5 Hal Penting Yang Perlu Dimonitor oleh Facility Manager

Untuk awal tahun ini, sangat bagus untuk  mengingatkan kembali ha-hal pentingu yang perlu dimonitor oleh Facility Manager.

Berikut adalah 5 hal penting yang perlu dimonitor oleh seorang Facility Manager, yaitu:

Kinerja dari Team Facilities Management. Pastinya setiap awal tahun untuk mengevaluasi hal-hal berikut ini:

- Apakah aktivitas pemeliharaan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat? Jika tidak sesuai, apa saja penyebab ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya?

- Apakah response dari permintaan pekerjaan tidak terjadwal tercatat dan diselesaikan sesuai rencana?

- Apakah biaya pemeliharaan sesuai dengan rencana? Jika tidak sesuai, apa saja penyebab ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya?

Tujuan Per Tahun. Contoh tujuan diantaranya: pengurangan biaya, peningkatan produktivitas

dan/atau pencapaian penyelesaian proyek.

- Apakah tujuan sesuai dengan tujuan dari perusahaan?

- Apakah tujuan yang dibuat tercapai? Jika tidak tercapai, apa saja penyebabnya? Lalu, apa rencana selanjutnya?

- Apakah sudah melaporkan pencapaian tujuan kepada management?

Optimalisasi dari area kerja. Facility Manager perlu mengetahui peruntukan dari area kerja dan mengetahui apakah area kerja yang sudah ada optimal. Yang bisa dimonitor adalah:

- Apakah semua meja kerja ditempati oleh para karyawan? Apakah ada karyawan yang >60 % waktunya diluar kantor tapi memliki meja kerja sendiri?

- Apakah utilisasi are kerja mencapai 75%?

- Apakah area kerja sudah diberikan fasilitas yang berkualitas? Apakah penerangan cukup? Apakah pendinginan cukup (tidak terlalu panas/dingin)?

Biaya Real Estate. Dasarnya, mengetahui berapa harga sewa & service charge per meter persegi yang ditempati oleh perusahaan. Dari nilai ini,maka poin nomor 4 bisa dikonversikan menjadi nilai uang. Beberapa hal perlu dimonitor yaitu:

- Apakah harga sewa & service charge ini sesuai dengan harga yang ada dipasar? Apakah terlalu tingg/rendah?

- Apakah ada area kosong/tidak terpakai? Jika ada, apakah sudah ada rencana untuk penggunaannya? Jika belum ada rencana, segera buat rencana.

- Apakah area kerja bisa dimaksimalkan (disewakan kembali)? Apakah bisa didapatkan tempat lain yang lebih murah dan lebih produktif?  

Asset. Facility management umumnya mengelola asset perusahaan diantaranya: AC (sistem pendingin), sistem pemadam kebakaran, furniture, toilet dan lainnya. Yang perlu dimonitor antara lain:

- Apakah semua asset perusahaan yang terkait facility management terdata dengan baik?

- Apakah ada asset yang rusak dan belum diperbaiki? Jika tidak bisa diperbaiki apakah bisa dibuang/dijual?

- Apakah ada rencana dari perusahaan untuk pembelian asset baru? Jika sudah melewati masa penyusutan, maka bisa diusulkan untuk membeli asset baru.

Informasi mengenai hal-hal penting ini didasari dan diterjemahkan secara bebas dari e-book terlampir (8 Metric that Facility Manager should track) yang saya dapatkan dari www.iofficecorp.com. Mengenai urutannya, saya sesuaikan dengan kondisi di Jakarta, Indonesia berdasarkan uraian tugas (job description) dari seorang Facility Manager.

Semoga bermanfaat,

Salam