Langsung ke konten utama

Aturan Pemakaian Meeting Room



Pemakaian meeting room di perusahaan umumnya sangat tinggi, dikarenakan kebutuhan banyak department di perusahaan tersebut. Sedangkan jumlah meeting room umumnya terbatas tergantung dari besarnya area yang disewa.

Untuk memastikan meeting room digunakan secara produktif, perlu dibuatkan peraturan pemakaian meeting room seperti berikut:
  1. Pemesanan Meeting Room. Penggunaan meeting room berdasarkan pesanan. Bisa melalui system atau secara manual kepada admin yang ditunjuk. Pemesan yang tercatat adalah yang berhak menggunakan meeting room.
  2. Tepat Waktu. Setelah booking,pastikan meeting room digunakan sesuai dengan waktu yang telah dipesan. Segera selesaikan meeting jika waktu meeting sudah berakhir.
  3. Batalkan Segera. Biasakan untuk memesan meeting room jauh-jauh hari dan batalkan segera jika jadwal meeting berubah.
  4. Sesuai Kebutuhan. Memesan hanya 1 meeting room sesuai kebutuhan, tidak memesan beberapa meeting room sekaligus jika tidak perlu.
  5. Jumlah Tepat. Pastikan memesan sesuai dengan jumlah peserta meeting. Jika peserta meeting hanya ber empat, maka cukup pesan meeting room kapasitas 4-6 orang saja, tidak perlu memesan meeting room kapasitas 10-12 orang. (jika memang tersedia banyak type meeting room).
  6. Rapih dan Bersih. Agar menjaga kebersihan meeting room dan meninggalkan meeting room dalam keadaan rapih dan bersih sesudah meeting.
  7. Tertutup. Agar menutup pintu meeting room selama meeting berlangsung.
  8. Bersama. Pemakaian meeting room adalah untuk kebutuhan bersama sehingga, semua dapat memesan meeting room. Beberapa perusahaan yang memiliki banyak meeting room mempunyai meeting room yang didedikasikan untuk level tertentu seperti Presiden Direktur.
  9. Menghormati Pemesan. Jika pemakaian meeting melewati waktu yang telah dipesan, dan penggua selanjutnya sudah menunggu, agar segera menyelesaikan dan meninggalkan meeting.
  10. Menjaga Peralatan. Beberapa meeting room memiliki whiteboard dan projector, pastikan untuk selalu mengembalikan spidol, penghapus dan remote projector di tempat yang telah disediakan.

Peraturan ini perlu dibuatkan prosedur, disosialisasikan dan disetujui oleh pihak management perusahaan.

Semoga bermanfaat.

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini: 1)      Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran. o     Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management o     Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin. 2)      Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi o     Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement. o     Level staff: mem...
1 komentar
Baca selengkapnya

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Facility Management vs. Workplace Management di Era Kerja Hybrid: 4 Strategy Penting Untuk Integrasi

Setelah lebih dari 25 tahun bekerja di bidang facility management, saya pikir saya cukup familiar dengan istilah, sistem, dan dinamika pekerjaan di dalamnya. Namun, sejak 2020, ada satu istilah yang terus muncul dalam setiap diskusi, webinar, dan bahkan percakapan santai antar team: workplace management .   Dulu istilah ini tidak terlalu ramai. Tapi pasca pandemi COVID-19, seolah ada pergeseran besar: bukan hanya soal menjaga fasilitas tetap berfungsi, tapi juga bagaimana fasilitas itu mendukung cara kerja baru—yang fleksibel, digital, dan berbasis pengalaman karyawan.   Banyak Organisasi Masih Fokus pada Gedung, Bukan Penggunanya Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia—terutama sektor perbankan, manufaktur, dan instansi publik—masih menganggap facility management (FM) cukup untuk menjalankan operasional kantor. Padahal di era kerja hybrid, pengalaman kerja (employee experience) sudah menjadi faktor utama dalam retensi, produktivitas, bahkan kesehatan mental karyawa...
Posting Komentar
Baca selengkapnya