Langsung ke konten utama

Tantangan FM: Vendor Tidak Mau Bekerja Sesuai Order

Salah satu tantangan Facility Manager adalah apabila vendor anda tidak mau melakukan pekerjaan yang sudah dijanjikan? Kesal sekali ya. Sebagai client, kita merasa sudah memastikan ruang lingkup kerja yang sesuai dan memberikan order pesanan kepada vendor.

Ternyata, ada 3 hal penting yang perlu juga diperhatikan saat melakukan Kerjasama dengan vendor, yaitu:

  1. Kondisi Finansial: pastikan pembayaran ke vendor sesuai dengan waktu yang dijanjikan dan memiliki historical pembayaran yang baik selama bekerja dengan vendor tersebut. Jika vendor mengalami kesulitan finansial dengan terjadinya pembayaran yang tidak tepat waktu secara terus menerus, maka vendor akan menjadi tidak termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan baik atau bahkan tidak mau melakukannya sama sekali.
  2. Kepercayaan: client untuk memastikan pekerjaan yang diberikan sesuai dengan rincian saat awal meminta proposal. Ada client yang memiliki asumsi bahwa perusahaan sudah memiliki standar tertentu dan tidak menuliskan pada rincian awal. Dan setelah order diberikan, standar ini dimintakan (seperti sertifikasi dan perijinan untuk hal tertentu), vendor akan merasa tidak dihargai atau merasa sulit untuk bekerja sama dengan baik. Beberapa vendor mau berkomitment, dan akan lebih berhati-hati untuk Kerjasama dengan client ini.
  3. Komunikasi: komunikasi yang efektif antara vendor dan klien akan memberikan kenyamanan kepada vendor untuk melakukan pekerjaan. Komunikasi yang tidak terarah, bisa menyebabkan ketidaksepahaman tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak. Jika vendor merasa sulit untuk berkomunikasi dengan klien atau jika klien tidak memberikan informasi yang cukup, maka ini dapat menjadi penghambat utama untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

Lalu, bagaimana memastikan vendor bekerjasama dengan baik? Tentunya memastikan hal-hal di atas dalam kondisi baik dengan bekerjasama dalam bentuk:

Finansial

  • Menentukan harga yang adil dan transparan: Pastikan bahwa harga yang disepakati adil dan transparan, sehingga tidak terjadi ketidaksepahaman tentang pembayaran yang harus dilakukan.
  • Menjalin hubungan yang baik dengan pihak keuangan: Menjalin hubungan yang baik dengan pihak keuangan vendor, manajer keuangan, dapat membantu memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan.

Komunikasi

  • Menjalin komunikasi yang efektif: Memastikan komunikasi yang efektif dengan vendor sangat penting untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar dan tepat waktu.
  • Berkomunikasi secara teratur dan terbuka dapat membantu membangun hubungan kerja yang baik.
  • Menetapkan harapan secara jelas: Pastikan bahwa harapan dan tujuan proyek telah disepakati dengan jelas oleh kedua belah pihak sebelum memulai pekerjaan. Hal ini dapat membantu meminimalkan ketidaksepahaman di kemudian hari.

Kepercayaan

  • Menjalin hubungan yang baik: Membangun hubungan yang baik dengan vendor dapat membantu meningkatkan kepercayaan antara kedua belah pihak. Pastikan untuk menunjukkan kepercayaan dengan memenuhi kewajiban yang telah disepakati.
  • Mengevaluasi kinerja: Melakukan evaluasi kinerja secara teratur dapat membantu memastikan bahwa vendor tetap memenuhi standar kualitas dan kinerja yang diharapkan. Hal ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan antara kedua belah pihak.

Pastinya, penting untuk selalu menjaga etika kerja yang baik dan berkomunikasi secara terbuka dan jujur. Dengan melakukan hal-hal ini, Anda dapat membangun hubungan kerja yang baik dengan vendor dan memastikan bahwa pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dan tepat waktu.

Semoga bermanfaat, Jufiandi

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tanggung Jawab Facility Management Team

Apa saja tanggung jawab dari facility management team? Yang utama adalah hal-hal dibawah ini: 1)      Mengatur & mempersiapkan budgets (secara tahunan dan bulanan) dan mengatur pengeluaran. o     Level Manager: selain mempersiapkan secara rutin untuk setiap tahunnya, untuk level manager, diharuskan mempunyai strategi khusus yang terkait dengan penghematan, inovasi dan project management o     Level staff: memastikan bahwa semua hal-hal rinci sudah dimasukkan kedalam budget dan melakukan pemeriksaan secara rutin. 2)      Pengelolaan Contract , melakukan tender dan negosiasi o     Level Manager: focus untuk pengelolaan kontrak, melakukan tender dan negosiasi. Dibeberapa perusahaan, level manager menangani kontrak dengan nilai tertentu (misal: min total nilai Rp. 500 juta per tahun ditangani manager) dan bekerja sama dengan bagian procurement. o     Level staff: mem...
1 komentar
Baca selengkapnya

7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Facility Management vs. Workplace Management di Era Kerja Hybrid: 4 Strategy Penting Untuk Integrasi

Setelah lebih dari 25 tahun bekerja di bidang facility management, saya pikir saya cukup familiar dengan istilah, sistem, dan dinamika pekerjaan di dalamnya. Namun, sejak 2020, ada satu istilah yang terus muncul dalam setiap diskusi, webinar, dan bahkan percakapan santai antar team: workplace management .   Dulu istilah ini tidak terlalu ramai. Tapi pasca pandemi COVID-19, seolah ada pergeseran besar: bukan hanya soal menjaga fasilitas tetap berfungsi, tapi juga bagaimana fasilitas itu mendukung cara kerja baru—yang fleksibel, digital, dan berbasis pengalaman karyawan.   Banyak Organisasi Masih Fokus pada Gedung, Bukan Penggunanya Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia—terutama sektor perbankan, manufaktur, dan instansi publik—masih menganggap facility management (FM) cukup untuk menjalankan operasional kantor. Padahal di era kerja hybrid, pengalaman kerja (employee experience) sudah menjadi faktor utama dalam retensi, produktivitas, bahkan kesehatan mental karyawa...
Posting Komentar
Baca selengkapnya