Mengelola Tamu Perusahaan

Sebuah perusahaan idealnya perlu memiliki sistem pengelolaan tamu. Yang pasti, selain karyawan, pemilik, rekan bisnis akan menjadi tamu jika datang di sebuah perusahaan.

Bentuk pengelolaan ini adalah dengan memastikan para tamu tidak dengan mudah masuk kedalam area kerja, karena secara sosial, umumnya para karyawan tidak nyaman jika ada orang asing (yang bukan karyawan) bisa masuk kedalam area kerja perusahaan, karena bagi beberapa orang, area kerja adalah area pribadi  yang hanya bisa dimasuki rekan kerja yang sudah dikenal. Untuk organisasi perusahaan sendiri, adanya orang selain karyawan didalam area kerja membuat area kerja tidak aman dari kehilangan barang dan yang penting, informasi rahasia perusahaan.

Untuk memastikan bahwa area kerja hanya dimasuki oleh karyawan perusahaan, perlu adanya pengelolaan tamu (Visitor Management). Pengelolaan tamu ini adalah salah satu aspek penting dalam Facilities Management karena untuk memastikan fasilitas selalu te  rjaga dan terawat, salah satunya adalah memastikan individu yang memasuki area kerja/fasilitas adalah orang yang sudah dikenal dan mengerti tata cara/prosedur didalam fasilitas tersebut.

Yang penting dalam pengelolaan tamu adalah:

1)   Akses: akses ini maksudnya adalah tempat untuk masuk/keluar dari perusahaan tersebut. Pastikan akses masuk/keluar dijaga oleh satuan pengaman serta receptionist (untuk area tamu). Akses lainnya ditutup dan tidak dimasuki oleh siapapun, termasuk oleh karyawan atau jika dapat dimasuki menggunakan kartu akses yang hanya bisa dimasuki oleh orang yang mempunyai kartu. Secara peraturan keselamatan, minimal ada 2 akses masuk/keluar dengan lokasi yang berjauhan. Hal ini sebagai antisipasi jika terjadi keadaan darurat disalah satu akses, maka akses yang lain dapat digunakan.

2)     Data: Data karyawan dan tamu, yaitu;

•    Kartu Pengenal Karyawan: maksudnya, perusahaan perlu memastikan para karyawan menggunakan kartu pengenal karyawan. Saat ini, kartu pengenal juga berupa kartu akses, sehingga, hanya karyawan yang bisa memasuki area kerja.
• 
  
•        Kartu Tamu: para tamu yang datang perlu untuk menukarkan kartu identitas diri (KTP/SIM) dengan kartu tamu untuk dapat bertemu dengan tamu yang diinginkan.

3) Visitor Induction: yaitu perkenalan mengenai tata cara bertamu diperusahaan tersebut. Informasi umum seperti; sejarah perusahaan (singkat), area yang diperbolehkan untuk tamu, prosedur darurat termasuk pintu darurat yang perlu diakses dan juga informasi apakah hari itu ada rencana latihan evakuasi atau tidak, dan informasi lainnya yang dianggap perlu.

Saat ini, belum semua perusahaan melakukan hal ini, umumnya perusahaan asing yang sudah bersertifikasi ISO dan/atau OHSAS, tetapi akan sangat berguna jika dilakukan oleh perusahaan lainnya.

4) Janji temu: ini adalah hal penting yang perlu ditanyakan oleh security atau receptionist, tentunya menyesuaikan dengan peraturan perusahaan. Tetapi, semua tamu yang datang yang memiliki tujuan untuk bertemu karyawan perlu membuat janji temu, dan karyawan perlu memberitahukan kepada receptionist mengenai rencana janji hari tersebut, sehingga, jika ada tamu yang datang tetapi tidak terdaftar untuk janji, receptionist akan menolaknya, adapun jika tamu kenal dengan karyawan, dapat menghubungi langsung, hal ini akan membuat waktu kerja karyawan lebih produktif serta para tamu belajar bahwa karyawan diperusahaan tersebut tidak mudah untuk ditemui tanpa membuat janji.

Informasi mengenai pengelolaan tamu ini perlu disosialisasikan kepada SEMUA para karyawan dari semua level. Yang membuatkan proses adalah Facility Manager, GA Manager atau HR Manager dengan persetujuan direksi perusahaan. Lalu, dilakukan sosialisasi dengan cara membuatkan pengumuman serta sesi presentasi kepada para karyawan. Mengenai waktu dan tempat disesuaikan menurut kapasitas dan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Semoga bermanfaat…

Jufiandi