Dalam mengelola fasilitas, kita sebagai Facility Manager akan terhubung dengan vendor yang mendukung fasilitas tersebut. Pastinya, mengelola vendor ini menjadi salah satu tantangan yang dihadapi oleh para Facility Manager. Tantangan terkait pengelolaan vendor ini antara lain:
- Kualitas layanan dari vendor yang berbeda tidak konsisten.
- Respons lambat dalam penanganan masalah darurat.
- Kesulitan mengukur kinerja vendor secara objektif.
- Pembengkakan biaya tak terduga akibat kontrak yang tidak jelas.
- Risiko operasional akibat ketergantungan pada vendor yang tidak kompeten.
Kinerja dari vendor yang tidak memadai, pastinya akan
mengganggu operasional fasilitas. Gangguan ini akan berdampak signifikan pada
biaya dan produktivitas.
Secara organisasi, team Procurement memegang peranan penting
terkait dengan mengelola vendor, mulai dari memilih vendor, membuatkan standar
kontrak dan lainnya. Dalam hal pengelolaan vendor, berikut 4 hal penting yang
perlu dilakukan oleh team Procurement:
1. Standarisasi Pemilihan Vendor Berkualitas. Proses
seleksi vendor yang terstandarisasi merupakan fondasi utama procurement FM yang
efektif. Standarisasi ini harus mencakup:
Kriteria Seleksi yang Jelas:
- Pengalaman dan track record di industri sejenis
- Kemampuan finansial dan stabilitas perusahaan
- Ketersediaan sumber daya dan teknologi
- Sertifikasi kompetensi (ISO, SMK3, bidang teknis tertentu)
Proses yang Transparan:
- Penggunaan RFP (Request for Proposal) terstruktur
- Evaluasi oleh tim multidisiplin (FM, procurement, legal)
- Due diligence menyeluruh termasuk kunjungan lapangan
2. Standarisasi Kontrak & Evaluasi Kinerja Vendor. Kontrak
yang terstandarisasi melindungi kedua belah pihak dan memastikan keselarasan
ekspektasi:
Komponen Kontrak yang Penting:
- SLA (Service Level Agreement) yang terukur dan realistis
- Mekanisme penalti dan reward yang jelas
- Klausul terminasi dan exit strategy
- Penyesuaian harga yang transparan
Sistem Evaluasi Kinerja:
- KPI kuantitatif (waktu respons, tingkat resolusi pertama)
- Survey kepuasan pengguna fasilitas
- Audit berkala dan review kinerja dalam periode yang disetujui bersama (bulanan atau 3 bulan)
3. Meningkatkan Kualitas Vendor secara Berkelanjutan. Pengembangan vendor bukanlah biaya, melainkan investasi. Bentuk investasi yang bisa dilakukan oleh team FM dan procurement:
Program Pengembangan:
- Training dan workshop reguler
- Berdiskusi terkait best practices
- Feedback konstruktif yang berkelanjutan
- Program reward untuk kinerja outstanding
Kolaborasi Strategis:
- Vendor sebagai partner innovation
- Joint improvement projects
- Technology transfer dan knowledge sharing
4. Manajemen Risiko dalam Proses Procurement. Pendekatan proaktif terhadap manajemen risiko yang disetujui bersama antara team FM, procurement dan vendor itu sendiri:
Identifikasi Risiko:
- Ketergantungan pada vendor tertentu
- Risiko compliance dan regulasi
- Single point of failure
Strategi Mitigasi:
- Multi-sourcing untuk layanan kritis
- Contractual risk sharing
- Business continuity planning dengan vendor
- Insurance requirement yang memadai
Dengan menerapkan 4 hal tersebut, team Procurement akan memberikan
vendor yang memberikan manfaat dalam operasional FM, utamanya:
- Penghematan Biaya: dengan adanya kontrak yang lebih optimal.
- Kualitas Layanan yang Konsisten: SLA yang jelas dan terukur
- Pengurangan Risiko: Mitigasi proaktif terhadap potensi masalah
- Innovasi: Vendor menjadi partner pengembangan fasilitas
Team Procurement perlu memiliki program berikut untuk
meningkatkan pengelolaan vendor:
- Membuat Standard Operating Procedure terkait procurement vendor.
- Menerapkan Sistem Evaluasi kinerja yang objektif dan transparan.
- Hal di atas dilakukan dengan bekerjasama dengan team operasional sehingga bisa mendapatkan vendor yang tepat dan kinerja yang terukur.
- Mengembangkan Template Kontrak standar untuk berbagai jenis layanan. Tentunya bekerjasama dengan team legal perusahaan terkait klausa – klausa yang dituliskan dalam kontrak.
- Investasi dalam pengembangan kapabilitas vendor. Investasi ini bisa berupa edukasi secara regular serta kolaborasi dengan team operasional mengenai harapan dan hasil actual di area kerja.
Standarisasi procurement dalam Facility Management bukan
hanya tentang penghematan biaya, tetapi tentang menciptakan ekosistem vendor
yang berkualitas, andal, dan berkomitmen terhadap keunggulan operasional yang
akan sangat mendukung team FM dalam memastikan pengelolaan fasilitas.
Dengan pendekatan yang terstruktur dan sistematis, perusahaan/organisasi
dapat mengubah fungsi procurement dari sekadar administrative cost center
menjadi strategic value creator yang memberikan kontribusi nyata terhadap
pengembangan dan keberlanjutan fasilitas.
"Vendor yang berkualitas adalah extended team yang
membantu mencapai excellence dalam pengelolaan fasilitas."
Semoga bermanfaat!
