Ternyata, menurut buku Value-Based
Facilities Management yang ditulis oleh Steven EE, MSc, CFM, pekerjaan Facilities
Management (FM) di Negara lain (Singapore) juga di anggap sebagai “Thank you
Job” yang artinya: setelah selesai dikatakan terima kasih, tetapi bukan sebagai
pencapaian yang di ingat seperti halnya bagian sales & marketing.
Karena itu, sebagai Facilities
Manager, perlu adanya pengertian mengenai pentingnya FM bagi perusahaan. Dengan
menyadari bahwa FM itu penting bagi perusahaan serta selalu mempromosikan
hal-hal penting ini kepada tim FM, maka secara organisasi, tim FM akan
menjadi tim yang solid dan bangga dengan
pencapaian yang dicapai.
Tentunya, pencapaian ini perlu di
buatkan kategori yang dapat dikonversikan menjadi sesuai dengan Visi, Misi dan
Value dari perusahaan itu sendiri. Pada umumnya, perusahaan memiliki Visi, Misi
dan Value Perusahaan yang akan diarahkan menjadi Goals Perusahaan serta di
fokuskan menjadi KPI untuk masing-masing seksi di perusahaan itu sendiri.
Secara organisasi, FM bisa
memiliki kategori pencapaian sebagai berikut:
1)
Operasional
- Lifetime
Setiap peralatan
yang dikelola oleh tim FM akan memiliki lifetime (masa pakai)
Adapun maksud
dari lifetime ini adalah masa operasional dari mesin atau peralatan. Waktu lifetime
bisa mencapai lebih dari 10 tahun atau mungkin ada yang hanya 5 tahun saja.
- Down Time Operasional
Setiap melakukan
pemeliharaan, mesin perlu dimatikan, proses mesin dimatikan ini akan menjadi
down time yang terkait dengan operasional. Untuk down time ini selama sesuai
dengan jadwal pemeliharaan maka akan menjadi down time yang produktif karena
menunjang kinerja dari peralatan.
2)
Keuangan- Biaya Pemeliharaan
Semua biaya yang
terkait dengan pemeliharaan akan tercatat. Hal ini termasuk biaya suku cadang,
vendor, teknisi, admin, engineer dan Facilities Manager itu sendiri. Yang perlu
dipastikan adalah biaya-biaya yang keluar adalah sesuai dengan perencanaan yang
dibuatkan diawal tahun fiscal perusahaan. Untuk emergency/contingency, biasanya
adalah 10% persiapan dari total budget yang direncanakan;
-
Jika biaya actual lebih besar, maka ada hal-hal
yang terlewat dalam perencanaan dan juga artinya bahwa pemeliharaan belum
produktif.
-
Jika biaya actual lebih kecil, maka perencanaan
berlebihan atau pemeliharaan lebih baik dan benar.
-
Jika biaya
actual mendekati sama dengan perencanaan, maka semua perencanaan berjalan lancar.
- Penghematan Biaya
Saat ini, setiap
perusahaan berinisiatif melakukan penghematan biaya. Salah satu yang sering di
usulkan adalah dengan penghematan biaya dari FM. Tentunya, beberapa waktu yang
lalu, terkait dengan kenaikan listrik dari pemerintahan yang cukup fluktuatif
dan menyulitkan perencanaan.
Idealnya,
penghematan biaya akan terkait dengan perencanaan strategis yang dilakukan di
awal tahun;
-
Melakukan evaluasi kontrak pemeliharaan. Mulai
mempertanyakan supplier yang bisa memberikan jasa pemeliharaan yang sama dengan
supplier OEM*. Ada resiko dengan melakukan kontrak pemeliharaan dengan supplier
non OEM maka beberapa suku cadang penting akan tidak bisa disupply segera. Hal ini
bisa di atasi dengan membeli diawal tahun, tentunya dengan kalkulasi yang
benar.
-
Melakukan evaluasi periode pemeliharaan. Untuk
Facilities Manager yang sangat berpengalaman, beberapa berani melakukan
evaluasi periode pemeliharaan menjadi lebih panjang (dari 3 bulan sekali
menjadi 4 bulan sekali). Tentunya di dasari dengan mengevaluasi sejarah
pemeliharaan untuk mesin tersebut selama 2-3 tahun terakhir
-
Melakukan evaluasi harga suku cadang. Bagian pembelian
akan memberikan kontribusi dengan melakukan pencarian supplier baru didalam dan luar negri. Atau bahkan mengubah metode
pembayaran sehingga supplier bisa memberikan harga yang lebih baik.
-
Melakukan evaluasi tenaga kerja. Facilities
Manager idealnya sudah memiliki estimasi jam kerja serta mengetahui kapasitas
kerja untuk setiap tim FM. Jika tekanan dari perusahaan cukup tinggi, maka
beberapa solusi adalah: memperluas ruang lingkup kerja dari setiap orang di tim
FM, mentransfer tenaga kerja ke department lain atau melakukan konversi dari
tenaga kerja tetap menjadi tenaga kerja alih daya (outsourcing).
3)
Proses Bisnis- Down Time Proses Bisnis
Untuk tim FM,
sangat menghindari sekali terjadinya down time yang mengakibatkan bisnis
terhenti. Jika terkait dengan kegagalan dari pemeliharaan, ini akan berakibat
buruk untuk penilaian kinerja FM. Adapun jika terkait dengan force majeure,
akan menjadi resiko dari tim management. Yang menjadi nilai tambah jika
Facilities Manager memperhitungkan alternative dari setiap peralatan, sehingga,
jika terjadi down time maka periode perbaikan atau penggantian peralatan
berlangsung cepat.
- Inovasi
Umumnya, inovasi
terkait dengan investasi; penggantian lampu TL menjadi LED dan penggantian AC
konvensional menjadi AC Converter adalah salah satu inovasi yang terkait dengan
penghematan biaya. Adapun penghematan biaya baru akan dirasakan beberapa tahun setelah
penggantian.
Tentunya, dengan perkembangan jaman, akan banyak sekali
perbaikan serta evaluasi mengenai kinerja FM yang pastinya akan membuat tim FM
menjadi lebih baik.
Saat ini saya juga masih menyelesaikan membaca buku
Value-Based Facilities Management yang baru diterbitkan September 2015. Menurut
saya, buku ini menyederhanakan FM sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.
Salam sukses,
Jufiandi
Owner of Facilities Management Company
Expert of Facilities Management
