Langsung ke konten utama

Daily Briefing - Dasar Komunikasi untuk Facility Manager

“Communication is a skill that you can learn. It’s like riding a bicycle or typing. If you’re willing to work at it, you can rapidly improve the quality of every part of your life.” - Brian Tracy

Komunikasi adalah keterampilan yang bisa Anda pelajari. Ini seperti mengendarai sepeda atau mengetik. Jika Anda bersedia mengerjakannya, Anda dapat dengan cepat meningkatkan kualitas setiap bagian hidup Anda – Brian Tracy, penulis Amerika – Kanada yang telah menulis lebih dari delapan puluh buku yang telah diterjemahkan ke dalam lusinan bahasa.

Komunikasi dalam facility management adalah salah satu hal penting untuk memastikan operasional berjalan dengan lancar. Aktivitas komunikasi yang penting bagi team operasional adalah daily briefing – briefing harian.

Berikut hal-hal penting yang wajib ada dalam daily briefing:

1.       Team yang terlibat adalah team yang terlibat langsung dalam operasional setiap hari.  

Minimal ada facility manager, coordinator, helpdesk, teknisi, housekeeping dan security tergantung dengan fasilitas dan team yang ada.

2.       Waktu briefing. Dalam kondisi normal, cukup mengatur maksimal 30 menit untuk daily briefing ini. Jika ada kondisi khusus yang perlu diskusi lebih lanjut agar dilakukan setelah briefing.

3.       Tujuan briefing adalah memastikan status dari pekerjaan harian yang perlu dipastikan selesai setiap harinya dan mendapatkan penyelesaian segera dari management (facility manager) atau pihak lainnya.

4.       Materi briefing minimal meliputi:

·       Mengingatkan keamanan dan keselamatan kerja kepada team operasional.

·       Status PPM: rencana vs. actual. Waktu untuk hari sebelumnya, hari saat briefing dan keesokan harinya.

·       Status helpdesk/work order: rencana vs. actual. Target w/o selesai kemarin – apakah sudah selesai. Target pekerjaan w/o hari ini dan besok.

·       Jika ada target/rencana yang tidak sesuai (ppm & work order) agar dibahas saat briefing dan dibuatkan rencana penyelesaiannya.  harinya.

·       Jika terkait project: rencana vs. actual.

·       Jika ada kunjungan vendor: penugasan team yang akan mendampingi.

·       Jika ada temuan yang memerlukan perbaikan besar. Update status terkait pembuatan BoQ, kunjungan vendor, penawaran dan rencana perbaikan.

·       Rencana kerja dalam minggu/bulan itu yang terkait dengan team operasional.

5.       Pengambilan keputusan. Saat briefing, facility manager perlu untuk segera membuat prioritas pengambilan keputusan sehingga team operasional tetap aktif dan focus pada goals yang sudah ada.

Khususnya untuk facility manager, sesi daily briefing ini menjadi sesi yang penting untuk melakukan:

6.       Evaluasi kerja dari masing-masing anggota team. Jika ada team yang bekerja baik dan melebihi target agar diapresiasi dan jika ada team yang tidak mencapai target, agar diidentifikasi dan diatur waktu untuk bertemu muka (1 on 1) untuk diskusi lebih lanjut.

7.       Apresiasi kerja kepada team yang bekerja sesuai target, bahkan yang sudah melebihi target yang ada. Pastikan apresiasi dilakukan di depan team lainnya. Untuk menyampikan keluhan/evaluasi konstruktif agar dilakukan secara temu muka (1 on 1)

Untuk team facility management, mari kita pastikan ilmu komunikasi terasah dengan baik dan lakukan daily briefing untuk memastikan operasional berjalan lancar.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini: 1)      Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran. o     Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management o     Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin. 2)      Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi o     Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement. o     Level staff: mem...
1 komentar
Baca selengkapnya

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Facility Management vs. Workplace Management di Era Kerja Hybrid: 4 Strategy Penting Untuk Integrasi

Setelah lebih dari 25 tahun bekerja di bidang facility management, saya pikir saya cukup familiar dengan istilah, sistem, dan dinamika pekerjaan di dalamnya. Namun, sejak 2020, ada satu istilah yang terus muncul dalam setiap diskusi, webinar, dan bahkan percakapan santai antar team: workplace management .   Dulu istilah ini tidak terlalu ramai. Tapi pasca pandemi COVID-19, seolah ada pergeseran besar: bukan hanya soal menjaga fasilitas tetap berfungsi, tapi juga bagaimana fasilitas itu mendukung cara kerja baru—yang fleksibel, digital, dan berbasis pengalaman karyawan.   Banyak Organisasi Masih Fokus pada Gedung, Bukan Penggunanya Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia—terutama sektor perbankan, manufaktur, dan instansi publik—masih menganggap facility management (FM) cukup untuk menjalankan operasional kantor. Padahal di era kerja hybrid, pengalaman kerja (employee experience) sudah menjadi faktor utama dalam retensi, produktivitas, bahkan kesehatan mental karyawa...
Posting Komentar
Baca selengkapnya