Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini:

1)     Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran.

o    Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management

o    Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin.

2)     Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi

o    Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement.

o    Level staff: memiliki data khusus mengenai kontrak yang sedang berjalan dan mengetahui secara umum untuk klausa kontrak terkait dengan operasional

3)     Invoicing. Hal ini bisa dilakukan oleh staff yang harus memiliki latar belakang keuangan dan disiplin untuk memastikan semua dokumentasi lengkap diterima dan memastikan jadwal pembayaran tepat waktu. 

4)     Pengelola perawatan preventive dan perbaikan peralatan

o    Level Manager: focus untuk persiapan budget secara umum per tahun, termasuk perencanaan project perawatan besar (over haul) untuk mesin-mesin yang dimiliki perusahaan.

o    Level staff: focus untuk memastikan bahwa jadwal dan biaya perawatan sesuai dengan budget yang telah disetujui. Dikarenakan komunikasi yang baik, staff bisa membantu untuk memberikan informasi mengenai perusahaan lain yang memiliki kualitas kerja sama dengan biaya yang lebih kompetitive.

5)     Perencanaan Area Kerja (Space planning and management).

o    Level Manager: focus untuk persiapan budget secara umum per tahun, termasuk mendapatkan informasi dari management mengenai target penambahan karyawan setiap tahun terkait dengan kenaikan target perusahaan. Atau, jika ada pengurangan karyawan, hal ini juga perlu diinformasikan.

o    Level staff: focus untuk memastikan bahwa data actual dari perencaan area kerja sesuai dengan rencana yang disetujui. Untuk perusahaan yang sudah cukup besar, biasanya prosedur untuk space planning ini sudah dimiliki.

6)     Pengelolaan soft services (mailroom, catering, fine dining, reception/switchboard, records and archives,cleaning, print services, car parking).

o    Level Manager: focus kepada budget dan kinerja vendor secara umum.

o    Level Staff: focus ke rinci teknis mengenai actual pekerjaan dilapangan

7)     Pengelolaan Sampah (Waste Management). Untuk perkantoran, sampah sudah dikelola oleh pihak building management. tetapi untuk area pabrik, biasanya dibantu oleh team OH&S.

Hal selanjutnya, adalah penuh menjadi tanggung jawab dari manager:

8)     Business Continuity Planning (e.g. disaster recovery and emergency procedures). Perencanaan untuk memastikan bahwa business akan tetap berlanjut jika terjadi keadaan darurat. Manager, bekerja sama dengan pihak direksi diharuskan memiliki dokumen khusus yang berisi data minimum jika terjadi keadaan darurat, apa saja yang harus dilakukan. Hal ini termasuk penyediaan fasilitas serta tenaga kerja.

9)     Mengelola OH&S (occupational health & safety) serta resiko. Biasanya diperlukan 1 orang sendiri untuk mengelola hal ini, tetapi tergantung dari budget perusahaan. Untuk perkantoran, hal ini di rangkap oleh office manager atau facility manager. 

10)  Risk Assessments (e.g. Fire and Occupational Health and Safety). Biasanya berlaku untuk pabrik dengan skala besar atau perkantoran yang berlantai banyak (lebih dari 5 lantai). Untuk perusahaan multinational, sudah ada department khusus  yang melakukan ini (secara local atau regional)

Secara struktur, berikut standard team dari Facility Management (minimal):

Kondisi untuk struktur diatas adalah: semua team petugas dilakukan oleh pihak ketiga: housekeeping, technician, service & maintenance, security guard, mail room, dll

Tentunya, hal-hal diatas ini berdasarkan dari pengalaman saya di bidang facility management system. banyak hal yang masih bisa diperbaiki dan dikembangkan untuk menjadi lebih baik. Dan saya sangat terbuka jika ada masukan serta pertanyaan untuk hal ini.

Created: 11 Mar 13

apa tuh facility management?

Andabekerjasebagai HRD – bagianumum? General Affair? General Services?

Nama-nama tersebut sekarang ini mulai bertransformasi menjadi Facility Management, saya terjemahkan: pengelolaan fasilitas. Banyak sekali hal-hal yang termasuk didalam pengelolaan fasilitas ini. Tetapi, biar lebih enak dan sesuai dengan penggunaannya, saya akan tetap memakai facility management.

Pada era 1990 – 2000, bagian general affair ini mengelola fasilitas yang termasuk: housekeeping, office boy, security guard, mailroom, messenger, supir, sewa mobil, sewa kantor,  penyediaan office supplies dan lain-lain yang termasuk penunjang fasilitas di kantor.

Dan dulu, bagian ini sangat tidak popular, dilihat dari posisi yang sangat jarang ada posisi manager, biasanya hanya level staff itu pun dari bagian lain yang ditransfer karena sudah tidak mungkin untuk “dikembangkan lagi.

Sejak era 2005, sudah mulai banyak nama department facility management, atau untuk beberapa perusahaan multinational dikenal dengan bagian real estate, workplace service atau corporate site operations. Yang semuanya mengelola area kerja yang sama, dengan nama yang lebih keren

.

Mulai tahun tersebut, di Indonesia, juga sudah mulai banyak perusahaan multinational yang memberikan jasa facility management service, termasuk perusahaan saya sekarang ini.

Nah, yang saya mau tuliskan adalah: jasa-jasa yang termasuk didalam facility management, yaitu sebagai berikut:

1.     Engineering:

a.     Perawatan & pemeliharaan peralatan kantor (Air Conditioning, Un-interrupted Power Supply, generator): mesin/peralatan penunjang operasional kantor.

b.    Environmental Health Safety: standard untuk keselamatan, kesehatan dan lingkungan. Saat ini bias merujuk kepada: standard K3 dari depnaker, OSHA, NFPA (dari Amerika). Saat ini belum ada standard khusus yang menjadi rujukan.

c.     Business Contingency Plan: pembuatan rencana darurat kerja jika terjadi keadaan darurat yang menyebabkan kantor utama ditutup dan harus memindahkan lokasi kerja kelokasi tertentu yang siap digunakan dalam keadaan sementara.

d.    Utility Management: pengelolaan utilitas termasuk: listrik, gas, air yang meliputi pencatatan secara rutin dan pengawasan pemakaian.

e.     Energy & Sustainability: ilmu baru yang berisikan tentang bagaimana menggunakan energy secara efisien (dan lebihmurah) tetapi tetap dengan tingkat kenyamanan yang sama.

f.     Critical Environmental Management: pengelolaan area kritikal yang menjadi Antung perusahaan. Misalnya, untuk perbankan, data center adalah area kritikal, dikarenakan jika data center mati, maka akan banyak transaksi yang terhenti yang akan mengakibatkan kerugian bagi bank. Untuk jenis perusahaan lain bias berupa area produksi.

2.     Pengelolaan Pendukung Kantor: Housekeeping, Gardener, Office supplies, Security Guard, pembuangan sampah, pest control, penyediaan jasa catering, dsb

3.  Pengelolaan Area Kerja (Workplace Service): receptionist, mailroom, pengelolaan ruang meeting, helpdesk, jasa photocopy, jasa arsip (Archive), sewa mobil, dsb

4.     Pengelolaan Tempat (Space Occupancy Services):project coordination, perpindahan karyawan didalam 1 kantor /lokasi yang sama, pendataan karyawan, dsb

Pertanyaan selanjutnya, buat apa sih ada penyediajasa untuk mengelola hal-hal diatas? Yang pasti adalah, bahwa para personil di perusahaan penyedia jasa tersebut adalah terdiri dari para professional yang sudah mempunyai pengalaman khusus hanya di facility management.bahkan ditempat saya bekerja, dibagi-bagi lagi menjadi beberapa specialist seperti: engineering specialist, hospitality specialist dan operations specialist.

Lalu, apa gunanya penyedia jasa ini? Atau banyak yang memberikan istilah: service provider (pemberi service).

Secara perusahaan adalah sebagai berikut:

1.     Mengurangi head count karyawan, atau sederhananya, mengurangi karyawan tetap didalam perusahaan. Kenapa? Karena karyawan tetap ini biayanya besar dan menjadi beban perusahaan dikarenakan perusahaan harus menyediakan asuransi, pesangon, jaminan kesehatan, dll.

Dengan adanya penyedia jasa ini, yang dibayarkan adalah berupa biaya service yang termasuk dalam kategori expense (secara keuangan) yang tidak termasuk dalam capital perusahaan – kurang lebih seperti itu.

2.     Melimpahkan resiko kepada penyedia jasa. Beberapa perusahaan memastikan para penyedia jasa ini bertanggung jawab penuh kepada area yang mereka kelola dengan menggunakan system penalty, jika target tidak tercapai, akan dikenakan penalty kepada perusahaan tersebut: misalnya, ditargetkan untuk perawatan AC memenuhi jadwal 100% setiap bulannya.. Jika ada kerusakan akan ditanggung oleh penyedia jasa (tentunya harus ada observasi sebelum cara ini diterapkan)

3.     Memperbaiki kinerja. Beberapa perusahaan menyadari bahwa mereka tidak ahli untuk bidang ini dan para penyedia jasa adalah perusahaan yang sudah memiliki standard untuk jasa-jasa yang mereka sediakan, bahkan untuk housekeeping, sudah banyak yang menyediakan tenaga pengganti (reliever) jika karyawan yang ada sakit atau ijin mendadak.

Lalu, bagaimana dengan perusahaan anda? Apakah sudah mempunyai kinerja yang cukup untuk facility management? Apakah team facility management anda sudah bekerja maksimal? Apakah anda merasa, bahwa team yang ada bias menjadi core business perusahaan anda?

Evaluasi ini adalah sangat penting, jika anda ingin memajukan core business dari perusahaan anda.Service provider sangat berguna untuk mengambil alih pekerjaan facility management.beberapa perusahaan bias menyediakan jasa untuk assessment keperusahaan anda, untuk mengetahui apakah facility management di perusahaan anda sudah memenuhi standard atau belum.

Banyak yang berpikir, wah, kalau pake service provider, berarti karyawan saya harus dikurangi dong? Belum tentu, karena jika karyawan tersebut mempunyai keahlian yang dibutuhkan perusahaan, maka bias dimaksimalkan untuk membantu perusahaan tersebut. Atau, beberapa service provider menyanggupi untuk mengambil alih karyawan yang ada menjadi karyawan mereka (tentunya dengan syarat & ketentuan yang berlaku)

Apa yang harus diperhatikan? Tentunya tergantung pada visi dan misi dari perusahaan anda.Jika terkait dengan memajukan dan meningkatkan keuntungan perusahaan, peningkatan kinerja facility management adalah salah satu strategy yang sangat baik yang bias diperhatikan.

Secara umum, facility management pada saat ini adalah salah satu solusi untuk perusahaan yang ingin memajukan perusahaan dengan focus pada core business dariperusahaan tersebut.

Created: 5^th Feb 2013, Jufiandi J