5 Kunci Manajemen Waktu untuk Facility Manager

Untuk para Facility Manager (FM), kita pasti merasakan banyaknya tuntutan pekerjaan yang beragam dan kompleks, mulai dari pemeliharaan gedung, koordinasi vendor, melayani complaint hingga memastikan kenyamanan dari para user/karyawan, semuanya harus berjalan dengan lancar.

Tentunya, manajemen waktu yang efektif menjadi kunci keberhasilan untuk memastikan semuanya bisa termonitor dan terselesaikan.

3 Hal Pentingnya Manajemen Waktu untuk FM:

·       Meningkatkan Produktivitas: Dengan mengelola waktu secara efisien, kita dapat menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat.

·       Mencegah Stres: Manajemen waktu yang baik membantu mengurangi beban kerja dan stres yang seringkali dialami oleh FM.

·       Memperbaiki Kualitas Layanan: Ketika kita memiliki waktu yang cukup untuk fokus pada setiap tugas, kualitas layanan yang kita berikan kepada penghuni akan meningkat.

Berikut 5 Tips Manajemen Waktu Efektif untuk Facility Manager:

Berdasarkan pengalaman saya, 5 hal berikut ini akan membantu kita sebagai Facility Manager untuk lebih bisa focus dalam memastikan aktivitas operasional berjalan lancar:

1. Prioritaskan Tugas:

Gunakan Matriks Eisenhower: Klasifikasikan tugas menjadi empat kategori: penting dan mendesak, penting tapi tidak mendesak, tidak penting tapi mendesak, dan tidak penting dan tidak mendesak. Fokus pada tugas yang penting dan mendesak terlebih dahulu.  

Berikut matriks Eisenhower sebagai referensi: 

Berikut contoh aktifitas matrik eisenhower dalam aktifitas Facility Manager:

  

2. Buat Jadwal yang Realistis:

Manfaatkan calendar dan aplikasi pengingat. Saya memaksimalkan penggunaan MS Outlook serta Google Calendar dalam aktifitas harian.

Contoh umum adalah: briefing regular - setiap pagi dan sore, meeting mingguan, evaluasi aktifitas bulanan – min. 1x per bulan, dan lainnya.

Jika mempunyai team dalam FM, agar memaksimalkan briefing dengan agenda wajib seperti:

•           Temuan/Work Order.
•            Rencana pemeliharaan dalam minggu tersebut.
•            Pekerjaan project dalam minggu tersebut.

Setiap personel agar mempunyai penjelasan mengenai status dari temuan/work order, apakah sudah dikerjakan, ada kendala apa dan apa rencananya dari hal-hal di atas.

Pastikan juga menjadwalkan waktu Istirahat: Jangan lupa untuk memasukkan waktu istirahat dalam jadwal Anda. Istirahat yang cukup akan meningkatkan produktivitas Anda.

3. Delegasikan Tugas:

Dari point 1 diatas, agar mendelegasikan tugas. Pastikan anda melakukan delegasi kepada team yang ada dalam struktur anda (jika ada), atau kepada vendor yang ditunjuk.

Berikan Instruksi yang Jelas: Pastikan tim Anda memahami tugas yang diberikan dan memiliki sumber daya yang diperlukan.

4. Minimalkan Gangguan:

Atur Waktu untuk Memeriksa Email: Batasi waktu yang Anda gunakan untuk memeriksa email.

Coba Teknik Pomodoro: Kerjakan tugas selama 25 menit tanpa gangguan, lalu istirahat sebentar.

Berdasarkan pengalaman saya, membaca dan mengirimkan email bisa dibagi menjadi 3 waktu, pagi (jam 8-9), siang (1-2) dan sore (4-5), tentunya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.  

5. Evaluasi dan Tingkatkan. Lakukan evaluasi dari jadwal secara berkala. Termasuk melakukan evaluasi dari hasil delegasi terutama, apakah team/vendor yang didelegasikan kompeten atau kurang, jika ada kekurangan, perlu diindentifikasi kekurangan dari mereka.

Kebetulan karena saya termasuk kategori “morning person” yaitu individu yang aktif di pagi hari, saya bisa terbangun dari jam 4 pagi dan memulai untuk melakukan evaluasi dan perencaan pekerjaan di jam-jam tersebut, termasuk dengan membuatkan draft terhadap email yang penting kepada manajemen.

Pastinya, setiap dari kita mempunyai ritme tersendiri untuk dapat menyelesaikan pekerjaan, yang perlu dilakukan adalah membuat perencanaan, mengerjakan sesuai rencana dan evaluasi hasil dari pekerjaan tersebut.

 

Semangat!