Membangun Tim yang Solid: Mengapa Team Engagement Penting dalam Facility Management

Team engagement adalah penting dalam facility management, karena berperan dalam membantu mendekatkan hubungan antara anggota tim dan dalam mengurangi tingkat stres kerja. Saat ini, dalam organisasi facility management, semakin menyadari betapa pentingnya memiliki tim yang terlibat dan saling mendukung satu sama lain.

Berikut ini adalah 5 alasan mengapa team engagement penting dalam facility management:

1. Membangun hubungan yang lebih dekat: dengan adanya kegiatan team engagement, anggota tim bisa berinteraksi dengan lebih intens dan saling mengenal satu sama lain. Hal ini membantu membangun hubungan yang lebih dekat dan keterlibatan yang lebih dalam antara rekan kerja. Tim yang memiliki hubungan yang erat akan lebih mampu bekerja sama secara kolaboratif dan saling mendukung dalam mencapai tujuan bersama dalam manajemen fasilitas. 
2. Meningkatkan komunikasi: Team engagement juga membantu meningkatkan komunikasi antar anggota tim. Kesempatan untuk berdiskusi, berbagi ide, atau memberikan umpan balik, membuat anggota tim dapat saling memahami lebih baik. 
3. Meningkatkan keterlibatan dan motivasi: Ketika tim terlibat dalam pembuatan keputusan dan merasa memiliki kontribusi yang berarti dalam facility management, tingkat keterlibatan dan motivasi akan meningkat secara signifikan. Anggota tim yang merasa bahwa pendapat mereka diperhatikan dan dihargai, akan lebih termotivasi untuk memberikan yang terbaik dan berkontribusi secara maksimal. 
4. Membantu mengurangi stres: Team engagement adalah sarana yang baik untuk mengurangi tingkat stres kerja dalam facility management. Ketika anggota tim memiliki kesempatan untuk bersantai dan bersenang-senang Bersama, hal tersebut dapat memberikan jeda yang diperlukan dari rutinitas kerja yang melelahkan. Ini membantu mengurangi stres dan memungkinkan anggota tim untuk kembali dengan semangat baru dan energi yang lebih baik untuk menghadapi tugas-tugas dalam manajemen fasilitas. 
5. Meningkatkan kolaborasi: Kolaborasi adalah salah satu kunci sukses dalam facility management. Dengan meningkatkan keterlibatan tim melalui kegiatan team engagement, anggota tim akan lebih mampu bekerja sama dalam menghadapi tantangan yang kompleks dan memecahkan masalah yang rumit. 

Anggota team dari facility management bekerja dengan tekanan kerja yang tinggi, selain dari kebutuhan pelanggan, sesama team operasional, juga keperluan untuk menunjukkan kinerja. Hal ini meningkatkan rasa kuatir dan gelisah dalam bekerja. Dengan adanya team engagement, dengan team yang bekerja dalam lingkungan yang mendukung, saling mendukung, dan saling menghargai, anggota tim cenderung merasa lebih puas dengan pekerjaan mereka.

Aktivitas team engagement perlu dilakukan secara regular dengan berbagai cara. Hal ini harus menjadi bagian integral dari upaya membangun ikatan yang kuat antara anggota tim, meningkatkan kinerja, dan mengurangi stres kerjaan. Harapnnya, aktivitas ini akan berdampak positif pada loyalitas, dan citra positif Perusahaan.

Saya beruntung mendapatkan kesempatan untuk mengikuti aktivitas team engagement Bersama dengan rekan-rekan kerja. Kami di bulan July 2024 ini melakukan perjalanan satu hari ke Bandung di lokasi yang indah sekali Bernama Tangkal Pinus, Lembang. Kami berangkat di pagi hari menaiki kereta cepat KCIC – Whoosh, dilanjutkan dengan perjalanan ke Tangkal Pinus, Lembang, sekitar 1 jam dari stasiun Padalarang. Kami makan siang BBQ di lokasi dilanjutkan dengan paintball, foto-foto Bersama burung hantu, alpaca dan tentunya banyak foto Bersama, apalagi foto sendiri. Tangkal Pinus ini memiliki hutan pinus yang sangat indah sekali dan banyak spot foto.

Benar bahwa acara team engagement ini mendekatkan kami sebagai team dan berkesempatan untuk berbicara banyak dengan anggota team mengenai hal-hal non-pekerjaan 😊.

Senang bisa merasakan team engagement dan tentunya berharap akan bisa melakukan lagi dengan team facility management.

5 Kunci Leadership Jitu untuk Facility Manager Unggul

Saya beruntung ikut dalam sharing session oleh seorang Facility Manager yang saat ini sudah menjadi Head of Corporate Real Estate di sebuah Bank Swasta Asing Terkemuka di periode bulan July 2024 ini. Dari cerita beliau, saya membuatkan beberapa catatan penting mengenai Facility Manager Unggul.

Berikut 5 kunci leadership jitu yang wajib dikuasai facility manager:

1. Komunikasi Efektif: Menjembatani Klien dan Team:

Komunikasi bagaikan benang merah yang menghubungkan FM dengan klien. Kemampuan menjalin komunikasi yang jelas, terbuka, dan penuh empati menjadi kunci utama. Pahami kebutuhan dan ekspektasi klien, dengarkan keluhan mereka dengan seksama, dan berikan solusi terbaik dengan bahasa yang mudah dimengerti.

Membangun hubungan yang positif dengan klien tak hanya mendatangkan kepuasan, tetapi juga peluang baru. Jalin komunikasi yang proaktif, berikan laporan berkala, dan tanggapi pertanyaan dengan sigap. Ciptakan rasa percaya dan loyalitas klien yang akan mengantarkan FM ke level yang lebih tinggi.

2. Menguasai Ruang Lingkup Kerja: Memimpin dengan Pemahaman Mendalam

FM yang unggul tak hanya paham tugas pokoknya, tetapi juga cakap dalam memahami ruang lingkup pekerjaan secara menyeluruh. Pahami ruang lingkup kerja dan job description, kompleksitas gedung, sistem mekanis dan elektris, serta regulasi yang terkait. Pengetahuan ini akan memperkuat kredibilitas FM di mata tim dan klien.

Teruslah memperluas wawasan dengan mengikuti pelatihan, seminar, dan membaca jurnal terkait FM. Asah kemampuan analitik untuk mengidentifikasi potensi masalah dan merumuskan solusi yang tepat. Dengan pemahaman mendalam, FM dapat memimpin tim dengan penuh keyakinan dan mengantarkan kesuksesan dalam setiap proyek. 

3. Memimpin Tim FM: Membangun Kekuatan Kolektif

FM yang cakap adalah pemimpin yang mampu menginspirasi dan memotivasi timnya. Bangunlah budaya kerja yang positif, di mana setiap anggota tim merasa dihargai, didengar, dan memiliki kesempatan untuk berkembang. Delegasikan tugas dengan efektif, berikan arahan yang jelas, dan ciptakan lingkungan yang kondusif untuk kolaborasi.

Berikan kesempatan kepada tim untuk mengembangkan diri dengan mengikuti pelatihan dan seminar. Dorong mereka untuk berinovasi dan berkontribusi dalam pengembangan ide-ide baru. Dengan tim yang solid dan bersemangat, FM dapat mencapai target yang lebih tinggi dan menciptakan dampak yang luar biasa.

4. Usulan Inovasi: Membuka Pintu Peluang Baru

FM yang inovatif tak hanya menyelesaikan masalah, tetapi juga mencari peluang untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi. Teruslah mencari ide-ide segar untuk mengoptimalkan penggunaan teknologi, menerapkan praktik terbaik industri, dan menemukan solusi kreatif untuk tantangan yang dihadapi.

Inovasi terkait dengan teknologi seperti memasang sensor listrik untuk semua lokasi cabang dan mengusulkan adanya system eskalasi jika terjadi kerusakan system listrik bisa menjadi salah satu inovasi yang menguntungkan untuk klien.

Dengan semangat inovatif, FM dapat membawa timnya ke level yang lebih tinggi dan menjadi aset berharga bagi organisasi.

5. Ketahanan Mental: Bertahan di Tengah Badai

Menjadi FM akan menghadapi banyak tantangan dan rintangan, baik dari sisi klien dan tentu saja dari team sendiri. Di sinilah ketahanan mental FM diuji. Tetaplah tenang dan fokus dalam menghadapi situasi sulit. Hadapi masalah dengan strategi yang matang dan jangan mudah menyerah.

Berani untuk bertanya dan meminta bantuan team lainnya, bertanya kepada para FM Senior, jika ada tenaga ahli dari Perusahaan (subject matter expert), bertanyalah kepada mereka. Buatkan Analisa dari kesalahan, belajarlah dari kegagalan dan jadikan itu sebagai batu loncatan untuk berkembang. Bangkitkan kembali semangat tim dan ciptakan atmosfer positif untuk kembali bangkit.

Lima kunci leadership ini adalah kompas yang akan mengantarkan facility manager menuju puncak kesuksesan. Dengan menguasai kemampuan ini, FM dapat menjadi pemimpin yang inspiratif, membawa timnya mencapai target, dan memberikan kontribusi yang luar biasa bagi organisasi. Ingatlah, leadership bukan hanya tentang jabatan, tetapi tentang pengaruh positif yang Anda ciptakan untuk membawa perubahan dan mencapai tujuan bersama.

Semangat untuk para Facility Manager, kita pasti bisa!

5 Pilar Utama Menuju Kompleks Residensial Idaman: Raih Kenyamanan dan Keamanan dengan Standar Facility Management

Kompleks residensial ada salah satu fasilitas yang dikelola oleh facility management. Memastikan lingkungan yang berjalan lancar dan nyaman bagi semua penghuni membutuhkan pendekatan yang berdedikasi untuk facility management.

Berikut ini, 5 hal penting untuk mengelola fasilitas kompleks residensial dengan efektif:

1. Strategi Perawatan Komprehensif. Program pemeliharaan berkala serta pendekatan proaktif adalah penting untuk disiapkan. Pendekatan proaktif berfokus pada:

• Perawatan Pencegahan: Menjadwalkan inspeksi rutin terhadap sistem penting seperti elevator, alarm kebakaran, pipa ledeng, dan sistem kelistrikan mencegah kerusakan yang mahal dan memastikan keselamatan penghuni.
• Fasilitas Bersama: Jadwal pembersihan & pemeliharaan rutin dan pedoman yang jelas tentang penggunaan penghuni membantu menjaga fasilitas ini dalam kondisi prima. Fasilitas Bersama meliputi: Kolam renang, gym, dan ruang komunitas.
• Bagian Luar. Area meliputi eksterior, atap, dan fondasi bangunan memerlukan inspeksi berkala untuk kebocoran, retakan, dan keausan. Identifikasi yang tepat dan cepat akan membuat perbaikan yang cepat selesai sehingga mencegah kerusakan air, masalah struktural, dan menjaga estetika keseluruhan kompleks.

2. Membangun Lingkungan yang Aman dan Terjamin. Keamanan dan keselamatan adalah yang terpenting di setiap kompleks perumahan. Tugas dari facility management meliputi: 

• Protokol Keamanan: Menerapkan sistem kontrol akses, kamera keamanan, dan area umum yang terang mencegah kejahatan dan meningkatkan keselamatan penghuni.
• Kesiapsiagaan Darurat: Memiliki prosedur rencana kesiapsiagaan darurat yang komprehensif yang mencakup latihan kebakaran, prosedur evakuasi, dan protokol komunikasi yang jelas untuk penghuni jika terjadi insiden. Menguji sistem darurat secara teratur dan mengadakan pelatihan keselamatan untuk staf memastikan respons yang terkoordinasi selama keadaan darurat.
• Keterlibatan Penghuni: Membuat program yang mendorong rasa komunitas dengan mempromosikan keterlibatan penghuni dalam inisiatif keselamatan.

3. Mengoptimalkan Pengalaman Penghuni. Kompleks perumahan harus terasa seperti rumah, bukan hanya tempat tinggal. Manajemen fasilitas dapat meningkatkan pengalaman penghuni melalui:

• Manajemen Fasilitas: memastikan fasilitas yang terawat dengan baik yang memenuhi berbagai kebutuhan dan minat. Ini dapat mencakup gym, kolam renang, taman bermain, atau bahkan ruang kerja bersama. Umpan balik penghuni dapat membantu memandu keputusan tentang fasilitas atau perbaikan di masa depan.
• Penataan Taman dan Pemeliharaan Lahan: Lanskap yang terawat dengan baik tidak hanya meningkatkan daya tarik tepi jalan tetapi juga menyediakan lingkungan luar ruangan yang menyenangkan bagi penghuni untuk dinikmati.
• Manajemen Limbah: Menerapkan sistem pengelolaan limbah yang efisien memastikan kebersihan dan mengurangi dampak lingkungan. Ini termasuk memberikan instruksi yang jelas tentang daur ulang dan pembuangan limbah yang benar, bersama dengan pengumpulan sampah yang dijadwalkan secara teratur.

4. Komunikasi yang Efektif adalah Kunci. Komunikasi terbuka sangat penting untuk membina rasa komunitas dan memastikan operasi yang lancar. Facility management bisa membantu untuk:  

• Saluran Komunikasi Penghuni: Tetapkan saluran komunikasi yang jelas dengan penghuni melalui buletin, portal penghuni, atau grup media sosial. Hal ini memungkinkan penyebaran informasi penting tentang pemeliharaan yang akan datang, pembaruan keselamatan, acara komunitas, dan berita komunitas.
• Sistem Resolusi Keluhan: Kembangkan sistem yang jelas dan efisien untuk mengatasi masalah dan keluhan penghuni. Ini melibatkan menyediakan beberapa cara bagi penghuni untuk mengomunikasikan masalah, respons yang cepat, dan proses resolusi yang transparan.
• Acara Komunitas: membuat acara yang mempromosikan interaksi dan membangun rasa komunitas. Ini bisa apa saja mulai dari potluck dan malam film hingga pesta biliar dan kelas kebugaran.

5. Teknologi untuk Efisiensi dan Kenyamanan. Teknologi dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi dan kenyamanan dalam mengelola kompleks perumahan. Teknologi yang bisa diimplementasikan saat ini antara lain:  

• Perangkat Lunak Manajemen Fasilitas: Perangkat lunak berbasis cloud dapat merampingkan manajemen pesanan kerja, menjadwalkan tugas pemeliharaan, melacak anggaran, dan mengelola komunikasi penghuni.
• Integrasi Rumah Pintar: teknologi untuk; mengontrol pencahayaan dan thermostat, memantau keamanan, dan mengelola penggunaan energi.
• Portal Penghuni Online (Online Resident Portal). Teknologi ini memungkinkan penghuni untuk; membayar sewa, mengajukan permintaan pemeliharaan, mengakses dokumen komunitas, dan berkomunikasi dengan pengelola.

Kompleks residensial yang dikelola dengan baik akan membuat penghuni mendapatkan tempat tinggal yang nyaman, tetapi juga investasi yang menguntungkan. Mari pastikan pengelolaan fasilitas komplek residensial yang lebih baik.

Semoga bermanfaat.