6 Potensi Masalah dari Pengunjung (untuk gedung multi-tenant)

Gedung dengan multi-tenant umumnya memiliki lobby utama yang menjadi pintu pertama untuk semua pengunjung yang akan bertamu ke tenant. Lobby ini akan dilengkapi dengan receptionist untuk mencatat data pengunjung, yaitu: nama, jam datang, perusahaan yang dituju dan nama karyawannya, dan akan meninggalkan kartu identitas yang akan ditukar dengan kartu pengunjung, dan team security untuk memeriksa barang yang dibawa oleh pengunjung tersebut.

Disetiap area tenant; akan ada receptionist dan terkadang security guard yang akan menerima pengunjung tersebut.

Tulisan ini mengenai 6 potensi masalah yang bisa ditimbulkan oleh para pengunjung tersebut dan cara antisipasi yang perlu dilakukan oleh team receptionist & security di tenant;

Potensi Masalah:

1.  Huge Queues (Membuat Antrian Yang Tidak Perlu). Pengunjung yang tidak mempunyai janji atau tidak mengetahui siapa yang dituju tetapi tahu mengenai perusahaan terkait. Pengunjung ini akan menghabiskan waktu dengan banyak bertanya kepada receptionist atau security yang berjaga.
2. Misuse of logbook (Menyalahgunakan Buku Tamu). Pengunjung yang menyalahgunakan buku tamu. Bisa dilakukan oleh team sales yang perlu mendapatkan pelanggan baru atau nama orang dari perusahaan tertentu yang menjadi tenant di gedung tersebut.
3. Loitering visitors (Pengunjung Yang Berkeliaran). Pengunjung yang berkeliaran dikantor yang dituju.
4. Wrong information (Pengunjung Menggunakan Identitas Palsu). Pengunjung yang menggunakan kartu identitas palsu.
5. Headcount (Perhitungan Jumlah Pengunjung). Hal ini akan menimbulkan masalah jika terjadi kondisi darurat dan pihak pengelola gedung perlu memastikan jumlah pengunjung yang datang ke gedung tersebut untuk memastikan mereka terdata dan dalam kondisi baik. 
6. Very easy to get in (Terlalu Mudah Masuk ke area Tenant). pengunjung yang masuk kedalam area tenant dengan cara menipu security guard atau receptionist.

Selain poin nomor 5, pengunjung yang berhasil melewati receptionist dan security di lobby utama akan memasuki area tenant.

Tujuan dari pengunjung ini secara umum adalah untuk berhasil bertemu dengan karyawan terkait, dan jika tanpa janji, bisa dipastikan karyawan tersebut tidak punya rencana dan atau tidak mau bertemu dengan pengunjung seperti ini:

Pengunjung ini umumnya adalah:

• Sales; menjual produk tertentu
• Debt collector: untuk mendatangi karyawan yang memiliki tunggakan.
• Memiliki keperluan pribadi lainnya (jika ada).

Untuk menjaga produktivitas dari karyawan, perusahaan akan menempatkan team receptionist dan security di lobby masuk dari tenant/perusahaan. Agar menunjang produktivitas yang diharapkan dan juga menjaga kenyamanan dari karyawan, maka team receptionist dan security perlu melakukan hal-hal berikut ini:

Receptionist:

1. Untuk setiap tamu, dipastikan tamu mengetahui nama dari karyawan yang akan dikunjungi.
2. Pastikan tamu menyebut nama karyawan. Hindari memberikan nama karyawan seperti:
• Tamu: “saya mau bertemu bagian distribusi”
• Receptionist: “ok, jadi mau bertemu ibu xx ya pak?”
3. Agar menanyakan kepada pengunjung mengenai janji yang sudah dibuat dengan karyawan terkait.
• Jika belum ada janji: disesuaikan dengan komunikasi dari perusahaan; bisa dilakukan 3 hal yaitu: 1) menghubungi karyawan terkait, 2) meminta pengunjung menghubungi langsung untuk menanyakan kesediaan karyawan bertemu atau 3) mempersilahkan untuk datang setelah membuat janji.
• Jika sudah ada janjit: lakukan cek ulang dengan karyawan yang dituju dengan memastikan bahwa karyawan mengenail tamu dan/atau ada janji dengan tamu tersebut. Jika benar, agar meminta pengunjung tersebut untuk menunggu sampai karyawan datang ke area receptionist. 

Security: 

1. Jika mengidentifikasi pengunjung yang terlihat bingung/ragu didepan kantor, untuk secara aktif menanyakan keperluan/kebutuhannya dan memastikan pengunjung tersebut turun kembali atau ke kantor yang dituju (jika ada).
2. Memastikan pengunjung liar tersebut untuk meninggalkan area tenant. 
3. Jika dalam satu lantai memiliki beberapa kantor, segera berkomunikasi dengan team security kantor lainnya mengenai pengunjung tersebut.
4. Jika terlihat sangat mencurigakan, segera berkomunikasi dengan team security Building Management.

Semoga bermanfaat,

Disclaimer: tulisan ini terinspirasi dari sumber tertulis dan dilengkapi dengan cara antisipasi berdasarkan pengalaman penulis. 

Sumber: https://www.linkedin.com/groups/2227025/2227025-6402755790427521025