Hal Penting Untuk Operasional FM

(Leadership blog series)

Sebagai bagian dari usaha untuk selalu menjadi lebih baik, saya suka bertanya kepada seseorang yang saya anggap sangat berpengalaman dibidangnya atau sangat berpengetahuan.

Kemarin ini, saya berbicara (by phone) dengan salah satu senior dibidang perbankan yang sebelumnya pernah menajdi client saya. Idenya adalah untuk mengetahui apa saja yang penting dalam menjalani Facility management yang baik dan bisa dipercaya oleh client.

Berdasarkan pembicaraan tersebut, adalah sebagai berikut:

• Komitmen:

Bahwa dalam bidang Facility Management, dan ini adalah sama dengan bidang bisnis lainnya, yang benar adalah memastikan hal-hal yang telah dijanjikan pada saat memberikan proposal dengan kondisi actual.

Saat ini, tantangan terbesar adalah kondisi actual tidak sesuai dengan komitment dikarenakan banyak hal seperti:

a)      Sumber daya manusia yang tidak kompeten 
b)      Team dilapangan tidak mengetahui komitment awal 
c)       Kurangnya control antara kondisi lapangan dan komitment

• Disiplin:

Nah, disiplin ini adalah untuk banyak hal, tetapi dalam facility management, disiplin diperlukan terutama untuk:

a)      Pekerjaan rutin seperti: housekeeping, pest control, landscaping dan sejenis
b)      Kualitas kerja dari sumber daya manusia
c)       Rutinitas control terhadap kualitas kerja

Jika dua hal diatas bisa dilaksanakan sesuai secara rutin dan teratur, maka bisa dipastikan bahwa operasional dari Facility Management akan memiliki kualitas kerja yang sangat baik.

Lalu, bagaimana untuk memastikan komitmen tersebut dijalankan?

Beberapa peralatan dibawah ini bisa digunakan untuk memastikan operasional dilaksanakan sesuai dengan komitmen yaitu:

1)      Mempunyai kontrak kerja yang jelas antara pihak pelaksana dan client. didalam kontrak kerja ini juga tertulis ruang lingkup pekerjaan.

2)      Mempunyai tugas dan kewajiban yang dituliskan secara detail

3)      Mempunyai Key Performance Indicator (KPI) atau saat ini sudah sangat umum dengan istilah Service Level Agreement antara pihak pelaksana dan client

4)      Mempunyaiscore card  alat ukur secara detail untuk tugas-tugas operasional

Untuk meningkatkan disiplin, bisa dibantu dengan melakukan:

1)      Mempunyai jadwal rapat secara rutin dengan team pelaksana, jadwal ini sudah dibuatkan untuk periode 1 tahun dimuka

2)      Mempunyai komitmen yang terkait dengan pembayaran jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan komitmen

3)      Mempunyai jadwal khusus untuk memastikan score card dilaksanakan.

So, silahkan diterapkan ditempat anda untuk memperbaiki fasilitas anda

Jika ingin mengetahui mengenai SLA, Score Card serta contoh KPI, silahkan untuk mengirimkan email ke: Jufiandi@yahoo.com

Salam Sukses!

Jufiandi Junizir

Expert of Facility Management

International Certified Coach