6 Fungsi Utama Facility Manager

Buat rekan-rekan facility manager, apakabarnya? Cukup lama belum menuliskan lagi mengenai facility management. Di kesempatan ini, saya menuliskan mengenai fungsi utama seorang Facility Manager, baik secara in-house ataupun outsource.

Saya setuju bahwa mengelola fasilitas itu memang berat, karena banyak sekali hal-hal yang perlu dikelola. Fungsi utama facility manager itu bisa dijelaskan menjadi 6 fungsi utama yaitu:

1. People Management - Mengelola orang. Orang-orang yang dikelola sangat bervariasi, yaitu:

 - Team sendiri (jika in-house).

 - Team outsourcing (jika bekerja sama dengan vendor untuk jasa pengelolaan: security, kebersihan dan lainnya).

 - User (rekan-rekan pengguna), dengan kata lain, teman-teman kerja yang suka melaporkan jika ada isu terkait keamanan, kebersihan dan lainnya.

 - Bos/atasan, ini untuk para manager/direksi yang mengeluhkan kinerja fasilitas atau team dari FM.

Facility manager perlu mengerti bagaimana menghadapi orang-orang tersebut sehingga bisa terjadi sinergi ketergantungan antar department dan fungsi dalam perusahaan dengan department facility.

2. Budget Management, Ini adalah hal yang mutlak perlu dikuasai oleh facility manager. Secara sederhana, semua pengeluaran perlu dicatat dan sesuai dengan budget yang telah direncanakan.  

Secara aktual, mengelola budget ini memerlukan pencatatan dan pengawasan yang sangat rinci dan sangat memakan waktu bagi seorang facility manager.

Facility manager perlu berkomunikasi secara rutin dengan bagian keuangan setiap bulan untuk memastikan pengeluaran sesuai dengan budget.

3. Project Management

Dikarenakan facility manager mengelola fasilitas perusahaan, maka facility manager bisa menjadi project manager, terutama untuk project yang kecil sampai dengan medium karena untuk bekerja sama dengan perusahaan project management, akan memerlukan dana tambahan.

Project management ini meliputi: perencanaan, pelaksanaan serta evaluasi akhir untuk memastikan facility manager mengerjakan project sesuai dengan arahan perusahaan (terutama keuangan) dan memastikan dana yang dikeluarkan sesuai dengan hasil yang diharapkan. 

4. Contract Management

Mengelola kontrak ini umumnya dilakukan oleh facility manager yang mempunyai team outsourcing. Walaupun biasanya team legal dari perushaan membantu untuk memeriksa klausa yang ada di dalam kontrak, tetapi untuk periode, implementasi serta evaluasi dari kontrak menjadi tanggung jawab sang facility manager.

5. Customer Relationship Management

Mengelola pelanggan (customer) yang benar-benar memerlukan keahlian serta pengalaman dari facility manager.

Karena para pelanggan ini memiliki kebutuhan masing-masing dan tidak selalu berhubungan dengan fasilitas.

6. Health & Safety Management (HSE)

Untuk beberapa perusahaan multinasional, seorang facility manager juga menangani program HSE perusahaan, ini belum secara umum menjadi job description, tapi sudah mulai diberlakukan. Karena secara ruang lingkup kerja, facility manager akan terkait dengan fasilitas perusahaan yang perlu dipastikan keamanan dan keselamatannya saat digunakan. 

Hal ini termasuk memastikan berjalannya program evakuasi dengan membuat team floor warden, melakukan koordinasi dengan team management, sampai dengan menjadi anggota dari team business continuity plan.

Secara struktur, jika facility manager juga bertindak sebagai HSE (biasanya disebut HSE Coordinator atau specialist), maka ruang lingkup kerja akan menjadi lebih besar dan di beberapa perusahaan bisa bertanggung jawab langsung ke Presiden Direktur.

Diharapkan dengan mendapatkan informasi diatas ini, rekan-rekan facility manager bisa lebih proaktif untuk mencari informasi bagaimana menjalankan fungsi-fungsi diatas. 

Semoga bermanfaat,

Salam,

Jufiandi