ini  akan mengatur mengenai: bagaimana setiap personil/karyawan menganggap kantor sebagai rumah sendiri, yang artinya, kebersihan menjadi tanggung jawab masing-masing. Contoh: setiap karyawan harus membuang sampah sendiri ke tempat sampah, merapihkan ruang meeting setelah meeting selesai atau bahkan memastikan meja dalam keadaan rapih saat pulang kantor.

Dengan dibuatkannya policy ini sejak awal, maka, saat perusahaan makin berkembang, karyawan akan terbiasa memastikan kantor dalam keadaan bersih. 



2.     Storage/Filling Management:

Membuat prosedur mengelola gudang/tempat penyimpanan. Sederhananya, dibuatkan kategori, seperti: dokumen operasional, dokumen keuangan, dokumen penawaran dan dokumen lainnya disesuaikan dengan bidang perusahaan.
Dari kategori tersebut bisa juga ditentukan, berapa lama dokumen perlu disimpan. Contoh: untuk dokumen penawaran, maksimal 3 bulan untuk disimpan, karena dengan adanya fluktuasi mata uang, bisa dipastikan harga setelah 3 bulan akan berubah.
Prosedur ini penting karena tempat penyimpanan itu membutuhkan tempat, mulai dari lemari kecil, lemari besar sampai ruangan dokumen. Jika tidak dikelola dengan baik, akan menghabiskan tempat yang bisa digunakan untuk hal-hal lainnya.
Sebaiknya segera memulai menyimpan file secara digital dengan cara melakukan scan untuk semua dokumen.


3.     Seating Management

Saat ini, telah dicontohkan oleh perusahaan IT ternama dunia; tidak ada lagi perbedaan antara area kerja staff, manager, direktur dan lainnya. Telah diterapkan system: Agile Working Space yang artinya, ruang kerja yang ada bisa secara fleksibel digunakan untuk siapa saja, tanpa melihat posisi dari masing-masing team.
Dengan diterapkan system seperti ini, jika perusahaan semakin besar dan karyawan semakin banyak, area kerja akan mampu menanmpung karyawan tersebut. Sampai saatnya benar-benar perlu menambahkan area kerja karena kantor sudah penuh.

Untuk menerapkan konsep ini, memerlukan persetujuan bersama mengenai; karyawan yang memerlukan fix seat, mobile, collaboration area dan lainnya. Juga memerlukan fasilitas pendukung seperti modem, laptop sehingga karyawan bisa bekerja di area kerja dimana saja. Memerlukan locker/lemari penyimpanan untuk barang-barang dari karyawan, sehingga tidak ada lemari pribadi disetiap meja. Jadinya, akan memaksimalkan penggunaan area kantor hingga lebih produktif.



4.     Security Management

Terakhir, security management yang dimaksud adalah system keamanan kantor. Umumnya menggunakan access management system. Sebagai catatan, sudah jarang sekali perusahaan memiliki security guard untuk menjaga kantornya, kecuali jika management mempunyai kebijakan yang berbeda.
System access card management ini mempunyai fungsi ganda, sebagai pengaman dan juga absensi. 

Diperlukan juga adanya system CCTV untuk di kantor sebagai keamanan preventif yang akan sangat berguna sekali jika ada situasi yang memerlukan dokumentasi berupa rekaman dari kamera.

Informasi mengenai hal-hal standar mengenai apa saja yang perlu disiapkan di kantor baru seperti; memilih lokasi, jenis furnitur, mesin fotokopi, peralatan IT dan lainnya sudah banyak dituliskan dan dapat dicari di google.

Semoga bermanfaat,

Salam sukses!

Jufiandi


Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini: 1)      Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran. o     Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management o     Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin. 2)      Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi o     Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement. o     Level staff: mem...
1 komentar
Baca selengkapnya

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Facility Management vs. Workplace Management di Era Kerja Hybrid: 4 Strategy Penting Untuk Integrasi

Setelah lebih dari 25 tahun bekerja di bidang facility management, saya pikir saya cukup familiar dengan istilah, sistem, dan dinamika pekerjaan di dalamnya. Namun, sejak 2020, ada satu istilah yang terus muncul dalam setiap diskusi, webinar, dan bahkan percakapan santai antar team: workplace management .   Dulu istilah ini tidak terlalu ramai. Tapi pasca pandemi COVID-19, seolah ada pergeseran besar: bukan hanya soal menjaga fasilitas tetap berfungsi, tapi juga bagaimana fasilitas itu mendukung cara kerja baru—yang fleksibel, digital, dan berbasis pengalaman karyawan.   Banyak Organisasi Masih Fokus pada Gedung, Bukan Penggunanya Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia—terutama sektor perbankan, manufaktur, dan instansi publik—masih menganggap facility management (FM) cukup untuk menjalankan operasional kantor. Padahal di era kerja hybrid, pengalaman kerja (employee experience) sudah menjadi faktor utama dalam retensi, produktivitas, bahkan kesehatan mental karyawa...
Posting Komentar
Baca selengkapnya