Aplikasi pemeliharaan dapat meningkatkan produktivitas tim pemeliharaan hingga 15%

Aplikasi pemeliharaan dapat meningkatkan produktivitas tim pemeliharaan hingga 15%

Top of Form

• Apakah perusahaan Anda memiliki lebih dari 10 unit AC ? mesin shredder? mesin fotokopi? Area kantor dengan luas lebih dari 400 meter persegi?
• Jika ya, apakah Anda tahu kapan pemeliharaan terakhir dilakukan? Apa hasilnya? Siapa yang melakukan perawatan?
• Jika ya , tidak perlu membaca artikel ini
• Jika tidak tahu, maka, Anda harus membaca artikel ini

Masalah umum yang dimiliki saat ini oleh team pemeliharaan:
1 ) Tidak memiliki laporan bulanan yang menunjukkan aktivitas pemeliharaan
2 ) Tidak mengetahui jadwal terakhir pemeliharaan dan jadwal berikutnya
3 ) Tidak punya data base vendor sesuai dengan kategori pekerjaan tertentu

aplikasi pemeliharaan bisa membantu untuk menyelesaikan masalah diatas, dinamakan CMMS? Ini adalah singkatan dari Computerized Maintenance Management System. Sistem semacam ini akan dapat membantu Anda untuk mengelola peralatan Anda;

- Untuk menghasilkan laporan per kegiatan yang meliputi : pemeliharaan preventif dan pemeliharaan korektif
- Untuk jadwal setup untuk selanjutnya 1 tahun dan ketika saatnya datang , Anda akan mendapatkan pengingat
- Untuk menjaga data base vendor per kategori kegiatan

Dengan memiliki CMMS di perusahaan Anda , Anda dapat memiliki :
a) Laporan bulanan dengan menghasilkan dari sistem , tidak perlu membuat template baru
b ) Jadwal Lengkap dan catatan jadwal terakhir
c ) Rincian database vendor per kategori kegiatan

Berdasarkan pengalaman saya, ketika Anda memiliki CMMS , Anda dapat memaksimalkan produktivitas tim pemeliharaan Anda untuk fokus pada:

§  Menganalisis laporan dan menghasilkan ide-ide untuk memiliki strategi pemeliharaan yang lebih efektif

§  Mencari vendor baru yang dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dengan biaya yang sama

Anda dapat meningkatkan produktivitas minimum 15 % dengan memiliki CMMS .

Cukup googling CMMS dan Anda akan mengetahui banyak hal tentang CMMS.

Have a nice day!

Please see English version below:

Maintenance application could increase your team productivities up to 15%

·         Does your company have more than 10 units AC? Shredding machine? Copying machine? Offices area more than 400 square meter?

·         If yes, go to this question: do you know when last maintenance had been done? What is the result? Who are doing the maintenance?

·         If yes,  no need to read this article

·         If no, then, you shall read this article

Common problem that we have at this moment:

1)      We don’t have monthly report

2)      We don’t know last schedule and next schedule

3)      We don’t know the vendors that can do certain activities

Maintenance application can solve above issues, the name is CMMS? It stands for computerized maintenance management system. This kind of system would able to help you to manage your equipment;

-          To generate report per activities that include: preventive maintenance and corrective maintenance

-          To setup schedule for next 1 year and when the time come up, you will get reminder

-          To keep  data base for vendor per category of activities

By having CMMS in your company, you can have:

a)      Monthly report by generating from the system, no need to create new template

b)      Complete schedule and record of last schedule

c)       Details database of vendors per category of activities

In my experience, when you have CMMS, you can maximize the productivity of your team to focus on:

• Analyzing the report and produce ideas to have more effective maintenance strategies 
• Searching new vendors which can do better work with more cost benefits

You can increase the productivity minimum 15% by having CMMS.

Just googling and you will find out many things about CMMS.

Have a nice day!

Jufiandi Junizir

International Certified Coach - Leadership

Facility Management Expert

Sources:

http://blog.mainpac.com.au/benefits-cmms/

http://www.otherbb.com/2012/08/top-5-benefits-of-cmms-software-for-facility-managers.html

Hal Penting Untuk Operasional FM

(Leadership blog series)

Sebagai bagian dari usaha untuk selalu menjadi lebih baik, saya suka bertanya kepada seseorang yang saya anggap sangat berpengalaman dibidangnya atau sangat berpengetahuan.

Kemarin ini, saya berbicara (by phone) dengan salah satu senior dibidang perbankan yang sebelumnya pernah menajdi client saya. Idenya adalah untuk mengetahui apa saja yang penting dalam menjalani Facility management yang baik dan bisa dipercaya oleh client.

Berdasarkan pembicaraan tersebut, adalah sebagai berikut:

• Komitmen:

Bahwa dalam bidang Facility Management, dan ini adalah sama dengan bidang bisnis lainnya, yang benar adalah memastikan hal-hal yang telah dijanjikan pada saat memberikan proposal dengan kondisi actual.

Saat ini, tantangan terbesar adalah kondisi actual tidak sesuai dengan komitment dikarenakan banyak hal seperti:

a)      Sumber daya manusia yang tidak kompeten 
b)      Team dilapangan tidak mengetahui komitment awal 
c)       Kurangnya control antara kondisi lapangan dan komitment

• Disiplin:

Nah, disiplin ini adalah untuk banyak hal, tetapi dalam facility management, disiplin diperlukan terutama untuk:

a)      Pekerjaan rutin seperti: housekeeping, pest control, landscaping dan sejenis
b)      Kualitas kerja dari sumber daya manusia
c)       Rutinitas control terhadap kualitas kerja

Jika dua hal diatas bisa dilaksanakan sesuai secara rutin dan teratur, maka bisa dipastikan bahwa operasional dari Facility Management akan memiliki kualitas kerja yang sangat baik.

Lalu, bagaimana untuk memastikan komitmen tersebut dijalankan?

Beberapa peralatan dibawah ini bisa digunakan untuk memastikan operasional dilaksanakan sesuai dengan komitmen yaitu:

1)      Mempunyai kontrak kerja yang jelas antara pihak pelaksana dan client. didalam kontrak kerja ini juga tertulis ruang lingkup pekerjaan.

2)      Mempunyai tugas dan kewajiban yang dituliskan secara detail

3)      Mempunyai Key Performance Indicator (KPI) atau saat ini sudah sangat umum dengan istilah Service Level Agreement antara pihak pelaksana dan client

4)      Mempunyaiscore card  alat ukur secara detail untuk tugas-tugas operasional

Untuk meningkatkan disiplin, bisa dibantu dengan melakukan:

1)      Mempunyai jadwal rapat secara rutin dengan team pelaksana, jadwal ini sudah dibuatkan untuk periode 1 tahun dimuka

2)      Mempunyai komitmen yang terkait dengan pembayaran jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan komitmen

3)      Mempunyai jadwal khusus untuk memastikan score card dilaksanakan.

So, silahkan diterapkan ditempat anda untuk memperbaiki fasilitas anda

Jika ingin mengetahui mengenai SLA, Score Card serta contoh KPI, silahkan untuk mengirimkan email ke: Jufiandi@yahoo.com

Salam Sukses!

Jufiandi Junizir

Expert of Facility Management

International Certified Coach

Facility Evaluation

Jika anda mempunyai team yang bertugas merawat dan memelihara gedung, anda memerlukan checklist untuk memeriksa gedung anda.
Sebagai dasar perawatan dan pemeliharaan, adalah:

1) Bersih
2) Terawat
3) Teratur

Saya akan jelaskan sedikit:
1) Bersih: bisa dibuatkan secara terukur. Contoh:
    - tidak ada noda, coretan pada meja kerja
    - tidak ada goresan pada dinding
    - tidak ada noda dikarpet

2) Terawat: bisa diukur dengan:
    - jadwal perawatan ac yang sesuai dengan rencana
    - penggantian spare part sesuai dengan rekomendasi
    - daftar perbaikan yang dikerjakan tanpa ditunda

3) teratur: bisa diukur dengan:
    - semua instalasi kabel listrik dalam keadaan rapih tertutup konduit/ trunking
    - lampu- lampu terpasang dengan benar
    - instalasi pemadam kebakaran sesuai standard yang berlaku

Nah, dari contoh tersebut, tinggal dibuatkan saja checklistnya

No	Activities	Standard	Result	Explanation/Remark

Checklist yang diperlukan adalah checklist yang bisa mendata dan memberikan informasi yang diperlukan.
Dalam checklist, minimal ada informasi:
- jenis pekerjaan yang di check
- standard hasil yang di inginkan
Lalu, kolom nya termasuk:
- pilihan baik/ tidak baik, dan/atau;
- ya / tidak
- keterangan/ penjelasan
- pastikan ada nya tanggal pemeriksaan
Di bagian akhir, dituliskan nama pemeriksa serta nama supervisor yang bertanggung jawab.

Itulah dasar dari checklist.

English version:
  

For your team that is in charge of building maintenance. You need a checklist to inspect your building: .
As a basic of maintenance would be: 

1 ) Cleanliness
2 ) Proper Maintenance
3 ) Proper Installation

The explanation as per below:
1 ) Cleanliness: the measurement would be:
    - No stains , streaks on the workbench
    - There are no scratches on the wall
    - No stains at carpet

2 ) Proper Maintenance: the measurement would be:
    - Ac maintenance schedule in accordance with the plan
    - Replacement of spare parts in accordance with the recommendation
    - List of repairs undertaken without delay

3 ) Proper Installation: the measurement would be:
    - All electrical wiring installations is in proper protection by closing it with conduit.

    - The lights are properly installed
    - Fire system Installation that meet standards

Then, the checklist could be:

No	Activities	Standard	Result	Explanation/Remark

We need checklist which can identify any problem:

In the checklist, at least we have information as per below:
- The type of work that is in check
- Standard results in the desired
Also, the check may include:
- result of check that consist good / bad , and / or ;
- Yes / no
- Description / explanation
- Make sure the date of inspection;
At the end , column for inspector/ examiner and the name of the supervisor in charge .

That is the basis of a checklist.

Facility Management: make sure you are well groomed and well-maintained facilities are measured .

Jufiandi

Experience in Facility Management

International Certified Coach