FM - 25 Hal Penting Dalam Melakukan Perpindahan Karyawan

Jika perusahaan menugaskan anda untuk mengatur perpindahan beberapa department di lantai yang akan direnovasi (renovasi kecil dengan 1 atau 2 lantai saja) dan dilakukan sendiri tanpa bantuan Project Management Team.. Apa saja yang perlu diperhatikan?

Berikut 25 hal yang perlu diperhatikan dan dipersiapkan untuk perpindahan; 

Persiapan yang benar;

1. Komunikasikan ke pihak manajemen untuk rencana perpindahan ini, dan dapatkan persetujuan dari pihak-pihak yang akan dipindahkan, cukup disetujui oleh kepala bagian terkait.

2. Pastikan jumlah karyawan yang akan dipindahkan sesuai dengan tempat yang tersedia.

3. Pastikan layout tempat yang baru disetujui oleh manajemen yang akan dipindahkan.

4. Pastikan semua kepala bagian sudah dikomunikasikan untuk perpindahan ini, dan mereka akan lanjutkan informasi ini kepada team masing-masing.

5. Pastikan team OB (Office Boy) atau GS (General Service) mengetahui rencana perpindahan dan mempersiapkan hal-hal yang diperlukan.

6. Pastikan memesan dus-dus yang cukup.

7. Pastikan menginformasikan waktu perpindahan serta perkiraan persiapan yang perlu dilakukan.

8. Persiapkan team OB/GS untuk lembur, karena kebutuhan untuk pindah akan memakan waktu yang cukup lama.

Fasilitas

9. Berdasarkan layout untuk tempat yang baru, pastikan area-area penting seperti: mesin fotokopi/printer, ruang meeting, ruang makan/pantry telah ada.

10. Pastikan ATK dan peralatan makan/minum serta fasilitas makan/minum disediakan. Jika tempat yang lama masih ada yang tetap bekerja, agar dibuatkan fasilitas sementara.

11. Buatkan pengaturan OB/GS saat tempat yang baru telah ditempati.

Koordinasi

12. Di H-1 hari pindah, agar dimonitor persiapan perpindahan dari masing-masing karyawan. Pastikan karyawan sudah siap untuk pindah. Jika belum siap, agar dikomunikasikan ke kepala bagian terkait.

13. Di hari H, agar menentukan waktu perpindahan maksimal.

14. Di hari H+1 pasti akan ada karyawan yang belum siap untuk pindah. Agar di antisipasi dengan kontraktor terkait.

15. Di hari H+2 agar bersiap-siap untuk tambahan jam lembur atau pekerjaan tidak selesai yang tidak terduga.

Kerjasama Kontraktor

16. Pastikan kontraktor memiliki pengawas yang berpengalaman, sehingga bisa bertukar pikiran untuk persiapan perpindahan.

17. Pastikan kontraktor memiliki team yang bisa berkomunikasi dengan baik, sehingga karyawan akan merasa nyaman. Biasanya cukup dengan pengawas yang berpengalaman.

Kerjasama Perusahaan Movers

18. Pastikan perusahaan movers mengirimkan manager operasional yang berpengalaman yang akan banyak memberikan masukan mengenai persiapan perpindahan.

19. Pastikan pekerjaan administrasi diselesaikan termasuk persetujuan mengenai jumlah barang, waktu pindah serta koordinasi dengan pihak gedung (jika perlu) untuk area yang lama dan yang baru.

20. Pekerjaan administrasi termasuk: dokumen PO – Purchase Order, Ijin keluar/masuk barang dan pencatatan jumlah barang yang diterima/dikirim.

Komunikasi

21.  Komunikasi kepada semua karyawan minimal kepala bagian mengenai waktu pindah, tanyakan apakah waktu tersebut dapat dipenuhi oleh team mereka.

22.  Komunikasi saat akan pindah.

23.  Komunikasi setelah pindah

24.  Komunikasi berupa email/poster mengenai peraturan ditempat yang baru/lama (jika perlu).

25.  Komunikas dalam bentuk laporan untuk dilaporkan kepada atasan.

Adapun dari semua hal diatas ini, kunci utama adalah komunikasi dan lama persiapan, jika merasa kurang ahli, agar mempersiapkan waktu yang cukup lama untuk berdiskusi dengan pihak movers, manajemen dan team yang ada. Pastikan juga untuk menyempatkan membuat checklist yang selalu diperiksa untuk memastikan semua hal tercatat.

Hal-hal ini saya ambil dari pengalaman pribadi saya yang melakukan project pindah karyawan karena ada renovasi di kantor.

Semoga Bermanfaat!