Top 5 Teknologi Facility Management yang Wajib Diketahui di Era Digital

Peran Facility Management (FM) dalam perusahaan semakin strategis. Tidak hanya sebatas menjaga gedung tetap berfungsi, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang aman, efisien, nyaman, dan berkelanjutan. Dengan semakin kompleksnya kebutuhan perusahaan, maka tantangan yang dihadapi oleh FM memerlukan solusi yang lebih cepat, dan terukur. 

Saat ini, kita sebagai Facility Manager memiliki tantangan dalam hal-hal berikut:

1. Tingginya biaya operasional energi dan pemeliharaan.
2. Ketidakefisienan dalam mengelola aset dan ruang.
3. Respons lambat terhadap keluhan pengguna gedung.
4. Kurangnya data real-time untuk pengambilan keputusan.
5. Kesulitan memenuhi standar keberlanjutan (ESG).

 

Dalam era digital saat ini, teknologi menjadi solusi utama untuk menjawab tantangan-tantanga tersebut. Berdasarkan insights dari JLL Technologies (JLLT) dan Truein, berikut lima teknologi yang sedang membentuk masa depan FM:

1. Artificial Intelligence (AI) & Machine Learning. AI mengubah FM dari reaktif menjadi proaktif. AI bisa memberikan analisis prediktif, sehingga kita bisa:

• Memperkirakan kerusakan aset sebelum terjadi (predictive maintenance).
• Mengoptimalkan penggunaan ruang dan energi berbasis data.
• Mengotomatiskan layanan melalui AI chatbot untuk respons cepat.

 

2. Internet of Things (IoT) & Smart Building. Penempatan sensor-sensor IoT menghubungkan dunia fisik dengan digital dan menerapkan Smart Building, sehingga bisa:

• Pemantauan real-time kualitas udara, suhu, dan tingkat hunian.
• Integrasi dengan Building Management System (BMS) untuk otomatisasi HVAC dan pencahayaan.
• Gedung menjadi adaptif terhadap kebutuhan penghuni.

 

3. Computerized Maintenance Management System (CMMS) & Integrated Workplace Management System (IWMS). Platform terintegrasi ini menyederhanakan manajemen FM dalam mengelola permintaan/keluhan dari pengguna, jadwal pemeliharaan :

• CMMS mengelola work order, jadwal perawatan, dan vendor.
• IWMS memberikan visibilitas penuh atas aset, ruang, dan biaya.
• Mengurangi downtime dan meningkatkan efisiensi tim.

 

4. Teknologi Lingkungan & Sustainability Tools. Untuk beberapa perusahaan yang sudah mengukur informasi terkait lingkungan, FM memegang peran kunci dalam memastikan data terangkum dengan baik. Beberapa teknologi yang terkait ESG:

• Smart metering untuk pelacakan konsumsi energi dan air. Informasi ini bisa terhubung dengan BMS serta tercatat dalam Smart Building System.
• Sensor kualitas udara untuk kesehatan penghuni. Sensor akan memberikan notifikasi jika adanya perubahan Dari kualitas udara di area kerja.
• Platform pelaporan otomatis untuk target karbon perusahaan yang bisa dikondisikan dengan data secara manual.

 

5. Mobile Apps & Self-Service Platforms. Aplikasi dan platform ini bertujuan untuk Fokus pada pengalaman pengguna:

• Booking ruang rapat, parkir, atau meja kerja via aplikasi. Secara umum dengan menggunakan MS Outlook atau aplikasi lainnya.
• Pelaporan kerusakan secara real-time oleh pengguna dengan menggunakan system help desk yang terintegrasi dengan CMMS.
• Transparansi layanan dan penyelesaian masalah yang cepat dengan menggunakan dashboard mengenai lamanya proses penyelesaian masalah disesuaikan dengan service level yang sudah disetujui.

 

Solusi terkait tantangan sebelumnya bisa dirangkum sebagai berikut:

Tantangan	Solusi
Tingginya biaya operasional energi dan pemeliharaan.	- Pemasangan sensor IOT dan Smart Building. -  Jadwal pemeliharaan produktif menggunakan CMMS.
Ketidakefisienan dalam mengelola aset dan ruang.	- Implementasi IWMS secara efektif dan terarah. - Evaluasi secara rutin mengenai efektifitas penggunaan asset dan ruang.
Respons lambat terhadap keluhan pengguna gedung.	- Implementasi system help desk. - Aktif evaluasi mengenai penyelesaian masalah dengan team FM.- Aktivasi mobile apps dan platform self-service.
Kurangnya data real-time untuk pengambilan keputusan.	- Membuat standarisasi pengukuran terkait Facility Management. - Implementasi IoT dan Smart Building.- Peningkatan kompetensi dari Facility Manager.
Kesulitan memenuhi standar keberlanjutan (ESG).	- Implementasi teknologi lingkungan dan Sustainability Tools. - Edukasi terhadap team FM terkait ESG.

 

Lima teknologi tersebut adalah masa depan dari Facility Management untuk menjawab tantangan para Facility Manager.

Mari siapkan fasilitas serta pengetahuan kita dengan pengetahuan serta fasilitas dari teknologi tersebut.

 

Sumber referensi terkait teknologi berdasarkan dari:

1. JLL Technologies – Facilities Management Trends to Watch in 2024:  https://www.jllt.com/blog/facilities-management-trends-to-watch-in-2024

2. Truein – 12 Key Facility Management Trends for 2025: https://truein.com/facility-management-trends