4 Implementasi Chatham House Rules dalam Dunia Facility Management

Saya mendapatkan kata-kata baru yaitu: Chatham House Rule.  Chatham House Rule adalah aturan yang diterapkan dalam diskusi/meeting yang menyatakan bahwa peserta diskusi/meeting bebas menggunakan informasi dari diskusi, namun identitas atau afiliasi narasumber maupun peserta lainnya tidak boleh diungkapkan. Ternyata, chatham house rules ini sudah ada sejak tahun 1927 dan diperbarui terakhir di tahun 2002

Chatham House Rule ini sangat bisa diterapkan di dunia Facility Management (FM). Dalam dunia FM, komunikasi yang jujur, terbuka, dan kolaboratif sangat penting untuk menghadapi kompleksitas operasional, dinamika organisasi, dan tekanan dari berbagai pemangku kepentingan. Implementasi Chatam House Rules ini akan memperkuat kualitas diskusi dan pengambilan keputusan di lingkungan FM yang dilakukan antar team FM, vendor dan consultant (Jika ada). 

Implementasi Chatham House Rules ini dapat menciptakan ruang yang aman untuk bertukar pikiran secara terbuka tanpa rasa takut akan dampak reputasional atau profesional.

 

Kita, sebagai team FM, akan selalu melakukan diskusi dan brainstorming dalam banyak aspek; hal-hal strategis, kepuasan client, efisiensi biaya, keselamatan, keberlanjutan, transformasi digital dan banyak lainnya. Banyak hal-hal yang didiskusikan akan melibatkan kepentingan lintas departemen dan beberapa akan bersifat sensitif. 

Untuk memastikan diskusi berjalan produktif dan efektif, berikut 4 implementasi Chatham House Rules dalam FM:

 

1) Diskusi Strategi dan Perubahan Layanan. Kita sebagai manajer FM agar dapat menyampaikan kritik atau masukan tajam terhadap pihak internal atau eksternal tanpa khawatir akan konflik.

Misalnya saat mengevaluasi vendor eksternal, memutuskan model pengelolaan fasilitas (in-house vs outsourcing), atau merancang perencanaan jangka panjang. 

 

2) Forum Evaluasi Kinerja dan Risiko. Saat team FM melakukan audit internal, risk assessment, atau evaluasi kepatuhan terhadap standar (misalnya ISO 41001). Diskusi mengenai kekurangan atau potensi risiko sering kali menyangkut nama individu atau unit kerja tertentu. Dengan Chatham House Rule, penilaian bisa dibahas dengan lebih jujur dan solutif.

 

3) Pertemuan dengan Vendor atau Partner Service. Team FM dapat meberikan masukan terkait performa dari partner/vendor saat melakukan evaluasi vendor. Diskusi agar dilakukan secara tertutup dan bisa membahas performa, negosiasi kontrak dan/atau kualitas layanan. Aturan ini akan membantu menjaga profesionalisme dan objektivitas tanpa mempermalukan pihak mana pun di forum terbuka.

 

4) Pengembangan Tim Internal. Seorang Facility Manager dan team akan lebih nyaman berbagi tantangan, kegagalan, atau ide-ide inovatif dalam sesi pelatihan dan sesi refleksi/brainstorming dari team FM. 

 

Untuk memastikan implementasi Chatham house rules efektif di lingkungan FM, perlu dilakukan hal-hal berikut:  

• Komunikasikan aturan sejak awal rapat atau forum. Tambahkan dalam undangan atau sampaikan secara eksplisit sebelum diskusi dimulai.
• Fasilitasi diskusi dengan moderator netral yang menjaga alur diskusi tetap produktif dan menghormati privasi peserta.
• Gunakan untuk sesi tertentu saja, terutama yang bersifat reflektif, evaluatif, atau sensitif. Tidak semua forum perlu aturan ini.
• Bangun budaya saling percaya di antara anggota tim dan stakeholder FM agar aturan ini tidak sekadar formalitas, tapi sungguh-sungguh dihormati.

Sebagai penutup, penerapan Chatham House Rules dalam dunia Facility Management bukan hanya soal menjaga kerahasiaan identitas, tapi juga soal menciptakan budaya dialog yang sehat, transparan, dan produktif. Dalam menghadapi kompleksitas tugas pengelolaan fasilitas — dari pemeliharaan teknis hingga pelayanan pelanggan — aturan ini membantu para profesional FM untuk berani bersuara, mengevaluasi secara jujur, dan menghasilkan solusi yang lebih berdampak dan berkelanjutan.

 

Semoga bermanfaat!