Aturan Pemakaian Meeting Room

Pemakaian meeting room di perusahaan umumnya sangat tinggi, dikarenakan kebutuhan banyak department di perusahaan tersebut. Sedangkan jumlah meeting room umumnya terbatas tergantung dari besarnya area yang disewa.

Untuk memastikan meeting room digunakan secara produktif, perlu dibuatkan peraturan pemakaian meeting room seperti berikut:

1. Pemesanan Meeting Room. Penggunaan meeting room berdasarkan pesanan. Bisa melalui system atau secara manual kepada admin yang ditunjuk. Pemesan yang tercatat adalah yang berhak menggunakan meeting room.
2. Tepat Waktu. Setelah booking,pastikan meeting room digunakan sesuai dengan waktu yang telah dipesan. Segera selesaikan meeting jika waktu meeting sudah berakhir.
3. Batalkan Segera. Biasakan untuk memesan meeting room jauh-jauh hari dan batalkan segera jika jadwal meeting berubah.
4. Sesuai Kebutuhan. Memesan hanya 1 meeting room sesuai kebutuhan, tidak memesan beberapa meeting room sekaligus jika tidak perlu.
5. Jumlah Tepat. Pastikan memesan sesuai dengan jumlah peserta meeting. Jika peserta meeting hanya ber empat, maka cukup pesan meeting room kapasitas 4-6 orang saja, tidak perlu memesan meeting room kapasitas 10-12 orang. (jika memang tersedia banyak type meeting room).
6. Rapih dan Bersih. Agar menjaga kebersihan meeting room dan meninggalkan meeting room dalam keadaan rapih dan bersih sesudah meeting.
7. Tertutup. Agar menutup pintu meeting room selama meeting berlangsung.
8. Bersama. Pemakaian meeting room adalah untuk kebutuhan bersama sehingga, semua dapat memesan meeting room. Beberapa perusahaan yang memiliki banyak meeting room mempunyai meeting room yang didedikasikan untuk level tertentu seperti Presiden Direktur.
9. Menghormati Pemesan. Jika pemakaian meeting melewati waktu yang telah dipesan, dan penggua selanjutnya sudah menunggu, agar segera menyelesaikan dan meninggalkan meeting.
10. Menjaga Peralatan. Beberapa meeting room memiliki whiteboard dan projector, pastikan untuk selalu mengembalikan spidol, penghapus dan remote projector di tempat yang telah disediakan.

Peraturan ini perlu dibuatkan prosedur, disosialisasikan dan disetujui oleh pihak management perusahaan.

Semoga bermanfaat.