6 Fungsi Utama Facility Manager

Buat rekan-rekan facility manager, apakabarnya? Cukup lama belum menuliskan lagi mengenai facility management. Di kesempatan ini, saya menuliskan mengenai fungsi utama seorang Facility Manager, baik secara in-house ataupun outsource.

Saya setuju bahwa mengelola fasilitas itu memang berat, karena banyak sekali hal-hal yang perlu dikelola. Fungsi utama facility manager itu bisa dijelaskan menjadi 6 fungsi utama yaitu:

1. People Management - Mengelola orang. Orang-orang yang dikelola sangat bervariasi, yaitu:

 - Team sendiri (jika in-house).

 - Team outsourcing (jika bekerja sama dengan vendor untuk jasa pengelolaan: security, kebersihan dan lainnya).

 - User (rekan-rekan pengguna), dengan kata lain, teman-teman kerja yang suka melaporkan jika ada isu terkait keamanan, kebersihan dan lainnya.

 - Bos/atasan, ini untuk para manager/direksi yang mengeluhkan kinerja fasilitas atau team dari FM.

Facility manager perlu mengerti bagaimana menghadapi orang-orang tersebut sehingga bisa terjadi sinergi ketergantungan antar department dan fungsi dalam perusahaan dengan department facility.

2. Budget Management, Ini adalah hal yang mutlak perlu dikuasai oleh facility manager. Secara sederhana, semua pengeluaran perlu dicatat dan sesuai dengan budget yang telah direncanakan.  

Secara aktual, mengelola budget ini memerlukan pencatatan dan pengawasan yang sangat rinci dan sangat memakan waktu bagi seorang facility manager.

Facility manager perlu berkomunikasi secara rutin dengan bagian keuangan setiap bulan untuk memastikan pengeluaran sesuai dengan budget.

3. Project Management

Dikarenakan facility manager mengelola fasilitas perusahaan, maka facility manager bisa menjadi project manager, terutama untuk project yang kecil sampai dengan medium karena untuk bekerja sama dengan perusahaan project management, akan memerlukan dana tambahan.

Project management ini meliputi: perencanaan, pelaksanaan serta evaluasi akhir untuk memastikan facility manager mengerjakan project sesuai dengan arahan perusahaan (terutama keuangan) dan memastikan dana yang dikeluarkan sesuai dengan hasil yang diharapkan. 

4. Contract Management

Mengelola kontrak ini umumnya dilakukan oleh facility manager yang mempunyai team outsourcing. Walaupun biasanya team legal dari perushaan membantu untuk memeriksa klausa yang ada di dalam kontrak, tetapi untuk periode, implementasi serta evaluasi dari kontrak menjadi tanggung jawab sang facility manager.

5. Customer Relationship Management

Mengelola pelanggan (customer) yang benar-benar memerlukan keahlian serta pengalaman dari facility manager.

Karena para pelanggan ini memiliki kebutuhan masing-masing dan tidak selalu berhubungan dengan fasilitas.

6. Health & Safety Management (HSE)

Untuk beberapa perusahaan multinasional, seorang facility manager juga menangani program HSE perusahaan, ini belum secara umum menjadi job description, tapi sudah mulai diberlakukan. Karena secara ruang lingkup kerja, facility manager akan terkait dengan fasilitas perusahaan yang perlu dipastikan keamanan dan keselamatannya saat digunakan. 

Hal ini termasuk memastikan berjalannya program evakuasi dengan membuat team floor warden, melakukan koordinasi dengan team management, sampai dengan menjadi anggota dari team business continuity plan.

Secara struktur, jika facility manager juga bertindak sebagai HSE (biasanya disebut HSE Coordinator atau specialist), maka ruang lingkup kerja akan menjadi lebih besar dan di beberapa perusahaan bisa bertanggung jawab langsung ke Presiden Direktur.

Diharapkan dengan mendapatkan informasi diatas ini, rekan-rekan facility manager bisa lebih proaktif untuk mencari informasi bagaimana menjalankan fungsi-fungsi diatas. 

Semoga bermanfaat,

Salam,

Jufiandi 

4 Kebijakan & Prosedur Penting untuk Perusahaan Startup yang Baru Memiliki Kantor

Sekarang ini, sangat banyak sekali para pengusaha muda yang berani membuat perusahaan startup. Ada yang mengawali dari rumah sendiri, sampai akhirnya sewa kantor.

Bagusnya, saat ini sudah banyak sekali coworking space, virtual office dan service office yang sangat efektif untuk para pengusaha yang masih pemula.

Walaupun begitu, ada juga yang memutuskan untuk sewa atau beli ruko yang mengharuskan adanya layout untuk area kerja, gudang, ruang meeting dan lainnya. Nah, kebijakan dan prosedur ini penting untuk dimiliki dan diterapkan diperkantoran seperti ini, karena akan membentuk budaya perusahaan yang baik dan tentunya akan membuat pengeluaran lebih efektif;  

1.     Clean Desk Policy:

Membuat dan menerapkan clean desk policy. Apa itu clean desk policy? Yaitu kebijakan yang mengatur bahwa area kerja (termasuk meeting room) harus selalu dalam keadaan bersih tanpa adanya dokumen perusahaan berserakan.

Menerapkan clean desk policy ini sangat penting. Clean desk policy ini  akan mengatur mengenai: bagaimana setiap personil/karyawan menganggap kantor sebagai rumah sendiri, yang artinya, kebersihan menjadi tanggung jawab masing-masing. Contoh: setiap karyawan harus membuang sampah sendiri ke tempat sampah, merapihkan ruang meeting setelah meeting selesai atau bahkan memastikan meja dalam keadaan rapih saat pulang kantor.

Dengan dibuatkannya policy ini sejak awal, maka, saat perusahaan makin berkembang, karyawan akan terbiasa memastikan kantor dalam keadaan bersih. 

2.     Storage/Filling Management:

Membuat prosedur mengelola gudang/tempat penyimpanan. Sederhananya, dibuatkan kategori, seperti: dokumen operasional, dokumen keuangan, dokumen penawaran dan dokumen lainnya disesuaikan dengan bidang perusahaan.

Dari kategori tersebut bisa juga ditentukan, berapa lama dokumen perlu disimpan. Contoh: untuk dokumen penawaran, maksimal 3 bulan untuk disimpan, karena dengan adanya fluktuasi mata uang, bisa dipastikan harga setelah 3 bulan akan berubah.

Prosedur ini penting karena tempat penyimpanan itu membutuhkan tempat, mulai dari lemari kecil, lemari besar sampai ruangan dokumen. Jika tidak dikelola dengan baik, akan menghabiskan tempat yang bisa digunakan untuk hal-hal lainnya.

Sebaiknya segera memulai menyimpan file secara digital dengan cara melakukan scan untuk semua dokumen.

3.     Seating Management

Saat ini, telah dicontohkan oleh perusahaan IT ternama dunia; tidak ada lagi perbedaan antara area kerja staff, manager, direktur dan lainnya. Telah diterapkan system: Agile Working Space yang artinya, ruang kerja yang ada bisa secara fleksibel digunakan untuk siapa saja, tanpa melihat posisi dari masing-masing team.

Dengan diterapkan system seperti ini, jika perusahaan semakin besar dan karyawan semakin banyak, area kerja akan mampu menanmpung karyawan tersebut. Sampai saatnya benar-benar perlu menambahkan area kerja karena kantor sudah penuh.

Untuk menerapkan konsep ini, memerlukan persetujuan bersama mengenai; karyawan yang memerlukan fix seat, mobile, collaboration area dan lainnya. Juga memerlukan fasilitas pendukung seperti modem, laptop sehingga karyawan bisa bekerja di area kerja dimana saja. Memerlukan locker/lemari penyimpanan untuk barang-barang dari karyawan, sehingga tidak ada lemari pribadi disetiap meja. Jadinya, akan memaksimalkan penggunaan area kantor hingga lebih produktif.

4.     Security Management

Terakhir, security management yang dimaksud adalah system keamanan kantor. Umumnya menggunakan access management system. Sebagai catatan, sudah jarang sekali perusahaan memiliki security guard untuk menjaga kantornya, kecuali jika management mempunyai kebijakan yang berbeda.

System access card management ini mempunyai fungsi ganda, sebagai pengaman dan juga absensi. 

Diperlukan juga adanya system CCTV untuk di kantor sebagai keamanan preventif yang akan sangat berguna sekali jika ada situasi yang memerlukan dokumentasi berupa rekaman dari kamera.

Informasi mengenai hal-hal standar mengenai apa saja yang perlu disiapkan di kantor baru seperti; memilih lokasi, jenis furnitur, mesin fotokopi, peralatan IT dan lainnya sudah banyak dituliskan dan dapat dicari di google.

Semoga bermanfaat,

Salam sukses!

Jufiandi

Program Facility Management Per Tahun

Sudah awal tahun ya. Waktunya menjalankan program facility management. Apa saja program facility management yang perlu dibuat?

Berikut program facility management yang penting untuk dipresentasikan ke management, yaitu:

1.     Budget operasional untuk 1 tahun. Merencanakan biaya-biaya terkait operasional, antara lain;

-        Biaya pemeliharaan; termasuk biaya penggantian spare part, kontrak kerja vendor dan lainnya.

-        Biaya sewa; termasuk biaya biaya utilitas (listrik, air), biaya overtime listrik/air, dan lainnya.

-        Dan biaya lainnya yang menjadi tanggung jawab team facility management

2.     Rencana program pemeliharaan;

-        Program pemeliharaan alat-alat utama: (dalam kantor, umumnya: AC Server, UPS, panel listrik).

-        Perencanaan penggantian spare part: (dalam kantor, umumnya: spare part terkait AC server, UPS, dan lainnya). Data penggantian ini bisa diketahui dari umur pakai spare part tersebut.

3.     Initiative program yang menhubungkan antara karyawan dengan perusahaan;

-        Program kebersihan kantor: rencana membersihkan kantor bersama (clean day), inspeksi bersama, dan lainnya.

-        Program penghematan: contoh: memakai kertas bolak-balik sebelum dibuang, mengurangi botol `pastik , dan lainnya.  

4.     Program Kesehatan & Keselamatan Kerja

-        Program latihan evakuasi – bekerja sama dengan building management atau team HSE.

-        Program latihan mengemudi dengan benar.

Di awal tahun, akan sangat bermanfaat sekali jika program ini dipresentasikan atau diinformasikan kepada team management, sehingga bisa mendapatkan dukungan dari team management untuk kelancaran program ini.

Untuk kinerja team facility management, perlu dibuatkan laporan secara rutin untuk program tersebut kepada team management - akan dituliskan terpisah.

Pasti bermanfaat,

Salam sukses!
Jufiandi

Happy New Year 2019

Hi Semua,
Happy New Year 2019!
Semoga di tahun 2019 ini, kita semua diberikan berkah sehat dan rejeki yang berlimpah!

Saya juga membuatkan target untuk lebih banyak menuliskan pengalaman saya dalam hal-hal terkati facility management.

Salam Sukses!
Jufiandi