5 Manfaat Adanya Sistem Kontrol Akses Di Kantor

Saat ini, sudah sangat umum sekali di setiap perkantoran menggunakan sistem kontrol akses. Untuk team management, berikut 5 manfaat dengan adanya sistem kontrol akses ini.

1.     Kontrol Area Kerja.

Sistem dapat mengatur area kerja, yaitu: membatasi akses untuk ruang-ruang yang memiliki resiko dan tingkat kerahasiaan yang tinggi, jadi hanya bisa dimasuki oleh karyawan tertentu. Contoh: akses untuk ruang payroll-penggajian dibatasi hanya untuk team HRD – Payroll dan tidak bisa dimasuki oleh team marketing.

2.     Absensi & Jam Lembur.

Sistem ini dapat dengan mudah mendata kehadiran dari setiap karyawan. Dengan sistem yang mumpuni, data kehadiran karyawan dapat dengan mudah dibuatkan laporannya lengkap dengan jam lembur (jika diperlukan).

3.     Mengevaluasi Produktivitas Karyawan

Dengan mengevaluasi data dari absensi, pastinya akan terlihat 4 hal berikut ini:

a)    Karyawan yang banyak absen/alpa

b)    Karyawan yang sering tidak tercatat absensinya.

Untuk karyawan-karyawan ini, agar segera diberikan surat peringatan karena tidak memenuhi peraturan perusahaan (umumnya).

c)     Karyawan yang terlalu lama di kantor.

d)    Karyawan yang tepat waktu pulang.

Hal diatas tidak berlaku untuk team marketing atau operasional yang banyak bertugas di luar kantor serta absensi tidak menjadi target KPI mereka.

Lalu, untuk point c - Karyawan yang terlalu lama di kantor. berikut kemungkinan yang ada*:

• ·         Beban kerja terlalu banyak.
• ·         Karyawan tidak produktif.
• ·         Karyawan menggunakan waktu luang di kantor.

Dan untuk point d - Karyawan yang tepat waktu pulang, berikut kemungkinan yang ada*:

• ·         Beban kerja terlalu sedikit.
• ·         Karyawan cukup produktif
• ·         Karyawan selalu menunda pekerjaan untuk pulang tepat waktu.

*informasi di atas adalah berdasarkan pengalaman pribadi dalam menangani team, akan ada kemungkinan lain dan tentunya perlu berdiskusi dengan team HR yang kompeten dalam menilai para karyawan tersebut.

4.     Meningkatkan Produktivitas Keamanan.

Pengaturan sistem kontrol akses dapat memastikan hanya karyawan perusahaan yang bisa masuk ke dalam kantor berdasarkan kartu yang diberikan. Karena itu, satuan pengaman (Satpam) dapat difokuskan ke area yang banyak dimasuki oleh non-karyawan (umumnya di area penerima tamu- receptionist).

5.     Evaluasi Kebutuhan Area Kerja**.

Berdasarkan data absensi dan dikombinasikan dengan data utilisasi meja kerja, maka akan didapatkan jumlah meja kerja optimum untuk karyawan bekerja di kantor terkait dengan tetap memenuhi kebutuhan meja kerja karyawan.

**bagaimana perhitungan utilisasi meja kerja perlu pembahasan terpisah.

Secara umum, untuk perusahaan yang memiliki satuan pengaman fisik, dengan adanya sistem kontrol akses ini akan menghemat biaya karena biaya instalasi hanya sekali (mungkin cukup besar) dan bisa diperhitungkan untuk 5 tahun ke depan. Sedangkan biaya satuan pengaman fisik akan mempunyai banyak faktor eksternal yang sulit untuk diprediksi.

Secara khusus, manfaat-manfaat diatas adalah hal-hal yang bisa dimaksimalkan dengan adanya sistem kontrol akses terpasang di kantor.

Pastinya bermanfaat,

FM - 25 Hal Penting Dalam Melakukan Perpindahan Karyawan

Jika perusahaan menugaskan anda untuk mengatur perpindahan beberapa department di lantai yang akan direnovasi (renovasi kecil dengan 1 atau 2 lantai saja) dan dilakukan sendiri tanpa bantuan Project Management Team.. Apa saja yang perlu diperhatikan?

Berikut 25 hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan untuk perpindahan; 

Persiapan yang benar;

1. Komunikasikan ke pihak manajemen untuk rencana perpindahan ini, dan dapatkan persetujuan dari pihak-pihak yang akan dipindahkan, cukup disetujui oleh kepala bagian terkait.

2. Pastikan jumlah karyawan yang akan dipindahkan sesuai dengan tempat yang tersedia.

3. Pastikan layout tempat yang baru disetujui oleh manajemen yang akan dipindahkan.

4. Pastikan semua kepala bagian sudah dikomunikasikan untuk perpindahan ini, dan mereka akan lanjutkan informasi ini kepada team masing-masing.

5. Pastikan team OB (Office Boy) atau GS (General Service) mengetahui rencana perpindahan dan mempersiapkan hal-hal yang diperlukan.

6. Pastikan memesan dus-dus yang cukup.

7. Pastikan menginformasikan waktu perpindahan serta perkiraan persiapan yang perlu dilakukan.

8. Persiapkan team OB/GS untuk lembur, karena kebutuhan untuk pindah akan memakan waktu yang cukup lama.

Fasilitas

9. Berdasarkan layout untuk tempat yang baru, pastikan area-area penting seperti: mesin fotokopi/printer, ruang meeting, ruang makan/pantry telah ada.

10. Pastikan ATK dan peralatan makan/minum serta fasilitas makan/minum disediakan. Jika tempat yang lama masih ada yang tetap bekerja, agar dibuatkan fasilitas sementara.

11. Buatkan pengaturan OB/GS saat tempat yang baru telah ditempati.

Koordinasi

12. Di H-1 hari pindah, agar dimonitor persiapan perpindahan dari masing-masing karyawan. Pastikan karyawan sudah siap untuk pindah. Jika belum siap, agar dikomunikasikan ke kepala bagian terkait.

13. Di hari H, agar menentukan waktu perpindahan maksimal.

14. Di hari H+1 pasti akan ada karyawan yang belum siap untuk pindah. Agar di antisipasi dengan kontraktor terkait.

15. Di hari H+2 agar bersiap-siap untuk tambahan jam lembur atau pekerjaan tidak selesai yang tidak terduga.

Kerjasama Kontraktor

16. Pastikan kontraktor memiliki pengawas yang berpengalaman, sehingga bisa bertukar pikiran untuk persiapan perpindahan.

17. Pastikan kontraktor memiliki team yang bisa berkomunikasi dengan baik, sehingga karyawan akan merasa nyaman. Biasanya cukup dengan pengawas yang berpengalaman.

Kerjasama Perusahaan Movers

18. Pastikan perusahaan movers mengirimkan manager operasional yang berpengalaman yang akan banyak memberikan masukan mengenai persiapan perpindahan.

19. Pastikan pekerjaan administrasi diselesaikan termasuk persetujuan mengenai jumlah barang, waktu pindah serta koordinasi dengan pihak gedung (jika perlu) untuk area yang lama dan yang baru.

20. Pekerjaan administrasi termasuk: dokumen PO – Purchase Order, Ijin keluar/masuk barang dan pencatatan jumlah barang yang diterima/dikirim.

Komunikasi

21.  Komunikasi kepada semua karyawan minimal kepala bagian mengenai waktu pindah, tanyakan apakah waktu tersebut dapat dipenuhi oleh team mereka.

22.  Komunikasi saat akan pindah.

23.  Komunikasi setelah pindah

24.  Komunikasi berupa email/poster mengenai peraturan ditempat yang baru/lama (jika perlu).

25.  Komunikas dalam bentuk laporan untuk dilaporkan kepada atasan.

Adapun dari semua hal diatas ini, kunci utama adalah komunikasi dan lama persiapan, jika merasa kurang ahli, agar mempersiapkan waktu yang cukup lama untuk berdiskusi dengan pihak movers, manajemen dan team yang ada. Pastikan juga untuk menyempatkan membuat checklist yang selalu diperiksa untuk memastikan semua hal tercatat.

Hal-hal ini saya ambil dari pengalaman pribadi saya yang melakukan project pindah karyawan karena ada renovasi di kantor.

Semoga Bermanfaat!