Langsung ke konten utama

Hal Penting Untuk Operasional FM



(Leadership blog series)
Sebagai bagian dari usaha untuk selalu menjadi lebih baik, saya suka bertanya kepada seseorang yang saya anggap sangat berpengalaman dibidangnya atau sangat berpengetahuan.

Kemarin ini, saya berbicara (by phone) dengan salah satu senior dibidang perbankan yang sebelumnya pernah menajdi client saya. Idenya adalah untuk mengetahui apa saja yang penting dalam menjalani Facility management yang baik dan bisa dipercaya oleh client.

Berdasarkan pembicaraan tersebut, adalah sebagai berikut:

  • Komitmen:

Bahwa dalam bidang Facility Management, dan ini adalah sama dengan bidang bisnis lainnya, yang benar adalah memastikan hal-hal yang telah dijanjikan pada saat memberikan proposal dengan kondisi actual.
Saat ini, tantangan terbesar adalah kondisi actual tidak sesuai dengan komitment dikarenakan banyak hal seperti:
a)      Sumber daya manusia yang tidak kompeten 
b)      Team dilapangan tidak mengetahui komitment awal 
c)       Kurangnya control antara kondisi lapangan dan komitment


  • Disiplin:
Nah, disiplin ini adalah untuk banyak hal, tetapi dalam facility management, disiplin diperlukan terutama untuk:

a)      Pekerjaan rutin seperti: housekeeping, pest control, landscaping dan sejenis
b)      Kualitas kerja dari sumber daya manusia
c)       Rutinitas control terhadap kualitas kerja

Jika dua hal diatas bisa dilaksanakan sesuai secara rutin dan teratur, maka bisa dipastikan bahwa operasional dari Facility Management akan memiliki kualitas kerja yang sangat baik.

Lalu, bagaimana untuk memastikan komitmen tersebut dijalankan?

Beberapa peralatan dibawah ini bisa digunakan untuk memastikan operasional dilaksanakan sesuai dengan komitmen yaitu:
1)      Mempunyai kontrak kerja yang jelas antara pihak pelaksana dan client. didalam kontrak kerja ini juga tertulis ruang lingkup pekerjaan.
2)      Mempunyai tugas dan kewajiban yang dituliskan secara detail
3)      Mempunyai Key Performance Indicator (KPI) atau saat ini sudah sangat umum dengan istilah Service Level Agreement antara pihak pelaksana dan client
4)      Mempunyaiscore card  alat ukur secara detail untuk tugas-tugas operasional

Untuk meningkatkan disiplin, bisa dibantu dengan melakukan:
1)      Mempunyai jadwal rapat secara rutin dengan team pelaksana, jadwal ini sudah dibuatkan untuk periode 1 tahun dimuka
2)      Mempunyai komitmen yang terkait dengan pembayaran jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan komitmen
3)      Mempunyai jadwal khusus untuk memastikan score card dilaksanakan.

So, silahkan diterapkan ditempat anda untuk memperbaiki fasilitas anda

Jika ingin mengetahui mengenai SLA, Score Card serta contoh KPI, silahkan untuk mengirimkan email ke: Jufiandi@yahoo.com

Salam Sukses!
Jufiandi Junizir
Expert of Facility Management
International Certified Coach

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini: 1)      Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran. o     Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management o     Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin. 2)      Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi o     Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement. o     Level staff: mem...
1 komentar
Baca selengkapnya

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

4 Hal Penting Procurement dalam Facility Management

Dalam mengelola fasilitas, kita sebagai Facility Manager akan terhubung dengan vendor yang mendukung fasilitas tersebut. Pastinya, mengelola vendor ini menjadi salah satu tantangan yang dihadapi oleh para Facility Manager. Tantangan terkait pengelolaan vendor ini antara lain:  Kualitas layanan dari vendor yang berbeda tidak konsisten. Respons lambat dalam penanganan masalah darurat. Kesulitan mengukur kinerja vendor secara objektif. Pembengkakan biaya tak terduga akibat kontrak yang tidak jelas. Risiko operasional akibat ketergantungan pada vendor yang tidak kompeten.  Kinerja dari vendor yang tidak memadai, pastinya akan mengganggu operasional fasilitas. Gangguan ini akan berdampak signifikan pada biaya dan produktivitas. Secara organisasi, team Procurement memegang peranan penting terkait dengan mengelola vendor, mulai dari memilih vendor, membuatkan standar kontrak dan lainnya. Dalam hal pengelolaan vendor, berikut 4 hal penting yang perlu dilakukan oleh team Procurem...
Posting Komentar
Baca selengkapnya