Penetapan Tujuan Kinerja untuk Facility Manager

 

Quote: If you can't measure it, you can't improve it." - Peter Drucker 

Quote di awal ini menunjukkan pentingnya kita mempunyai ukuran kinerja. Nah, di awal tahun ini, kita sebagai seorang facility manager perlu untuk memperbarui target goals untuk team facility management. Saat ini sudah memasuki bulan February 2025, dan sudah mulai untuk memonitor target-target bulanan yang perlu dipenuhi.

Pencapaian target adalah tolok ukur seorang facility manager, bagaimana di awal periode kita membuat target dan melakukan review serta evaluasi secara berkala setiap bulan, tiga bulan, dan selanjutnya.

Berdasarkan pengalaman saya, membuat target adalah hal yang mudah, yang sulit adalah memonitor, evaluasi dan mengkomunikasikan ke team terkait jika tidak mencapai target.

Berikut 5 hal utama yang umumnya dibuatkan target oleh facility manager dan bagaimana kita perlu untuk antisipasinya:

Dengan menetapkan tujuan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu) di area-area kunci tersebut, facility manager dapat secara efektif mengukur dan meningkatkan kinerja tim serta vendor dalam mengelola fasilitas. Penting untuk melakukan peninjauan rutin terhadap pencapaian tujuan ini dan melakukan penyesuaian strategi jika diperlukan.

Dari pengalaman saya sebagai seorang facility manager, perlu dibuatkan jadwal rutin minimal 1 kali sebulan, bisa 1 or 2 jam untuk melakukan evaluasi terhadap pencapaian goals dari masing-masing anggota team, jika pencapaian sudah sesuai, evaluasi bisa dilakukan dalam waktu tiga bulan sekali.

Menariknya, jika goals ini sudah tercapai semua dalam waktu kurang dari 12 bulan, artinya, perlu ada pengembangan dari goals ini, karena kita mempunyai team yang luar biasa (bisa mencapai goals tersebut).

Lalu, dengan goals yang sama, dengan tambahan beberapa personal goals, saya bisa mendapatkan team yang potensial untuk dikembangkan, dan saya juga mengembangkan diri saya sendiri dengan melakukan pelatihan kepada anggota team, jika ada tidak dapat mencapai goals yang ditentukan.

Semoga bermanfaat!

Kepemimpinan Situasional dalam Facility Management: Adaptasi adalah Kunci

 

Di dalam dunia facility management, memiliki gaya kepemimpinan yang tepat dan adaptif sangat penting untuk mengelola berbagai pihak dengan efektif. Sebagai seorang Facility Manager (FM), kita dituntut untuk tidak hanya berinteraksi dengan pelanggan atau departemen lain yang menggunakan jasa fasilitas, tetapi juga harus mampu memimpin rekan-rekan kerja sesama pelaku FM dan mengelola hubungan dengan vendor.

Berikut tulisan menarik dari Rebecca Knight, April 09, 2024 di Harvard Business Review: https://hbr.org/2024/04/6-common-leadership-styles-and-how-to-decide-which-to-use-when . Dari tulisan ini, Rebecca menjelaskan bahwa ada 6 style leadership/gaya kepemimpinan. Secara umum dapat diringkas menjadi berikut: 

1. Gaya Kepemimpinan Coercive/Koersif/Memaksa.  Gaya kepemimpinan bersifat; pendekatan top-down dan otoriter. 

2. Gaya Kepemimpinan Otoritatif. Gaya yang memotivasi dengan menghubungkan pekerjaan dengan strategi yang lebih besar.

3. Gaya Kepemimpinan Pacesetting (Mengatur Kecepatan). Gaya yang memegang standar yang tinggi untuk diri sendiri dan orang lain.

4. Gaya Kepemimpinan Afiliatif. Gaya yang membangun ikatan emosional yang kuat yang menumbuhkan lingkungan kerja yang positif.

5. Gaya Kepemimpinan Demokratis. Gaya yang memberdayakan tim dalam pengambilan Keputusan dan menerima masukan dan menggabungkan umpan balik.

6. Gaya Kepemimpinan Pembinaan. Gaya dengan fokus pada pertumbuhan individu, memahami tujuan pribadi dan profesional jangka Panjang.

Setelah membaca tulisan tersebut dan menghubungkan dengan bagaimana seharusnya seorang FM memilih gaya kepemimpinannya, berdasarkan pengalaman saya di dunia facility management, banyak faktor-faktor yang akan menentukan bagaimana seorang FM handal bersikap. Faktor-faktor bisa berupa keselamatan & keamanan, regulasi yang harus diterapkan, anggaran, sumber daya manusia, sampai dengan tujuan organisasi, dampak lingkungan dan banyak lainnya.

Dengan banyaknya factor tersebut, seorang FM perlu untuk menyadari dan menerapkan gaya kepemimpinan yang disesuaikan dengan kondisi yang ada.

Dalam situasi nyata, akan banyak sekali kejadian-kejadian yang menuntut FM untuk segera mengambil keputusan, dan bersikap yang artinya berdasarkan dari gaya kepemimpinan yang ada.

Berikut saya buatkan contoh mengenai penerapan dari 6 gaya kepemimpinan tersebut: 

·       Gaya Kepemimpinan Coercive/Koersif/Memaksa. Diterapkan ketika berhadapan dengan isu-isu keselamatan, kepatuhan terhadap regulasi pemerintah, dan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP). FM harus tegas dan tidak mentolerir penyimpangan dalam hal-hal kritis ini. 

·       Gaya Kepemimpinan Otoritatif. Efektif untuk koordinasi internal tim facility management. FM menggunakan pendekatan ini untuk menjelaskan visi jangka panjang, menetapkan tujuan yang jelas, dan mengarahkan tim menuju pencapaian target. 

·       Gaya Kepemimpinan Pacesetting (Mengatur Kecepatan). Optimal untuk mengelola fasilitas kritikal seperti pusat data, rumah sakit, atau infrastruktur penting lainnya. FM harus menetapkan standar kinerja yang tinggi dan memimpin dengan contoh. 

·       Gaya Kepemimpinan Afiliatif. Gunakan pendekatan ini untuk mengelola tim yang bekerja dalam situasi stres tinggi, seperti tim pemeliharaan yang menghadapi banyak permintaan mendesak atau tim keamanan yang bekerja dalam shift panjang. 

·       Gaya Kepemimpinan Demokratis. Bermanfaat ketika menghadapi masalah kompleks yang membutuhkan solusi inovatif dengan meminta pendapat dari team internal serta vendor-vendor pendukung. 

·       Gaya Kepemimpinan Pembinaan. Pastikan anggota team mendapatkan cara dan metoda kepemimpinan yang sesuai dengan fasilitas yang dikelola. Jika FM yang ingin mengembangkan karir mereka, perlu untuk mempersiapkan tim untuk tantangan yang terjadi di fasilitas tersebut.

Kita sebagai seorang Facility Manager perlu mampu menjadi pemimpin yang efektif dan menyesuaikan antara gaya-gaya kepemimpinan berdasarkan situasi yang dihadapi. Fleksibilitas dan kemampuan untuk membaca situasi dengan tepat adalah kunci keberhasilan dalam mengelola berbagai aspek facility management, mulai dari keselamatan dan kepatuhan hingga pengembangan tim dan inovasi.

Semoga bermafaat

5 Kunci Manajemen Waktu untuk Facility Manager

Untuk para Facility Manager (FM), kita pasti merasakan banyaknya tuntutan pekerjaan yang beragam dan kompleks, mulai dari pemeliharaan gedung, koordinasi vendor, melayani complaint hingga memastikan kenyamanan dari para user/karyawan, semuanya harus berjalan dengan lancar.

Tentunya, manajemen waktu yang efektif menjadi kunci keberhasilan untuk memastikan semuanya bisa termonitor dan terselesaikan.

3 Hal Pentingnya Manajemen Waktu untuk FM:

·       Meningkatkan Produktivitas: Dengan mengelola waktu secara efisien, kita dapat menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat.

·       Mencegah Stres: Manajemen waktu yang baik membantu mengurangi beban kerja dan stres yang seringkali dialami oleh FM.

·       Memperbaiki Kualitas Layanan: Ketika kita memiliki waktu yang cukup untuk fokus pada setiap tugas, kualitas layanan yang kita berikan kepada penghuni akan meningkat.

Berikut 5 Tips Manajemen Waktu Efektif untuk Facility Manager:

Berdasarkan pengalaman saya, 5 hal berikut ini akan membantu kita sebagai Facility Manager untuk lebih bisa focus dalam memastikan aktivitas operasional berjalan lancar:

1. Prioritaskan Tugas:

Gunakan Matriks Eisenhower: Klasifikasikan tugas menjadi empat kategori: penting dan mendesak, penting tapi tidak mendesak, tidak penting tapi mendesak, dan tidak penting dan tidak mendesak. Fokus pada tugas yang penting dan mendesak terlebih dahulu.  

Berikut matriks Eisenhower sebagai referensi: 

Berikut contoh aktifitas matrik eisenhower dalam aktifitas Facility Manager:

  

2. Buat Jadwal yang Realistis:

Manfaatkan calendar dan aplikasi pengingat. Saya memaksimalkan penggunaan MS Outlook serta Google Calendar dalam aktifitas harian.

Contoh umum adalah: briefing regular - setiap pagi dan sore, meeting mingguan, evaluasi aktifitas bulanan – min. 1x per bulan, dan lainnya.

Jika mempunyai team dalam FM, agar memaksimalkan briefing dengan agenda wajib seperti:

•           Temuan/Work Order.
•            Rencana pemeliharaan dalam minggu tersebut.
•            Pekerjaan project dalam minggu tersebut.

Setiap personel agar mempunyai penjelasan mengenai status dari temuan/work order, apakah sudah dikerjakan, ada kendala apa dan apa rencananya dari hal-hal di atas.

Pastikan juga menjadwalkan waktu Istirahat: Jangan lupa untuk memasukkan waktu istirahat dalam jadwal Anda. Istirahat yang cukup akan meningkatkan produktivitas Anda.

3. Delegasikan Tugas:

Dari point 1 diatas, agar mendelegasikan tugas. Pastikan anda melakukan delegasi kepada team yang ada dalam struktur anda (jika ada), atau kepada vendor yang ditunjuk.

Berikan Instruksi yang Jelas: Pastikan tim Anda memahami tugas yang diberikan dan memiliki sumber daya yang diperlukan.

4. Minimalkan Gangguan:

Atur Waktu untuk Memeriksa Email: Batasi waktu yang Anda gunakan untuk memeriksa email.

Coba Teknik Pomodoro: Kerjakan tugas selama 25 menit tanpa gangguan, lalu istirahat sebentar.

Berdasarkan pengalaman saya, membaca dan mengirimkan email bisa dibagi menjadi 3 waktu, pagi (jam 8-9), siang (1-2) dan sore (4-5), tentunya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.  

5. Evaluasi dan Tingkatkan. Lakukan evaluasi dari jadwal secara berkala. Termasuk melakukan evaluasi dari hasil delegasi terutama, apakah team/vendor yang didelegasikan kompeten atau kurang, jika ada kekurangan, perlu diindentifikasi kekurangan dari mereka.

Kebetulan karena saya termasuk kategori “morning person” yaitu individu yang aktif di pagi hari, saya bisa terbangun dari jam 4 pagi dan memulai untuk melakukan evaluasi dan perencaan pekerjaan di jam-jam tersebut, termasuk dengan membuatkan draft terhadap email yang penting kepada manajemen.

Pastinya, setiap dari kita mempunyai ritme tersendiri untuk dapat menyelesaikan pekerjaan, yang perlu dilakukan adalah membuat perencanaan, mengerjakan sesuai rencana dan evaluasi hasil dari pekerjaan tersebut.

 

Semangat!