Prinsip Pareto 80/20 dalam Facility Management: Fokus pada Yang Paling Berdampak

Saya baru selesai membaca buku Prinsip 80/20 karangan Richard Koch. Prinsip 80/20, atau dikenal juga sebagai “Pareto Principle”, adalah salah satu konsep paling berpengaruh dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Dikemukakan oleh Richard Koch dalam bukunya “The 80/20 Principle”, prinsip ini mengungkapkan bahwa “80% hasil berasal dari 20% usaha”, artinya, sebagian besar pencapaian kita sebenarnya datang dari sedikit tindakan yang benar-benar penting. 

Saya tertarik untuk mencari tahu lebih lanjut prinsip 80/20 dalam industry facility management dan menurut beberapa sumber berikut, dalam beberapa hal, prinsip 80/20 berlaku dalam dunia facility management:

• Menurut Scale123, dalam pengelolaan fasilitas, 20% dari unit, vendor, atau masalah teknis bisa menyumbang 80% dari total keluhan, biaya, atau risiko operasional. Dengan memahami pola ini, facility manager dapat mengalihkan perhatian dari pendekatan serba reaktif ke arah yang lebih fokus dan efisien.
• FaultFixers menekankan bahwa prinsip 80/20 sangat penting dalam keseimbangan antara preventive dan reactive maintenance. Mereka menunjukkan bahwa sebagian besar downtime, biaya perbaikan, dan keluhan terjadi akibat ketidakteraturan dalam menangani “20% aset bermasalah”.

 

Secara umum, team facility management mengalami hal-hal berikut dalam operasional:

• Terlalu Banyak Fokus pada “Trivial Many”. Banyak tim FM terjebak dalam upaya menyelesaikan semua masalah secara merata, termasuk masalah kecil yang jarang berdampak besar. Akibatnya, sumber daya tersedot untuk hal yang sebenarnya bisa ditunda atau diotomatisasi.
• Tidak Memiliki Prioritas Data-Driven. Tanpa data dan visualisasi yang baik (misalnya Pareto Chart), manajer sulit membedakan mana aset, lokasi, atau vendor yang seharusnya menjadi prioritas tinggi.
• Biaya dan Waktu Hilang untuk Masalah yang Salah. Tanpa strategi Pareto, perusahaan bisa menghabiskan 80% anggaran maintenance untuk 80% aset yang jarang rusak, sementara aset “kritis” luput dari perhatian.

 

Identifikasi “Vital Few” Penyebab Utama:

Sumber dari SSG Insight menyarankan agar manajer fasilitas mengidentifikasi area atau aset yang paling sering menyebabkan gangguan atau keluhan. Ini bisa dilakukan dengan:

1. Menganalisis data tiket layanan
2. Mengkaji histori downtime dan biaya perbaikan
3. Mengklasifikasikan aset berdasarkan criticality level 
4. Menggunakan Pareto Chart untuk memvisualisasikan 20% penyebab utama

 

Strategi Praktis Penerapan Prinsip 80/20

Berikut langkah konkret yang bisa dilakukan oleh tim facility management berdasarkan keempat sumber:

1. Gunakan CMMS atau Platform Digital. Platform seperti FaultFixers dan lainnya membantu mencatat dan mengelompokkan masalah berdasarkan tipe, lokasi, dan frekuensi. Dengan sistem ini, Anda bisa dengan mudah melihat tren dan sumber masalah dominan.

2. Lakukan Pareto Analysis secara Berkala. Seperti dijelaskan dalam MaintenX, analisis Pareto dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang paling mahal, paling sering terjadi, atau paling mengganggu operasi. Ini membantu manajer menetapkan prioritas perbaikan yang berdampak nyata.

3. Tingkatkan Preventive Maintenance pada Aset Kritis. Setelah mengetahui aset yang menyumbang 80% risiko, jadwalkan preventive maintenance lebih sering pada aset tersebut. Ini akan menurunkan kemungkinan kerusakan dan meningkatkan umur pakai.

4. Evaluasi Vendor atau Kontraktor. Dalam property management, Scale123 mencatat bahwa 20% vendor bisa menyumbang 80% masalah kualitas pekerjaan. Dengan data tersebut, tim bisa mengganti atau memperbaiki kontrak kerja sama.

 

Dengan menerapkan prinsip Pareto 80/20 dalam industry facility management akan menjadi strategi yang sangat relevan untuk facility management modern. Dengan memanfaatkan data historis dan alat analisis sederhana, tim FM bisa memfokuskan usaha pada area yang paling berdampak — baik dalam hal efisiensi biaya, peningkatan layanan, maupun pengelolaan risiko.

 

Ingat, bukan semua masalah harus diselesaikan hari ini. Tapi 20% masalah yang benar harus diselesaikan lebih dulu.

Sumber Referensi:

https://www.scale123.com/pareto-principle-property-management/

https://www.faultfixers.com/blog/the-80-20-rule-for-preventative-and-reactive-maintenance

https://ssginsight.com/about-us/news-events/leveraging-the-80-20-rule-for-success/

https://maintenx.com/the-80-20-rule-of-facility-maintenance/

Facility Management vs. Workplace Management di Era Kerja Hybrid: 4 Strategy Penting Untuk Integrasi

Setelah lebih dari 25 tahun bekerja di bidang facility management, saya pikir saya cukup familiar dengan istilah, sistem, dan dinamika pekerjaan di dalamnya. Namun, sejak 2020, ada satu istilah yang terus muncul dalam setiap diskusi, webinar, dan bahkan percakapan santai antar team: workplace management.

 

Dulu istilah ini tidak terlalu ramai. Tapi pasca pandemi COVID-19, seolah ada pergeseran besar: bukan hanya soal menjaga fasilitas tetap berfungsi, tapi juga bagaimana fasilitas itu mendukung cara kerja baru—yang fleksibel, digital, dan berbasis pengalaman karyawan.

 

Banyak Organisasi Masih Fokus pada Gedung, Bukan Penggunanya

Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia—terutama sektor perbankan, manufaktur, dan instansi publik—masih menganggap facility management (FM) cukup untuk menjalankan operasional kantor. Padahal di era kerja hybrid, pengalaman kerja (employee experience) sudah menjadi faktor utama dalam retensi, produktivitas, bahkan kesehatan mental karyawan.

 

Akibatnya:

• Ruang kantor tetap rapi, tapi karyawan merasa tidak terhubung.
• Infrastruktur berjalan baik, tapi ruang meeting jarang dipakai.
• AC dingin, tapi suara bising membuat fokus terganggu.

 

Belum Ada Pemahaman Jelas tentang Perbedaan FM dan WM

Banyak perusahaan belum membedakan antara FM dan Workplace Management (WPM) karena keduanya sering ditangani oleh tim yang sama. Padahal, fokus, pendekatan, dan stakeholder-nya berbeda:

Aspek	Facility Management	Workplace Management
Fokus	Infrastruktur fisik (gedung, AC, listrik)	Pengalaman kerja karyawan
Tujuan	Efisiensi & kepatuhan	Produktivitas & kepuasan
Pendekatan	Reaktif, operasional	Proaktif, strategis
Stakeholder	Vendor, teknisi, manajemen properti	HR, IT, karyawan
Teknologi	CMMS, sensor gedung	Apps booking ruang, occupancy sensor

 

Integrasi Peran FM dan WPM dalam Strategi Workplace Modern

Dengan adanya perbedaan tersebut, FM dan WPM dapat saling melengkapi. Berikut 4 strategi yang bisa dilakukan perusahaan atau praktisi FM:

1. Tingkatkan Kolaborasi Antarfungsi. FM harus bekerja erat dengan HR, IT, dan bahkan user langsung. Seorang FM perlu mengenal kebutuhan dari team HR, IT dan user dengan salah satu cara melakukan survey terhadap user langsung dan evaluasi terhadap fasilitas yang ada.

2. Kembangkan Skill Baru untuk Team FM. Team FM perlu meningkatkan pemahaman tentang terkait hubungan dengan user langsung, seperti; design thinking, employee journey, dan data analytics. FM tidak hanya bicara genset dan AC, tapi juga tentang how people feel at work.

3. Gunakan Teknologi Terintegrasi. Gabungkan CMMS (untuk infrastruktur) dengan aplikasi workspace experience (untuk pengguna). Menurut saya, ini adalah teknology yang akan sangat membantu jika diterapkan di perkantoran. Misal; suhu ruang otomatis menyesuaikan berdasarkan jadwal meeting dan jumlah orang.

4. Reformasi KPI: 

• FM: Maintenance plan, efisiensi energi, downtime.
• WPM: employee satisfaction, tingkat pemanfaatan ruang, adopsi digital tools.

Penggabungan indicator tersebut dalam satu dashboard workplace performance akan menjadikan strategi untuk team FM lebih berkembang.

Sebagai praktisi FM, saya dulu fokus pada satu pertanyaan: “Apakah gedung ini berfungsi?” Tapi sekarang, saya belajar menanyakan hal yang lebih penting: “Apakah orang-orang di dalamnya bisa bekerja dengan optimal dan bahagia?”

Transformasi ini menantang, tapi juga membuka peluang besar untuk menjadikan FM lebih strategis, relevan, dan berdampak langsung ke bisnis.

Saatnya Bertransformasi

• Apakah perusahaan atau organisasi anda masih memisahkan FM dan WPM sebagai silo?
• Sudahkah pengalaman kerja masuk dalam diskusi strategi fasilitas?
• Sebagai team FM, “Apa satu hal yang bisa saya ubah hari ini agar workspace lebih mendukung karyawan?”

Di masa depan, gedung yang hebat bukan hanya yang tidak bocor dan dingin. Tapi gedung yang membuat orang betah, fokus, dan merasa terhubung.

Dan di sinilah FM dan WPM harus berjalan bersama.

Semoga bermanfaat!