Satu Upaya Lagi, Satu Target Lagi: Perspektif Facility Management

Saya baru selesai membaca buku dari Ed Mylett: “The Power of One More” dan saya merasa bahwa dua prinsip dari tulisan ini sangat sesuai dengan para Facility Manager. Prinsip tersebut adalah prinsip "satu upaya lagi" dan "satu target lagi" dalam mencapai kesuksesan dalam Facility Management.

1. Satu Upaya Lagi. Para Facility Manager untuk “Satu Upaya Lagi” memberikan yang terbaik dalam setiap tugas, meskipun terkadang terasa melelahkan atau membosankan. Upaya ini bisa dalam bentuk: 

• Meningkatkan efisiensi operasional: Lakukan analisis mendalam terhadap proses kerja, apakah ada peluang untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin, atau mengadopsi teknologi baru.
• Menjaga kualitas: Lakukan evaluasi dari inspeksi rutin, perawatan preventif, dan perbaikan tepat waktu. Apakah yang dilakukan saat ini bisa menjadi lebih baik dan lebih efektif. 
• Memperkuat hubungan dengan stakeholder: Bangun komunikasi yang efektif dengan client, dan tim internal. Apakah ada kebutuhan yang belum terpenuhi dan ide-ide yang belum tersampaikan untuk meningkatkan kualitas.

2. Satu Target Lagi. Para Facility Manager untuk selalu menetapkan target baru yang lebih tinggi. Upaya ini bisa dalam bentuk:

• Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan: mencari cara pendekatan baru untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Kenali stakeholder penting dan upayakan komunikasi yang berbeda.
• Meningkatkan produktivitas tim: mencari cara baru untuk mengembangkan team, membuatkan sesi “sharing” terkait pengetahuan dan pengalaman, berbahasa Inggris di hari dan waktu tertentu untuk meningkatkan kemampuan team berbahasa Inggris.
• Mengoptimalkan biaya operasional: berdiskusi dengan vendor untuk mengetahui teknologi baru yang lebih efisien, dan mengidentifikasi peluang penghematan energi. 

Bagaimana untuk melakukan penerapan dalam praktik sehari-hari?. Berikut contoh-contoh yang bisa dilakukan berdasarkan pengalaman saya terkait “Satu Upaya Lagi” dan “Satu Target Lagi” yaitu:

Satu Upaya Lagi:

• Merubah tugas rutin inspeksi dengan pencatatan dikertas dirubah menggunakan Google/Ms Form. Ini bisa mempercepat pencatatan karena hasil inspeksi langsung terkonversi dalam bentuk table.
• Melakukan meeting operasional dengan lebih terarah setiap pagi atau sore dengan focus di: program pemeliharaan vs. actual, temuan di lapangan di hari tersebut dan informasi hasil pemeliharaan dan temuan (selesai, perlu tindak lanjut, dsb.)
• Meningkatkan komunikasi dengan stakeholder misal: biasanya hanya update mengenai hal-hal rutin dengan Direktur Keuangan, agar ditingkatkan dengan mengatur waktu meeting khusus untuk update terkait Facility Management (operasional, project dan ide-ide baru).

Satu Target Lagi:   

• Jika telah berhasil membuat jadwal meeting tertentu dengan Direktur Keuangan (atau direktur lain yang membawahi Facility Management), untuk menanyakan kepuasan beliau terhadap kinerja Facility Management dan apa pengharapan yang lain (jika ada) terhadap team Facility Management.
• Membuatkan program “sharing” terkait: bagaimana mengelola client yang sulit, bagaimana memonitor pekerjaan dengan vendor, dan lainnya. Atau bisa dibuatkan program berbahasa Inggris: setiap hari Kamis semua komunikasi verbal menggunakan Bahasa Inggris.
• Mengoptimalkan biaya operasional: buatkan janji temu secara khusus dengan vendor yang ada dan meminta mereka untuk menjelaskan produk terbaru yang ada. Minta beberapa vendor untuk melakukan “evaluasi singkat tanpa bayar” terkait fasilitas yang dikelola.

Menurut saya, para Facility Manager penting untuk mengenal dan menerapkan konsep "satu upaya lagi" dan "satu target lagi", karena akan memberikan kita kerangka kerja yang kuat untuk mencapai kesuksesan dalam bidang facility management.

Mari, para rekan-rekan sesama profesional facility management untuk bersama-sama menerapkan konsep ini dalam pekerjaan sehari-hari. Mari kita jadikan facility management sebagai profesi yang semakin dihargai dan memberikan kontribusi nyata bagi masyarakat.

 

Semangat!

Sistem Automasi Bangunan (BAS): Mengoptimalkan BAS dalam Operasional

Jadikan gedung Anda lebih pintar! Sistem Automasi Bangunan membantu Anda mengelola gedung dengan lebih mudah dan efisien.

Optimalkan setiap sudut gedung Anda. BAS membantu Anda memaksimalkan penggunaan ruang, energi, dan sumber daya lainnya. Sistem Automasi Bangunan (BAS – Building Automation System) telah menjadi tulang punggung dalam pengelolaan gedung modern. Dengan kemampuannya mengontrol dan mengoptimalkan berbagai sistem bangunan secara terintegrasi, BAS tidak hanya meningkatkan efisiensi energi, tetapi juga memberikan data berharga untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Apa itu BAS? BAS adalah sistem yang mengontrol dan mengelola berbagai sistem bangunan secara otomatis, seperti HVAC (Heating, Ventilation, and Air Conditioning), pencahayaan, keamanan, dan energi. Sistem ini menggunakan sensor, aktuator, dan perangkat lunak untuk mengumpulkan data, menganalisis, dan mengambil keputusan untuk mengoptimalkan kinerja bangunan.

 

Data Berharga yang Dapat Dimaksimalkan dari BAS. Facility Manager bisa mendapatkan banyak data berharga dari BAS. Beberapa data yang dapat dimanfaatkan antara lain:

1. Data konsumsi energi: Data ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi pola penggunaan energi, mengidentifikasi area dengan konsumsi energi tinggi, dan mengoptimalkan penggunaan energi.

2. Data kualitas udara: Data ini dapat digunakan untuk memantau kualitas udara dalam ruangan dan mengambil tindakan untuk meningkatkan kualitas udara jika diperlukan.

3. Data kondisi peralatan: Data ini dapat digunakan untuk memantau kondisi peralatan dan memprediksi kegagalan sebelum terjadi.

4. Data okupansi: Data ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan penggunaan ruang dan sumber daya berdasarkan tingkat hunian.

Jika tersedia, BAS juga dapat memberikan data keamanan: Data ini dapat digunakan untuk memantau sistem keamanan bangunan dan mendeteksi intrusi atau ancaman keamanan lainnya.

 

Tindak Lanjut Berdasarkan Data BAS. Dengan adanya data tersebut, apa yang Facility Manager perlu lakukan? Data yang diperoleh dari BAS dapat digunakan untuk berbagai hal, antara lain:

Optimasi Energi:

· Identifikasi area boros: Mengidentifikasi area dengan konsumsi energi tinggi untuk tindakan perbaikan lebih lanjut.

· Pengaturan jadwal: Mengatur jadwal operasional peralatan secara otomatis berdasarkan tingkat hunian atau aktivitas.

· Optimasi sistem HVAC: Menyesuaikan pengaturan suhu dan kelembaban berdasarkan kondisi cuaca dan preferensi penghuni.

Pemeliharaan Prediktif:

· Pemantauan kondisi: Memantau kondisi peralatan secara real-time untuk mendeteksi tanda-tanda keausan.

· Perencanaan perawatan: Merencanakan perawatan preventif secara proaktif untuk menghindari kegagalan mendadak.

· Perpanjangan umur aset: Dengan perawatan yang tepat, umur peralatan dapat diperpanjang secara signifikan.

Peningkatan Kenyamanan:

· Pengaturan otomatis: Mengatur suhu, pencahayaan, dan kualitas udara secara otomatis untuk menciptakan lingkungan yang nyaman.

· Personalisasi: Memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan pengaturan lingkungan sesuai dengan preferensi mereka.

Analisis Kinerja Bangunan:

· Evaluasi kinerja: Membandingkan kinerja bangunan dengan standar industri atau target yang ditetapkan.

· Identifikasi peluang perbaikan: Mengidentifikasi area di mana kinerja bangunan dapat ditingkatkan.

Integrasi BAS dengan Teknologi Lain. BAS dapat diintegrasikan dengan berbagai teknologi lain, seperti:

1. Internet of Things (IoT): Memungkinkan konektivitas yang lebih luas dan pengumpulan data yang lebih banyak.

2. Kecerdasan Buatan (AI): Memungkinkan analisis data yang lebih canggih dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas.

3. Analisis Big Data: Memungkinkan pengolahan data dalam skala besar untuk mengidentifikasi tren dan pola yang lebih kompleks.

4. Augmented Reality (AR) dan Virtual Reality (VR): Memungkinkan visualisasi data yang lebih interaktif dan memudahkan dalam pemeliharaan dan pengelolaan.

Pertanyaan utamanya adalah, apakah kita sebagai Facility Manager sudah memaksimalkan teknologi BAS yang ada? Pastinya akan banyak sekali kemungkinan untuk perbaikan dari fasilitas tersebut.

Selamat mempelajari dan mengoptimalkan BAS anda!