Tantangan FM: Vendor Tidak Mau Bekerja Sesuai Order

Salah satu tantangan Facility Manager adalah apabila vendor anda tidak mau melakukan pekerjaan yang sudah dijanjikan? Kesal sekali ya. Sebagai client, kita merasa sudah memastikan ruang lingkup kerja yang sesuai dan memberikan order pesanan kepada vendor.

Ternyata, ada 3 hal penting yang perlu juga diperhatikan saat melakukan Kerjasama dengan vendor, yaitu:

1. Kondisi Finansial: pastikan pembayaran ke vendor sesuai dengan waktu yang dijanjikan dan memiliki historical pembayaran yang baik selama bekerja dengan vendor tersebut. Jika vendor mengalami kesulitan finansial dengan terjadinya pembayaran yang tidak tepat waktu secara terus menerus, maka vendor akan menjadi tidak termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan baik atau bahkan tidak mau melakukannya sama sekali.
2. Kepercayaan: client untuk memastikan pekerjaan yang diberikan sesuai dengan rincian saat awal meminta proposal. Ada client yang memiliki asumsi bahwa perusahaan sudah memiliki standar tertentu dan tidak menuliskan pada rincian awal. Dan setelah order diberikan, standar ini dimintakan (seperti sertifikasi dan perijinan untuk hal tertentu), vendor akan merasa tidak dihargai atau merasa sulit untuk bekerja sama dengan baik. Beberapa vendor mau berkomitment, dan akan lebih berhati-hati untuk Kerjasama dengan client ini.
3. Komunikasi: komunikasi yang efektif antara vendor dan klien akan memberikan kenyamanan kepada vendor untuk melakukan pekerjaan. Komunikasi yang tidak terarah, bisa menyebabkan ketidaksepahaman tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak. Jika vendor merasa sulit untuk berkomunikasi dengan klien atau jika klien tidak memberikan informasi yang cukup, maka ini dapat menjadi penghambat utama untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

Lalu, bagaimana memastikan vendor bekerjasama dengan baik? Tentunya memastikan hal-hal di atas dalam kondisi baik dengan bekerjasama dalam bentuk:

Finansial

• Menentukan harga yang adil dan transparan: Pastikan bahwa harga yang disepakati adil dan transparan, sehingga tidak terjadi ketidaksepahaman tentang pembayaran yang harus dilakukan.
• Menjalin hubungan yang baik dengan pihak keuangan: Menjalin hubungan yang baik dengan pihak keuangan vendor, manajer keuangan, dapat membantu memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan.

Komunikasi

• Menjalin komunikasi yang efektif: Memastikan komunikasi yang efektif dengan vendor sangat penting untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar dan tepat waktu.
• Berkomunikasi secara teratur dan terbuka dapat membantu membangun hubungan kerja yang baik.
• Menetapkan harapan secara jelas: Pastikan bahwa harapan dan tujuan proyek telah disepakati dengan jelas oleh kedua belah pihak sebelum memulai pekerjaan. Hal ini dapat membantu meminimalkan ketidaksepahaman di kemudian hari.

Kepercayaan

• Menjalin hubungan yang baik: Membangun hubungan yang baik dengan vendor dapat membantu meningkatkan kepercayaan antara kedua belah pihak. Pastikan untuk menunjukkan kepercayaan dengan memenuhi kewajiban yang telah disepakati.
• Mengevaluasi kinerja: Melakukan evaluasi kinerja secara teratur dapat membantu memastikan bahwa vendor tetap memenuhi standar kualitas dan kinerja yang diharapkan. Hal ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan antara kedua belah pihak.

Pastinya, penting untuk selalu menjaga etika kerja yang baik dan berkomunikasi secara terbuka dan jujur. Dengan melakukan hal-hal ini, Anda dapat membangun hubungan kerja yang baik dengan vendor dan memastikan bahwa pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dan tepat waktu.

Semoga bermanfaat, Jufiandi