Andabekerjasebagai
HRD – bagianumum? General Affair? General Services?
Nama-nama tersebut sekarang ini mulai bertransformasi menjadi
Facility Management, saya terjemahkan: pengelolaan fasilitas. Banyak sekali hal-hal
yang termasuk didalam pengelolaan fasilitas ini. Tetapi, biar lebih enak dan sesuai dengan penggunaannya, saya akan tetap memakai facility management.
Pada era 1990 – 2000, bagian general affair
ini mengelola fasilitas yang termasuk: housekeeping, office boy, security guard,
mailroom, messenger, supir, sewa mobil, sewa kantor, penyediaan office supplies dan lain-lain yang
termasuk penunjang fasilitas di kantor.
Dan dulu, bagian ini sangat tidak popular, dilihat dari posisi
yang sangat jarang ada posisi manager, biasanya hanya level staff itu pun
dari bagian lain yang ditransfer karena sudah tidak mungkin untuk “dikembangkan lagi.
Sejak
era 2005, sudah mulai banyak nama department facility management, atau untuk beberapa
perusahaan multinational dikenal dengan bagian real estate, workplace service
atau corporate site operations. Yang semuanya mengelola area kerja yang sama,
dengan nama yang lebih keren
.
Mulai
tahun tersebut, di Indonesia, juga sudah mulai banyak perusahaan multinational
yang memberikan jasa facility management service, termasuk perusahaan saya sekarang
ini.
Nah,
yang saya mau tuliskan adalah: jasa-jasa yang termasuk didalam facility
management, yaitu sebagai berikut:
1.
Engineering:
a. Perawatan & pemeliharaan peralatan kantor (Air
Conditioning, Un-interrupted Power Supply, generator): mesin/peralatan penunjang
operasional kantor.
b. Environmental Health Safety: standard untuk keselamatan,
kesehatan dan lingkungan. Saat ini bias merujuk kepada: standard K3 dari depnaker,
OSHA, NFPA (dari Amerika). Saat ini belum ada standard khusus yang menjadi rujukan.
c. Business Contingency Plan: pembuatan rencana darurat kerja
jika terjadi keadaan darurat yang menyebabkan kantor utama ditutup dan harus memindahkan
lokasi kerja kelokasi tertentu yang siap digunakan dalam keadaan sementara.
d. Utility Management: pengelolaan utilitas termasuk:
listrik, gas, air yang meliputi pencatatan secara rutin dan pengawasan pemakaian.
e. Energy & Sustainability: ilmu baru yang berisikan tentang
bagaimana menggunakan energy secara efisien (dan lebihmurah) tetapi tetap dengan
tingkat kenyamanan yang sama.
f. Critical Environmental Management: pengelolaan area
kritikal yang menjadi Antung perusahaan. Misalnya, untuk perbankan, data center
adalah area kritikal, dikarenakan jika data center mati, maka akan banyak transaksi
yang terhenti yang akan mengakibatkan kerugian bagi bank. Untuk jenis perusahaan
lain bias berupa area produksi.
2. Pengelolaan Pendukung
Kantor: Housekeeping, Gardener,
Office supplies, Security Guard, pembuangan sampah, pest control, penyediaan jasa
catering, dsb
3. Pengelolaan Area
Kerja (Workplace Service): receptionist,
mailroom, pengelolaan ruang meeting, helpdesk, jasa photocopy, jasa arsip
(Archive), sewa mobil, dsb
4. Pengelolaan Tempat
(Space Occupancy Services):project coordination,
perpindahan karyawan didalam 1 kantor /lokasi yang sama, pendataan karyawan,
dsb
Pertanyaan
selanjutnya, buat apa sih ada penyediajasa untuk mengelola hal-hal diatas? Yang
pasti adalah, bahwa para personil di perusahaan penyedia jasa tersebut adalah terdiri
dari para professional yang sudah mempunyai pengalaman khusus hanya di facility
management.bahkan ditempat saya bekerja, dibagi-bagi lagi menjadi beberapa
specialist seperti: engineering specialist, hospitality specialist dan
operations specialist.
Lalu,
apa gunanya penyedia jasa ini? Atau banyak yang memberikan istilah: service
provider (pemberi service).
Secara
perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Mengurangi head count karyawan, atau sederhananya, mengurangi karyawan tetap didalam perusahaan.
Kenapa? Karena karyawan tetap ini biayanya besar dan menjadi beban perusahaan dikarenakan
perusahaan harus menyediakan asuransi, pesangon, jaminan kesehatan, dll.
Dengan adanya penyedia jasa ini,
yang dibayarkan adalah berupa biaya service yang termasuk dalam kategori
expense (secara keuangan) yang tidak termasuk dalam capital perusahaan – kurang
lebih seperti itu.
2. Melimpahkan resiko kepada
penyedia jasa. Beberapa perusahaan memastikan
para penyedia jasa ini bertanggung jawab penuh kepada area yang mereka kelola dengan
menggunakan system penalty, jika target tidak tercapai, akan dikenakan penalty
kepada perusahaan tersebut: misalnya, ditargetkan untuk perawatan AC memenuhi
jadwal 100% setiap bulannya.. Jika ada kerusakan akan ditanggung oleh penyedia jasa
(tentunya harus ada observasi sebelum cara ini diterapkan)
3. Memperbaiki kinerja. Beberapa perusahaan menyadari bahwa mereka tidak ahli untuk
bidang ini dan para penyedia jasa adalah perusahaan yang sudah memiliki
standard untuk jasa-jasa yang mereka sediakan, bahkan untuk housekeeping, sudah
banyak yang menyediakan tenaga pengganti (reliever) jika karyawan yang ada sakit
atau ijin mendadak.
Lalu,
bagaimana dengan perusahaan anda? Apakah
sudah mempunyai kinerja yang cukup untuk facility management? Apakah team
facility management anda sudah bekerja maksimal? Apakah anda merasa, bahwa team
yang ada bias menjadi core business perusahaan anda?
Evaluasi
ini adalah sangat penting, jika anda ingin memajukan core business dari perusahaan
anda.Service provider sangat berguna untuk mengambil alih pekerjaan facility
management.beberapa perusahaan bias menyediakan jasa untuk assessment
keperusahaan anda, untuk mengetahui apakah facility management di perusahaan anda
sudah memenuhi standard atau belum.
Banyak
yang berpikir, wah, kalau pake service provider, berarti karyawan saya harus dikurangi dong? Belum tentu, karena jika
karyawan tersebut mempunyai keahlian yang dibutuhkan perusahaan, maka bias dimaksimalkan
untuk membantu perusahaan tersebut. Atau, beberapa service provider menyanggupi
untuk mengambil alih karyawan yang ada menjadi karyawan mereka (tentunya dengan
syarat & ketentuan yang berlaku)
Apa yang harus diperhatikan? Tentunya tergantung pada visi dan misi dari perusahaan anda.Jika
terkait dengan memajukan dan meningkatkan keuntungan perusahaan, peningkatan kinerja
facility management adalah salah satu strategy yang sangat baik yang bias diperhatikan.
Secara umum, facility
management pada saat ini adalah salah satu solusi untuk perusahaan yang ingin memajukan
perusahaan dengan focus pada core business dariperusahaan tersebut.
Created: 5th Feb
2013, Jufiandi J
Komentar
Posting Komentar