Langsung ke konten utama

Mengelola Tamu Perusahaan






Sebuah perusahaan idealnya perlu memiliki sistem pengelolaan tamu. Yang pasti, selain karyawan, pemilik, rekan bisnis akan menjadi tamu jika datang di sebuah perusahaan.

 Bentuk pengelolaan ini adalah dengan memastikan para tamu tidak dengan mudah masuk kedalam area kerja, karena secara sosial, umumnya para karyawan tidak nyaman jika ada orang asing (yang bukan karyawan) bisa masuk kedalam area kerja perusahaan, karena bagi beberapa orang, area kerja adalah area pribadi  yang hanya bisa dimasuki rekan kerja yang sudah dikenal. Untuk organisasi perusahaan sendiri, adanya orang selain karyawan didalam area kerja membuat area kerja tidak aman dari kehilangan barang dan yang penting, informasi rahasia perusahaan.

Untuk memastikan bahwa area kerja hanya dimasuki oleh karyawan perusahaan, perlu adanya pengelolaan tamu (Visitor Management). Pengelolaan tamu ini adalah salah satu aspek penting dalam Facilities Management karena untuk memastikan fasilitas selalu te  rjaga dan terawat, salah satunya adalah memastikan individu yang memasuki area kerja/fasilitas adalah orang yang sudah dikenal dan mengerti tata cara/prosedur didalam fasilitas tersebut.

Yang penting dalam pengelolaan tamu adalah:

1)   Akses: akses ini maksudnya adalah tempat untuk masuk/keluar dari perusahaan tersebut. Pastikan akses masuk/keluar dijaga oleh satuan pengaman serta receptionist (untuk area tamu). Akses lainnya ditutup dan tidak dimasuki oleh siapapun, termasuk oleh karyawan atau jika dapat dimasuki menggunakan kartu akses yang hanya bisa dimasuki oleh orang yang mempunyai kartu. Secara peraturan keselamatan, minimal ada 2 akses masuk/keluar dengan lokasi yang berjauhan. Hal ini sebagai antisipasi jika terjadi keadaan darurat disalah satu akses, maka akses yang lain dapat digunakan.





2)     Data: Data karyawan dan tamu, yaitu;

  •    Kartu Pengenal Karyawan: maksudnya, perusahaan perlu memastikan para karyawan menggunakan kartu pengenal karyawan. Saat ini, kartu pengenal juga berupa kartu akses, sehingga, hanya karyawan yang bisa memasuki area kerja.

  •        Kartu Tamu: para tamu yang datang perlu untuk menukarkan kartu identitas diri (KTP/SIM) dengan kartu tamu untuk dapat bertemu dengan tamu yang diinginkan.
3) Visitor Induction: yaitu perkenalan mengenai tata cara bertamu diperusahaan tersebut. Informasi umum seperti; sejarah perusahaan (singkat), area yang diperbolehkan untuk tamu, prosedur darurat termasuk pintu darurat yang perlu diakses dan juga informasi apakah hari itu ada rencana latihan evakuasi atau tidak, dan informasi lainnya yang dianggap perlu.
Saat ini, belum semua perusahaan melakukan hal ini, umumnya perusahaan asing yang sudah bersertifikasi ISO dan/atau OHSAS, tetapi akan sangat berguna jika dilakukan oleh perusahaan lainnya.

4) Janji temu: ini adalah hal penting yang perlu ditanyakan oleh security atau receptionist, tentunya menyesuaikan dengan peraturan perusahaan. Tetapi, semua tamu yang datang yang memiliki tujuan untuk bertemu karyawan perlu membuat janji temu, dan karyawan perlu memberitahukan kepada receptionist mengenai rencana janji hari tersebut, sehingga, jika ada tamu yang datang tetapi tidak terdaftar untuk janji, receptionist akan menolaknya, adapun jika tamu kenal dengan karyawan, dapat menghubungi langsung, hal ini akan membuat waktu kerja karyawan lebih produktif serta para tamu belajar bahwa karyawan diperusahaan tersebut tidak mudah untuk ditemui tanpa membuat janji.

Informasi mengenai pengelolaan tamu ini perlu disosialisasikan kepada SEMUA para karyawan dari semua level. Yang membuatkan proses adalah Facility Manager, GA Manager atau HR Manager dengan persetujuan direksi perusahaan. Lalu, dilakukan sosialisasi dengan cara membuatkan pengumuman serta sesi presentasi kepada para karyawan. Mengenai waktu dan tempat disesuaikan menurut kapasitas dan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Semoga bermanfaat…

Jufiandi

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini: 1)      Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran. o     Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management o     Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin. 2)      Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi o     Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement. o     Level staff: mem...
1 komentar
Baca selengkapnya

Facility Management vs. Workplace Management di Era Kerja Hybrid: 4 Strategy Penting Untuk Integrasi

Setelah lebih dari 25 tahun bekerja di bidang facility management, saya pikir saya cukup familiar dengan istilah, sistem, dan dinamika pekerjaan di dalamnya. Namun, sejak 2020, ada satu istilah yang terus muncul dalam setiap diskusi, webinar, dan bahkan percakapan santai antar team: workplace management .   Dulu istilah ini tidak terlalu ramai. Tapi pasca pandemi COVID-19, seolah ada pergeseran besar: bukan hanya soal menjaga fasilitas tetap berfungsi, tapi juga bagaimana fasilitas itu mendukung cara kerja baru—yang fleksibel, digital, dan berbasis pengalaman karyawan.   Banyak Organisasi Masih Fokus pada Gedung, Bukan Penggunanya Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia—terutama sektor perbankan, manufaktur, dan instansi publik—masih menganggap facility management (FM) cukup untuk menjalankan operasional kantor. Padahal di era kerja hybrid, pengalaman kerja (employee experience) sudah menjadi faktor utama dalam retensi, produktivitas, bahkan kesehatan mental karyawa...
Posting Komentar
Baca selengkapnya