Belajar dari Tokyo: 5 Strategi Pengelolaan Fasilitas yang Bersih dan Tertib

Kota Tokyo di Jepang telah lama menjadi simbol efisiensi, kebersihan, dan keteraturan yang luar biasa. Saya bersyukur diberikan kesempatan untuk berlibur ke Tokyo di bulan April 2025 kemarin dan menyaksikan bagaimana lingkungan dan fasilitas tertata rapi, serta masyarakat yang disiplin dalam menjaga ketertiban.

Jika dikaitkan dalam konteks facility management (FM), saya rasa akan ada banyak pelajaran berharga yang dapat kita ambil dan terapkan untuk meningkatkan kualitas facility management di Indonesia.

Berikut 5 hal yang bisa menjadi pembelajaran utama dari Jepang:

• Budaya Disiplin sebagai Fondasi. Salah satu kunci utama keberhasilan Tokyo adalah budaya disiplin masyarakatnya. Perlu diakui, budaya disiplin masyarakat Jepang bukan terbentuk secara instan, tetapi merupakan hasil dari akumulasi nilai-nilai sejarah, pendidikan karakter sejak dini, norma sosial yang kuat, dan sistem yang mendukung.
• Manajemen Sampah yang Efisien. Tokyo menerapkan sistem pemilahan sampah yang ketat. Ternyata, sulit menemukan tempat sampah di Tokyo, dan menariknya, sampah sampah sangat sedikit ditemukan di area umum. Saya tidak menemukan truk sampah, tukang sampah, dan/atau gerobak sampah saat berjalan jalan, sehingga, saya berasumsi bahwa jadwal pengambilan sampah adalah sangat ketat dan disiplin. 
• Infrastruktur dan Perencanaan yang Detail. Fasilitas publik di Tokyo dirancang dengan detail: signage jelas, sistem pencahayaan optimal, ventilasi baik, dan kemudahan akses untuk semua kalangan (termasuk penyandang disabilitas).
• Perawatan Preventif yang Konsisten. Fasilitas yang saya lewati saat berjalan di Tokyo terlihat terawat, sedikit personnel kebersihan ditemukan di jalan (pagi, siang, malam dan sore hari). Saya berasumsi bahwa pemerintah memiliki sistem maintenance yang ketat dan terorganisir dengan baik. 

• Kolaborasi Kuat dengan banyak pihak. Saya tidak mempunyai data pasti, hanya saya yakin, bahwa kebersihan, kerapihan dan keteraturan yang terjadi adalah berdasarkan kolaborasi yang kuat antara pihak pemerintah, swasta, dan masyarakat Jepang sendiri, terutama regulasi yang jelas dan tepat, pihak eksekusi yang konsisten serta disiplin dari Masyarakat.

Sebagai praktisi facility management, hal-hal di atas bisa diterapkan dalam hari-hari seorang Facility Manager. Berikut 5 hal yang bisa dilakukan oleh seorang Facility Manager untuk fasilitasnya:

1. Budaya Disiplin sebagai Fondasi. Disiplin terhadap diri sendiri dan team FM, melakukan aktivitas edukasi secara regular, termasuk; membuat house-rules, melakukan sosialisasi dengan rutin berbicara kepada team FM, dan pengguna dari fasilitas. Tentunya, rutin untuk melakukan inspeksi dan memberikan peringatan jika ada hal-hal yang tidak sesuai serta memberikan reward kepada yang sudah menjalankan.
2. Manajemen Sampah yang Efisien. Membuat SOP pemilahan sampah di area fasilitas. Menyediakan tempat sampah terpilah di titik strategis. Membuatkan program pelatihan pemilahan sampah untuk petugas kebersihan dan pengguna gedung. Bekerja sama dengan pengelola limbah daur ulang dan pemerintah daerah untuk distribusi akhir.
3. Infrastruktur dan Perencanaan yang Detail. Sebagai FM, kita akan mengoptimalkan fasilitas, sehingga tidak akan membuat perencanaan baru. Yang bisa dilakukan adalah; melakukan audit fasilitas secara berkala untuk menilai kualitas penerangan, sirkulasi udara, aksesibilitas dan fasilitas lainnya masih sesuai dengan standard awal. Buatkan daftar temuan serta rekomendasi perbaikan jika perlu. Membuatkan usulan/rekomendasi untuk renvoasi serta membuatkan standard untuk pembangunan baru berdasarkan design awal (berdasarkan persetujuan pemilik/management).
4. Perawatan Preventif yang Konsisten. Memastikan jadwal preventif dibuatkan minimal untuk periode 1 tahun, menerapkan pemakaian Computerized Maintenance Management System (CMMS) untuk jadwal dan pencatatan kegiatan pemeliharaan (jika perlu). Pelatihan teknisi dalam teknik inspeksi awal dan pelaporan kondisi secara aktif. Melakukan evaluasi dan analisa histori kerusakan untuk pembuatan rencana pemeliharaan yang lebih akurat secara rutin minimal setiap 3 bulan.
5. Kolaborasi Kuat dengan banyak pihak. Untuk dunia FM, pihak-pihak terkait umumnya adalah pengguna/operasional, keuangan/finance, vendor dan management dari perusahaan. Kolaborasi dengan membuat program kebersihan kantor dengan pelatihan oleh vendor, memastikan cost saving untuk perusahaan, perubahan mindset karyawan terkait pengelolaan sampah, serta exposure ke masyarakat terkait citra perusahaan. Untuk fasilitas yang besar dan melibatkan masyarakat sekitar, bisa dibuatkan program menjalin kemitraan dengan komunitas lokal dan penyewa fasilitas dalam program kebersihan bersama.

Kesimpulan

Tokyo adalah salah satu contoh nyata yang bisa dijadikan target akhir oleh team FM. Perlu disadari, bahwa program-program tersebut bisa dilakukan karena ada yang sudah berhasil melakukannya. 

Dengan menggabungkan kedisiplinan budaya, pemanfaatan teknologi, dan kolaborasi lintas pihak, facility management di Indonesia dapat naik kelas—menuju lingkungan yang lebih bersih, teratur, dan manusiawi.

Semoga bermanfaat