7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas.

Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas.

Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA:

1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy) 

FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tujuan bisnis perusahaan sangat penting. Ini meliputi: 

• Perencanaan jangka panjang untuk pengembangan fasilitas. 
• Kolaborasi dengan stakeholders (manajemen, karyawan, vendor). 
• Pengambilan keputusan berbasis data untuk meningkatkan efisiensi. 

FM perlu mengerti mengenai bisnis dari perusahaan dan bagaimana facility management menjadi faktor penting yang mendukung lancarnya operasional dari bisnis tersebut. FM harus bisa menjadi penghubung antara operasional fasilitas dan visi perusahaan. 

 

2. Operasional dan Pemeliharaan (Operations & Maintenance) 

FM bertanggung jawab atas kelancaran operasional harian, termasuk: 

• Preventive & predictive maintenance untuk menghindari downtime. 
• Manajemen aset (HVAC, listrik, plumbing). 
• Penerapan teknologi seperti; CAFM (Computer-Aided Facility Management) untuk pemantauan real-time, BMS, CMMS. 

FM perlu melakukan evaluasi secara aktif untuk aktivitas operasional sehingga informasi penting seperti; penggantian material, potensi masalah serta peningkatan kinerja bisa diinformasikan ke team management.

 

3. Keberlanjutan dan Tanggung Jawab Lingkungan (Sustainability & Environmental Stewardship) 

Isu lingkungan dan perhitungan mengenai pemakaian energi semakin kritis serta menjadi perhatian dari perusahaan, karena itu, FM harus menguasai: 

• Pengelolaan energi dan air (misalnya, sertifikasi LEED atau WELL). 
• Pengurangan limbah (zero-waste initiatives, daur ulang). 
• Kepatuhan regulasi lingkungan (seperti ISO 14001). 

FM perlu menambah ilmu dengan belajar memperkenalkan sustainability kepada team management yang memberikan dampak, baik secara internal, focus mengenai penghematan, serta eksternal, terutama reputasi perusahaan. 

 

4. Manajemen Proyek (Project Management)

FM sering terlibat dalam proyek renovasi, relokasi, atau konstruksi. Kompetensi yang dibutuhkan: 

• Perencanaan anggaran dan timeline. 
• Koordinasi dengan kontraktor dan arsitek. 
• Manajemen risiko proyek.

FM perlu belajar mengenai manajemen proyek, sehingga perusahaan melihat nilai tambah dari kita, sebagai FM dalam mengelola proyek. Tentunya, perlu disadari serta dibuatkan batas-batas mengenai role seorang FM dalam mengelola proyek.

5. Komunikasi dan Hubungan Stakeholder (Communication & Relationship Management) 

Sudah teruji, bahwa FM yang benar, harus mampu berkomunikasi efektif dengan berbagai pihak, beberapa komunikasi penting perlu dilakukan, seperti: 

• Laporan kinerja fasilitas kepada manajemen. 
• Negosiasi dengan vendor dan penyedia jasa. 
• Respons cepat terhadap keluhan pengguna fasilitas. 

Komunikasi efektif dengan memastikan sikap proaktif untuk selalu memberikan laporan kinerja serta potensi resiko yang ada, usulan inovasi dan melakukan eskalasi jika ada ketidakcocokan dengan management.

6. Manajemen Keuangan (Financial Management) 

Manajemen keuangan adalah hal utama dalam Facility Management, FM perlu memahami aspek finansial, termasuk: 

• Penyusunan anggaran tahunan. 
• Cost-benefit analysis untuk investasi fasilitas. 
• Pengendalian biaya operasional. 

FM wajib mengerti manajemen keuangan terutama untuk memberikan masukan mengenai potensi biaya tinggi terkait dengan pemeliharaan serta resiko yang mungkin terjadi jika adanya penundaan pemeliharaan (resiko kecil atau besar).

7. Kualitas dan Pengukuran Kinerja (Quality & Performance Measurement)

FM perlu mengerti secara penuh, target performance yang perlu dicapai dalam facility management, sehingga harus bisa mengevaluasi kinerja fasilitas melalui: 

• Key Performance Indicators (KPIs) seperti uptime peralatan, kepuasan pengguna. 
• Benchmarking dengan standar industri. 
• Audit fasilitas secara berkala. 

Performance dari facility management akan terhubung dengan performance dari perusahaan, utamanya energi, biaya operasional serta keuangan.

Dari IFMA, FM perlu memiliki 11 kompetensi inti, adapun penguasaan dari 7 kompetensi inti ini akan memberikan impact yang lebih besar untuk perusahaan, serta kita, sebagai Facility Manager, akan menjadi FM yang lebih baik dengan penguasaan 7 kompetensi inti ini.

 

Sumber:

• [IFMA Blog – 7 Core Competencies Every Facility Manager Needs to Master](https://blog.ifma.org/7-core-competencies-every-facility-manager-needs-to-master) 
• Dengan menambahkan informasi sesuai pengalaman dari penulis.

3 Trend ESG di Tahun 2025

Environmental, Sustainability and Governance (ESG) adalah salah satu factor penting dalam dunia facility management saat ini. Secara umum di Indonesia, pergerakan dari peran ESG dalam dunia korporasi sudah mulai terasa.

Berdasarkan tulisan dari Jim Turner di www.facilitiesnet.com mengenai kondisi ESG di tahun 2025, dia menuliskan mengenai 3 trend makro berkelanjutan yang masih relevant untuk tahun 2025:

Trend 1: Energy Management

Energy management adalah hal pertama yang dipikirkan untuk manajemen perusahaan jika membahas ESG, terutama terkait sustainability. Energy Management menciptakan potensi untuk mengurangi biaya operasional melalui konsumsi energi yang lebih rendah. Peluang proyek di area ini berkisar dari pemasangan retrofit pengurangan energi, mengintegrasikan sumber energi terbarukan, dan menerapkan sistem manajemen energi yang melacak dan membantu mengoptimalkan penggunaan energi.

 

Upaya meningkatkan efisiensi energy telah dilakukan dengan beberapa cara antara lain:

• Sistem pencahayaan: mengganti dengan LED hemat energi, dan mengganti HVAC system menjadi lebih baru dan efisien.
• Penggunaan smart control yang mengoptimalkan penggunaan energi melalui, movement sensor, occupancy sensor atau timer on-off.
• Penghematan air: mengganti keran lama, kepala shower, dan toilet dengan model aliran rendah, dan memasang sistem deteksi kebocoran.
• Daur ulang air: mengumpulkan dan menyimpan air hujan untuk penggunaan non-potable, seperti irigasi dan pembilasan toilet.

 

Solusi renewable energy juga telah populer selama beberapa dekade ini (Amerika) dan dalam beberapa tahun terakhir (Indonesia).

Solusi surya paling populer adalah sistem photovoltaic (PV) – solar panel, yang mengubah sinar matahari langsung menjadi energi untuk menyalakan pencahayaan, peralatan, dan sistem HVAC.

Turbin angin tersedia dalam berbagai ukuran, termasuk proyek bangunan tunggal yang dipasang di atap atau ruang lain yang cocok untuk upaya skala komunitas atau kampus yang lebih besar.

Pompa panas geotermal lebih kompleks daripada proyek surya atau angin, tetapi memberikan pemanasan dan pendinginan yang efisien dengan menggunakan suhu stabil bumi.(catatan: system ini masih belum popular di Indonesia).

 

Tren 2: AI dan Teknologi

Artificial Intelligence (AI) – kecerdasan buatan akan mengubah manajemen fasilitas dengan memungkinkan pemeliharaan prediktif, meningkatkan pemanfaatan ruang, dan meningkatkan keamanan melalui analisis data dan otomatisasi. Beberapa dampak AI yang diharapkan meliputi:

• Pemeliharaan prediktif: dapat melakukan analisa data dari catatan historis dan sensor, algoritma AI dapat memprediksi kemungkinan dan waktu kegagalan potensial untuk sistem penting seperti elevator, HVAC, dan generator, mendorong pendekatan proaktif terhadap pemeliharaan serta menghindari downtime. AI dapat menilai pola kinerja peralatan yang memungkinkan jadwal pemeliharaan lebih efisien dan memprioritaskan sistem kritis.
• Pemanfaatan ruang: pelajaran yang dipetik dari era Work from Office (WFH) pasca-COVID-19 menunjukkan bahwa memerlukan pendekatan baru untuk mendapatkan pengalaman kerja yang baru kepada para karyawan bekerja di kantor umumnya terkait kenyamanan bekerja dan kualitas hidup dari para karyawan. AI memfasilitasi analisis pola okupansi dan preferensi karyawan, mengarah ke ruang yang dioptimalkan yang menghilangkan kepadatan dan mendorong pemanfaatan area yang kurang dimanfaatkan. Pada level berikutnya adalah smart workplace yang menggunakan AI untuk menyesuaikan ruang dengan kebutuhan dan preferensi penghuni dengan menyesuaikan pencahayaan, suhu, dan akustik.
• Peningkatan keamanan dan keselamatan: AI menawarkan kesempatan untuk meningkatkan keamanan fasilitas dan karyawan melalui access control dan detection sensor jika ada yang mencurigakan. Dengan keamanan sebagai tujuan utama, AI dapat membantu mengelola access control sehingga personel yang berwenang dapat masuk dan keluar tempat kerja tanpa hambatan, sementara pengunjung diproses secara efisien dan akses mereka dibatasi pada ruang yang diizinkan.

 

Tren 3: Dampak untuk Sektor Publik  

Khusus untuk Amerika Serikat: belum ada kejelasan mengenai penetapan arah baru untuk keberlanjutan di sektor public, seperti Executive Order 14057 tahun 2021 "Catalyzing Clean Energy Industries and Jobs Through Federal Sustainability," yang menetapkan jadwal ambisius untuk mencapai listrik bebas polusi dan mengurangi emisi gas rumah kaca.

 

Secara umum, meskipun kemajuan ESG terlihat jelas di negara-negara Asia, tantangan regional masih signifikan dengan adanya kesenjangan implementasi antara ekonomi maju dan berkembang di Asia. Negara-negara dengan sumber daya terbatas menghadapi dilema dalam menyeimbangkan pertumbuhan ekonomi dengan aspirasi keberlanjutan. Nantinya, transformasi digital, pertumbuhan keuangan berkelanjutan seperti obligasi hijau pemerintah, dan kolaborasi multi-stakeholder menjadi pendorong utama kemajuan ESG di sektor publik Asia, yang secara bertahap mengintegrasikan keberlanjutan ke dalam inti pengelolaan pemerintahan dan layanan publik.

 

Catatan:

• Sumber: https://www.facilitiesnet.com/green/article/The-State-of-ESG-in-2025--20535
• Dituliskan ulang menyesuaikan dengan pengetahuan dari penulis blog terkait facility management di Indonesia.