FM Service Provider: Siapa saja pihak-pihak terkait dalam layanan facility management (stakeholder)

 

Untuk anda seorang Facility Manager yang bekerja mewakili FM Service Provider Company dan ditempatkan di client site, perlu mengetahui dan mengenal siapa saja stakeholder dari sisi client.

Stakeholder dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang terkait atau memiliki kepentingan dalam layanan yang diberikan. Atau, bisa juga diartikan bahwa stakeholder adalah pihak-pihak yang terlibat atau terpengaruh oleh suatu keputusan atau tindakan. 

Berikut 3 hal penting dari seorang Facility Manager untuk mengenal stakeholder dari sisi client:

• Menjalin hubungan yang baik: Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif, hubungan yang baik dengan klien sangat penting. Dengan mengenali stakeholder dari sisi client, facility manager dapat menjalin hubungan yang baik dengan klien. Hal ini akan membantu memperkuat kerja sama dan meningkatkan loyalitas klien.
• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas: Dengan mengetahui siapa saja stakeholder dari sisi client, facility manager dapat memastikan bahwa pengelolaan fasilitas dilakukan dengan efisien dan produktif. Dalam hal ini, facility manager dapat memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan fasilitas bekerja sama dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang sama.
• Meningkatkan kualitas pelayanan: Dengan mengenali stakeholder dari sisi client, facility manager dapat mengoptimalkan pelayanan yang diberikan kepada klien. Facility manager dapat menyediakan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan klien serta memastikan bahwa layanan yang diberikan memenuhi standar yang ditetapkan.

Berikut 10 daftar stakeholder yang perlu facility manager kenal dan ketahui:

1. Facility managers: Mereka bertanggung jawab untuk mengelola fasilitas dengan cara yang efisien dan produktif, memastikan ketersediaan dan fungsi fasilitas, serta menjaga keamanan dan kenyamanan pengguna fasilitas.
2. Building owners or property managers: Mereka bertanggung jawab untuk memperbaiki kerusakan atau masalah pada fasilitas dan memastikan bahwa fasilitas tetap berfungsi secara optimal.
3. Tenants or users of the building: Pastinya, user dari client memiliki kepentingan untuk mendapatkan fasilitas agar tetap dalam kondisi baik dan berfungsi dengan baik. Mereka juga berkontribusi dalam memastikan keamanan dan kenyamanan di dalam bangunan.
4. Maintenance and engineering personnel: Mereka bertanggung jawab untuk memelihara dan memperbaiki fasilitas agar selalu dalam kondisi prima. Dalam beberapa hal, maintenance vendor termasuk dalam ruang lingkup service provider, yang perlu diingat, mereka mempunyai access komunikasi langsung dengan client.
5. Procurement and purchasing departments: mereka adalah pihak yang secara tidak langsung menilai kinerja dari service provider terutama untuk memastikan bahwa fasilitas mendapatkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan untuk menjaga fasilitas tetap berfungsi secara optimal.
6. Finance and accounting departments: Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengelolaan fasilitas tetap sesuai dengan anggaran dan tujuan yang ditetapkan. Mereka-lah yang menjadi factor penentu client untuk melihat bahwa anggaran yang diberikan untuk service provider sesuai dengan target yang dijanjikan.
7. IT and technology departments: dalam beberapa perusahaan, mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan berfungsi dengan baik dan tetap aman. Fasilitas pendukung untuk IT adalah UPS, generator, fire alarm/system dan panel listrik. Karenanya Facility Manager perlu selalu berhubungan dengan IT Department jika ada pemeliharaan terkait hal di atas.
8. Security Manager: umumnya, client memiliki seseorang yang bertanggung jawab untuk security dalam hal memastikan bahwa fasilitas dilengkapi dengan sistem keamanan yang diperlukan untuk menjaga keamanan dan mengurangi risiko kejahatan. Umumnya, kondisi yang perlu dijaga adalah ketertiban, tingkah lalu dan kedisiplinan dari personel security guard.
9. Health and Safety Manager: Personel client yang sangat kritis dalam memastikan semua pekerjaan dilakukan memenuhi standar kesehatan dan keselamatan sesuai dengan program client dan peraturan pemerintah.  
10. Cleaning and janitorial staff: Staf kebersihan dan kebersihan sangat penting dalam menjaga fasilitas tetap bersih dan terjaga dengan baik. Mereka adalah salah satu ujung tombak dari service provider karena mereka akan bertemu langsung dengan para users/karyawan. 

Facility Manager perlu memastikan para stakeholder ini percaya dan senang bekerja sama untuk memastikan fasilitas terjaga dengan baik.

Semoga bermanfaat, Jufiandi