Langsung ke konten utama

5 Hal Penting Yang Perlu Dimonitor oleh Facility Manager

Untuk awal tahun ini, sangat bagus untuk  mengingatkan kembali ha-hal pentingu yang perlu dimonitor oleh Facility Manager.


Berikut adalah 5 hal penting yang perlu dimonitor oleh seorang Facility Manager, yaitu:

Kinerja dari Team Facilities Management. Pastinya setiap awal tahun untuk mengevaluasi hal-hal berikut ini:
- Apakah aktivitas pemeliharaan sesuai dengan jadwal yang telah dibuat? Jika tidak sesuai, apa saja penyebab ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya?
- Apakah response dari permintaan pekerjaan tidak terjadwal tercatat dan diselesaikan sesuai rencana?
- Apakah biaya pemeliharaan sesuai dengan rencana? Jika tidak sesuai, apa saja penyebab ketidaksesuaiannya? Lalu, apa rencana perbaikannya?

Tujuan Per Tahun. Contoh tujuan diantaranya: pengurangan biaya, peningkatan produktivitas
dan/atau pencapaian penyelesaian proyek.
- Apakah tujuan sesuai dengan tujuan dari perusahaan?
- Apakah tujuan yang dibuat tercapai? Jika tidak tercapai, apa saja penyebabnya? Lalu, apa rencana selanjutnya?
- Apakah sudah melaporkan pencapaian tujuan kepada management?


Optimalisasi dari area kerja. Facility Manager perlu mengetahui peruntukan dari area kerja dan mengetahui apakah area kerja yang sudah ada optimal. Yang bisa dimonitor adalah:
- Apakah semua meja kerja ditempati oleh para karyawan? Apakah ada karyawan yang >60 % waktunya diluar kantor tapi memliki meja kerja sendiri?
- Apakah utilisasi are kerja mencapai 75%?
- Apakah area kerja sudah diberikan fasilitas yang berkualitas? Apakah penerangan cukup? Apakah pendinginan cukup (tidak terlalu panas/dingin)?


Biaya Real Estate. Dasarnya, mengetahui berapa harga sewa & service charge per meter persegi yang ditempati oleh perusahaan. Dari nilai ini,maka poin nomor 4 bisa dikonversikan menjadi nilai uang. Beberapa hal perlu dimonitor yaitu:
- Apakah harga sewa & service charge ini sesuai dengan harga yang ada dipasar? Apakah terlalu tingg/rendah?
- Apakah ada area kosong/tidak terpakai? Jika ada, apakah sudah ada rencana untuk penggunaannya? Jika belum ada rencana, segera buat rencana.
- Apakah area kerja bisa dimaksimalkan (disewakan kembali)? Apakah bisa didapatkan tempat lain yang lebih murah dan lebih produktif?  


Asset. Facility management umumnya mengelola asset perusahaan diantaranya: AC (sistem pendingin), sistem pemadam kebakaran, furniture, toilet dan lainnya. Yang perlu dimonitor antara lain:
- Apakah semua asset perusahaan yang terkait facility management terdata dengan baik?
- Apakah ada asset yang rusak dan belum diperbaiki? Jika tidak bisa diperbaiki apakah bisa dibuang/dijual?
- Apakah ada rencana dari perusahaan untuk pembelian asset baru? Jika sudah melewati masa penyusutan, maka bisa diusulkan untuk membeli asset baru.


Informasi mengenai hal-hal penting ini didasari dan diterjemahkan secara bebas dari e-book terlampir (8 Metric that Facility Manager should track) yang saya dapatkan dari www.iofficecorp.com. Mengenai urutannya, saya sesuaikan dengan kondisi di Jakarta, Indonesia berdasarkan uraian tugas (job description) dari seorang Facility Manager.

Semoga bermanfaat,

Salam

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini: 1)      Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran. o     Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management o     Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin. 2)      Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi o     Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement. o     Level staff: mem...
1 komentar
Baca selengkapnya

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Kualifikasi Facility Coordinator Basic

Berdasarkan pengalaman saya selama lebih dari 15 tahun di bidang Facility Management, berikut   kualifikasi yang diharapkan dari kandidat yang melamar untuk menjadi Facility Coordinator Role & Responsibilities: Sebelumnya, apasaja sih tanggung jawab dan tugas dari Facility Coordinator itu? Adalah sebagai berikut: Tanggung Jawab: 1)      Memastikan mengetahui ruang lingkup kerja (Scope of Work) dari pekerjaan yang harus dilakukan di lokasi 2)      Mengetahui kinerja yang diukur setiap hari. 3)      Bekerja sama dengan team untuk mencapai kinerja yang telah ditetapkan 4)      Mengambil keputusan serta melakukan koordinasi dengan team dan atasan untuk setiap permasalah di lokasi 5)      Untuk memastikan secara keuangan, biaya-biaya sesuai dengan budget/anggaran yang telah ditetapkan Tugas: 6)      Untuk melakukan koordinasi dengan v...
Posting Komentar
Baca selengkapnya