Jumat, 26 November 2021

4 Hal Penting dari IFMA World Workplace 2021

Tanggal 25 – 28 October 2021 kemarin, IFMA menyelenggarakan event besar bernama World Workplace 2021 berlokasi di Amerika Serikat.

Sebagai informasi, IFMA – International Facility Management Association adalah asosiasi profesional untuk Facility Manager Professional. Berkantor pusat Global di Houston, Texas, AS yang disebut Service Center of Excellence. IFMA juga berlokasi di Antwerp, Belgia dan Shanghai, Cina.

Menurut informasi dari www.iofficecorp.com, berikut 4 hal penting yang menjadi catatan dari event tersebut:

1) Kursi tetap akan beralih ke lingkungan kantor.

Model tradisional dengan memastikan setiap karyawan mempunyai kursi tetap akan ditinggalkan. Istilah neighbourhood atau lingkungan bisa diartikan setiap perkantoran akan berdasarkan dengan area kerja terkait department/fungsi. Misal: area finance, area HR, area operasional dan lainnya.

Untuk penempatan kursi, akan dalam bentuk mobile, artinya, setiap kursi bisa diduduki oleh setiap orang.

 

2) Space planning akan menjadi lebih dinamis

Space planning dalam perusahaan umumnya dilakukan 1 tahun sekali atau beberapa lebih lama lagi. Hal ini dikarenakan asumsi bahwa space planning tersebut terkait dengan renovasi dan office layout dan terkait dengan pertumbuhan perusahaan dan karyawan.

Space planning akan menjadi lebih dinamis untuk antisipasi dengan perkembangan bisnis yang lebih cepat dari masa sewa. Teknologi terkait workplace dan konversi area kerja menjadi mobile/agile menjadi salah satu solusi untuk antisipasi ini.

 

3) Workplace sebagai metaverse

Metaverse yang diperkenalkan oleh pemilik Facebook, kurang lebih adalah: konsep dunia online yang menggabungkan elemen augmented reality, virtual reality, hologram, video, dan bentuk komunikasi lainnya untuk menjembatani kesenjangan antara kolaborasi virtual dan kolaborasi langsung.

Dunia kantor akan berubah menjadi kombinasi antara virtual dan nyata, sudah dimulai saat ini dengan adanya teknologi meeting virtual vs. ruang meeting di kantor.

Nantinya, perusahaan perlu lebih mempersiapkan fasilitas dan infrastruktur yang mendukung kombinasi virtual dan kondisi nyata.

 

4) Pemimpin untuk focus pada desain workplace yang lebih bermakna

Pemimpin dalam hal ini para pengambil keputusan di perusahaan perlu memikirkan solusi untuk membuat karyawan nyaman bekerja. Sudah terbukti bahwa bekerja di rumah membuat karyawan nyaman dan mungkin jika diminta untuk bekerja di kantor akan menimbulkan ketidak nyamanan.

Hybrid workplace menjadi strategi perusahaan untuk membuat kantor yang nyaman untuk bekerja dan berkolaborasi.

Mari para Facility Manager, bersiap untuk menuju era workplace yang baru! 

Senin, 15 November 2021

3 Hal Penting Yang Perlu Vendor Punya Agar Facility Manager Menjadi Lebih Efektif

Saat ini, Facility Manager memiliki tugas untuk mengawasi banyak lokasi dengan team kerja yang kecil. Fakta ini adalah tantangan yang perlu dihadapi oleh Facility Manager dan memerlukan skala prioritas untuk dapat bekerja lebih efektif dan efisien.

Vendor Management – mengelola vendor dengan benar akan membuat hidup Facility Manager menjadi lebih efektif dan efisien.

Berikut 3 hal penting yang perlu dimiliki vendor sehingga membuat hidup Facility Manager lebih efisien:

Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten:

Vendor dengan tenaga ahli yang kompeten akan memberikan opsi solusi yang lebih baik untuk masalah yang terjadi di lapangan.

Dengan adanya tenaga ahli, begitu terjadi masalah, vendor akan mengirimkan tenaga ahli mereka untuk melakukan investigasi dan evaluasi masalah, lalu memberikan kemungkinan penyebab masalah serta rekomendasi perbaikan. Lebih baik lagi vendor tersebut memberikan penawaran perbaikan dengan harga yang masuk akal.

 

Vendor yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik:

Vendor ini akan sangat mengerti kebutuhan dari client dan memberikan masukan/update secara berkala untuk masalah yang ada. Status perbaikan, status pengiriman barang, status pemeriksaan akhir yang rutin diinformasikan akan banyak membantu seorang facility manager sehingga bisa focus ke banyak pekerjaan lainnya yang membutuhkan perhatian khusus.

 

Vendor yang memiliki banyak kemampuan:

Faktanya, vendor yang kemampuan yang bervariasi akan membuat vendor ini tidak ahli di bidang tertentu. Hanya saja, jika ada satu vendor yang bisa mengerjakan banyak hal, akan mempermudah facility manager untuk melakukan koordinasi dengan pihak client/user karena cukup berkomunikasi dengan satu vendor saja dan banyak client/user. Akan merepotkan sekali berkomunikasi dengan banyak client/user untuk beberapa pekerjaan yang dikerjakan beberapa vendor. Jika hanya satu vendor, maka facility manager cukup mengadakan rapat satu kali dengan beberapa client/user untuk beberapa pekerjaan.

Vendor yang memiliki tenaga ahli yang kompeten, komunikasi yang baik serta banyak kemampuan akan sangat membantu facility manager untuk focus dalam mengelola fasilitas. Tentunya, akan ada tantangan lain yang dihadapi vendor ini karena kualitas baik dari setiap pekerjaan adalah kewajiban yang perlu dipenuhi oleh vendor tersebut.


Jumat, 12 November 2021

4 Inovasi Pendukung Fasilitas Akibat Pandemic

“Creativity is thinking up new things. Innovation is doing new things.“ - Theodore Levitt (1925 – 2006).

“Kreativitas adalah memikirkan hal-hal baru. Inovasi adalah melakukan hal-hal baru.” Theodore Levitt (1925 – 2006), seorang ekonom Jerman-Amerika dan profesor di Harvard Business School.

Selama masa pandemic, banyak inovasi dikembangkan untuk mempermudah mengelola dan memonitor kondisi fasilitas dengan jumlah personel yang lebih sedikit. Tujuan utama dari pengembangan inovasi ini adalah untuk memastikan karyawan yang masuk kantor terukur dan tidak melebihi batas okupansi yang diatur oleh pemerintah. Berdasarkan peraturan pemerintah batas maksimal okupansi untuk perusahaan non-esensial per 1 November 2021 adalah 75%.

Berikut 4 inovasi yang sangat berguna dalam memastikan fasilitas memenuhi batas okupansi: 

1- Seat Booking

Karyawan yang akan masuk kantor memesan kursi melalui aplikasi. Pada aplikasi sudah dibuatkan batas maksimal dari karyawan yang diperbolehkan untuk datang ke kantor dalam satu hari. Selama batas masih belum terpenuhi pada hari itu, karyawan akan bisa memesan kursi. Jika batas sudah terpenuhi, karyawan tidak dapat memesan kursi di hari tersebut dan perlu memilih hari baru untuk masuk ke kantor.

2- Access Control

Karyawan yang masuk akan terdata dengan menggunakan access control. Jika karyawan sudah mendaftar dan sesuai, maka akan dapat masuk ke kantor, dan jika tidak terdaftar, tidak dapat masuk ke kantor. Dengan adanya system ini, maka manajemen perusahaan dapat memastikan okupansi tidak melebihi batas.

3- Movement Sensor

Dengan adanya batas maksimal okupansi, maka karyawan yang datang ke kantor akan lebih sedikit dan focus dalam bekerja. Movement sendor ini berguna untuk mematikan lampu jika tidak ada karyawan di kantor dan akan menghemat listrik.

4- Temperature Sensor

Sensor suhu/temperature akan berguna untuk unit AC yang dapat diatur pemakaiannya. Dengan jumlah orang yang lebih sedikit, maka unit AC akan bekerja lebih rendah karena suhu ruang lebih dingin dibandingkan jika orang yang lebih banyak. Sensor suhu yang terkoneksi dengan unit AC (hanya untuk unit dan merk tertentu) akan membuat pemakaian AC menjadi lebih teratur dan tentunya menghemat listrik.

Nantinya akan lebih banyak lagi inovasi yang membuat fasilitas menjadi lebih terjaga dan terawat. 


Ayo Facility Manager untuk selalu belajar dan dapat segera beradaptasi dengan inovasi terbaru yang ada.

Rabu, 10 November 2021

4 Data Keuangan Yang Perlu Dibuat Facility Manager

Seorang Facility Manager memiliki banyak tugas dan tanggung jawab untuk memastikan fasilitas yang dikelola dalam kondisi terbaik dan menjaga penampilan dari perusahaan. Semua orang di perusahaan adalah pelanggan yang perlu diperhatikan dan dijaga ekspektasinya. Namun, di atas itu semua Facility Manager memiliki tantangan utama, yaitu: Direktur Keuangan.

Setiap awal periode fiscal keuangan perusahaan, Facility Manager perlu mempersiapkan rencana anggaran untuk fasilitas yang dikelola. Tantangan Facility Manager selain memastikan operasional berjalan sesuai rencana, adalah perlu memastikan pengeluaran sesuai dengan rencana anggaran (budget).

Berikut factor-faktor yang perlu diperhatikan oleh Facility Manager:

1)      Data Rencana vs. Aktual

Setiap akhir bulan, Facility Manager perlu melakukan evaluasi pengeluaran vs. rencana yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari: jadwal ppm yang sesuai, overtime teknisi, pekerjaan corrective dan biaya utilitas. Pengukuran melalui biaya-biaya ini adalah factor penting untuk memastikan operasional berjalan sesuai rencana.

 

2)      Data Tagihan vs. Periode Pembayaran

Department keuangan akan mencatat pengeluaran jika tagihan dikirimkan. Proses pembayaran akan disesuaikan dengan prosedur perusahaan.

Facility Manager perlu memastikan para vendor mengirimkan tagihan tepat waktu, sehingga masih masuk dalam periode pengeluaran di bulan tersebut dengan kelengkapan dokumen oleh vendor saat mengirimkan tagihan.

 

3)      Data Trend Biaya per Kategori:

Kategori utama yang perlu diperiksa dalam evaluasi setiap bulan adalah: biaya ppm, biaya overtime, biaya perbaikan dan biaya utilitas.

Perlu diperhatikan pengeluaran setiap bulan apakah masih sesuai dengan rencana yang sudah dibuat di awal tahun. Jika ada variasi atau perbedaan yang selalu naik setiap bulannya, perlu segera direview dan diperbaiki rencana pengeluaran yang sudah ada.

 

4)      Data Persentase NTE: Not to Exceed

Untuk setiap trend biaya per kategori di point 3, Facility Manager perlu membuatkan data laporan persentase pengeluaran actual vs. rencana. Dengan adanya data persentase ini, akan bisa diprediksi secara umum untuk pengeluaran per kategori tersebut masih dalam anggaran yang ada.

Salah satu kinerja Facility Manager dilihat dari bagaimana kepintaran mengelola keuangan selain dari memastikan fasilitas berjalan dengan baik.

 

 


 

Selasa, 09 November 2021

ISO41001 – Facility Management System

ISO 41001:2018 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen fasilitas (FM) ketika sebuah organisasi:

a) Perlu menunjukkan FM yang efektif dan efisien yang mendukung tujuan organisasi; 

b) Bertujuan untuk secara konsisten memenuhi kebutuhan pihak yang berkepentingan dan persyaratan yang berlaku;

c) Bertujuan untuk menjadi berkelanjutan dalam lingkungan yang kompetitif secara global.

Persyaratan yang ditentukan dalam ISO41001:2018 adalah non-sektor spesifik dan dimaksudkan untuk diterapkan pada semua organisasi, atau bagiannya, baik sektor publik atau swasta, dan terlepas dari jenis, ukuran dan sifat organisasi atau lokasi geografis. Demikian informasi yang dituliskan dalam website ISO; https://www.iso.org/standard/68021.html

Berikut 5 hal yang akan menjadi lebih baik jika perusahaan menerapkan ISO41001 Facility Management System di tempat kerja:

1)      Meningkatkan produktivitas dan hasil kerja.

Team FM akan mendapatkan urutan pekerjaan yang lebih baik dan lebih efisien sehingga memberikan hasil kerja yang lebih baik.

2)      Meningkatkan konsistensi layanan.

Team FM akan diberikan standar pengukuran kinerja sehingga akan lebih konsisten dalam memberikan layanan kepada para pelanggan/user.

3)      Meningkatkan efisiensi biaya.

Team FM akan mendapatkan informasi yang jelas mengenai prosedur dan jadwal kerj sehingga akan lebih focus dalam menyelesaikan pekerjaan.

4)      Meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan produktivitas yang baik, konsistensi layanan dan efisiensi biaya, maka akan meningkatkan kepuasan pelanggan.

5)      Efisiensi proses kerja.

Untuk perusahaan akan mendapatkan nilai tambah dengan adanya proses kerja yang lebih efisien yang dilakukan oleh team FM.

Pastinya untuk mendapatkan semua hal-hal diatas diperlukan komitmen semua pihak dari manajemen sampai ke team operasional.

ISO41001 ini adalah standar internasional yang perlu disertifikasi oleh badan sertifikasi terpilih. Focus utama dengan adanya ISO41001 ini adalah meningkatkan kredibilitas perusahaan serta nilai tambah perusahaan untuk para pelanggan.

Nilai tambah untuk team FM adalah dengan mengerti persyaratan yang diberikan oleh ISO, akan meningkatkan pengetahuan serta pengalaman dan ini akan sangat berguna untuk mengelola team secara keseluruhan.

Ayo para Facility Manager! Belajar terus untuk menjadi FM Practitioner yang berkualitas dan bermanfaat!

Senin, 08 November 2021

Integritas di Facility Management

Integrity is the practice of being honest and showing a consistent and uncompromising adherence to strong moral and ethical principles and values – Wikipedia

Integritas adalah praktik bersikap jujur ​​dan menunjukkan kepatuhan yang konsisten dan tanpa kompromi terhadap prinsip dan nilai moral dan etika yang kuat - Wikipedia

Facility Manager perlu memastikan semua anggota team memiliki persepsi yang sama untuk integritas dalam bekerja. Dengan integritas yang kuat, maka Facility Manager akan memiliki team dengan moral yang baik dan etika yang benar.

Ini adalah 4 hal utama dari integritas yang minimal perlu dimiliki oleh anggota team Facility Management:

- Dapat Dipercaya

Semua team harus dapat dipercaya termasuk; menunjukkan sikap memeriksa ulang rencana kerja untuk memastikan semua resiko sudah diantisipasi, melakukan usaha perbaikan dalam berbagai versi untuk memastikan hasil yang lebih baik, melakukan komunikasi terbuka dan transparan untuk rencana kerja yang sudah ada dan melakukan pelaporan secara regular dan segera untuk yang urgent.

 

- Bekerja Keras

Semua team harus bekerja keras termasuk; maksimal dalam memanfaatkan jam kerja setiap hari, beristirahat yang cukup selama jam kerja dan focus untuk setiap tugas-tugas yang dikerjakan.

Bekerja keras berbeda dengan kerja lembur yang tidak jelas, jika anggota team ada yang selalu lembur karena beban kerja, artinya ada yang salah.

Bekerja keras termasuk; komunikasi yang benar, Kerjasama antar anggota, koordinasi dengan pihak lain, evaluasi hasil kerja dan pemenuhan target kerja sesuai komitmen.

 

-  Jujur.

Semua team perlu bersikap jujur dalam bekerja termasuk; mengaku salah jika ada pekerjaan yang terlewat, koordinasi yang tidak benar, rencana kerja yang tidak sesuai dan lainnya.

Jujur termasuk tidak menerima suap dari vendor, usulan yang salah dari orang lain, menipu/memanipulasi data dan hal-hal lainnya.

 

- Bertanggung Jawab

Semua team harus bertanggung jawab untuk setiap pekerjaan yang telah disetujui akan dikerjakan. Untuk kesalahan yang dilakukan, segera mengaku bersalah dengan memberikan alasan yang benar dan sesuai mengenai penyebab kesalahan yang terjadi, memintakan masukan untuk perbaikan dan membuatkan rencana kerja baru untuk memastikan pekerjaan selesai dengan benar.

Facility Manager dan semua anggota team adalah manusia, yang bisa salah. Yang membedakan adalah kita akan selalu belajar dari kesalahan dan memberikan yang terbaik dari masing-masing individu dan team. Hasil kerja yang baik adalah terukur dan semua anggota team tahu bagaimana untuk menjadi lebih baik dari yang sudah ada.

Jumat, 05 November 2021

Penilaian Resiko di dalam Fasilitas

“Risk comes from not knowing what you're doing.” - Warren Buffett

“Risiko datang dari tidak mengetahui apa yang Anda lakukan” – Warren Buffett, Tokoh bisnis Amerika, investor, dan filantropis.

Dalam mengelola fasilitas, sangat perlu adanya Risk Assessment. Berdasarkan Wikipedia; Risk Assement atau Penilaian Risiko adalah upaya gabungan dari: mengidentifikasi dan menganalisis peristiwa potensial yang dapat berdampak negatif terhadap individu, aset, dan/atau lingkungan; dan membuat penilaian "atas tolerabilitas risiko berdasarkan analisis risiko" sambil mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi.

Risk Assessment ini adalah ranah dari team Safety, namun, akan lebih baik jika seorang Facility Manager dapat mengidentifikasi resiko yang terjadi di fasilitas yang dikelola.

5 hal umum yang perlu diperhatikan dalam mengetahui resiko di area kerja adalah:

1.       Area kerja.

Area kerja dalam kondisi aman tanpa resiko. Hal-hal yang bisa diperhatikan adalah: apakah ada kabel listrik yang terbuka, apakah ada area sekitar yang rusak (atap mau jatuh, karpet terbuka, dan sejenisnya) di sekitar area tersebut.

Terkait area kerja ini, perlu dipastikan jika ada penempatan & pemakaian bahan kimia, apakah lokasi sudah ditandai dengan benar dan bahan tersebut sudah memiliki penjelasan tertulis di wadahnya. 

 

2.       Kemampuan/pengetahuan Team

Perlu disadari kemampuan dan pengetahuan dari team pelaksana di facility management. Memastikan team safety telah memberikan pelatihan dan briefing untuk pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan sehingga team akan bekerja dengan aman.

 

3.       Komunikasi

Komunikasi aktif perlu dilakukan jika ada temuan dalam menilai resiko. Komunikasi perlu dilakukan terutama ke team pelaksana untuk memastikan mereka mengerti apa yang sedang dikerjakan.

Untuk temuan selama Risk Assessment, Facility Manager bekerja sama dengan team Safety agar membuatkan laporan temuan beserta rekomendasi untuk perbaikan yang perlu dilakukan.

 

4.       Belajar terus menerus

Facility Manager perlu untuk selalu belajar menilai resiko yang ada di fasilitas yang dikelola. Proses pembelajaran ini adalah dengan melakukan risk assessment secara berkala dan memberikan laporan assessment tersebut ke team safety. Team safety akan memberikan masukan dan secara berkala juga melakukan penilaian ke fasilitas yang dikelola untuk memastikan penilaian resiko yang sudah dilakukan sesuai dengan standar safety.

 

Mari para Facility Manager untuk selalu menilai resiko di fasilitas kita untuk memastikan area kerja yang aman bagi team facility management dan client.

4 Hal Penting dari IFMA World Workplace 2021

Tanggal 25 – 28 October 2021 kemarin, IFMA menyelenggarakan event besar bernama World Workplace 2021 berlokasi di Amerika Serikat. Sebagai...