5 Manfaat Adanya Sistem Kontrol Akses Di Kantor

Saat ini, sudah sangat umum sekali di setiap perkantoran menggunakan sistem kontrol akses. Untuk team management, berikut 5 manfaat dengan adanya sistem kontrol akses ini.

1.     Kontrol Area Kerja.

Sistem dapat mengatur area kerja, yaitu: membatasi akses untuk ruang-ruang yang memiliki resiko dan tingkat kerahasiaan yang tinggi, jadi hanya bisa dimasuki oleh karyawan tertentu. Contoh: akses untuk ruang payroll-penggajian dibatasi hanya untuk team HRD – Payroll dan tidak bisa dimasuki oleh team marketing.

2.     Absensi & Jam Lembur.

Sistem ini dapat dengan mudah mendata kehadiran dari setiap karyawan. Dengan sistem yang mumpuni, data kehadiran karyawan dapat dengan mudah dibuatkan laporannya lengkap dengan jam lembur (jika diperlukan).

3.     Mengevaluasi Produktivitas Karyawan

Dengan mengevaluasi data dari absensi, pastinya akan terlihat 4 hal berikut ini:

a)    Karyawan yang banyak absen/alpa

b)    Karyawan yang sering tidak tercatat absensinya.

Untuk karyawan-karyawan ini, agar segera diberikan surat peringatan karena tidak memenuhi peraturan perusahaan (umumnya).

c)     Karyawan yang terlalu lama di kantor.

d)    Karyawan yang tepat waktu pulang.

Hal diatas tidak berlaku untuk team marketing atau operasional yang banyak bertugas di luar kantor serta absensi tidak menjadi target KPI mereka.

Lalu, untuk point c - Karyawan yang terlalu lama di kantor. berikut kemungkinan yang ada*:

• ·         Beban kerja terlalu banyak.
• ·         Karyawan tidak produktif.
• ·         Karyawan menggunakan waktu luang di kantor.

Dan untuk point d - Karyawan yang tepat waktu pulang, berikut kemungkinan yang ada*:

• ·         Beban kerja terlalu sedikit.
• ·         Karyawan cukup produktif
• ·         Karyawan selalu menunda pekerjaan untuk pulang tepat waktu.

*informasi di atas adalah berdasarkan pengalaman pribadi dalam menangani team, akan ada kemungkinan lain dan tentunya perlu berdiskusi dengan team HR yang kompeten dalam menilai para karyawan tersebut.

4.     Meningkatkan Produktivitas Keamanan.

Pengaturan sistem kontrol akses dapat memastikan hanya karyawan perusahaan yang bisa masuk ke dalam kantor berdasarkan kartu yang diberikan. Karena itu, satuan pengaman (Satpam) dapat difokuskan ke area yang banyak dimasuki oleh non-karyawan (umumnya di area penerima tamu- receptionist).

5.     Evaluasi Kebutuhan Area Kerja**.

Berdasarkan data absensi dan dikombinasikan dengan data utilisasi meja kerja, maka akan didapatkan jumlah meja kerja optimum untuk karyawan bekerja di kantor terkait dengan tetap memenuhi kebutuhan meja kerja karyawan.

**bagaimana perhitungan utilisasi meja kerja perlu pembahasan terpisah.

Secara umum, untuk perusahaan yang memiliki satuan pengaman fisik, dengan adanya sistem kontrol akses ini akan menghemat biaya karena biaya instalasi hanya sekali (mungkin cukup besar) dan bisa diperhitungkan untuk 5 tahun ke depan. Sedangkan biaya satuan pengaman fisik akan mempunyai banyak faktor eksternal yang sulit untuk diprediksi.

Secara khusus, manfaat-manfaat diatas adalah hal-hal yang bisa dimaksimalkan dengan adanya sistem kontrol akses terpasang di kantor.

Pastinya bermanfaat,