Langsung ke konten utama

5 Manfaat Adanya Sistem Kontrol Akses Di Kantor

Saat ini, sudah sangat umum sekali di setiap perkantoran menggunakan sistem kontrol akses. Untuk team management, berikut 5 manfaat dengan adanya sistem kontrol akses ini.
1.     Kontrol Area Kerja.
Sistem dapat mengatur area kerja, yaitu: membatasi akses untuk ruang-ruang yang memiliki resiko dan tingkat kerahasiaan yang tinggi, jadi hanya bisa dimasuki oleh karyawan tertentu. Contoh: akses untuk ruang payroll-penggajian dibatasi hanya untuk team HRD – Payroll dan tidak bisa dimasuki oleh team marketing.


2.     Absensi & Jam Lembur.
Sistem ini dapat dengan mudah mendata kehadiran dari setiap karyawan. Dengan sistem yang mumpuni, data kehadiran karyawan dapat dengan mudah dibuatkan laporannya lengkap dengan jam lembur (jika diperlukan).

3.     Mengevaluasi Produktivitas Karyawan
Dengan mengevaluasi data dari absensi, pastinya akan terlihat 4 hal berikut ini:
a)    Karyawan yang banyak absen/alpa
b)    Karyawan yang sering tidak tercatat absensinya.
Untuk karyawan-karyawan ini, agar segera diberikan surat peringatan karena tidak memenuhi peraturan perusahaan (umumnya).

c)     Karyawan yang terlalu lama di kantor.
d)    Karyawan yang tepat waktu pulang.
Hal diatas tidak berlaku untuk team marketing atau operasional yang banyak bertugas di luar kantor serta absensi tidak menjadi target KPI mereka.

Lalu, untuk point c - Karyawan yang terlalu lama di kantor. berikut kemungkinan yang ada*:
  • ·         Beban kerja terlalu banyak.
  • ·         Karyawan tidak produktif.
  • ·         Karyawan menggunakan waktu luang di kantor.

Dan untuk point d - Karyawan yang tepat waktu pulang, berikut kemungkinan yang ada*:
  • ·         Beban kerja terlalu sedikit.
  • ·         Karyawan cukup produktif
  • ·         Karyawan selalu menunda pekerjaan untuk pulang tepat waktu.

*informasi di atas adalah berdasarkan pengalaman pribadi dalam menangani team, akan ada kemungkinan lain dan tentunya perlu berdiskusi dengan team HR yang kompeten dalam menilai para karyawan tersebut.


4.     Meningkatkan Produktivitas Keamanan.
Pengaturan sistem kontrol akses dapat memastikan hanya karyawan perusahaan yang bisa masuk ke dalam kantor berdasarkan kartu yang diberikan. Karena itu, satuan pengaman (Satpam) dapat difokuskan ke area yang banyak dimasuki oleh non-karyawan (umumnya di area penerima tamu- receptionist).


5.     Evaluasi Kebutuhan Area Kerja**.
Berdasarkan data absensi dan dikombinasikan dengan data utilisasi meja kerja, maka akan didapatkan jumlah meja kerja optimum untuk karyawan bekerja di kantor terkait dengan tetap memenuhi kebutuhan meja kerja karyawan.
**bagaimana perhitungan utilisasi meja kerja perlu pembahasan terpisah.

Secara umum, untuk perusahaan yang memiliki satuan pengaman fisik, dengan adanya sistem kontrol akses ini akan menghemat biaya karena biaya instalasi hanya sekali (mungkin cukup besar) dan bisa diperhitungkan untuk 5 tahun ke depan. Sedangkan biaya satuan pengaman fisik akan mempunyai banyak faktor eksternal yang sulit untuk diprediksi.

Secara khusus, manfaat-manfaat diatas adalah hal-hal yang bisa dimaksimalkan dengan adanya sistem kontrol akses terpasang di kantor.

Pastinya bermanfaat,

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini: 1)      Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran. o     Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management o     Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin. 2)      Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi o     Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement. o     Level staff: mem...
1 komentar
Baca selengkapnya

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Kualifikasi Facility Coordinator Basic

Berdasarkan pengalaman saya selama lebih dari 15 tahun di bidang Facility Management, berikut   kualifikasi yang diharapkan dari kandidat yang melamar untuk menjadi Facility Coordinator Role & Responsibilities: Sebelumnya, apasaja sih tanggung jawab dan tugas dari Facility Coordinator itu? Adalah sebagai berikut: Tanggung Jawab: 1)      Memastikan mengetahui ruang lingkup kerja (Scope of Work) dari pekerjaan yang harus dilakukan di lokasi 2)      Mengetahui kinerja yang diukur setiap hari. 3)      Bekerja sama dengan team untuk mencapai kinerja yang telah ditetapkan 4)      Mengambil keputusan serta melakukan koordinasi dengan team dan atasan untuk setiap permasalah di lokasi 5)      Untuk memastikan secara keuangan, biaya-biaya sesuai dengan budget/anggaran yang telah ditetapkan Tugas: 6)      Untuk melakukan koordinasi dengan v...
Posting Komentar
Baca selengkapnya