Saat ini model kerja tradisional yang mengharuskan kehadiran secara fisik di kantor (work from office), kini mengalami perubahan besar. Efek pandemi mempercepat pergeseran menuju model kerja hybrid dan berdasarkan output/hasil, memenuhi kebutuhan karyawan yang menginginkan fleksibilitas kerja, kenyamanan, dan terhubung secara digital/online.
Untuk memenuhi perubahan ini, menjadi tantangan baru untuk banyak
perusahaan di Indonesia, khususnya bagi tim Facility Management (FM) terutama; bagaimana
memastikan ruang kerja tetap relevan, produktif, dan mendukung well-being
pengguna dalam sistem kerja yang dinamis.
FM Tradisional adalah fokus pada pemeliharaan fisik Gedung, saat
ini, FM memiliki tuntutan untuk memahami pengalaman pengguna (workplace
experience) secara menyeluruh: bagaimana ruang, layanan, dan teknologi
berkolaborasi untuk menciptakan lingkungan kerja yang menarik dan efisien.
Transformasi ke model kerja masa depan menuntut FM untuk
beradaptasi dari peran operasional menjadi strategic enabler. Fokusnya bergeser
dari “mengelola fasilitas” menjadi “mengelola pengalaman kerja”.
Untuk memastikan team FM memiliki kemampuan mengelola pengalaman
kerja, berikut Tiga Faktor Kunci yang harus diketahui dan dikelola oleh FM:
1) Ruang:
- Meningkatkan efisiensi ruang melalui data okupansi dan sensor IoT.
- Memaksimalkan area kolaborasi yang mendukung kreativitas dan koneksi antar karyawan dengan membuatkan program bersama team HR.
- Membantu memberikan ide mengenai desain ruang kerja yang fleksibel yang dapat mengakomodasi kerja tim, individu, dan remote.
2) Service/Layanan:
- Membuat tolak ukur layanan secara hasil dan focus kepada pengguna, tidak hanya sekadar rutinitas operasional dan pemeliharaan.
- Memastikan fasilitas menyediakan layanan yang mendukung kesehatan dan kenyamanan (indoor air quality, lighting, ergonomi).
- Merubah mindset dari team FM menjadi focus kepada hospitality mindset.
3) Teknologi:
- Mengadopsi digital workplace tools: smart building system, aplikasi pemesanan ruang, dan platform feedback pengguna.
- Belajar mengerti data serta memanfaatkan data dari digital tools untuk keputusan berbasis insight (data-driven FM).
- Memastikan sistem keamanan dan privasi tetap terjaga di era kerja digital.
Faktor Penggerak Utama:
- Well-being: Karyawan menginginkan lingkungan kerja yang menyehatkan fisik dan mental.
- Flexibility: Ruang kerja harus mudah disesuaikan dengan pola kerja yang berubah-ubah.
- Technology: memastikan fasilitas teknologi sesuai dengan kebutuhan untuk memenuhi pengalaman kerja karyawan termasuk kemudahan interaksi digital dan otomatisasi proses.
Perubahan ke model kerja masa depan bukan hanya perubahan
cara kerja, tetapi perubahan cara berpikir dalam pengelolaan fasilitas. Tentunya,
komunikasi aktif antara team FM, HR dan manajemen perlu selalu dilakukan untuk
memastikan kualita layanan terjaga.
FM kini memiliki peran penting sebagai arsitek pengalaman
kerja, yang menggabungkan ruang, layanan, dan teknologi untuk menciptakan
lingkungan yang produktif, sehat, dan fleksibel.
Untuk team FM di Indonesia, perusahaan yang mampu
beradaptasi dengan pendekatan ini akan memiliki keunggulan kompetitif; menarik
talenta terbaik, meningkatkan engagement, dan memperkuat budaya kerja di era
digital.
Hal-hal penting yang perlu dicatat:
- Model kerja masa depan = fokus pada pengalaman kerja, bukan sekadar kehadiran.
- Fungsi FM = berperan sebagai pengelola ruang, layanan, dan teknologi secara terintegrasi.
- Faktor utama = well-being, fleksibilitas, dan teknologi pintar.
Tujuan akhir dari team FM adalah meningkatkan workplace
experience untuk produktivitas dan memastikan karyawan nyaman di fasilitas
kerja sehingga mendukung core business dari perusahaan.
Kita sebagai team FM perlu membangun kolaborasi lintas
fungsi; HR, IT, dan Business Leaders untuk memastikan workplace experience
menjadi bagian dari strategi bisnis, bukan sekadar biaya operasional.
Semoga bermanfaat
