Seorang Facility Manager memiliki banyak tugas dan tanggung jawab untuk memastikan fasilitas yang dikelola dalam kondisi terbaik dan menjaga penampilan dari perusahaan. Semua orang di perusahaan adalah pelanggan yang perlu diperhatikan dan dijaga ekspektasinya. Namun, di atas itu semua Facility Manager memiliki tantangan utama, yaitu: Direktur Keuangan.
Setiap awal periode fiscal keuangan perusahaan, Facility
Manager perlu mempersiapkan rencana anggaran untuk fasilitas yang dikelola. Tantangan
Facility Manager selain memastikan operasional berjalan sesuai rencana, adalah
perlu memastikan pengeluaran sesuai dengan rencana anggaran (budget).
Berikut factor-faktor yang perlu diperhatikan oleh Facility
Manager:
1)
Data Rencana vs. Aktual
Setiap akhir bulan, Facility Manager perlu melakukan evaluasi pengeluaran
vs. rencana yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari: jadwal ppm yang
sesuai, overtime teknisi, pekerjaan corrective dan biaya utilitas. Pengukuran
melalui biaya-biaya ini adalah factor penting untuk memastikan operasional
berjalan sesuai rencana.
2)
Data Tagihan vs. Periode Pembayaran
Department keuangan akan mencatat pengeluaran jika tagihan dikirimkan.
Proses pembayaran akan disesuaikan dengan prosedur perusahaan.
Facility Manager perlu memastikan para vendor mengirimkan tagihan tepat
waktu, sehingga masih masuk dalam periode pengeluaran di bulan tersebut dengan
kelengkapan dokumen oleh vendor saat mengirimkan tagihan.
3)
Data Trend Biaya per Kategori:
Kategori utama yang perlu diperiksa dalam evaluasi setiap bulan adalah:
biaya ppm, biaya overtime, biaya perbaikan dan biaya utilitas.
Perlu diperhatikan pengeluaran setiap bulan apakah masih sesuai dengan
rencana yang sudah dibuat di awal tahun. Jika ada variasi atau perbedaan yang
selalu naik setiap bulannya, perlu segera direview dan diperbaiki rencana
pengeluaran yang sudah ada.
4)
Data Persentase NTE: Not to Exceed
Untuk
setiap trend biaya per kategori di point 3, Facility Manager perlu membuatkan
data laporan persentase pengeluaran actual vs. rencana. Dengan adanya data
persentase ini, akan bisa diprediksi secara umum untuk pengeluaran per kategori
tersebut masih dalam anggaran yang ada.
Salah satu kinerja Facility Manager dilihat dari bagaimana
kepintaran mengelola keuangan selain dari memastikan fasilitas berjalan dengan
baik.
Komentar
Posting Komentar