Di jaman teknologi sekarang ini, semua aktivitas serba
digital, mulai dari banking, reporting serta meeting. Sekarang, mengelola
kantor/pabrik juga bisa dilakukan secara digital. Kita dapat mengelola
fasilitas, mulai dari pemeliharaan AC, access control serta alokasi teknisi,
cukup secara digital dari komputer atau handphone. Program untuk mengelola fasilitas ini dinamakan CAFM –
Computer Aided Facilities Management. Dengan adanya program pengelolaan digital
ini, akan mempermudah mengelola fasilitas dan mendapatkan data lengkap mengenai
jadwal pemeliharaan dan hasil terakhir, perbaikan dan penambahan fasilitas.
Semua aktivitas tersebut dapat terekam secara digital.
Apakah CAFM – Computer Aided Facilities Management
ini?
CAFM adalah program yang dirancang untuk membantu
Facility Manager mengelola fasilitas dengan menyediakan fitur-fitur yang
dibutuhkan untuk:
- Mendapatkan
data utilisasi area
- Melacak
perpindahan asset
- Perencanaan
pemeliharaan serta perbaikan
- Memonitor
work order
Banyak nama program seperti CAFM ini yang kurang
lebih memiliki fitur yang hampir sama, yaitu:
- CMMS;
Computerized Maintenance Management System
- BMS
– Building Management or Automation System,
- IWMS–
Integrated Workplace Management, atau ada juga
- PMS
– Property Management System
Jadi, apa saja kelebihan dari CAFM ini?
§
Mempermudah Kontrol Biaya: Dengan perencanaan
pemeliharaan yang tercatat untuk semua peralatan penunjang fasilitas, akan
membuat biaya yang akan dikeluarkan untuk pemeliharaan menjadi transparan dan
akurat.
§
Mendapatkan Kontrol Pemeliharaan yang Akurat:
Pencatatan semua peralatan di dalam program ini akan membuat Facility Manager
menyadari dan memperhatikan semua jadwal pemeliharaan dari peralatan yang ada.
Hal ini akan membuat semua peralatan dalam kondisi baik. Dan jika diperlukan,
dapat juga mencatatkan kebutuhan pendaftaran lisensi atau pelaporan kepada
institusi tertentu.
§
Melacak Pekerjaan: dengan adanya fitur
“heldpesk”, maka semua
permintaan terkait pengelolaan kantor serta semua kejadian yang memerlukan perbaikan seperti:
(permintaan perbaikan meja kerja – stop kontak rusak, atau penggantian lampu
diarea kerja) akan terdata. Program ini juga dapat membuatkan jadwal perbaikan
dan dapat mendata penyelesaian atau tindak lanjut yang diperlukan.
§
Mendata Kepuasan: untuk beberapa program, salah
satu fitur “helpdesk” dapat mengeluarkan work order yang berisikan survey
kepuasan pelanggan. Jadi, setiap teknisi yang sudah menyelesaikan pekerjaan,
dapat menanyakan kepada karyawan sebagai user, apakah pekerjaan serta response
yang diberikan memuaskan, atau perlu diperbaiki.
§
Memberikan Laporan Lengkap: nah, ini adalah
bagian yang paling disukai oleh Engineering Manager, karena program ini dapat
memberikan laporan lengkap mengenai jadwal kerja vs. data aktual, rincian biaya
yang dikeluarkan, jam kerja yang digunakan untuk semua/satuan pekerjaan dan
perencanaan sampai dengan akhir tahun.
Program CAFM ini umumnya disediakan oleh perusahaan
yang bergerak di bidang IT – Information Technology, di bidang Asset Management
System.
Apakah CAFM ini dipakai diperusahaan di Indonesia?
Iya, saya sudah mengenal CMMS sejak tahun 1996 dipakai mengelola fasilitas
pendukung di pabrik serta sudah umum digunakan oleh industri MIGAS untuk
pemeliharaan peralatan di rig serta jalur distribusi termasuk pomp dan pipa.
Semoga bermanfaat,
