Langsung ke konten utama

Tanggung Jawab Facility Management Team



Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini:
1)     Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran.
o    Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management
o    Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin.

2)     Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi
o    Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement.
o    Level staff: memiliki data khusus mengenai kontrak yang sedang berjalan dan mengetahui secara umum untuk klausa kontrak terkait dengan operasional

3)     Invoicing. Hal ini bisa dilakukan oleh staff yang harus memiliki latar belakang keuangan dan disiplin untuk memastikan semua dokumentasi lengkap diterima dan memastikan jadwal pembayaran tepat waktu. 

4)     Pengelola perawatan preventive dan perbaikan peralatan
o    Level Manager: focus untuk persiapan budget secara umum per tahun, termasuk perencanaan project perawatan besar (over haul) untuk mesin-mesin yang dimiliki perusahaan.
o    Level staff: focus untuk memastikan bahwa jadwal dan biaya perawatan sesuai dengan budget yang telah disetujui. Dikarenakan komunikasi yang baik, staff bisa membantu untuk memberikan informasi mengenai perusahaan lain yang memiliki kualitas kerja sama dengan biaya yang lebih kompetitive.

5)     Perencanaan Area Kerja (Space planning and management).
o    Level Manager: focus untuk persiapan budget secara umum per tahun, termasuk mendapatkan informasi dari management mengenai target penambahan karyawan setiap tahun terkait dengan kenaikan target perusahaan. Atau, jika ada pengurangan karyawan, hal ini juga perlu diinformasikan.
o    Level staff: focus untuk memastikan bahwa data actual dari perencaan area kerja sesuai dengan rencana yang disetujui. Untuk perusahaan yang sudah cukup besar, biasanya prosedur untuk space planning ini sudah dimiliki.

6)     Pengelolaan soft services (mailroom, catering, fine dining, reception/switchboard, records and archives,cleaning, print services, car parking).
o    Level Manager: focus kepada budget dan kinerja vendor secara umum.
o    Level Staff: focus ke rinci teknis mengenai actual pekerjaan dilapangan

7)     Pengelolaan Sampah (Waste Management). Untuk perkantoran, sampah sudah dikelola oleh pihak building management. tetapi untuk area pabrik, biasanya dibantu oleh team OH&S.

Hal selanjutnya, adalah penuh menjadi tanggung jawab dari manager:
8)     Business Continuity Planning (e.g. disaster recovery and emergency procedures). Perencanaan untuk memastikan bahwa business akan tetap berlanjut jika terjadi keadaan darurat. Manager, bekerja sama dengan pihak direksi diharuskan memiliki dokumen khusus yang berisi data minimum jika terjadi keadaan darurat, apa saja yang harus dilakukan. Hal ini termasuk penyediaan fasilitas serta tenaga kerja.

9)     Mengelola OH&S (occupational health & safety) serta resiko. Biasanya diperlukan 1 orang sendiri untuk mengelola hal ini, tetapi tergantung dari budget perusahaan. Untuk perkantoran, hal ini di rangkap oleh office manager atau facility manager. 

10)  Risk Assessments (e.g. Fire and Occupational Health and Safety). Biasanya berlaku untuk pabrik dengan skala besar atau perkantoran yang berlantai banyak (lebih dari 5 lantai). Untuk perusahaan multinational, sudah ada department khusus  yang melakukan ini (secara local atau regional)

Secara struktur, berikut standard team dari Facility Management (minimal):

Kondisi untuk struktur diatas adalah: semua team petugas dilakukan oleh pihak ketiga: housekeeping, technician, service & maintenance, security guard, mail room, dll

Tentunya, hal-hal diatas ini berdasarkan dari pengalaman saya di bidang facility management system. banyak hal yang masih bisa diperbaiki dan dikembangkan untuk menjadi lebih baik. Dan saya sangat terbuka jika ada masukan serta pertanyaan untuk hal ini.

Created: 11 Mar 13

Komentar

  1. Anonim23 Januari 2018 pukul 18.43

    bisa minta no hp pak. saya ingin berdiskusi tentang tugas ficility manager

    BalasHapus

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

4 Hal Penting Procurement dalam Facility Management

Dalam mengelola fasilitas, kita sebagai Facility Manager akan terhubung dengan vendor yang mendukung fasilitas tersebut. Pastinya, mengelola vendor ini menjadi salah satu tantangan yang dihadapi oleh para Facility Manager. Tantangan terkait pengelolaan vendor ini antara lain:  Kualitas layanan dari vendor yang berbeda tidak konsisten. Respons lambat dalam penanganan masalah darurat. Kesulitan mengukur kinerja vendor secara objektif. Pembengkakan biaya tak terduga akibat kontrak yang tidak jelas. Risiko operasional akibat ketergantungan pada vendor yang tidak kompeten.  Kinerja dari vendor yang tidak memadai, pastinya akan mengganggu operasional fasilitas. Gangguan ini akan berdampak signifikan pada biaya dan produktivitas. Secara organisasi, team Procurement memegang peranan penting terkait dengan mengelola vendor, mulai dari memilih vendor, membuatkan standar kontrak dan lainnya. Dalam hal pengelolaan vendor, berikut 4 hal penting yang perlu dilakukan oleh team Procurem...
Posting Komentar
Baca selengkapnya