4 Data Keuangan Yang Perlu Dibuat Facility Manager

Seorang Facility Manager memiliki banyak tugas dan tanggung jawab untuk memastikan fasilitas yang dikelola dalam kondisi terbaik dan menjaga penampilan dari perusahaan. Semua orang di perusahaan adalah pelanggan yang perlu diperhatikan dan dijaga ekspektasinya. Namun, di atas itu semua Facility Manager memiliki tantangan utama, yaitu: Direktur Keuangan.

Setiap awal periode fiscal keuangan perusahaan, Facility Manager perlu mempersiapkan rencana anggaran untuk fasilitas yang dikelola. Tantangan Facility Manager selain memastikan operasional berjalan sesuai rencana, adalah perlu memastikan pengeluaran sesuai dengan rencana anggaran (budget).

Berikut factor-faktor yang perlu diperhatikan oleh Facility Manager:

1)      Data Rencana vs. Aktual

Setiap akhir bulan, Facility Manager perlu melakukan evaluasi pengeluaran vs. rencana yang sudah dibuat. Evaluasi ini bisa dilihat dari: jadwal ppm yang sesuai, overtime teknisi, pekerjaan corrective dan biaya utilitas. Pengukuran melalui biaya-biaya ini adalah factor penting untuk memastikan operasional berjalan sesuai rencana.

 

2)      Data Tagihan vs. Periode Pembayaran

Department keuangan akan mencatat pengeluaran jika tagihan dikirimkan. Proses pembayaran akan disesuaikan dengan prosedur perusahaan.

Facility Manager perlu memastikan para vendor mengirimkan tagihan tepat waktu, sehingga masih masuk dalam periode pengeluaran di bulan tersebut dengan kelengkapan dokumen oleh vendor saat mengirimkan tagihan.

 

3)      Data Trend Biaya per Kategori:

Kategori utama yang perlu diperiksa dalam evaluasi setiap bulan adalah: biaya ppm, biaya overtime, biaya perbaikan dan biaya utilitas.

Perlu diperhatikan pengeluaran setiap bulan apakah masih sesuai dengan rencana yang sudah dibuat di awal tahun. Jika ada variasi atau perbedaan yang selalu naik setiap bulannya, perlu segera direview dan diperbaiki rencana pengeluaran yang sudah ada.

 

4)      Data Persentase NTE: Not to Exceed

Untuk setiap trend biaya per kategori di point 3, Facility Manager perlu membuatkan data laporan persentase pengeluaran actual vs. rencana. Dengan adanya data persentase ini, akan bisa diprediksi secara umum untuk pengeluaran per kategori tersebut masih dalam anggaran yang ada.

Salah satu kinerja Facility Manager dilihat dari bagaimana kepintaran mengelola keuangan selain dari memastikan fasilitas berjalan dengan baik.