FM Service Provider: Siapa saja pihak-pihak terkait dalam layanan facility management (stakeholder)

 

Untuk anda seorang Facility Manager yang bekerja mewakili FM Service Provider Company dan ditempatkan di client site, perlu mengetahui dan mengenal siapa saja stakeholder dari sisi client.

Stakeholder dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang terkait atau memiliki kepentingan dalam layanan yang diberikan. Atau, bisa juga diartikan bahwa stakeholder adalah pihak-pihak yang terlibat atau terpengaruh oleh suatu keputusan atau tindakan. 

Berikut 3 hal penting dari seorang Facility Manager untuk mengenal stakeholder dari sisi client:

• Menjalin hubungan yang baik: Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, hubungan yang baik dengan klien sangat penting. Dengan mengenali stakeholder dari sisi client, facility manager dapat menjalin hubungan yang baik dengan klien. Hal ini akan membantu memperkuat kerja sama dan meningkatkan loyalitas klien.
• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas: Dengan mengetahui siapa saja stakeholder dari sisi client, facility manager dapat memastikan bahwa pengelolaan fasilitas dilakukan dengan efisien dan produktif. Dalam hal ini, facility manager dapat memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan fasilitas bekerja sama dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang sama.
• Meningkatkan kualitas pelayanan: Dengan mengenali stakeholder dari sisi client, facility manager dapat mengoptimalkan pelayanan yang diberikan kepada klien. Facility manager dapat menyediakan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan klien serta memastikan bahwa layanan yang diberikan memenuhi standar yang ditetapkan.

Berikut 10 daftar stakeholder yang perlu facility manager kenal dan ketahui:

1. Facility managers: Mereka bertanggung jawab untuk mengelola fasilitas dengan cara yang efisien dan produktif, memastikan ketersediaan dan fungsi fasilitas, serta menjaga keamanan dan kenyamanan pengguna fasilitas.
2. Building owners or property managers: Mereka bertanggung jawab untuk memperbaiki kerusakan atau masalah pada fasilitas dan memastikan bahwa fasilitas tetap berfungsi secara optimal.
3. Tenants or users of the building: Pastinya, user dari client memiliki kepentingan untuk mendapatkan fasilitas agar tetap dalam kondisi baik dan berfungsi dengan baik. Mereka juga berkontribusi dalam memastikan keamanan dan kenyamanan di dalam bangunan.
4. Maintenance and engineering personnel: Mereka bertanggung jawab untuk memelihara dan memperbaiki fasilitas agar selalu dalam kondisi prima. Dalam beberapa hal, maintenance vendor termasuk dalam ruang lingkup service provider, yang perlu diingat, mereka mempunyai access komunikasi langsung dengan client.
5. Procurement and purchasing departments: mereka adalah pihak yang secara tidak langsung menilai kinerja dari service provider terutama untuk memastikan bahwa fasilitas mendapatkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan untuk menjaga fasilitas tetap berfungsi secara optimal.
6. Finance and accounting departments: Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengelolaan fasilitas tetap sesuai dengan anggaran dan tujuan yang ditetapkan. Mereka-lah yang menjadi factor penentu client untuk melihat bahwa anggaran yang diberikan untuk service provider sesuai dengan target yang dijanjikan.
7. IT and technology departments: dalam beberapa perusahaan, mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan berfungsi dengan baik dan tetap aman. Fasilitas pendukung untuk IT adalah UPS, generator, fire alarm/system dan panel listrik. Karenanya Facility Manager perlu selalu berhubungan dengan IT Department jika ada pemeliharaan terkait hal di atas.
8. Security Manager: umumnya, client memiliki seseorang yang bertanggung jawab untuk security dalam hal memastikan bahwa fasilitas dilengkapi dengan sistem keamanan yang diperlukan untuk menjaga keamanan dan mengurangi risiko kejahatan. Umumnya, kondisi yang perlu dijaga adalah ketertiban, tingkah lalu dan kedisiplinan dari personel security guard.
9. Health and Safety Manager: Personel client yang sangat kritis dalam memastikan semua pekerjaan dilakukan memenuhi standar kesehatan dan keselamatan sesuai dengan program client dan peraturan pemerintah.  
10. Cleaning and janitorial staff: Staf kebersihan dan kebersihan sangat penting dalam menjaga fasilitas tetap bersih dan terjaga dengan baik. Mereka adalah salah satu ujung tombak dari service provider karena mereka akan bertemu langsung dengan para users/karyawan. 

Facility Manager perlu memastikan para stakeholder ini percaya dan senang bekerja sama untuk memastikan fasilitas terjaga dengan baik.

Semoga bermanfaat, Jufiandi

Tantangan FM: Vendor Tidak Mau Bekerja Sesuai Order

Salah satu tantangan Facility Manager adalah apabila vendor anda tidak mau melakukan pekerjaan yang sudah dijanjikan? Kesal sekali ya. Sebagai client, kita merasa sudah memastikan ruang lingkup kerja yang sesuai dan memberikan order pesanan kepada vendor.

Ternyata, ada 3 hal penting yang perlu juga diperhatikan saat melakukan Kerjasama dengan vendor, yaitu:

1. Kondisi Finansial: pastikan pembayaran ke vendor sesuai dengan waktu yang dijanjikan dan memiliki historical pembayaran yang baik selama bekerja dengan vendor tersebut. Jika vendor mengalami kesulitan finansial dengan terjadinya pembayaran yang tidak tepat waktu secara terus menerus, maka vendor akan menjadi tidak termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan baik atau bahkan tidak mau melakukannya sama sekali.
2. Kepercayaan: client untuk memastikan pekerjaan yang diberikan sesuai dengan rincian saat awal meminta proposal. Ada client yang memiliki asumsi bahwa perusahaan sudah memiliki standar tertentu dan tidak menuliskan pada rincian awal. Dan setelah order diberikan, standar ini dimintakan (seperti sertifikasi dan perijinan untuk hal tertentu), vendor akan merasa tidak dihargai atau merasa sulit untuk bekerja sama dengan baik. Beberapa vendor mau berkomitment, dan akan lebih berhati-hati untuk Kerjasama dengan client ini.
3. Komunikasi: komunikasi yang efektif antara vendor dan klien akan memberikan kenyamanan kepada vendor untuk melakukan pekerjaan. Komunikasi yang tidak terarah, bisa menyebabkan ketidaksepahaman tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak. Jika vendor merasa sulit untuk berkomunikasi dengan klien atau jika klien tidak memberikan informasi yang cukup, maka ini dapat menjadi penghambat utama untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

Lalu, bagaimana memastikan vendor bekerjasama dengan baik? Tentunya memastikan hal-hal di atas dalam kondisi baik dengan bekerjasama dalam bentuk:

Finansial

• Menentukan harga yang adil dan transparan: Pastikan bahwa harga yang disepakati adil dan transparan, sehingga tidak terjadi ketidaksepahaman tentang pembayaran yang harus dilakukan.
• Menjalin hubungan yang baik dengan pihak keuangan: Menjalin hubungan yang baik dengan pihak keuangan vendor, manajer keuangan, dapat membantu memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan.

Komunikasi

• Menjalin komunikasi yang efektif: Memastikan komunikasi yang efektif dengan vendor sangat penting untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar dan tepat waktu.
• Berkomunikasi secara teratur dan terbuka dapat membantu membangun hubungan kerja yang baik.
• Menetapkan harapan secara jelas: Pastikan bahwa harapan dan tujuan proyek telah disepakati dengan jelas oleh kedua belah pihak sebelum memulai pekerjaan. Hal ini dapat membantu meminimalkan ketidaksepahaman di kemudian hari.

Kepercayaan

• Menjalin hubungan yang baik: Membangun hubungan yang baik dengan vendor dapat membantu meningkatkan kepercayaan antara kedua belah pihak. Pastikan untuk menunjukkan kepercayaan dengan memenuhi kewajiban yang telah disepakati.
• Mengevaluasi kinerja: Melakukan evaluasi kinerja secara teratur dapat membantu memastikan bahwa vendor tetap memenuhi standar kualitas dan kinerja yang diharapkan. Hal ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan antara kedua belah pihak.

Pastinya, penting untuk selalu menjaga etika kerja yang baik dan berkomunikasi secara terbuka dan jujur. Dengan melakukan hal-hal ini, Anda dapat membangun hubungan kerja yang baik dengan vendor dan memastikan bahwa pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dan tepat waktu.

Semoga bermanfaat, Jufiandi

Trend dari Outsourcing Facility Management di Indonesia di era 2020

Dunia facility management akan selalu ada kaitan dengan outsourcing. Dalam industri facility management, outsourcing menjadi semakin populer selama bertahun-tahun, karena memungkinkan perusahaan memanfaatkan keahlian service provider dan meningkatkan efisiensi operasi mereka. Layanan outsourcing facility management memungkinkan perusahaan untuk fokus pada fungsi bisnis inti mereka sambil menyerahkan tugas manajemen fasilitas kepada para ahli.

Laporan Pasar FM Global edisi 2020, yang dilakukan oleh firma riset Frost & Sullivan, mensurvei 1500 eksekutif manajemen fasilitas di seluruh Amerika Utara, Eropa, Asia-Pasifik, dan Amerika Latin. Laporan tersebut menemukan bahwa 62% responden meng-outsource setidaknya beberapa layanan facility management mereka. Dari jumlah tersebut, 80% melaporkan penghematan biaya dari outsourcing, dengan penghematan rata-rata 23%.

Selain penghematan biaya, laporan tersebut menemukan bahwa facility management outsourcing memberi perusahaan akses ke keahlian khusus, yang memungkinkan mereka meningkatkan praktik facility management  mereka. Laporan tersebut menyoroti bahwa outsourcing memungkinkan perusahaan memanfaatkan kemajuan teknologi terbaru dan praktik terbaik, yang membantu mereka tetap mengikuti tren terbaru dalam facility management .

Laporan tersebut juga menyoroti bahwa facility management  outsourcing dapat meningkatkan tingkat layanan dan memungkinkan perusahaan untuk fokus pada kompetensi inti mereka. Disebutkan juga bahwa outsourcing dapat memberikan fleksibilitas yang lebih besar kepada perusahaan dengan memungkinkan mereka untuk meningkatkan layanan facility management  mereka sesuai kebutuhan mereka.

Berdasarkan laporan tersebut, menunjukkan bahwa facility management  outsourcing dapat menjadi strategi yang bermanfaat bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan praktik facility management mereka, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi.

Saya pernah tuliskan di blog ini pada tahun 2016 mengenai alasan untuk outsource facility management. Ternyata setelah 7 tahun berlalu, pada era tahun 2023 ini, outsource facility management memberikan keuntungan yang lebih baik untuk perusahaan.

Jika perusahaan anda masih memiliki team in-house untuk facility management, segera mulai sadari kebutuhan outsourcing perusahaan anda. Bisa dimulai dengan:

• Identifikasi kebutuhan layanan facility management Anda. Sadari core business dari perusahaan anda dan bagaimana kondisi facility management saat ini diperusahaan anda.
• Selidiki consultant facility management yang potential. Consultant yang baik akan memiliki rekam jejak di dalam dan luar negri serta studi kasus mengenai facility management.
• Ajukan pertanyaan kepada consultant. Utamanya mengenai pengalaman, keahlian, dan pendekatan mereka terhadap facility management. Pastikan sesuai dengan budaya perusahaan anda.
• Tindak lanjuti. Jika ada strategi baru dari perusahaan untuk outsourcing, maka sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulai proses pembelian outsourcing facility management. 

Semoga bermanfaat, Jufiandi

Workplace Technology - Teknologi Tempat Kerja

Salah satu tantangan seorang Facility Manager adalah mengelola jadwal pemeliharaan, perbaikan, dan pembersihan gedung. Dengan banyaknya ruangan dan peralatan yang perlu dijaga dan dikelola, Facility Manager akan mengalami merasa kesulitan untuk memprioritaskan dan mengatur semua pekerjaan.

Solusi untuk tantangan tersebut adalah Worktech. Worktech adalah singkatan dari "workplace technology" atau teknologi tempat kerja. Istilah ini merujuk pada perangkat lunak, aplikasi, dan perangkat keras yang digunakan di lingkungan kerja untuk membantu mempercepat dan meningkatkan produktivitas, serta memungkinkan kolaborasi antar tim dan anggota tim yang berada di lokasi yang berbeda. Adanya Worktech ini akan membantu mempermudah dan mempercepat kerja, meningkatkan efisiensi, dan memberikan pengalaman kerja yang lebih baik bagi karyawan.

Worktech dapat mencakup aplikasi seperti software manajemen proyek, platform kolaborasi tim, sistem manajemen sumber daya manusia (HRM), serta solusi komunikasi dan videoconferencing.

Implementasi worktech di dunia Facility Management termasuk sebagai berikut:

Facility Management Software - Software ini memungkinkan Facility Manager untuk mengelola jadwal pemeliharaan, perbaikan, dan pembersihan gedung dengan lebih mudah dan efisien. Software ini juga dapat membantu Facility Manager untuk memantau persediaan alat pembersih dan peralatan yang digunakan oleh staf pembersihan.

Collaboration Platform - Platform ini memungkinkan anggota team facility untuk berkomunikasi secara langsung dan berbagi informasi dengan mudah. Platform kolaborasi ini dapat membantu Facility Manager untuk memantau laporan masalah dan permintaan perbaikan yang diajukan oleh penghuni gedung. Saat dengan adanya Ms Teams, One Drive dan lainnya sangat membantu sekali untuk kolaborasi informasi terkait facility management.

Internet of Things (IoT) - Teknologi IoT memungkinkan Facility Manager untuk memantau dan mengelola berbagai peralatan gedung secara otomatis. Contohnya, teknologi ini dapat membantu Facility Manager untuk memantau konsumsi listrik dan mematikan lampu atau peralatan ketika tidak digunakan.

Face & Voice Recognition Technology - Teknologi pengenalan wajah dan suara ini dapat digunakan untuk mengatur akses ke gedung dan memantau aktivitas penghuni gedung. Contohnya, teknologi ini dapat digunakan untuk memantau waktu kehadiran karyawan atau untuk memastikan bahwa penghuni gedung yang masuk adalah orang yang seharusnya.

Augmented Reality (AR) - Teknologi AR dapat digunakan untuk membantu Facility Manager dalam pemeliharaan gedung dengan memberikan visualisasi 3D yang jelas tentang kondisi gedung. Teknologi ini juga dapat digunakan untuk memberikan panduan perbaikan secara interaktif bagi staf pemeliharaan.

Senang mengetahui bahwa teknologi ini sudah ada di Indonesia dan sudah diterapkan di banyak lokasi.

Semoga bermanfaat, Jufiandi