Punya risk register tapi risiko tetap terjadi? Jangan-jangan Anda juga mengalaminya! Banyak Facility Manager yang abai pada follow-up risk register, sehingga risiko yang sudah diidentifikasi pun tetap mengancam. Yuk, cari tahu mengapa hal ini sering terjadi dan bagaimana solusinya.
Saya yakin, para Facility Manager sudah melakukan tugasnya
dengan melakukan risk assessment, membuatkan risk register serta melaporkan
kepada management. Tentunya, karena ini adalah risk register, artinya ada
risiko selama hal-hal yang dituliskan dalam risk register tidak diselesaikan,
artinya, pekerjaan Facility Manager belum selesai.
Saya perlu ingatkan juga, bahwa minimal ada 4 Risiko
yang Terjadi Akibat Kurangnya Follow-Up, berupa:
1.
Kerugian finansial: Kerusakan aset, biaya
perbaikan yang tinggi, dan penurunan produktivitas akibat gangguan operasional.
2.
Kerusakan reputasi: Kejadian yang tidak
diinginkan dapat merusak citra perusahaan di mata pelanggan, investor, dan
masyarakat.
3.
Gangguan kesehatan dan keselamatan untuk
karyawan: Kondisi kerja yang tidak aman dapat menyebabkan kecelakaan kerja dan
penyakit akibat kerja.
4.
Tuntutan hukum: Perusahaan dapat menghadapi
tuntutan hukum jika terjadi kecelakaan atau kerugian yang disebabkan oleh
kelalaian dalam mengelola risiko.
Adapun berdasarkan pengalaman saya, Hal-hal yang Membuat
Follow-Up Sering Terlewatkan itu antara lain adalah:
Dari sisi Facility Manager:
·
Beban kerja yang tinggi: Tugas dan tanggung
jawab yang banyak membuat facility manager kewalahan.
·
Kurangnya prioritas: Facility Manager tidak
memberikan prioritas follow-up untuk risk register yang telah dilaporkan kepada
manajemen.
·
Kurangnya sumber daya: Facility Manager mungkin
tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk operasional, sehingga terlewat
dalam melakukan follow-up secara efektif.
·
Kurangnya kesadaran akan pentingnya risiko: Facility
Manager mungkin belum sepenuhnya memahami pentingnya mengelola risiko.
Dari sisi Manajemen Perusahaan:
·
Kurangnya prioritas: Manajemen mungkin tidak
menganggap risk register yang dilaporkan sebagai prioritas utama, sehingga
tidak memberikan jawaban & solusi terkait dengan risk register yang
dilaporkan.
·
Kurangnya keterlibatan manajemen: Manajemen
mungkin tidak terlibat secara aktif dalam proses manajemen risiko, sehingga
tidak memberikan umpan balik atau arahan yang jelas kepada facility Manager.
·
Kurangnya sistem pelaporan yang efektif: Tidak
adanya sistem pelaporan yang jelas dan terstruktur membuat facility manager
kesulitan dalam menyampaikan hasil follow-up kepada manajemen.
·
Perubahan prioritas organisasi: Perubahan
prioritas organisasi dapat menyebabkan manajemen mengalihkan fokus mereka dari
manajemen risiko ke hal-hal lain yang dianggap lebih mendesak.
Untuk para Facility Manager, saya menyarankan untuk minimal
melakukan hal-hal berikut dalam melakukan follow up dengan manajemen:
1.
Komunikasi aktif dengan manajemen untuk mengingatkan
risiko yang mungkin terjadi jika risk register tidak ditindaklanjuti.
2.
Lakukan eskalasi dengan mengkomunikasikan risiko
ini kepada Tingkat manajemen yang lebih tinggi.
3.
Memastikan komunikasi dilakukan secara tertulis
(dalam bentuk email) atau laporan tertulis yang ditujukan kepada pihak-pihak
terkait dengan risiko di Perusahaan.
4.
Memastikan laporan risk register dilengkapi
dengan potensi risiko, cara perbaikan, dan estimasi biaya vs. potensi kerugian
yang akan terjadi. Sehingga manajemen bisa membuat Keputusan segera.
5.
Buatkan laporan secara rutin minimal dalam 1
minggu sekali kepada manajemen dan pihak terkait.
Kesimpulan
Follow-up pada risk register adalah langkah krusial dalam
manajemen risiko. Dengan melakukan follow-up secara teratur, Facility Manager
dapat memastikan risiko telah dikomunikasikan, dan jika diselesaikan, maka Perusahaan
akan terhindar dari kerugian secara finansial, operasional dan reputasi. Ingat,
pencegahan selalu lebih baik daripada penyesalan.
Semoga bermanfaat.
Komentar
Posting Komentar