4 Hal Penting dari IFMA World Workplace 2021

Tanggal 25 – 28 October 2021 kemarin, IFMA menyelenggarakan event besar bernama World Workplace 2021 berlokasi di Amerika Serikat.

Sebagai informasi, IFMA – International Facility Management Association adalah asosiasi profesional untuk Facility Manager Professional. Berkantor pusat Global di Houston, Texas, AS yang disebut Service Center of Excellence. IFMA juga berlokasi di Antwerp, Belgia dan Shanghai, Cina.

Menurut informasi dari www.iofficecorp.com, berikut 4 hal penting yang menjadi catatan dari event tersebut:

1) Kursi tetap akan beralih ke lingkungan kantor.

Model tradisional dengan memastikan setiap karyawan mempunyai kursi tetap akan ditinggalkan. Istilah neighbourhood atau lingkungan bisa diartikan setiap perkantoran akan berdasarkan dengan area kerja terkait department/fungsi. Misal: area finance, area HR, area operasional dan lainnya.

Untuk penempatan kursi, akan dalam bentuk mobile, artinya, setiap kursi bisa diduduki oleh setiap orang.

 

2) Space planning akan menjadi lebih dinamis

Space planning dalam perusahaan umumnya dilakukan 1 tahun sekali atau beberapa lebih lama lagi. Hal ini dikarenakan asumsi bahwa space planning tersebut terkait dengan renovasi dan office layout dan terkait dengan pertumbuhan perusahaan dan karyawan.

Space planning akan menjadi lebih dinamis untuk antisipasi dengan perkembangan bisnis yang lebih cepat dari masa sewa. Teknologi terkait workplace dan konversi area kerja menjadi mobile/agile menjadi salah satu solusi untuk antisipasi ini.

 

3) Workplace sebagai metaverse

Metaverse yang diperkenalkan oleh pemilik Facebook, kurang lebih adalah: konsep dunia online yang menggabungkan elemen augmented reality, virtual reality, hologram, video, dan bentuk komunikasi lainnya untuk menjembatani kesenjangan antara kolaborasi virtual dan kolaborasi langsung.

Dunia kantor akan berubah menjadi kombinasi antara virtual dan nyata, sudah dimulai saat ini dengan adanya teknologi meeting virtual vs. ruang meeting di kantor.

Nantinya, perusahaan perlu lebih mempersiapkan fasilitas dan infrastruktur yang mendukung kombinasi virtual dan kondisi nyata.

 

4) Pemimpin untuk focus pada desain workplace yang lebih bermakna

Pemimpin dalam hal ini para pengambil keputusan di perusahaan perlu memikirkan solusi untuk membuat karyawan nyaman bekerja. Sudah terbukti bahwa bekerja di rumah membuat karyawan nyaman dan mungkin jika diminta untuk bekerja di kantor akan menimbulkan ketidak nyamanan.

Hybrid workplace menjadi strategi perusahaan untuk membuat kantor yang nyaman untuk bekerja dan berkolaborasi.

Mari para Facility Manager, bersiap untuk menuju era workplace yang baru! 

3 Hal Penting Yang Perlu Vendor Punya Agar Facility Manager Menjadi Lebih Efektif

Saat ini, Facility Manager memiliki tugas untuk mengawasi banyak lokasi dengan team kerja yang kecil. Fakta ini adalah tantangan yang perlu dihadapi oleh Facility Manager dan memerlukan skala prioritas untuk dapat bekerja lebih efektif dan efisien.

Vendor Management – mengelola vendor dengan benar akan membuat hidup Facility Manager menjadi lebih efektif dan efisien.

Berikut 3 hal penting yang perlu dimiliki vendor sehingga membuat hidup Facility Manager lebih efisien:

Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten:

Vendor dengan tenaga ahli yang kompeten akan memberikan opsi solusi yang lebih baik untuk masalah yang terjadi di lapangan.

Dengan adanya tenaga ahli, begitu terjadi masalah, vendor akan mengirimkan tenaga ahli mereka untuk melakukan investigasi dan evaluasi masalah, lalu memberikan kemungkinan penyebab masalah serta rekomendasi perbaikan. Lebih baik lagi vendor tersebut memberikan penawaran perbaikan dengan harga yang masuk akal.

 

Vendor yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik:

Vendor ini akan sangat mengerti kebutuhan dari client dan memberikan masukan/update secara berkala untuk masalah yang ada. Status perbaikan, status pengiriman barang, status pemeriksaan akhir yang rutin diinformasikan akan banyak membantu seorang facility manager sehingga bisa focus ke banyak pekerjaan lainnya yang membutuhkan perhatian khusus.

 

Vendor yang memiliki banyak kemampuan:

Faktanya, vendor yang kemampuan yang bervariasi akan membuat vendor ini tidak ahli di bidang tertentu. Hanya saja, jika ada satu vendor yang bisa mengerjakan banyak hal, akan mempermudah facility manager untuk melakukan koordinasi dengan pihak client/user karena cukup berkomunikasi dengan satu vendor saja dan banyak client/user. Akan merepotkan sekali berkomunikasi dengan banyak client/user untuk beberapa pekerjaan yang dikerjakan beberapa vendor. Jika hanya satu vendor, maka facility manager cukup mengadakan rapat satu kali dengan beberapa client/user untuk beberapa pekerjaan.

Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten, komunikasi yang baik serta banyak kemampuan akan sangat membantu facility manager untuk focus dalam mengelola fasilitas. Tentunya, akan ada tantangan lain yang dihadapi vendor ini karena kualitas baik dari setiap pekerjaan adalah kewajiban yang perlu dipenuhi oleh vendor tersebut.

4 Inovasi Pendukung Fasilitas Akibat Pandemic

“Creativity is thinking up new things. Innovation is doing new things.“ - Theodore Levitt (1925 – 2006).

“Kreativitas adalah memikirkan hal-hal baru. Inovasi adalah melakukan hal-hal baru.” Theodore Levitt (1925 – 2006), seorang ekonom Jerman-Amerika dan profesor di Harvard Business School.

Selama masa pandemic, banyak inovasi dikembangkan untuk mempermudah mengelola dan memonitor kondisi fasilitas dengan jumlah personel yang lebih sedikit. Tujuan utama dari pengembangan inovasi ini adalah untuk memastikan karyawan yang masuk kantor terukur dan tidak melebihi batas okupansi yang diatur oleh pemerintah. Berdasarkan peraturan pemerintah batas maksimal okupansi untuk perusahaan non-esensial per 1 November 2021 adalah 75%.

Berikut 4 inovasi yang sangat berguna dalam memastikan fasilitas memenuhi batas okupansi: 

1- Seat Booking

Karyawan yang akan masuk kantor memesan kursi melalui aplikasi. Pada aplikasi sudah dibuatkan batas maksimal dari karyawan yang diperbolehkan untuk datang ke kantor dalam satu hari. Selama batas masih belum terpenuhi pada hari itu, karyawan akan bisa memesan kursi. Jika batas sudah terpenuhi, karyawan tidak dapat memesan kursi di hari tersebut dan perlu memilih hari baru untuk masuk ke kantor.

2- Access Control

Karyawan yang masuk akan terdata dengan menggunakan access control. Jika karyawan sudah mendaftar dan sesuai, maka akan dapat masuk ke kantor, dan jika tidak terdaftar, tidak dapat masuk ke kantor. Dengan adanya system ini, maka manajemen perusahaan dapat memastikan okupansi tidak melebihi batas.

3- Movement Sensor

Dengan adanya batas maksimal okupansi, maka karyawan yang datang ke kantor akan lebih sedikit dan focus dalam bekerja. Movement sendor ini berguna untuk mematikan lampu jika tidak ada karyawan di kantor dan akan menghemat listrik.

4- Temperature Sensor

Sensor suhu/temperature akan berguna untuk unit AC yang dapat diatur pemakaiannya. Dengan jumlah orang yang lebih sedikit, maka unit AC akan bekerja lebih rendah karena suhu ruang lebih dingin dibandingkan jika orang yang lebih banyak. Sensor suhu yang terkoneksi dengan unit AC (hanya untuk unit dan merk tertentu) akan membuat pemakaian AC menjadi lebih teratur dan tentunya menghemat listrik.

Nantinya akan lebih banyak lagi inovasi yang membuat fasilitas menjadi lebih terjaga dan terawat. 

Ayo Facility Manager untuk selalu belajar dan dapat segera beradaptasi dengan inovasi terbaru yang ada.

4 Data Keuangan Yang Perlu Dibuat Facility Manager

Seorang Facility Manager memiliki banyak tugas dan tanggung jawab untuk memastikan fasilitas yang dikelola dalam kondisi terbaik dan menjaga penampilan dari perusahaan. Semua orang di perusahaan adalah pelanggan yang perlu diperhatikan dan dijaga ekspektasinya. Namun, di atas itu semua Facility Manager memiliki tantangan utama, yaitu: Direktur Keuangan.

Setiap awal periode fiscal keuangan perusahaan, Facility Manager perlu mempersiapkan rencana anggaran untuk fasilitas yang dikelola. Tantangan Facility Manager selain memastikan operasional berjalan sesuai rencana, adalah perlu memastikan pengeluaran sesuai dengan rencana anggaran (budget).

Berikut factor-faktor yang perlu diperhatikan oleh Facility Manager:

1)      Data Rencana vs. Aktual

Setiap akhir bulan, Facility Manager perlu melakukan evaluasi pengeluaran vs. rencana yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari: jadwal ppm yang sesuai, overtime teknisi, pekerjaan corrective dan biaya utilitas. Pengukuran melalui biaya-biaya ini adalah factor penting untuk memastikan operasional berjalan sesuai rencana.

 

2)      Data Tagihan vs. Periode Pembayaran

Department keuangan akan mencatat pengeluaran jika tagihan dikirimkan. Proses pembayaran akan disesuaikan dengan prosedur perusahaan.

Facility Manager perlu memastikan para vendor mengirimkan tagihan tepat waktu, sehingga masih masuk dalam periode pengeluaran di bulan tersebut dengan kelengkapan dokumen oleh vendor saat mengirimkan tagihan.

 

3)      Data Trend Biaya per Kategori:

Kategori utama yang perlu diperiksa dalam evaluasi setiap bulan adalah: biaya ppm, biaya overtime, biaya perbaikan dan biaya utilitas.

Perlu diperhatikan pengeluaran setiap bulan apakah masih sesuai dengan rencana yang sudah dibuat di awal tahun. Jika ada variasi atau perbedaan yang selalu naik setiap bulannya, perlu segera direview dan diperbaiki rencana pengeluaran yang sudah ada.

 

4)      Data Persentase NTE: Not to Exceed

Untuk setiap trend biaya per kategori di point 3, Facility Manager perlu membuatkan data laporan persentase pengeluaran actual vs. rencana. Dengan adanya data persentase ini, akan bisa diprediksi secara umum untuk pengeluaran per kategori tersebut masih dalam anggaran yang ada.

Salah satu kinerja Facility Manager dilihat dari bagaimana kepintaran mengelola keuangan selain dari memastikan fasilitas berjalan dengan baik.

 

 

 

ISO41001 – Facility Management System

ISO 41001:2018 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen fasilitas (FM) ketika sebuah organisasi:

a) Perlu menunjukkan FM yang efektif dan efisien yang mendukung tujuan organisasi; 

b) Bertujuan untuk secara konsisten memenuhi kebutuhan pihak yang berkepentingan dan persyaratan yang berlaku;

c) Bertujuan untuk menjadi berkelanjutan dalam lingkungan yang kompetitif secara global.

Persyaratan yang ditentukan dalam ISO41001:2018 adalah non-sektor spesifik dan dimaksudkan untuk diterapkan pada semua organisasi, atau bagiannya, baik sektor publik atau swasta, dan terlepas dari jenis, ukuran dan sifat organisasi atau lokasi geografis. Demikian informasi yang dituliskan dalam website ISO; https://www.iso.org/standard/68021.html

Berikut 5 hal yang akan menjadi lebih baik jika perusahaan menerapkan ISO41001 Facility Management System di tempat kerja:

1)      Meningkatkan produktivitas dan hasil kerja.

Team FM akan mendapatkan urutan pekerjaan yang lebih baik dan lebih efisien sehingga memberikan hasil kerja yang lebih baik.

2)      Meningkatkan konsistensi layanan.

Team FM akan diberikan standar pengukuran kinerja sehingga akan lebih konsisten dalam memberikan layanan kepada para pelanggan/user.

3)      Meningkatkan efisiensi biaya.

Team FM akan mendapatkan informasi yang jelas mengenai prosedur dan jadwal kerj sehingga akan lebih focus dalam menyelesaikan pekerjaan.

4)      Meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan produktivitas yang baik, konsistensi layanan dan efisiensi biaya, maka akan meningkatkan kepuasan pelanggan.

5)      Efisiensi proses kerja.

Untuk perusahaan akan mendapatkan nilai tambah dengan adanya proses kerja yang lebih efisien yang dilakukan oleh team FM.

Pastinya untuk mendapatkan semua hal-hal diatas diperlukan komitmen semua pihak dari manajemen sampai ke team operasional.

ISO41001 ini adalah standar internasional yang perlu disertifikasi oleh badan sertifikasi terpilih. Focus utama dengan adanya ISO41001 ini adalah meningkatkan kredibilitas perusahaan serta nilai tambah perusahaan untuk para pelanggan.

Nilai tambah untuk team FM adalah dengan mengerti persyaratan yang diberikan oleh ISO, akan meningkatkan pengetahuan serta pengalaman dan ini akan sangat berguna untuk mengelola team secara keseluruhan.

Ayo para Facility Manager! Belajar terus untuk menjadi FM Practitioner yang berkualitas dan bermanfaat!

Integritas di Facility Management

Integrity is the practice of being honest and showing a consistent and uncompromising adherence to strong moral and ethical principles and values – Wikipedia

Integritas adalah praktik bersikap jujur ​​dan menunjukkan kepatuhan yang konsisten dan tanpa kompromi terhadap prinsip dan nilai moral dan etika yang kuat - Wikipedia

Facility Manager perlu memastikan semua anggota team memiliki persepsi yang sama untuk integritas dalam bekerja. Dengan integritas yang kuat, maka Facility Manager akan memiliki team dengan moral yang baik dan etika yang benar.

Ini adalah 4 hal utama dari integritas yang minimal perlu dimiliki oleh anggota team Facility Management:

- Dapat Dipercaya

Semua team harus dapat dipercaya termasuk; menunjukkan sikap memeriksa ulang rencana kerja untuk memastikan semua resiko sudah diantisipasi, melakukan usaha perbaikan dalam berbagai versi untuk memastikan hasil yang lebih baik, melakukan komunikasi terbuka dan transparan untuk rencana kerja yang sudah ada dan melakukan pelaporan secara regular dan segera untuk yang urgent.

 

- Bekerja Keras

Semua team harus bekerja keras termasuk; maksimal dalam memanfaatkan jam kerja setiap hari, beristirahat yang cukup selama jam kerja dan focus untuk setiap tugas-tugas yang dikerjakan.

Bekerja keras berbeda dengan kerja lembur yang tidak jelas, jika anggota team ada yang selalu lembur karena beban kerja, artinya ada yang salah.

Bekerja keras termasuk; komunikasi yang benar, Kerjasama antar anggota, koordinasi dengan pihak lain, evaluasi hasil kerja dan pemenuhan target kerja sesuai komitmen.

 

-  Jujur.

Semua team perlu bersikap jujur dalam bekerja termasuk; mengaku salah jika ada pekerjaan yang terlewat, koordinasi yang tidak benar, rencana kerja yang tidak sesuai dan lainnya.

Jujur termasuk tidak menerima suap dari vendor, usulan yang salah dari orang lain, menipu/memanipulasi data dan hal-hal lainnya.

 

- Bertanggung Jawab

Semua team harus bertanggung jawab untuk setiap pekerjaan yang telah disetujui akan dikerjakan. Untuk kesalahan yang dilakukan, segera mengaku bersalah dengan memberikan alasan yang benar dan sesuai mengenai penyebab kesalahan yang terjadi, memintakan masukan untuk perbaikan dan membuatkan rencana kerja baru untuk memastikan pekerjaan selesai dengan benar.

Facility Manager dan semua anggota team adalah manusia, yang bisa salah. Yang membedakan adalah kita akan selalu belajar dari kesalahan dan memberikan yang terbaik dari masing-masing individu dan team. Hasil kerja yang baik adalah terukur dan semua anggota team tahu bagaimana untuk menjadi lebih baik dari yang sudah ada.

Penilaian Resiko di dalam Fasilitas

“Risk comes from not knowing what you're doing.” - Warren Buffett

“Risiko datang dari tidak mengetahui apa yang Anda lakukan” – Warren Buffett, Tokoh bisnis Amerika, investor, dan filantropis.

Dalam mengelola fasilitas, sangat perlu adanya Risk Assessment. Berdasarkan Wikipedia; Risk Assement atau Penilaian Risiko adalah upaya gabungan dari: mengidentifikasi dan menganalisis peristiwa potensial yang dapat berdampak negatif terhadap individu, aset, dan/atau lingkungan; dan membuat penilaian "atas tolerabilitas risiko berdasarkan analisis risiko" sambil mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi.

Risk Assessment ini adalah ranah dari team Safety, namun, akan lebih baik jika seorang Facility Manager dapat mengidentifikasi resiko yang terjadi di fasilitas yang dikelola.

5 hal umum yang perlu diperhatikan dalam mengetahui resiko di area kerja adalah:

1.       Area kerja.

Area kerja dalam kondisi aman tanpa resiko. Hal-hal yang bisa diperhatikan adalah: apakah ada kabel listrik yang terbuka, apakah ada area sekitar yang rusak (atap mau jatuh, karpet terbuka, dan sejenisnya) di sekitar area tersebut.

Terkait area kerja ini, perlu dipastikan jika ada penempatan & pemakaian bahan kimia, apakah lokasi sudah ditandai dengan benar dan bahan tersebut sudah memiliki penjelasan tertulis di wadahnya. 

 

2.       Kemampuan/pengetahuan Team

Perlu disadari kemampuan dan pengetahuan dari team pelaksana di facility management. Memastikan team safety telah memberikan pelatihan dan briefing untuk pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan sehingga team akan bekerja dengan aman.

 

3.       Komunikasi

Komunikasi aktif perlu dilakukan jika ada temuan dalam menilai resiko. Komunikasi perlu dilakukan terutama ke team pelaksana untuk memastikan mereka mengerti apa yang sedang dikerjakan.

Untuk temuan selama Risk Assessment, Facility Manager bekerja sama dengan team Safety agar membuatkan laporan temuan beserta rekomendasi untuk perbaikan yang perlu dilakukan.

 

4.       Belajar terus menerus

Facility Manager perlu untuk selalu belajar menilai resiko yang ada di fasilitas yang dikelola. Proses pembelajaran ini adalah dengan melakukan risk assessment secara berkala dan memberikan laporan assessment tersebut ke team safety. Team safety akan memberikan masukan dan secara berkala juga melakukan penilaian ke fasilitas yang dikelola untuk memastikan penilaian resiko yang sudah dilakukan sesuai dengan standar safety.

 

Mari para Facility Manager untuk selalu menilai resiko di fasilitas kita untuk memastikan area kerja yang aman bagi team facility management dan client.

Pemilihan Tempat Bekerja Setelah Pandemic

“The secret to happy workplaces isn’t spending more money. It’s about creating the conditions that allow employees to do their best work.” ― Ron Friedman.

“Rahasia untuk tempat kerja yang bahagia bukanlah menghabiskan lebih banyak uang. Ini tentang menciptakan kondisi yang memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan terbaik mereka.” – Ron Friedman, seorang psikolog dan ahli perubahan perilaku yang berspesialisasi dalam motivasi manusia dan penulis buku best seller: The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace.

Berdasarkan aturan perpanjangan PPKM juga diatur dalam Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 57 tahun 2021 tentang pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat level 3, 2, dan 1 corona virus disease 2019 di wilayah Jawa-Bali. Berdasarkan Inmendagri, saat ini Jakarta menerapkan PPKM level 1 mulai 1 November 2021. (catatan: PPKM: Pemberlakukan Pembatasan Kegiatan Masyarakat)

Jadi perkantoran di bidang non-esensial bisa masuk ke kantor dengan batas okupansi 75%. Tentunya tetap memastikan protocol Kesehatan. 

Pandemic ini menyebabkan kantor bukan menjadi focus utama untuk bekerja. Saat ini, kenyamanan karyawan untuk bekerja dan produktif menjadi salah satu focus utama perusahaan.

Berdasarkan lokasi kerja, lokasi berikut menjadi pilihan karena adanya keterbatasan ruang dan karyawan tetap perlu bekerja terkait dengan fasilitas: 

1.       Bekerja di kantor.

Untuk karyawan yang memerlukan akses ke dalam system yang hanya bisa di akses melalui jaringan perusahaan. Atau berlaku bagi perusahaan esensial yang bisa masuk bekerja di kantor 100% (PPKM Indonesia)

2.       Bekerja di tempat non-kantor; coworking space, café, lounge, dan lainnya.

Untuk karyawan yang mengalami tantangan untuk bekerja di rumah seperti; tidak ada internet, ruang kerja yang cukup, dan lainnya. Salah satu tantangan adalah jarak dan waktu tempuh dari rumah ke kantor yang dalam kondisi normal akan terkena macet dan menjadi tidak produktif.

3.       Bekerja di rumah.

Untuk karyawan yang memilih dekat dengan keluarga, mempunyai ruang kerja dan fasilitas yang cukup untuk bekerja di rumah. 

4.       Hybrid, yaitu kombinasi bekerja di kantor dan rumah.

Dengan PPKM level 1, kantor sudah bisa dipakai untuk bekerja dan pengaturan bekerja sesuai dengan kondisi masing-masing.

Saat ini, di mana pun tempat kerjanya, focus utama adalah karyawan untuk bisa memberikan hasil terbaik dengan tetap aman dan nyaman dalam bekerja.

Kalau cari sayur asparagus

Jangan lupa merasa senang

Kalau kerjanya bagus

Pasti si bos akan senang

3 Keahlian Facility Manager yang penting untuk masa depan

“The future belongs to those who learn more skills and combine them in creative ways.” – Robert Greene

“Masa depan adalah milik mereka yang mempelajari lebih banyak keterampilan dan menggabungkannya dengan cara yang kreatif.”  - Robert Greene, seorang penulis dari Amerika yang terkenal dengan buku-bukunya tentang strategi, kekuasaan, dan rayuan. Dia telah menulis enam buku terlaris internasional.

Agar menjadi seorang Facility Manager yang efektif, dibutuhkan banyak keahlian, termasuk; Teknik, komunikasi, customer services dan lainnya.

Dengan adanya pandemic, menurut team 7NOX dari artikel: https://7nox.com/6-skills-fms-will-need-beyond-2021/ ada beberapa keahlian baru yang perlu dipelajari untuk mendukung Facility Manager menguasai masa depan.

3 keahlian yang Facility Manager perlu kuasai adalah:

1.       Innovation Awareness.

Sadar Inovasi/ Teknologi. Salah satu efek positif dari adanya pandemic yang mengharuskan menjaga jarak adalah banyaknya peralatan, mesin dan sensor-sensor yang digunakan untuk memastikan orang-orang aman dan tetap sehat selama bekerja di dalam kantor/gedung. Antara lain;

-       QR Code dengan mengisi data karyawan setiap masuk kantor. Data yang digunakan sekaligus sebagai pencatatan karyawan jika ada yang terinfeksi.

-       Filter UV yang dipasang di saluran HVAC untuk memastikan virus tidak menyebar.

-       Dan lainnya.

Facility Manager dituntut untuk selalu belajar dan mengerti mengenai inovasi yang terjadi saat ini dan efektivitasnya di fasilitas yang dikelola.

 

2.       Communicating to Influence

Komunikasi untuk mempengaruhi. Keahlian komunikasi yang dimiliki Facility Manager perlu dikembangkan menjadi komunikasi yang dapat mempengaruhi. Dari semua informasi yang didapat terkait pengelolaan fasilitas; kendala operasional secara rutin, komunikasi dengan vendor dan komunikasi ke users/pelanggan, saat ini ada tambahan informasi termasuk; jumlah orang-orang terinfeksi di fasilitas tersebut, apasaja yang perlu ada untuk mengantisipasi adanya virus, bagaimana memastikan jarak dijaga didalam kantor.

 

Facility Manager perlu mengolah informasi yang didapat dan mempelajari informasi terbaru yang ada serta memastikan bahwa hal-hal tersebut telah disampaikan secara benar ke management dan para users.

 

3.       Adaptability

Kemampuan Beradaptasi. Facility Manager perlu dengan cepat beradaptasi. Saat ini, membuat perencanaan pemeliharaan, permintaan work order, penyelesaian jadwal pemeliharaan sudah menggunakan software. Tantangan terbaru adalah memastikan semua hasil pencatatan pemeliharaan terisi ke dalam software tersebut.

Komunikasi tidak cukup dengan memastikan jadwal pemeliharaan selesai atau permintaan work order selesai dikerjakan dan dilaporkan – terkait di dalam fasilitas. Komunikasi seorang Facility Manager meluas mencakup; seberapa efektif penggunaan kantor, apakah kualitas udara dalam kondisi baik, dan lainnya.

Demikian 3 keahlian yang perlu dikuasai oleh Facility Manager saat ini, pastinya akan banyak keahlian baru lainnya yang perlu dipelajari.

Untuk rekan-rekan Facility Manager, mari untuk selalu menambah ilmu untuk belajar hal-hal baru.

Daily Briefing - Dasar Komunikasi untuk Facility Manager

“Communication is a skill that you can learn. It’s like riding a bicycle or typing. If you’re willing to work at it, you can rapidly improve the quality of every part of your life.” - Brian Tracy

Komunikasi adalah keterampilan yang bisa Anda pelajari. Ini seperti mengendarai sepeda atau mengetik. Jika Anda bersedia mengerjakannya, Anda dapat dengan cepat meningkatkan kualitas setiap bagian hidup Anda – Brian Tracy, penulis Amerika – Kanada yang telah menulis lebih dari delapan puluh buku yang telah diterjemahkan ke dalam lusinan bahasa.

Komunikasi dalam facility management adalah salah satu hal penting untuk memastikan operasional berjalan dengan lancar. Aktivitas komunikasi yang penting bagi team operasional adalah daily briefing – briefing harian.

Berikut hal-hal penting yang wajib ada dalam daily briefing:

1.       Team yang terlibat adalah team yang terlibat langsung dalam operasional setiap hari.  

Minimal ada facility manager, coordinator, helpdesk, teknisi, housekeeping dan security tergantung dengan fasilitas dan team yang ada.

2.       Waktu briefing. Dalam kondisi normal, cukup mengatur maksimal 30 menit untuk daily briefing ini. Jika ada kondisi khusus yang perlu diskusi lebih lanjut agar dilakukan setelah briefing.

3.       Tujuan briefing adalah memastikan status dari pekerjaan harian yang perlu dipastikan selesai setiap harinya dan mendapatkan penyelesaian segera dari management (facility manager) atau pihak lainnya.

4.       Materi briefing minimal meliputi:

·       Mengingatkan keamanan dan keselamatan kerja kepada team operasional.

·       Status PPM: rencana vs. actual. Waktu untuk hari sebelumnya, hari saat briefing dan keesokan harinya.

·       Status helpdesk/work order: rencana vs. actual. Target w/o selesai kemarin – apakah sudah selesai. Target pekerjaan w/o hari ini dan besok.

·       Jika ada target/rencana yang tidak sesuai (ppm & work order) agar dibahas saat briefing dan dibuatkan rencana penyelesaiannya.  harinya.

·       Jika terkait project: rencana vs. actual.

·       Jika ada kunjungan vendor: penugasan team yang akan mendampingi.

·       Jika ada temuan yang memerlukan perbaikan besar. Update status terkait pembuatan BoQ, kunjungan vendor, penawaran dan rencana perbaikan.

·       Rencana kerja dalam minggu/bulan itu yang terkait dengan team operasional.

5.       Pengambilan keputusan. Saat briefing, facility manager perlu untuk segera membuat prioritas pengambilan keputusan sehingga team operasional tetap aktif dan focus pada goals yang sudah ada.

Khususnya untuk facility manager, sesi daily briefing ini menjadi sesi yang penting untuk melakukan:

6.       Evaluasi kerja dari masing-masing anggota team. Jika ada team yang bekerja baik dan melebihi target agar diapresiasi dan jika ada team yang tidak mencapai target, agar diidentifikasi dan diatur waktu untuk bertemu muka (1 on 1) untuk diskusi lebih lanjut.

7.       Apresiasi kerja kepada team yang bekerja sesuai target, bahkan yang sudah melebihi target yang ada. Pastikan apresiasi dilakukan di depan team lainnya. Untuk menyampikan keluhan/evaluasi konstruktif agar dilakukan secara temu muka (1 on 1)

Untuk team facility management, mari kita pastikan ilmu komunikasi terasah dengan baik dan lakukan daily briefing untuk memastikan operasional berjalan lancar.

Sikap Facility Manager

“Nothing can stop the man with the right mental attitude from achieving his goal; nothing on earth can help the man with the wrong mental attitude.” – Thomas Jefferson

“Tidak ada yang dapat menghentikan orang dengan sikap yang benar untuk mencapai tujuannya; tidak ada di bumi yang dapat membantu pria dengan sikap yang salah” – Thomas Jefferson, President ke-3 Amerika Serikat.

 

Facility Management melibatkan banyak pihak; termasuk client, vendor dan internal team. Dalam mengelola fasilitas, perlu adanya perencanaan yang jelas, pekerjaan yang benar, pemeriksaan yang tepat dan evaluasi. Untuk memastikan hal-hal tersebut, seorang Facility Manager perlu memiliki sikap-sikap berikut ini dalam mengelola fasilitas.

1.      Berencana

 Setiap aktivitas dalam facility management bisa direncanakan. Selain dari pemeliharaan yang dapat dibuatkan jadwal untuk satu tahun. Inspeksi harian adalah bagian dari rencana yang perlu dilakukan oleh Facility Manager.

2.      Ingin Tahu

Facility Manager perlu memiliki sikap ingin tahu untuk memastikan bahwa fasilitas yang dikelola dapat menjadi lebih baik.

Sikap ingin tahu ini, selain memastikan pekerjaan dilakukan sesuai rencana. Juga perlu untuk memikirkan hal-hal baru yang bisa dilakukan di fasilitasnya.

3.      Percaya Diri.

Percaya diri didapatkan dengan pengetahuan dan pengalaman. Seorang Facility Manager akan selalu belajar dan mempraktekkan pengetahuan/ilmu yang didapat kepada team facility management-nya.

Dengan selalu belajar dan berani mencoba. Sikap percaya diri ini akan terbentuk dengan sendirinya.

4.      Konsisten

Selalu konsisten dalam mengelola fasilitas. Konsisten dalam perencanaan, memastikan aktivitas berjalan sesuai rencana, memeriksa dan evaluasi.

Konsisten untuk mengembangkan team facility management dengan membuatkan dan memperbaiki prosedur dalam operasional serta mengembangkan komunikasi yang terstruktur sehingga semua kejadian yang ada di dalam fasilitas dapat di monitor dengan baik.

5.      Menghargai

Selalu menghargai team facility management; termasuk internal team, para staff administrasi, engineer, teknisi, vendor cleaning service, vendor security dan lainnya.

Team facility management tersebut adalah kunci utama dari fasilitas yang baik, terjaga serta mendapatkan client yang puas.

Tentunya, sikap tersebut perlu dimiliki oleh semua anggota team, karena siapapun bisa menjadi seorang Facility Manager berikutnya.

4 Penyebab terjadinya Arus Pendek/Korslet

KOMPAS.com - Peristiwa kebakaran terjadi di Lembaga Pemasyarakatan (Lapas) Kelas I Tangerang, Banten, Rabu (8/9/2021) pagi.  Sebanyak 41 orang meninggal dunia akibat kebakaran yang terkadi pada pukul 01.45 WIB tersebut. Dugaan penyebab kebakaran Terkait penyebab kejadian kebakaran tersebut, Yasonna mengatakan, dugaan sementara penyebab kebakaran di Lapas Kelas I Tangerang adalah persoalan instalasi listrik. "Dugaan sementara adalah karena persoalan listrik arus pendek. Namun demikian, sekarang Puslabfor Polri, Dirkrimum Polda Metro Jaya sedang meneliti sebab musabab dari kebakaran tersebut," ujar Yasonna. Berita dari https://www.kompas.com/ tanggal 8 September 2021.

Penyebab dari arus pendek ini dapat diketahui dari awal sebelum terjadi kebakaran. Dengan menghindari penyebab arus pendek tersebut, maka akan terhidar dari kemungkinan ternjadinya kebakaran. Berikut 4 penyebab arus pendek listrik atau korslet:

1. Kabel-kabel rusak. Umumnya, letak kabel-kabel berada di atas plafon atau di belakang lemari sehingga tidak terlihat. Kondisi ini rawan karena jika ada kabel yang digigit tikus menjadi tidak terlihat. Jika kabel-kabel yang digigit tikus ini sampai terbuka kulit kabelnya bisa menyebabkan korslet.
2. Colokan listrik menumpuk. Ada 2 macan penyambung kabel; berbentuk kaki 3 (T) atau memanjang terdiri dari 2 atau lebih colokan. Jika dalam 1 penyambung kabel memasang terlalu banyak colokan, bisa menyebabkan penyambung kabel panas dan korslet.
3. Sambungan kabel tidak rapih. Jika mengerti Teknik menyambung kabel, semua orang bisa melakukannya. Adapun yang berbahaya jika tidak mengerti teknisnya dan tetap menyambung kabel tersebut. Jika isolasi kabel saat menyambung tidak rapih, bisa menyebabkan panas dan korslet.
4. Kontak colokan kendur. Stop kontak yang terpasang di dinding perlu diperiksa secara periodic. Jika mencabut colokan dengan cara salah, bisa menyebabkan kotak stop kontak kendur dan jika kabel yang terpasang kendur juga, akan bisa menyebabkan korslet.

Mari untuk berhati-hati dalam memasang instalasi listrik serta memakai kabel dalam sehari-hari. Dengan lebih berhati-hati akan menyelamatkan barang berharga dan nyawa dari orang-orang yang kita sayangi.

3 Tantangan di Facility Management

Bapak Presiden Jokowi pada hari Minggu, 25 Juli 2021 mengumumkan bahwa PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) Level 4 Resmi Diperpanjang hingga 2 Agustus 2021. Dengan adanya PPKM yang diperpanjang ini, maka menjadi tantangan untuk team facility management karena perlu adanya pengaturan lebih lanjut untuk mengelola fasilitas kantor untuk industry non-essential yang mengharuskan kantor buka max. 25% saja.

Berikut 3 tantangan yang dihadapi team facility management dalam mengelola fasilitas, yaitu:

1. Memastikan maintenance dilakukan sesuai jadwal.

Untuk fasilitas yang memiliki mesin dan peralatan pendukung fasilitas. Jadwal maintenance dibuat di awal periode maintenance – umumnya awal tahun.

Jadwal yang dibuat seringnya tidak sesuai karena untuk mesin dan peralatan yang terletak di area karyawan (misalnya unit AC) yang dijadwalkan setelah jam kerja atau hari Sabtu. Biasanya berbenturan dengan jadwal karyawan yang mendadak masuk sehingga unit perlu tetap beroperasional. 

2. Mendapatkan vendor yang tepat.

Untuk pekerjaan maintenance unit-unit tertentu pastinya membutuhkan vendor, misal: AC, pompa dan lainnya. Banyak vendor yang bisa melakukan pemeliharaan, tapi ada vendor yang TIDAK mempunyai tenaga ahli sehingga saat unit rusak, memerlukan beberapa kali perbaikan karena tidak bisa langsung ketemu dengan sumber masalah.   

3. Komunikasi.

Tugas team facility management adalah mengelola fasilitas, bagian dari mengelola adalah mengkomunikasikan hal-hal terkait fasilitas kepada para karyawan dan pengguna. Misalnya: mengingatkan untuk mematikan lampu saat selesai bekerja lembur. Menjaga kebersihan area kerja dan lainnya. Karena fasilitas adalah milik Bersama yang perlu dijaga Bersama.

Dengan mengetahui tantangan tersebut, mari mempersiapkan diri lebih baik, sehingga dapat mengelola fasilitas dengan benar.

Semoga bermanfaat.

104 Ribu Kendaraan Diputar Balik - Pentingnya Data Terukur

Berdasarkan berita kompas.com tanggal 10 May 2021; Kepala Biro Penerangan Masyarakat Divisi Humas Polri Brigjen (Pol) Rusdi Hartono mengatakan, hingga hari kelima peniadaan mudik Idul Fitri, sudah ada 104.370 kendaraan yang diminta putar balik oleh petugas di pos-pos penyekatan. Total, ada 381 titik penyekatan yang disiapkan Korlantas Polri, tersebar dari Palembang hingga Bali*.

Data dengan angka yang dapat dipertanggung jawabkan adalah factor penting untuk menunjukkan kinerja dari team operasional.

Dalam facility management, ada 3 data dengan angka yang penting untuk diingat oleh Facility Manager, data tersebut adalah:

1. Data Fasilitas. Data fasilitas yang dikelola perlu diketahui oleh Facility Manager untuk memastikan semua operasional di fasilitas tersebut selalu terpantau. 

Data ini meliputi; besar area yang dikelola, jumlah lantai, jumlah Gedung, estimasi jumlah penghuni dan estimasi jumlah team FM-nya.  

2. Data Utilitas. Data utilitas meliputi data pemakaian listrik, air dan gas yang dipakai. Data ini diperlukan untuk memastikan pemakaian dari utilitas yang produktif. Beberapa perusahaan memantau pemakaian fasilitas setiap hari untuk memastikan tidak ada kebocoran atau pemakaian listrik yang tidak sesuai. 

3. Data Pemeliharaan & Perbaikan. Data utama yang diperlukan adalah data helpdesk – permintaan/pelaporan dari pengguna fasilitas. Umumnya data ini meliputi: laporan lampu yang mati, aliran listrik yang tidak berfungsi, pintu rusak dan lainnya. Data ini perlu dipantau setiap hari untuk memastikan team FM sudah mengetahui dan melakukan perbaikan.

Data lainnya adalah data pemeliharaan. Jadwal pemeliharaan yang sudah ada dalam bulan tersebut perlu dipantau secara harian atau mingguan. Untuk memastikan bahwa pemeliharaan dilakukan sesuai jadwal dan tidak ada keterlambatan. Kalaupun ada keterlambatan, perlu segera diinvestigasi masalah dari keterlambatan itu, penyelesaian masalah dan dibuatkan rencana yang baru. 

Data ini bisa disimpan dalam catatan atau grafis yang menunjukkan data setiap bulan dalam periode satu tahun.

“semua yang bisa terukur akan bisa dikelola” – peter drucker

*sumber: https://nasional.kompas.com/read/2021/05/10/16264291/hingga-hari-kelima-peniadaan-mudik-polisi-klaim-putar-balik-104370-kendaraan

Strategi Tetap Waras Ssaat Bekerja Dari Rumah.

Secara mengejutkan, menurut survey oleh Kaiser Family Foundation, sebuah organisasi penelitian kebijakan Kesehatan di Amerika, 53% orang dewasa Amerika mengalami dampak negatif kesehatan mental karena stres yang terkait dengan pandemi. Di Inggris, Center for Mental Health memperkirakan setengah juta lebih banyak orang akan mengalami kesehatan mental yang buruk dibandingkan dengan tahun normal, akibat virus corona.

Bagaimana Kesehatan mental bisa terganggu dengan bekerja dari rumah? Berikut hal-hal yang menjadi penyebabnya saat karyawan secara aktif bekerja dari rumah;

1. Kurang Perhatian. Dengan perubahan menjadi bekerja di rumah. Karyawan merasakan kurangnya perhatian dari management perusahaan terhadap dirinya. Jika dalam ruang kerja normal, akan dengan mudah sekali untuk mendapatkan dukungan dari rekan kerja jika terjadi masalah serta bertanya kepada atasan dengan langsung datang. Saat bekerja di rumah, karyawan merasa enggan untuk bisa segera bertanya dengan menelpon langsung ke atasan atau rekan kerja.

2. Beban Kerja Meningkat. Secara tidak sadar, dengan bekerja di rumah, aka nada kecenderungan untuk selalu berada di depan laptop dan memeriksa pekerjaan yang belum selesai. Contoh: ada yang selalu memeriksa email di malam hari atau tetap bekerja sampai larut malam. Dan lupa bahwa di rumah ada keluarga.

3. Meeting yang terus menerus menyebabkan kelelahan karena meeting dilakukan secara virtual dan tidak ada hubungan fisik.

Dengan mengetahui penyebab gangguan Kesehatan mental tersebut. Penting bagi rekan-rekan karyawan untuk bisa mengenal gangguan tersebut sehingga bisa tetap waras saat bekerja di rumah. Akan lebih baik jika perusahaan mempunyai program untuk karyawan berupa: training untuk mengenal gangguan Kesehatan mental, komunikasi aktif dengan karyawan dan lainnya.  

 

[“Kehidupan dengan kedamaian batin, secara harmonis dan tanpa stres, adalah jenis kehidupan yang paling mudah.”] —Norman Vincent Peale.

Sumber: https://www.businessbecause.com/news/insights/7244/working-from-home-mental-health

5 Langkah Program Go Green

Ada tulisan menarik di bulan May 2020 yang menggambarkan; Sekitar pekan kedua April 2020, tagar langit Jakarta (#langitjakarta) menjadi trending topic di linimasa Twitter. Para warganet membagikan gambar langit Jakarta yang sedang cerah-cerahnya: perpaduan biru muda dan putih. Latarnya, tentu gedung-gedung bertingkat. Ada pula gambar yang menunjukkan bahwa Gunung Salak di Bogor nampak dari Jakarta, pemandangan yang jarang dijumpai sebelumnya. Aktivitas berbagi gambar ini menjadi selingan di tengah rentetan kabar tentang kasus Covid-19 di Indonesia.

Hal ini sudah diprediksi oleh Komisi Penghapusan Bensin Bertimbel (KPBB) – LSM yang fokus mengurusi soal kualitas udara, dijelaskan Direktur KPBB Ahmad Syafruddin “Kami prediksi itu kan pada 10 hari pertama (pembatasan aktivitas) itu kan ada penurunan (polusi udara). Makanya, kami berani memprediksi (akan ada penurunan polutan lag). Sebenarnya logis saja ya, kan dengan adanya social distancing—sekalipun tempo hari belum skala besar – itu kan pasti ada penurunan kegiatan baik transportasi, industri, maupun sektor jasa baik hotel, restoran maupun pariwisata kan akan turun,”. Dengan berkurangnya pemakaian mobil/motor/kendaraan karena lockdown, maka kualitas udara di Jakarta menjadi lebih baik.

Menjaga kualitas udara adalah bagian dari cara memperbaiki lingkungan. Program Go Green/ramah lingkungan adalah menyarankan mengurangi penggunaan alat trasnportasi dan mengganti dengan sepeda/jalan atau trasnportasi umum.

Berikut 5 langkah untuk memperbaiki bumi kita yang termasuk di program Go Green:  

1. Matikan lampu saat meninggalkan ruangan

2. Matikan keran saat sedang menggosok gigi

3. Gunakan sepeda atau berjalan kaki saat berpergian ke tempat yang tidak jauh letaknya.

4. Gunakan tempat bekal makanan yang dapat digunakan berulang kali.

5. Buang sampah pada tempatnya

Dan masih banyak lagi yang bisa kita lakukan untuk memperbaiki lingkungan kita.

 

Jalan-jalan di tengah kota 

Masuk keluar mall sambil cuci mata 

Mari perbaiki lingkungan kita

Bumi lebih baik menjadi nyata

Strategi Memastikan Fasilitas Gedung & Perkantoran Aman dari Kebakaran

Pada tanggal 29 Maret 2021 kemarin, kita dikagetkan dengan terjadinya kebakaran di Kilang Minyak Pertamina RU VI Balongan, Indrimayu, Jawa Barat. Berkat kerja keras dari semua pihak terkait, kebakaran ini sudah padam dalam waktu 4 hari. Diperkirakan kerugian mencapai ratusan miliar dan masih dalam proses investigasi*.

Kilang Minyak adalah daerah yang sangat aman dan kecil sekali kemungkinan untuk terbakar karena fasilitas yang dibuat telah mengantisipasi semua kemungkinan yang bisa terjadi. Sampai hari ini, pemerintah masih menyelidiki secara serius penyebab dari kebakaran ini.

Kebakaran adalah salah satu hal yang sangat ditakuti untuk para pengelola fasilitas (Gedung & Perkantoran). Karena fasilitas tersebut ada asset dari perusahaan dan dokumen penting yang untuk operasional.

Untuk memastikan tidak terjadi kebakaran agar mengalami kerugian besar, pengelola fasilitas perlu memelihara dan menjaga Gedung/perkantoran dengan cara:

1. Standarisasi. Memastikan fasilitas yang dikelola sudah memenuhi standar keamanan dan keselamatan yang ditentukan. Indonesia memiliki peraturan yang dibuat oleh pemerintah mengenai peralatan wajib yang perlu ada dalam Gedung & kantor seperti: alat pemadam api, tangga darurat, team penyelamat dan lainnya.

2. Professional. Memastikan team dari pengelola adalah professional yang ahli dibidangnya dan bersertifikasi. Team ini termasuk pengelola Gedung (building/facility manager), engineer, teknisi dan vendor pendukung.

3. Program. Memiliki program pemeliharaan yang lengkap dan terjadwal. Pengelola Gedung yang baik akan membuat jadwal pemeliharaan dalam waktu 1 tahun dan melakukan evaluasi setiap bulannya.

4. Tercatat. Memastikan peralatan yang mendukung fasilitas teridentifikasi dan tercatat. Contoh peralatan pendukung adalah; pompa air, sprinkler, alarm kebakaran dan lainnya. Untuk setiap peralatan tersebut perlu adanya data rekaman seperti; kapan pemeliharaan terakhir dilakukan, kapan penggantian spare part terakhir dilakukan, dan lainnya.

Jika hal-hal di atas sudah dimiliki dan dilakukan secara rutin, maka resiko terjadinya kebakaran akan bisa diminimalkan.

Lebih baik mempersiapkan dan mencegah daripada memperbaiki dan menyesal – Ezra Taft Benson

*sumber: https://economy.okezone.com/read/2021/04/03/320/2388804/kerugian-pertamina-imbas-kebakaran-kilang-balongan-cek-4-faktanya

Strategi Bekerja dari Rumah dengan Nyaman

 “Home Sweet Home” / Rumahku adalah Surgaku - Unknown

Hampir semua orang menyukai untuk beraktivitas di rumah. Rumah adalah segala-galanya; tempat bersantai, interaksi dengan keluarga, mencari ide-ide baru dan bekerja.

Di masa pandemic ini, banyak perusahaan yang memberlakukan “work from home”, yaitu: para karyawan diberikan fasilitas agar tetap bisa bekerja tanpa perlu ke kantor. Sehingga akan mengurangi kemungkinan tertularnya virus di area kerja.

Pastinya, untuk rekan-rekan yang sudah bekeluarga (atau masih tinggal dengan keluarga), work from home ini akan menyenangkan dan juga menyusahkan karena memerlukan waktu untuk beradaptasi dan menyesuaikan dengan keluarga yang ada di rumah.

Berikut beberapa saran yang akan berguna untuk diterapkan jika anda melakukan work from home;

1. Menginformasikan kepada keluarga. Benar! Penting sekali bahwa anda di rumah tetap bekerja dan beraktivitas. Perlu untuk memberikan pengertian kepada pasangan, anak, orang tua dan anggota keluarga lainnya bahwa di hari-hari tertentu, anda masih bekerja, walau di rumah.

2. Membuat spot/tempat khusus. Tempat ini perlu ditentukan agar anggota keluarga di rumah mengerti bahwa jika anda sedang duduk di tempat tersebut, anda adalah sedang bekerja. Tempat kerja ini bisa di mana saja, anda bisa pakai ruang tamu, ruang makan, ruang tidur dan lainnya. Jika memungkinkan akan lebih bagus jika ada meja kerja atau ruang kerja (optional).

3. Menetapkan waktu kerja. Perusahaan yang menerapkan metoda work from home umumnya berdasarkan pada hasil kerja dan tidak tergantung pada waktu kerja 8 pagi ke 5 sore. Karena itu, perlu ditetapkan waktu kerja anda dan dikoordinasikan dengan pasangan, sehingga anda tetap bisa bekerja dan juga aktif di rumah.

4. Membuat house rules. House rules berupa aturan-aturan yang disetujui oleh masing-masing anggota keluarga yang berlaku saat anda bekerja. Misal: saat anda bekerja di jam-jam tertentu, tidak diganggu dengan minta tolong beli ini-itu, perbaiki ini-itu, dan lainnya.

Tentu saja, setiap orang akan mempunyai kendala masing-masing jika bekerja di rumah. Yang perlu diperhatikan adalah untuk tetap produktif dan bermanfaat bagi perusahaan sehingga masing-masing akan tetap bekerja.

Mari kita pastikan untuk selalu tetap produktif bekerja dari rumah.

Panduan Keselamatan untuk Kembali Bekerja ke Kantor

 “Safety works when people work together”

Covid-19 ini membuat banyak perusahaan sangat berhati-hati dalam menjaga kantor mereka. Salah satu menghindari banyak korban dari para karyawan, maka diterapkan srategi “Work from Home” yang berlangsung sudah setahun sejak 2020 lalu.

Dengan adanya vaksin yang sudah mulai diberikan kepada para pekerja medis, umum dan lainnya, maka perusahaan sudah mulai menyiapkan kesiapan dari kantor-kantor untuk mulai dibuka Kembali dan memastikan para karyawan yang akan Kembali ke kantor merasa nyaman untuk bekerja Kembali ke kantor.

Beberapa yang perlu disiapkan untuk perkantoran, agar memastikan kantor siap dipakai untuk bekerja:

1. Komunikasi intensif kepada semua lini karyawan, mulai dari pihak manajemen sampai pihak operasional.

2. Arahan untuk memastikan para karyawan yang akan masuk ke kantor untuk dalam kondisi sehat, jika diperlukan untuk mendapatkan surat dari dokter.

3. Kebersihan dari kantor dengan cara adanya disinfektan secara rutin dan memastikan team kebersihan di kantor dalam kondisi selalu sehat.

4. Mendata karyawan yang akan dating ke kantor, untuk memastikan rasio okupansi dari kantor max. 50% sesuai dengan peraturan pemerintah.

5. Memastikan protocol Kesehatan dilaksanakan di dalam kantor dengan melakukan introspeksi diri secara rutin saat bekerja. Protocol ini termasuk selalu memakai masker, melakukan social distancing dan dalam kondisi sehat saat kekantor.

Pada akhirnya, keselamatan dari setiap orang adalah hal utama yang perlu diperhatikan karena karyawan adalah asset dari perusahaan. Karena itu, para karyawan perlu menyadari pentingnya mengikuti pedoman yang telah dibuatkan oleh perusahaan demi keselamatan Bersama.

 

Jalan sore cari makanan

Sambil jalan mulai Percakapan

Ayo jaga keselamatan

Agar aman dalam pekerjaan

 

Salam,

Jufiandi

#bookwritingmastery #task2of10 #keeplearning