KONTRAK SERVIS DALAM PENGELOLAAN FASILITAS

Dalam pengelolaan fasilitas (facilities management), akan ada kontrak servis (service contract) yang akan melibatkan pihak ketiga, atau umumnya dikenal dengan alih daya (outsourcing).

Kontrak servis ini diperlukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mendapatkan jasa layanan yang bagus dengan harga yang kompetitif.

Dengan melakukan kontrak servis kepada perusahaan yang mempunyai spesialisasi dibidangnya, maka perusahaan outsourcing ini akan memberikan biaya yang lebih murah jika dibandingkan dengan mengerjakan sendiri.

Kontrak servis umumnya dilakukan untuk area pendukung dan bukan menjadi bidang utama (core business) perusahaan, umumnya adalah:

-          Gedung dan/atau area kerja perkantoran

-          Sistem pendingin

-          Generator, Instalasi  dan panel listrik

-          Pemipaan & toilet

-          Alarm Kebakaran, CCTV dan Access Card

-          Sistem Pengendali Fasilitas (Building Automation System-BAS)

Untuk area pendukung diatas, kontrak servis akan meliputi:

1)    Operasional:

Pengelolaan fasilitas secara menyeluruh meliputi: program manajerial, program pemeliharaan, program perbaikan dan hal-hal lain yang terkait yang dilakukan oleh tim pengelola fasilitas.

2)    Pemeliharaan:

Pemeliharaan secara khusus: pemeliharaan AC, pemeliharaan instalasi & panel listrik, pemeliharaan generator, pemeliharaan gedung/perkantoran.

3)    Perbaikan

Perbaikan umum dengan kategori nilai tertentu yang telah disetujui di awal kontrak. Sehingga mempercepat perbaikan peralatan/mesin dikarenakan nilai sudah disetujui.

4)    Penyediaan Material

Penyediaan material atau spare part yang umum digunakan atau mengalami habis pakai seperti: saringan udara, saringan bahan bakar dan sebagainya.

Saat ini, kontrak kerja dilengkapi dengan perjanjian jasa layanan yang mengikat seperti:

-          Spare part akan segera di antar dan terpasang maksimal 3 hari setelah diinformasikan melalui email

-          Teknisi akan segera datang dalam waktu maksimal 2 jam setelah diinformasikan per telpon.

-          Hal-hal lainnya yang terukur dan mendukung kualitas layanan.

Perjanjian jasa layanan ini akan membuat pelanggan nyaman dan merasa aman jika terjadi sesuatu pada fasilitas dan/atau peralatan mereka.

Semoga bermanfaat,

Sekian,

Jufiandi J

FM Practitioner & Consultant