Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini:

1)     Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran.

o    Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management

o    Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin.

2)     Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi

o    Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement.

o    Level staff: memiliki data khusus mengenai kontrak yang sedang berjalan dan mengetahui secara umum untuk klausa kontrak terkait dengan operasional

3)     Invoicing. Hal ini bisa dilakukan oleh staff yang harus memiliki latar belakang keuangan dan disiplin untuk memastikan semua dokumentasi lengkap diterima dan memastikan jadwal pembayaran tepat waktu. 

4)     Pengelola perawatan preventive dan perbaikan peralatan

o    Level Manager: focus untuk persiapan budget secara umum per tahun, termasuk perencanaan project perawatan besar (over haul) untuk mesin-mesin yang dimiliki perusahaan.

o    Level staff: focus untuk memastikan bahwa jadwal dan biaya perawatan sesuai dengan budget yang telah disetujui. Dikarenakan komunikasi yang baik, staff bisa membantu untuk memberikan informasi mengenai perusahaan lain yang memiliki kualitas kerja sama dengan biaya yang lebih kompetitive.

5)     Perencanaan Area Kerja (Space planning and management).

o    Level Manager: focus untuk persiapan budget secara umum per tahun, termasuk mendapatkan informasi dari management mengenai target penambahan karyawan setiap tahun terkait dengan kenaikan target perusahaan. Atau, jika ada pengurangan karyawan, hal ini juga perlu diinformasikan.

o    Level staff: focus untuk memastikan bahwa data actual dari perencaan area kerja sesuai dengan rencana yang disetujui. Untuk perusahaan yang sudah cukup besar, biasanya prosedur untuk space planning ini sudah dimiliki.

6)     Pengelolaan soft services (mailroom, catering, fine dining, reception/switchboard, records and archives,cleaning, print services, car parking).

o    Level Manager: focus kepada budget dan kinerja vendor secara umum.

o    Level Staff: focus ke rinci teknis mengenai actual pekerjaan dilapangan

7)     Pengelolaan Sampah (Waste Management). Untuk perkantoran, sampah sudah dikelola oleh pihak building management. tetapi untuk area pabrik, biasanya dibantu oleh team OH&S.

Hal selanjutnya, adalah penuh menjadi tanggung jawab dari manager:

8)     Business Continuity Planning (e.g. disaster recovery and emergency procedures). Perencanaan untuk memastikan bahwa business akan tetap berlanjut jika terjadi keadaan darurat. Manager, bekerja sama dengan pihak direksi diharuskan memiliki dokumen khusus yang berisi data minimum jika terjadi keadaan darurat, apa saja yang harus dilakukan. Hal ini termasuk penyediaan fasilitas serta tenaga kerja.

9)     Mengelola OH&S (occupational health & safety) serta resiko. Biasanya diperlukan 1 orang sendiri untuk mengelola hal ini, tetapi tergantung dari budget perusahaan. Untuk perkantoran, hal ini di rangkap oleh office manager atau facility manager. 

10)  Risk Assessments (e.g. Fire and Occupational Health and Safety). Biasanya berlaku untuk pabrik dengan skala besar atau perkantoran yang berlantai banyak (lebih dari 5 lantai). Untuk perusahaan multinational, sudah ada department khusus  yang melakukan ini (secara local atau regional)

Secara struktur, berikut standard team dari Facility Management (minimal):

Kondisi untuk struktur diatas adalah: semua team petugas dilakukan oleh pihak ketiga: housekeeping, technician, service & maintenance, security guard, mail room, dll

Tentunya, hal-hal diatas ini berdasarkan dari pengalaman saya di bidang facility management system. banyak hal yang masih bisa diperbaiki dan dikembangkan untuk menjadi lebih baik. Dan saya sangat terbuka jika ada masukan serta pertanyaan untuk hal ini.

Created: 11 Mar 13