Satu Upaya Lagi, Satu Target Lagi: Perspektif Facility Management

Saya baru selesai membaca buku dari Ed Mylett: “The Power of One More” dan saya merasa bahwa dua prinsip dari tulisan ini sangat sesuai dengan para Facility Manager. Prinsip tersebut adalah prinsip "satu upaya lagi" dan "satu target lagi" dalam mencapai kesuksesan dalam Facility Management.

1. Satu Upaya Lagi. Para Facility Manager untuk “Satu Upaya Lagi” memberikan yang terbaik dalam setiap tugas, meskipun terkadang terasa melelahkan atau membosankan. Upaya ini bisa dalam bentuk: 

• Meningkatkan efisiensi operasional: Lakukan analisis mendalam terhadap proses kerja, apakah ada peluang untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin, atau mengadopsi teknologi baru.
• Menjaga kualitas: Lakukan evaluasi dari inspeksi rutin, perawatan preventif, dan perbaikan tepat waktu. Apakah yang dilakukan saat ini bisa menjadi lebih baik dan lebih efektif. 
• Memperkuat hubungan dengan stakeholder: Bangun komunikasi yang efektif dengan client, dan tim internal. Apakah ada kebutuhan yang belum terpenuhi dan ide-ide yang belum tersampaikan untuk meningkatkan kualitas.

2. Satu Target Lagi. Para Facility Manager untuk selalu menetapkan target baru yang lebih tinggi. Upaya ini bisa dalam bentuk:

• Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan: mencari cara pendekatan baru untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Kenali stakeholder penting dan upayakan komunikasi yang berbeda.
• Meningkatkan produktivitas tim: mencari cara baru untuk mengembangkan team, membuatkan sesi “sharing” terkait pengetahuan dan pengalaman, berbahasa Inggris di hari dan waktu tertentu untuk meningkatkan kemampuan team berbahasa Inggris.
• Mengoptimalkan biaya operasional: berdiskusi dengan vendor untuk mengetahui teknologi baru yang lebih efisien, dan mengidentifikasi peluang penghematan energi. 

Bagaimana untuk melakukan penerapan dalam praktik sehari-hari?. Berikut contoh-contoh yang bisa dilakukan berdasarkan pengalaman saya terkait “Satu Upaya Lagi” dan “Satu Target Lagi” yaitu:

Satu Upaya Lagi:

• Merubah tugas rutin inspeksi dengan pencatatan dikertas dirubah menggunakan Google/Ms Form. Ini bisa mempercepat pencatatan karena hasil inspeksi langsung terkonversi dalam bentuk table.
• Melakukan meeting operasional dengan lebih terarah setiap pagi atau sore dengan focus di: program pemeliharaan vs. actual, temuan di lapangan di hari tersebut dan informasi hasil pemeliharaan dan temuan (selesai, perlu tindak lanjut, dsb.)
• Meningkatkan komunikasi dengan stakeholder misal: biasanya hanya update mengenai hal-hal rutin dengan Direktur Keuangan, agar ditingkatkan dengan mengatur waktu meeting khusus untuk update terkait Facility Management (operasional, project dan ide-ide baru).

Satu Target Lagi:   

• Jika telah berhasil membuat jadwal meeting tertentu dengan Direktur Keuangan (atau direktur lain yang membawahi Facility Management), untuk menanyakan kepuasan beliau terhadap kinerja Facility Management dan apa pengharapan yang lain (jika ada) terhadap team Facility Management.
• Membuatkan program “sharing” terkait: bagaimana mengelola client yang sulit, bagaimana memonitor pekerjaan dengan vendor, dan lainnya. Atau bisa dibuatkan program berbahasa Inggris: setiap hari Kamis semua komunikasi verbal menggunakan Bahasa Inggris.
• Mengoptimalkan biaya operasional: buatkan janji temu secara khusus dengan vendor yang ada dan meminta mereka untuk menjelaskan produk terbaru yang ada. Minta beberapa vendor untuk melakukan “evaluasi singkat tanpa bayar” terkait fasilitas yang dikelola.

Menurut saya, para Facility Manager penting untuk mengenal dan menerapkan konsep "satu upaya lagi" dan "satu target lagi", karena akan memberikan kita kerangka kerja yang kuat untuk mencapai kesuksesan dalam bidang facility management.

Mari, para rekan-rekan sesama profesional facility management untuk bersama-sama menerapkan konsep ini dalam pekerjaan sehari-hari. Mari kita jadikan facility management sebagai profesi yang semakin dihargai dan memberikan kontribusi nyata bagi masyarakat.

 

Semangat!