“Communication is a skill that you can learn. It’s like riding a bicycle or typing. If you’re willing to work at it, you can rapidly improve the quality of every part of your life.” - Brian Tracy
Komunikasi adalah keterampilan yang bisa Anda pelajari. Ini
seperti mengendarai sepeda atau mengetik. Jika Anda bersedia mengerjakannya,
Anda dapat dengan cepat meningkatkan kualitas setiap bagian hidup Anda – Brian Tracy,
penulis Amerika – Kanada yang telah menulis lebih dari delapan puluh buku yang
telah diterjemahkan ke dalam lusinan bahasa.
Komunikasi dalam facility management adalah salah satu hal
penting untuk memastikan operasional berjalan dengan lancar. Aktivitas komunikasi
yang penting bagi team operasional adalah daily briefing – briefing harian.
Berikut hal-hal penting yang wajib ada dalam daily briefing:
1.
Team yang terlibat adalah team yang terlibat
langsung dalam operasional setiap hari.
Minimal ada facility manager, coordinator, helpdesk, teknisi,
housekeeping dan security tergantung dengan fasilitas dan team yang ada.
2.
Waktu briefing. Dalam kondisi normal, cukup
mengatur maksimal 30 menit untuk daily briefing ini. Jika ada kondisi khusus
yang perlu diskusi lebih lanjut agar dilakukan setelah briefing.
3.
Tujuan briefing adalah memastikan status dari
pekerjaan harian yang perlu dipastikan selesai setiap harinya dan mendapatkan
penyelesaian segera dari management (facility manager) atau pihak lainnya.
4.
Materi briefing minimal meliputi:
·
Mengingatkan keamanan dan keselamatan kerja
kepada team operasional.
·
Status PPM: rencana vs. actual. Waktu untuk hari
sebelumnya, hari saat briefing dan keesokan harinya.
·
Status helpdesk/work order: rencana vs. actual. Target
w/o selesai kemarin – apakah sudah selesai. Target pekerjaan w/o hari ini dan
besok.
·
Jika ada target/rencana yang tidak sesuai (ppm
& work order) agar dibahas saat briefing dan dibuatkan rencana
penyelesaiannya. harinya.
·
Jika terkait project: rencana vs. actual.
·
Jika ada kunjungan vendor: penugasan team yang
akan mendampingi.
·
Jika ada temuan yang memerlukan perbaikan besar.
Update status terkait pembuatan BoQ, kunjungan vendor, penawaran dan rencana
perbaikan.
·
Rencana kerja dalam minggu/bulan itu yang
terkait dengan team operasional.
5.
Pengambilan keputusan. Saat briefing, facility
manager perlu untuk segera membuat prioritas pengambilan keputusan sehingga
team operasional tetap aktif dan focus pada goals yang sudah ada.
Khususnya untuk facility manager, sesi daily briefing ini
menjadi sesi yang penting untuk melakukan:
6.
Evaluasi kerja dari masing-masing anggota team. Jika
ada team yang bekerja baik dan melebihi target agar diapresiasi dan jika ada team
yang tidak mencapai target, agar diidentifikasi dan diatur waktu untuk bertemu
muka (1 on 1) untuk diskusi lebih lanjut.
7.
Apresiasi kerja kepada team yang bekerja sesuai
target, bahkan yang sudah melebihi target yang ada. Pastikan apresiasi dilakukan
di depan team lainnya. Untuk menyampikan keluhan/evaluasi konstruktif agar
dilakukan secara temu muka (1 on 1)
Untuk team facility management, mari kita pastikan ilmu
komunikasi terasah dengan baik dan lakukan daily briefing untuk memastikan operasional
berjalan lancar.
Komentar
Posting Komentar