Daily Briefing - Dasar Komunikasi untuk Facility Manager

“Communication is a skill that you can learn. It’s like riding a bicycle or typing. If you’re willing to work at it, you can rapidly improve the quality of every part of your life.” - Brian Tracy

Komunikasi adalah keterampilan yang bisa Anda pelajari. Ini seperti mengendarai sepeda atau mengetik. Jika Anda bersedia mengerjakannya, Anda dapat dengan cepat meningkatkan kualitas setiap bagian hidup Anda – Brian Tracy, penulis Amerika – Kanada yang telah menulis lebih dari delapan puluh buku yang telah diterjemahkan ke dalam lusinan bahasa.

Komunikasi dalam facility management adalah salah satu hal penting untuk memastikan operasional berjalan dengan lancar. Aktivitas komunikasi yang penting bagi team operasional adalah daily briefing – briefing harian.

Berikut hal-hal penting yang wajib ada dalam daily briefing:

1.       Team yang terlibat adalah team yang terlibat langsung dalam operasional setiap hari.  

Minimal ada facility manager, coordinator, helpdesk, teknisi, housekeeping dan security tergantung dengan fasilitas dan team yang ada.

2.       Waktu briefing. Dalam kondisi normal, cukup mengatur maksimal 30 menit untuk daily briefing ini. Jika ada kondisi khusus yang perlu diskusi lebih lanjut agar dilakukan setelah briefing.

3.       Tujuan briefing adalah memastikan status dari pekerjaan harian yang perlu dipastikan selesai setiap harinya dan mendapatkan penyelesaian segera dari management (facility manager) atau pihak lainnya.

4.       Materi briefing minimal meliputi:

·       Mengingatkan keamanan dan keselamatan kerja kepada team operasional.

·       Status PPM: rencana vs. actual. Waktu untuk hari sebelumnya, hari saat briefing dan keesokan harinya.

·       Status helpdesk/work order: rencana vs. actual. Target w/o selesai kemarin – apakah sudah selesai. Target pekerjaan w/o hari ini dan besok.

·       Jika ada target/rencana yang tidak sesuai (ppm & work order) agar dibahas saat briefing dan dibuatkan rencana penyelesaiannya.  harinya.

·       Jika terkait project: rencana vs. actual.

·       Jika ada kunjungan vendor: penugasan team yang akan mendampingi.

·       Jika ada temuan yang memerlukan perbaikan besar. Update status terkait pembuatan BoQ, kunjungan vendor, penawaran dan rencana perbaikan.

·       Rencana kerja dalam minggu/bulan itu yang terkait dengan team operasional.

5.       Pengambilan keputusan. Saat briefing, facility manager perlu untuk segera membuat prioritas pengambilan keputusan sehingga team operasional tetap aktif dan focus pada goals yang sudah ada.

Khususnya untuk facility manager, sesi daily briefing ini menjadi sesi yang penting untuk melakukan:

6.       Evaluasi kerja dari masing-masing anggota team. Jika ada team yang bekerja baik dan melebihi target agar diapresiasi dan jika ada team yang tidak mencapai target, agar diidentifikasi dan diatur waktu untuk bertemu muka (1 on 1) untuk diskusi lebih lanjut.

7.       Apresiasi kerja kepada team yang bekerja sesuai target, bahkan yang sudah melebihi target yang ada. Pastikan apresiasi dilakukan di depan team lainnya. Untuk menyampikan keluhan/evaluasi konstruktif agar dilakukan secara temu muka (1 on 1)

Untuk team facility management, mari kita pastikan ilmu komunikasi terasah dengan baik dan lakukan daily briefing untuk memastikan operasional berjalan lancar.

Sikap Facility Manager

“Nothing can stop the man with the right mental attitude from achieving his goal; nothing on earth can help the man with the wrong mental attitude.” – Thomas Jefferson

“Tidak ada yang dapat menghentikan orang dengan sikap yang benar untuk mencapai tujuannya; tidak ada di bumi yang dapat membantu pria dengan sikap yang salah” – Thomas Jefferson, President ke-3 Amerika Serikat.

 

Facility Management melibatkan banyak pihak; termasuk client, vendor dan internal team. Dalam mengelola fasilitas, perlu adanya perencanaan yang jelas, pekerjaan yang benar, pemeriksaan yang tepat dan evaluasi. Untuk memastikan hal-hal tersebut, seorang Facility Manager perlu memiliki sikap-sikap berikut ini dalam mengelola fasilitas.

1.      Berencana

 Setiap aktivitas dalam facility management bisa direncanakan. Selain dari pemeliharaan yang dapat dibuatkan jadwal untuk satu tahun. Inspeksi harian adalah bagian dari rencana yang perlu dilakukan oleh Facility Manager.

2.      Ingin Tahu

Facility Manager perlu memiliki sikap ingin tahu untuk memastikan bahwa fasilitas yang dikelola dapat menjadi lebih baik.

Sikap ingin tahu ini, selain memastikan pekerjaan dilakukan sesuai rencana. Juga perlu untuk memikirkan hal-hal baru yang bisa dilakukan di fasilitasnya.

3.      Percaya Diri.

Percaya diri didapatkan dengan pengetahuan dan pengalaman. Seorang Facility Manager akan selalu belajar dan mempraktekkan pengetahuan/ilmu yang didapat kepada team facility management-nya.

Dengan selalu belajar dan berani mencoba. Sikap percaya diri ini akan terbentuk dengan sendirinya.

4.      Konsisten

Selalu konsisten dalam mengelola fasilitas. Konsisten dalam perencanaan, memastikan aktivitas berjalan sesuai rencana, memeriksa dan evaluasi.

Konsisten untuk mengembangkan team facility management dengan membuatkan dan memperbaiki prosedur dalam operasional serta mengembangkan komunikasi yang terstruktur sehingga semua kejadian yang ada di dalam fasilitas dapat di monitor dengan baik.

5.      Menghargai

Selalu menghargai team facility management; termasuk internal team, para staff administrasi, engineer, teknisi, vendor cleaning service, vendor security dan lainnya.

Team facility management tersebut adalah kunci utama dari fasilitas yang baik, terjaga serta mendapatkan client yang puas.

Tentunya, sikap tersebut perlu dimiliki oleh semua anggota team, karena siapapun bisa menjadi seorang Facility Manager berikutnya.