Kategori Kinerja Facilities Management

 

Ternyata, menurut buku Value-Based Facilities Management yang ditulis oleh Steven EE, MSc, CFM, pekerjaan Facilities Management (FM) di Negara lain (Singapore) juga di anggap sebagai “Thank you Job” yang artinya: setelah selesai dikatakan terima kasih, tetapi bukan sebagai pencapaian yang di ingat seperti halnya bagian sales & marketing. 

Karena itu, sebagai Facilities Manager, perlu adanya pengertian mengenai pentingnya FM bagi perusahaan. Dengan menyadari bahwa FM itu penting bagi perusahaan serta selalu mempromosikan hal-hal penting ini kepada tim FM, maka secara organisasi, tim FM akan menjadi  tim yang solid dan bangga dengan pencapaian yang dicapai.

Tentunya, pencapaian ini perlu di buatkan kategori yang dapat dikonversikan menjadi sesuai dengan Visi, Misi dan Value dari perusahaan itu sendiri. Pada umumnya, perusahaan memiliki Visi, Misi dan Value Perusahaan yang akan diarahkan menjadi Goals Perusahaan serta di fokuskan menjadi KPI untuk masing-masing seksi di perusahaan itu sendiri. 

Secara organisasi, FM bisa memiliki kategori pencapaian sebagai berikut:

 

1)      Operasional

• Lifetime

Setiap peralatan yang dikelola oleh tim FM akan memiliki lifetime (masa pakai)

Adapun maksud dari lifetime ini adalah masa operasional dari mesin atau peralatan. Waktu lifetime bisa mencapai lebih dari 10 tahun atau mungkin ada yang hanya 5 tahun saja.  

• Down Time Operasional

Setiap melakukan pemeliharaan, mesin perlu dimatikan, proses mesin dimatikan ini akan menjadi down time yang terkait dengan operasional. Untuk down time ini selama sesuai dengan jadwal pemeliharaan maka akan menjadi down time yang produktif karena menunjang kinerja dari peralatan.

2)      Keuangan

• Biaya Pemeliharaan

Semua biaya yang terkait dengan pemeliharaan akan tercatat. Hal ini termasuk biaya suku cadang, vendor, teknisi, admin, engineer dan Facilities Manager itu sendiri. Yang perlu dipastikan adalah biaya-biaya yang keluar adalah sesuai dengan perencanaan yang dibuatkan diawal tahun fiscal perusahaan. Untuk emergency/contingency, biasanya adalah 10% persiapan dari total budget yang direncanakan;

-       Jika biaya actual lebih besar, maka ada hal-hal yang terlewat dalam perencanaan dan juga artinya bahwa pemeliharaan belum produktif.

-       Jika biaya actual lebih kecil, maka perencanaan berlebihan atau pemeliharaan lebih baik dan benar.

-        Jika biaya actual mendekati sama dengan perencanaan, maka semua perencanaan berjalan lancar.

• Penghematan Biaya

Saat ini, setiap perusahaan berinisiatif melakukan penghematan biaya. Salah satu yang sering di usulkan adalah dengan penghematan biaya dari FM. Tentunya, beberapa waktu yang lalu, terkait dengan kenaikan listrik dari pemerintahan yang cukup fluktuatif dan menyulitkan perencanaan.

Idealnya, penghematan biaya akan terkait dengan perencanaan strategis yang dilakukan di awal tahun;

-       Melakukan evaluasi kontrak pemeliharaan. Mulai mempertanyakan supplier yang bisa memberikan jasa pemeliharaan yang sama dengan supplier OEM*. Ada resiko dengan melakukan kontrak pemeliharaan dengan supplier non OEM maka beberapa suku cadang penting akan tidak bisa disupply segera. Hal ini bisa di atasi dengan membeli diawal tahun, tentunya dengan kalkulasi yang benar.

-       Melakukan evaluasi periode pemeliharaan. Untuk Facilities Manager yang sangat berpengalaman, beberapa berani melakukan evaluasi periode pemeliharaan menjadi lebih panjang (dari 3 bulan sekali menjadi 4 bulan sekali). Tentunya di dasari dengan mengevaluasi sejarah pemeliharaan untuk mesin tersebut selama 2-3 tahun terakhir

-       Melakukan evaluasi harga suku cadang. Bagian pembelian akan memberikan kontribusi dengan melakukan pencarian supplier baru  didalam dan luar negri. Atau bahkan mengubah metode pembayaran sehingga supplier bisa memberikan harga yang lebih baik.

-       Melakukan evaluasi tenaga kerja. Facilities Manager idealnya sudah memiliki estimasi jam kerja serta mengetahui kapasitas kerja untuk setiap tim FM. Jika tekanan dari perusahaan cukup tinggi, maka beberapa solusi adalah: memperluas ruang lingkup kerja dari setiap orang di tim FM, mentransfer tenaga kerja ke department lain atau melakukan konversi dari tenaga kerja tetap menjadi tenaga kerja alih daya (outsourcing).

3)      Proses Bisnis

• Down Time Proses Bisnis

Untuk tim FM, sangat menghindari sekali terjadinya down time yang mengakibatkan bisnis terhenti. Jika terkait dengan kegagalan dari pemeliharaan, ini akan berakibat buruk untuk penilaian kinerja FM. Adapun jika terkait dengan force majeure, akan menjadi resiko dari tim management. Yang menjadi nilai tambah jika Facilities Manager memperhitungkan alternative dari setiap peralatan, sehingga, jika terjadi down time maka periode perbaikan atau penggantian peralatan berlangsung cepat.  

• Inovasi

Umumnya, inovasi terkait dengan investasi; penggantian lampu TL menjadi LED dan penggantian AC konvensional menjadi AC Converter adalah salah satu inovasi yang terkait dengan penghematan biaya. Adapun penghematan biaya baru akan dirasakan beberapa tahun setelah penggantian.

Tentunya, dengan perkembangan jaman, akan banyak sekali perbaikan serta evaluasi mengenai kinerja FM yang pastinya akan membuat tim FM menjadi lebih baik.

Saat ini saya juga masih menyelesaikan membaca buku Value-Based Facilities Management yang baru diterbitkan September 2015. Menurut saya, buku ini menyederhanakan FM sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.

Salam sukses,

Jufiandi

Owner of Facilities Management Company

Expert of Facilities Management