OFFICE BOY YANG PRODUKTIF

Saat ini, sudah banyak perusahaan yang bekerja sama secara outsourcing dengan perusahaan cleaning service. Pekerjaan cleaning service sudah terstruktur dan jelas, bahkan bisa dibuatkan aktivitas pekerjaan per jam.

Yang masih menjadi tantangan adalah pekerjaan office boy, karena job description office boy ini umumnya adalah tambahan dari cleaning service dan mendukung kebutuhan karyawan. Kebutuhan karyawan ini yang sangat subyektif tergantung dari tingkat keahlian para karyawan tersebut.

Dari beberapa department, akan ditemui karyawan dengan type yang berbeda-beda;

1. Karyawan yang meminta untuk di atur ruang meeting, yang kenyataannya, pengaturan ruang meeting sudah termasuk; pembelian snack, pengaturan ATK serta set ruang meeting tersebut.
2. Karyawan yang meminta difotokopikan, walaupun hanya 10 lembar.
3. Karyawan efisien, yang meminta tolong disertai checklist yang perlu dilakukan.

Untuk karyawan dengan type 1 & 2; akan sangat tergantung sekali kepada office boy yang sudah mengerti kebutuhan mereka, jika office boy nya ditukar karena sakit, cuti atau rotasi, maka akan sangat kesulitan dalam memberikan instruksi kepada office boy pengganti.

Sedangkan untuk karyawan dengan type c; akan jarang mengalami kesulitan karena sudah membuatkan checklist yang dapat dimengerti oleh office boy mana saja.

Umumnya, para Facility Manager yang memiliki team office boy ini akan melakukan serta mempersiapkan 10 hal berikut ini:

1. Menentukan aktivitas dasar yang wajib dilakukan oleh para office boy, yaitu:
• Aktivitas wajib cleaning service: kebersihan ruang meeting, pantry & toilet.
• Kesiapan ruang meeting: whiteboard bersiih, tempat sampah kosong dan ATK lengkap.
• Kesiapan pantry: gelas & piring kotor sudah dicuci dan mesin vending yang siap dipakai.
2. Membuat SOP (Standard Operating Procedure) yang terkait dengan pekerjaan office boy.
3. Melakukan briefing rutin memastikan office boy melakukan aktivitas dasar.
4. Melakukan inspeksi mendadak secara rutin dengan periode berbeda-beda.
5. Mengetahui permintaan dari para karyawan dan melakukan evaluasi dari permintaan yang ada. Misal: evaluasi permintaan makan siang dikoordinasikan ke 1 orang office boy, sehingga office boy yang lain bisa melakukan pekerjaan cleaning service.
6. Melakukan analisa dan evaluasi aktivitas para office boy.
7. Mengidentifikasi office boy yang tidak melakukan aktivitas dasar, memberikan pelatihan, mengingatkan dengan surat peringatan dan jika perlu diganti dengan pihak eksternal.
8. Melakukan meeting dengan para karyawan yang sering menggunakan jasa office boy untuk mendapatkan permintaan standar yang bisa dilakukan semua office boy yang ada.
9. Bekerja sama dengan department purchasing untuk melakukan tender perusahaan outsourcing yang memiliki struktur management yang kuat.
10. Rutin melakukan meeting dengan para office boy menjelaskan kebutuhan dari Facility Manager terhadap office boy yang produktif dan menanyakan kendala yang ada serta memberikan solusi.

Dengan melakukan 10 hal diatas, maka akan terbentuk kebiasaan office boy yang produktif dan Facility Manager yang mengetahui kendala serta kebutuhan dari karyawan.

Jika diperlukan, aktivitas office boy ini agar dihilangkan dan fokus hanya pada cleaning service. Kebutuhan office boy yang ada diarahkan ke department yang membutuhkan dan agar mereka memiliki office boy sendiri. Biasanya, jika biaya dibebankan penuh terhadap satu department, maka kepala department akan memikirkan alternatif lain.

Semoga bermanfaat.

Aturan Pemakaian Meeting Room

Pemakaian meeting room di perusahaan umumnya sangat tinggi, dikarenakan kebutuhan banyak department di perusahaan tersebut. Sedangkan jumlah meeting room umumnya terbatas tergantung dari besarnya area yang disewa.

Untuk memastikan meeting room digunakan secara produktif, perlu dibuatkan peraturan pemakaian meeting room seperti berikut:

1. Pemesanan Meeting Room. Penggunaan meeting room berdasarkan pesanan. Bisa melalui system atau secara manual kepada admin yang ditunjuk. Pemesan yang tercatat adalah yang berhak menggunakan meeting room.
2. Tepat Waktu. Setelah booking,pastikan meeting room digunakan sesuai dengan waktu yang telah dipesan. Segera selesaikan meeting jika waktu meeting sudah berakhir.
3. Batalkan Segera. Biasakan untuk memesan meeting room jauh-jauh hari dan batalkan segera jika jadwal meeting berubah.
4. Sesuai Kebutuhan. Memesan hanya 1 meeting room sesuai kebutuhan, tidak memesan beberapa meeting room sekaligus jika tidak perlu.
5. Jumlah Tepat. Pastikan memesan sesuai dengan jumlah peserta meeting. Jika peserta meeting hanya ber empat, maka cukup pesan meeting room kapasitas 4-6 orang saja, tidak perlu memesan meeting room kapasitas 10-12 orang. (jika memang tersedia banyak type meeting room).
6. Rapih dan Bersih. Agar menjaga kebersihan meeting room dan meninggalkan meeting room dalam keadaan rapih dan bersih sesudah meeting.
7. Tertutup. Agar menutup pintu meeting room selama meeting berlangsung.
8. Bersama. Pemakaian meeting room adalah untuk kebutuhan bersama sehingga, semua dapat memesan meeting room. Beberapa perusahaan yang memiliki banyak meeting room mempunyai meeting room yang didedikasikan untuk level tertentu seperti Presiden Direktur.
9. Menghormati Pemesan. Jika pemakaian meeting melewati waktu yang telah dipesan, dan penggua selanjutnya sudah menunggu, agar segera menyelesaikan dan meninggalkan meeting.
10. Menjaga Peralatan. Beberapa meeting room memiliki whiteboard dan projector, pastikan untuk selalu mengembalikan spidol, penghapus dan remote projector di tempat yang telah disediakan.

Peraturan ini perlu dibuatkan prosedur, disosialisasikan dan disetujui oleh pihak management perusahaan.

Semoga bermanfaat.