apa tuh facility management?

Andabekerjasebagai HRD – bagianumum? General Affair? General Services?

Nama-nama tersebut sekarang ini mulai bertransformasi menjadi Facility Management, saya terjemahkan: pengelolaan fasilitas. Banyak sekali hal-hal yang termasuk didalam pengelolaan fasilitas ini. Tetapi, biar lebih enak dan sesuai dengan penggunaannya, saya akan tetap memakai facility management.

Pada era 1990 – 2000, bagian general affair ini mengelola fasilitas yang termasuk: housekeeping, office boy, security guard, mailroom, messenger, supir, sewa mobil, sewa kantor,  penyediaan office supplies dan lain-lain yang termasuk penunjang fasilitas di kantor.

Dan dulu, bagian ini sangat tidak popular, dilihat dari posisi yang sangat jarang ada posisi manager, biasanya hanya level staff itu pun dari bagian lain yang ditransfer karena sudah tidak mungkin untuk “dikembangkan lagi.

Sejak era 2005, sudah mulai banyak nama department facility management, atau untuk beberapa perusahaan multinational dikenal dengan bagian real estate, workplace service atau corporate site operations. Yang semuanya mengelola area kerja yang sama, dengan nama yang lebih keren

.

Mulai tahun tersebut, di Indonesia, juga sudah mulai banyak perusahaan multinational yang memberikan jasa facility management service, termasuk perusahaan saya sekarang ini.

Nah, yang saya mau tuliskan adalah: jasa-jasa yang termasuk didalam facility management, yaitu sebagai berikut:

1.     Engineering:

a.     Perawatan & pemeliharaan peralatan kantor (Air Conditioning, Un-interrupted Power Supply, generator): mesin/peralatan penunjang operasional kantor.

b.    Environmental Health Safety: standard untuk keselamatan, kesehatan dan lingkungan. Saat ini bias merujuk kepada: standard K3 dari depnaker, OSHA, NFPA (dari Amerika). Saat ini belum ada standard khusus yang menjadi rujukan.

c.     Business Contingency Plan: pembuatan rencana darurat kerja jika terjadi keadaan darurat yang menyebabkan kantor utama ditutup dan harus memindahkan lokasi kerja kelokasi tertentu yang siap digunakan dalam keadaan sementara.

d.    Utility Management: pengelolaan utilitas termasuk: listrik, gas, air yang meliputi pencatatan secara rutin dan pengawasan pemakaian.

e.     Energy & Sustainability: ilmu baru yang berisikan tentang bagaimana menggunakan energy secara efisien (dan lebihmurah) tetapi tetap dengan tingkat kenyamanan yang sama.

f.     Critical Environmental Management: pengelolaan area kritikal yang menjadi Antung perusahaan. Misalnya, untuk perbankan, data center adalah area kritikal, dikarenakan jika data center mati, maka akan banyak transaksi yang terhenti yang akan mengakibatkan kerugian bagi bank. Untuk jenis perusahaan lain bias berupa area produksi.

2.     Pengelolaan Pendukung Kantor: Housekeeping, Gardener, Office supplies, Security Guard, pembuangan sampah, pest control, penyediaan jasa catering, dsb

3.  Pengelolaan Area Kerja (Workplace Service): receptionist, mailroom, pengelolaan ruang meeting, helpdesk, jasa photocopy, jasa arsip (Archive), sewa mobil, dsb

4.     Pengelolaan Tempat (Space Occupancy Services):project coordination, perpindahan karyawan didalam 1 kantor /lokasi yang sama, pendataan karyawan, dsb

Pertanyaan selanjutnya, buat apa sih ada penyediajasa untuk mengelola hal-hal diatas? Yang pasti adalah, bahwa para personil di perusahaan penyedia jasa tersebut adalah terdiri dari para professional yang sudah mempunyai pengalaman khusus hanya di facility management.bahkan ditempat saya bekerja, dibagi-bagi lagi menjadi beberapa specialist seperti: engineering specialist, hospitality specialist dan operations specialist.

Lalu, apa gunanya penyedia jasa ini? Atau banyak yang memberikan istilah: service provider (pemberi service).

Secara perusahaan adalah sebagai berikut:

1.     Mengurangi head count karyawan, atau sederhananya, mengurangi karyawan tetap didalam perusahaan. Kenapa? Karena karyawan tetap ini biayanya besar dan menjadi beban perusahaan dikarenakan perusahaan harus menyediakan asuransi, pesangon, jaminan kesehatan, dll.

Dengan adanya penyedia jasa ini, yang dibayarkan adalah berupa biaya service yang termasuk dalam kategori expense (secara keuangan) yang tidak termasuk dalam capital perusahaan – kurang lebih seperti itu.

2.     Melimpahkan resiko kepada penyedia jasa. Beberapa perusahaan memastikan para penyedia jasa ini bertanggung jawab penuh kepada area yang mereka kelola dengan menggunakan system penalty, jika target tidak tercapai, akan dikenakan penalty kepada perusahaan tersebut: misalnya, ditargetkan untuk perawatan AC memenuhi jadwal 100% setiap bulannya.. Jika ada kerusakan akan ditanggung oleh penyedia jasa (tentunya harus ada observasi sebelum cara ini diterapkan)

3.     Memperbaiki kinerja. Beberapa perusahaan menyadari bahwa mereka tidak ahli untuk bidang ini dan para penyedia jasa adalah perusahaan yang sudah memiliki standard untuk jasa-jasa yang mereka sediakan, bahkan untuk housekeeping, sudah banyak yang menyediakan tenaga pengganti (reliever) jika karyawan yang ada sakit atau ijin mendadak.

Lalu, bagaimana dengan perusahaan anda? Apakah sudah mempunyai kinerja yang cukup untuk facility management? Apakah team facility management anda sudah bekerja maksimal? Apakah anda merasa, bahwa team yang ada bias menjadi core business perusahaan anda?

Evaluasi ini adalah sangat penting, jika anda ingin memajukan core business dari perusahaan anda.Service provider sangat berguna untuk mengambil alih pekerjaan facility management.beberapa perusahaan bias menyediakan jasa untuk assessment keperusahaan anda, untuk mengetahui apakah facility management di perusahaan anda sudah memenuhi standard atau belum.

Banyak yang berpikir, wah, kalau pake service provider, berarti karyawan saya harus dikurangi dong? Belum tentu, karena jika karyawan tersebut mempunyai keahlian yang dibutuhkan perusahaan, maka bias dimaksimalkan untuk membantu perusahaan tersebut. Atau, beberapa service provider menyanggupi untuk mengambil alih karyawan yang ada menjadi karyawan mereka (tentunya dengan syarat & ketentuan yang berlaku)

Apa yang harus diperhatikan? Tentunya tergantung pada visi dan misi dari perusahaan anda.Jika terkait dengan memajukan dan meningkatkan keuntungan perusahaan, peningkatan kinerja facility management adalah salah satu strategy yang sangat baik yang bias diperhatikan.

Secara umum, facility management pada saat ini adalah salah satu solusi untuk perusahaan yang ingin memajukan perusahaan dengan focus pada core business dariperusahaan tersebut.

Created: 5^th Feb 2013, Jufiandi J