Untuk awal tahun ini, sangat
bagus untuk mengingatkan kembali ha-hal
pentingu yang perlu dimonitor oleh Facility Manager.
Berikut adalah 5 hal penting yang
perlu dimonitor oleh seorang Facility Manager, yaitu:
Kinerja
dari Team Facilities Management. Pastinya setiap awal tahun untuk mengevaluasi
hal-hal berikut ini:
- Apakah
aktivitas pemeliharaan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat? Jika tidak
sesuai, apa saja penyebab ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya?
- Apakah
response dari permintaan pekerjaan tidak terjadwal tercatat dan diselesaikan
sesuai rencana?
- Apakah
biaya pemeliharaan sesuai dengan rencana? Jika tidak sesuai, apa saja penyebab
ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya?
Tujuan
Per Tahun. Contoh tujuan diantaranya: pengurangan biaya, peningkatan
produktivitas
dan/atau pencapaian penyelesaian proyek.
- Apakah
tujuan sesuai dengan tujuan dari perusahaan?
- Apakah
tujuan yang dibuat tercapai? Jika tidak tercapai, apa saja penyebabnya? Lalu,
apa rencana selanjutnya?
- Apakah
sudah melaporkan pencapaian tujuan kepada management?
Optimalisasi dari area kerja.
Facility Manager perlu mengetahui peruntukan dari area kerja dan mengetahui
apakah area kerja yang sudah ada optimal. Yang bisa dimonitor adalah:
- Apakah semua meja kerja ditempati
oleh para karyawan? Apakah ada karyawan yang >60 % waktunya diluar kantor
tapi memliki meja kerja sendiri?
- Apakah utilisasi are kerja
mencapai 75%?
- Apakah area kerja sudah diberikan
fasilitas yang berkualitas? Apakah penerangan cukup? Apakah pendinginan cukup
(tidak terlalu panas/dingin)?
Biaya Real
Estate. Dasarnya, mengetahui berapa harga sewa & service charge per meter
persegi yang ditempati oleh perusahaan. Dari nilai ini,maka poin nomor 4 bisa
dikonversikan menjadi nilai uang. Beberapa hal perlu dimonitor yaitu:
- Apakah harga
sewa & service charge ini sesuai dengan harga yang ada dipasar? Apakah terlalu
tingg/rendah?
- Apakah ada area
kosong/tidak terpakai? Jika ada, apakah sudah ada rencana untuk penggunaannya? Jika
belum ada rencana, segera buat rencana.
- Apakah area
kerja bisa dimaksimalkan (disewakan kembali)? Apakah bisa didapatkan tempat
lain yang lebih murah dan lebih produktif?
Asset. Facility management
umumnya mengelola asset perusahaan diantaranya: AC (sistem pendingin), sistem
pemadam kebakaran, furniture, toilet dan lainnya. Yang perlu dimonitor antara
lain:
- Apakah semua asset
perusahaan yang terkait facility management terdata dengan baik?
- Apakah ada
asset yang rusak dan belum diperbaiki? Jika tidak bisa diperbaiki apakah bisa
dibuang/dijual?
- Apakah ada
rencana dari perusahaan untuk pembelian asset baru? Jika sudah melewati masa
penyusutan, maka bisa diusulkan untuk membeli asset baru.
Informasi mengenai hal-hal
penting ini didasari dan diterjemahkan secara bebas dari e-book terlampir (8 Metric that Facility Manager
should track) yang saya dapatkan dari www.iofficecorp.com.
Mengenai urutannya, saya sesuaikan dengan kondisi di Jakarta, Indonesia
berdasarkan uraian tugas (job description) dari seorang Facility Manager.
Semoga bermanfaat,
Salam
