7 Kompetensi Inti yang Harus Dikuasai oleh Facility Manager

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas.

Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas.

Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA:

1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy) 

FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tujuan bisnis perusahaan sangat penting. Ini meliputi: 

• Perencanaan jangka panjang untuk pengembangan fasilitas. 
• Kolaborasi dengan stakeholders (manajemen, karyawan, vendor). 
• Pengambilan keputusan berbasis data untuk meningkatkan efisiensi. 

FM perlu mengerti mengenai bisnis dari perusahaan dan bagaimana facility management menjadi faktor penting yang mendukung lancarnya operasional dari bisnis tersebut. FM harus bisa menjadi penghubung antara operasional fasilitas dan visi perusahaan. 

 

2. Operasional dan Pemeliharaan (Operations & Maintenance) 

FM bertanggung jawab atas kelancaran operasional harian, termasuk: 

• Preventive & predictive maintenance untuk menghindari downtime. 
• Manajemen aset (HVAC, listrik, plumbing). 
• Penerapan teknologi seperti; CAFM (Computer-Aided Facility Management) untuk pemantauan real-time, BMS, CMMS. 

FM perlu melakukan evaluasi secara aktif untuk aktivitas operasional sehingga informasi penting seperti; penggantian material, potensi masalah serta peningkatan kinerja bisa diinformasikan ke team management.

 

3. Keberlanjutan dan Tanggung Jawab Lingkungan (Sustainability & Environmental Stewardship) 

Isu lingkungan dan perhitungan mengenai pemakaian energi semakin kritis serta menjadi perhatian dari perusahaan, karena itu, FM harus menguasai: 

• Pengelolaan energi dan air (misalnya, sertifikasi LEED atau WELL). 
• Pengurangan limbah (zero-waste initiatives, daur ulang). 
• Kepatuhan regulasi lingkungan (seperti ISO 14001). 

FM perlu menambah ilmu dengan belajar memperkenalkan sustainability kepada team management yang memberikan dampak, baik secara internal, focus mengenai penghematan, serta eksternal, terutama reputasi perusahaan. 

 

4. Manajemen Proyek (Project Management)

FM sering terlibat dalam proyek renovasi, relokasi, atau konstruksi. Kompetensi yang dibutuhkan: 

• Perencanaan anggaran dan timeline. 
• Koordinasi dengan kontraktor dan arsitek. 
• Manajemen risiko proyek.

FM perlu belajar mengenai manajemen proyek, sehingga perusahaan melihat nilai tambah dari kita, sebagai FM dalam mengelola proyek. Tentunya, perlu disadari serta dibuatkan batas-batas mengenai role seorang FM dalam mengelola proyek.

5. Komunikasi dan Hubungan Stakeholder (Communication & Relationship Management) 

Sudah teruji, bahwa FM yang benar, harus mampu berkomunikasi efektif dengan berbagai pihak, beberapa komunikasi penting perlu dilakukan, seperti: 

• Laporan kinerja fasilitas kepada manajemen. 
• Negosiasi dengan vendor dan penyedia jasa. 
• Respons cepat terhadap keluhan pengguna fasilitas. 

Komunikasi efektif dengan memastikan sikap proaktif untuk selalu memberikan laporan kinerja serta potensi resiko yang ada, usulan inovasi dan melakukan eskalasi jika ada ketidakcocokan dengan management.

6. Manajemen Keuangan (Financial Management) 

Manajemen keuangan adalah hal utama dalam Facility Management, FM perlu memahami aspek finansial, termasuk: 

• Penyusunan anggaran tahunan. 
• Cost-benefit analysis untuk investasi fasilitas. 
• Pengendalian biaya operasional. 

FM wajib mengerti manajemen keuangan terutama untuk memberikan masukan mengenai potensi biaya tinggi terkait dengan pemeliharaan serta resiko yang mungkin terjadi jika adanya penundaan pemeliharaan (resiko kecil atau besar).

7. Kualitas dan Pengukuran Kinerja (Quality & Performance Measurement)

FM perlu mengerti secara penuh, target performance yang perlu dicapai dalam facility management, sehingga harus bisa mengevaluasi kinerja fasilitas melalui: 

• Key Performance Indicators (KPIs) seperti uptime peralatan, kepuasan pengguna. 
• Benchmarking dengan standar industri. 
• Audit fasilitas secara berkala. 

Performance dari facility management akan terhubung dengan performance dari perusahaan, utamanya energi, biaya operasional serta keuangan.

Dari IFMA, FM perlu memiliki 11 kompetensi inti, adapun penguasaan dari 7 kompetensi inti ini akan memberikan impact yang lebih besar untuk perusahaan, serta kita, sebagai Facility Manager, akan menjadi FM yang lebih baik dengan penguasaan 7 kompetensi inti ini.

 

Sumber:

• [IFMA Blog – 7 Core Competencies Every Facility Manager Needs to Master](https://blog.ifma.org/7-core-competencies-every-facility-manager-needs-to-master) 
• Dengan menambahkan informasi sesuai pengalaman dari penulis.

5 Faktor Penting yang Perlu Diketahui Praktisi Facility Management di Tahun 2025

Facility Management (FM) terus berkembang seiring dengan perubahan teknologi, tuntutan bisnis, dan kebutuhan pengguna. FM sudah lebih dari hanya tentang menjaga agar lampu tetap menyala. Seiring berkembangnya gedung menjadi ekosistem pengalaman, efisiensi, dan kepatuhan ESG, para pemimpin FM dituntut untuk memberikan lebih dari sekadar waktu aktif—mereka diminta untuk memberikan kepercayaan.

Berdasarkan artikel yang dituliskan oleh Myles Jensen di Facility Executive (facilityexecutive.com) tentang "Branding by Design: A Strategic Lever for FM Leaders in 2025", berikut lima faktor penting yang harus dipahami oleh praktisi FM/Facility Manager untuk tetap kompetitif dan efektif:  

1. Brand sebagai Infrastruktur Internal, Bukan Sekadar Logo.

Dalam industri Facility Management (FM), brand berfungsi sebagai sistem operasi internal yang membentuk seluruh aspek bisnis. Ini bukan hanya tentang logo atau materi pemasaran, tetapi merupakan fondasi yang mempengaruhi bagaimana staf berkomunikasi, bagaimana client memandang nilai layanan, dan bagaimana bisnis membangun kepercayaan di pasar yang kompetitif.

Menurut, Jensen & Jensen, sebuah agensi brand dan desain yang berfokus pada FM dan built environment, menekankan bahwa "Jika terlihat, itu adalah brand." Artinya, segala hal mulai dari cara menjawab telepon, penampilan kendaraan operasional, hingga pendekatan dalam proses pengadaan, semuanya merupakan bagian dari ekspresi brand. Dalam sektor di mana FM dapat mewakili hingga 30% dari biaya operasional, kepercayaan dan konsistensi menjadi kebutuhan komersial yang mutlak.

 

2. Identitas Modern sebagai Dasar untuk Ruang Kerja Modern

Desain ruang kerja fisik pada dasarnya adalah keputusan branding. Branding menjadi dasar yang menginformasikan perubahan lingkungan. Menurut pengalaman dari Jensen & Jensen, client-client FM yang melakukan rebrand menggunakan identitas baru mereka sebagai cetak biru untuk mendesain ulang seragam, papan petunjuk stasiun pembersihan, tata letak kantor, dan manual pelatihan. Efek riak terlihat di seluruh budaya tim dan interaksi client. Desain yang baik tidak hanya bersifat kosmetik; ia mempengaruhi suasana hati, motivasi, dan memori—tiga hal yang tidak boleh diabaikan oleh leader FM.

Dengan kata lain, FM yang mengerti mengenai desain ruang kerja, akan bisa menciptakan pengalaman yang konsisten dan bermakna di seluruh titik kontak fisik dan digital.

 

3. Warisan Tanpa Relevansi Adalah Beban

Banyak brand FM yang sukses dan dihormati—sering kali dengan warisan puluhan tahun—tetapi warisan tidak menjamin relevansi (hubungan). Material brand yang ketinggalan zaman—situs web yang usang, presentasi yang kaku, atau bagan organisasi yang membingungkan—dapat secara perlahan mengikis persepsi kredibilitas, terutama di mata client atau pemangku kepentingan yang lebih muda. Dalam satu proyek yang ditangani Jensen & Jensen, penyedia layanan berusia 50 tahun datang dengan kekhawatiran ini. Secara eksternal, mereka merasa terjebak di masa lalu. Secara internal, staf bangga—tetapi terputus dari babak berikutnya perusahaan.

 

4. Tahun 2025 sebagai Titik Infleksi Strategis untuk Branding FM

Sektor FM berada di persimpangan jalan dengan beberapa tren konvergen (tren yang bertabrakan – tidak normal) yang meningkatkan kebutuhan akan strategi brand:

 

• Tekanan ESG dan Compliance: Dengan meningkatnya ekspektasi organisasi seputar keberlanjutan dan etika, penyedia FM diperiksa dengan lebih ketat. Brand yang jelas dan kredibel menjadi jalan pintas menuju keandalan yang dipersepsikan.
• Transformasi Digital: Platform dan alat baru membutuhkan user experience (UX) yang lebih baik, onboarding yang lebih baik, dan komunikasi yang lebih baik. Branding mendasari ketiganya.
• Pergeseran Tenaga Kerja: Dengan lima generasi yang sekarang hidup berdampingan di tempat kerja, identitas brand menjadi perekat—membantu staf lama dan baru menemukan bahasa dan tujuan bersama.
• Kecanggihan Client: Pengadaan tidak lagi hanya digerakkan oleh harga. Persepsi brand dapat mempengaruhi keputusan shortlist, bahkan sebelum penilaian kemampuan dimulai.

 

5. Langkah Praktis untuk Facility Manager Mengoptimalkan Strategi Brand

Sebagai Facility Manager (FM), perlu mengambil beberapa langkah konkret untuk memaksimalkan nilai brand mereka:

• Audit Setiap Titik Kontak: Periksa situs web, deck proposal, seragam, dan dokumen internal. Apa yang mereka katakan tentang siapa kita/FM Provider.
• Libatkan Team: Branding bukan hanya latihan top-down. Libatkan staf garis depan, team engineer, dan tim administrasi. Masukan mereka adalah sangat penting untuk brand.
• Sederhanakan, Kemudian Sistematis: Kejelasan mengalahkan kecerdikan. Hapus jargon. Buat sistem yang dapat diskalakan—dari signage hingga template email—sehingga semua orang tetap on-brand tanpa memerlukan gelar desain.
• Jadikan Terukur: Lacak metrik berbasis brand. Kepuasan karyawan. Tingkat kemenangan dalam penawaran. Waktu yang dihabiskan untuk onboarding. Brand yang dilakukan dengan benar mengurangi gesekan—dan gesekan memiliki biaya.

Bisa disimpulkan bahwa dalam industri Facilities Management, brand merupakan sistem operasi strategis yang menyelaraskan orang, tujuan, dan kinerja. Bagi para pemimpin FM menghadapi tahun 2025, mengabaikan aspek branding berarti terus kehilangan nilai, sementara mengelolanya dengan tepat akan memperkuat seluruh operasi.

Sumber:  

• Tulisan berdasarkan: Facility Executive - Branding by Design](https://facilityexecutive.com/branding-by-design-a-strategic-lever-for-fm-leaders-in-2025/).
• Penulis: Jensen adalah Creative Director dan salah satu Pendiri Jensen & Jensen, sebuah agensi merek dan desain yang berbasis di Inggris yang mengkhususkan diri di sektor facility management dan built environment. Berdasarkan perpaduan pengalaman antara bekerja di agensi dan pengalaman in-house, Myles telah berkolaborasi dengan klien di bidang properti, kebersihan, dan real estate —termasuk The Crown Estate, Endersham Cleaning Co., Cushman & Wakefield, dan lainnya.

4 Implementasi Chatham House Rules dalam Dunia Facility Management

Saya mendapatkan kata-kata baru yaitu: Chatham House Rule.  Chatham House Rule adalah aturan yang diterapkan dalam diskusi/meeting yang menyatakan bahwa peserta diskusi/meeting bebas menggunakan informasi dari diskusi, namun identitas atau afiliasi narasumber maupun peserta lainnya tidak boleh diungkapkan. Ternyata, chatham house rules ini sudah ada sejak tahun 1927 dan diperbarui terakhir di tahun 2002

Chatham House Rule ini sangat bisa diterapkan di dunia Facility Management (FM). Dalam dunia FM, komunikasi yang jujur, terbuka, dan kolaboratif sangat penting untuk menghadapi kompleksitas operasional, dinamika organisasi, dan tekanan dari berbagai pemangku kepentingan. Implementasi Chatam House Rules ini akan memperkuat kualitas diskusi dan pengambilan keputusan di lingkungan FM yang dilakukan antar team FM, vendor dan consultant (Jika ada). 

Implementasi Chatham House Rules ini dapat menciptakan ruang yang aman untuk bertukar pikiran secara terbuka tanpa rasa takut akan dampak reputasional atau profesional.

 

Kita, sebagai team FM, akan selalu melakukan diskusi dan brainstorming dalam banyak aspek; hal-hal strategis, kepuasan client, efisiensi biaya, keselamatan, keberlanjutan, transformasi digital dan banyak lainnya. Banyak hal-hal yang didiskusikan akan melibatkan kepentingan lintas departemen dan beberapa akan bersifat sensitif. 

Untuk memastikan diskusi berjalan produktif dan efektif, berikut 4 implementasi Chatham House Rules dalam FM:

 

1) Diskusi Strategi dan Perubahan Layanan. Kita sebagai manajer FM agar dapat menyampaikan kritik atau masukan tajam terhadap pihak internal atau eksternal tanpa khawatir akan konflik.

Misalnya saat mengevaluasi vendor eksternal, memutuskan model pengelolaan fasilitas (in-house vs outsourcing), atau merancang perencanaan jangka panjang. 

 

2) Forum Evaluasi Kinerja dan Risiko. Saat team FM melakukan audit internal, risk assessment, atau evaluasi kepatuhan terhadap standar (misalnya ISO 41001). Diskusi mengenai kekurangan atau potensi risiko sering kali menyangkut nama individu atau unit kerja tertentu. Dengan Chatham House Rule, penilaian bisa dibahas dengan lebih jujur dan solutif.

 

3) Pertemuan dengan Vendor atau Partner Service. Team FM dapat meberikan masukan terkait performa dari partner/vendor saat melakukan evaluasi vendor. Diskusi agar dilakukan secara tertutup dan bisa membahas performa, negosiasi kontrak dan/atau kualitas layanan. Aturan ini akan membantu menjaga profesionalisme dan objektivitas tanpa mempermalukan pihak mana pun di forum terbuka.

 

4) Pengembangan Tim Internal. Seorang Facility Manager dan team akan lebih nyaman berbagi tantangan, kegagalan, atau ide-ide inovatif dalam sesi pelatihan dan sesi refleksi/brainstorming dari team FM. 

 

Untuk memastikan implementasi Chatham house rules efektif di lingkungan FM, perlu dilakukan hal-hal berikut:  

• Komunikasikan aturan sejak awal rapat atau forum. Tambahkan dalam undangan atau sampaikan secara eksplisit sebelum diskusi dimulai.
• Fasilitasi diskusi dengan moderator netral yang menjaga alur diskusi tetap produktif dan menghormati privasi peserta.
• Gunakan untuk sesi tertentu saja, terutama yang bersifat reflektif, evaluatif, atau sensitif. Tidak semua forum perlu aturan ini.
• Bangun budaya saling percaya di antara anggota tim dan stakeholder FM agar aturan ini tidak sekadar formalitas, tapi sungguh-sungguh dihormati.

Sebagai penutup, penerapan Chatham House Rules dalam dunia Facility Management bukan hanya soal menjaga kerahasiaan identitas, tapi juga soal menciptakan budaya dialog yang sehat, transparan, dan produktif. Dalam menghadapi kompleksitas tugas pengelolaan fasilitas — dari pemeliharaan teknis hingga pelayanan pelanggan — aturan ini membantu para profesional FM untuk berani bersuara, mengevaluasi secara jujur, dan menghasilkan solusi yang lebih berdampak dan berkelanjutan.

 

Semoga bermanfaat!

Belajar dari Tokyo: 5 Strategi Pengelolaan Fasilitas yang Bersih dan Tertib

Kota Tokyo di Jepang telah lama menjadi simbol efisiensi, kebersihan, dan keteraturan yang luar biasa. Saya bersyukur diberikan kesempatan untuk berlibur ke Tokyo di bulan April 2025 kemarin dan menyaksikan bagaimana lingkungan dan fasilitas tertata rapi, serta masyarakat yang disiplin dalam menjaga ketertiban.

Jika dikaitkan dalam konteks facility management (FM), saya rasa akan ada banyak pelajaran berharga yang dapat kita ambil dan terapkan untuk meningkatkan kualitas facility management di Indonesia.

Berikut 5 hal yang bisa menjadi pembelajaran utama dari Jepang:

• Budaya Disiplin sebagai Fondasi. Salah satu kunci utama keberhasilan Tokyo adalah budaya disiplin masyarakatnya. Perlu diakui, budaya disiplin masyarakat Jepang bukan terbentuk secara instan, tetapi merupakan hasil dari akumulasi nilai-nilai sejarah, pendidikan karakter sejak dini, norma sosial yang kuat, dan sistem yang mendukung.
• Manajemen Sampah yang Efisien. Tokyo menerapkan sistem pemilahan sampah yang ketat. Ternyata, sulit menemukan tempat sampah di Tokyo, dan menariknya, sampah sampah sangat sedikit ditemukan di area umum. Saya tidak menemukan truk sampah, tukang sampah, dan/atau gerobak sampah saat berjalan jalan, sehingga, saya berasumsi bahwa jadwal pengambilan sampah adalah sangat ketat dan disiplin. 
• Infrastruktur dan Perencanaan yang Detail. Fasilitas publik di Tokyo dirancang dengan detail: signage jelas, sistem pencahayaan optimal, ventilasi baik, dan kemudahan akses untuk semua kalangan (termasuk penyandang disabilitas).
• Perawatan Preventif yang Konsisten. Fasilitas yang saya lewati saat berjalan di Tokyo terlihat terawat, sedikit personnel kebersihan ditemukan di jalan (pagi, siang, malam dan sore hari). Saya berasumsi bahwa pemerintah memiliki sistem maintenance yang ketat dan terorganisir dengan baik. 

• Kolaborasi Kuat dengan banyak pihak. Saya tidak mempunyai data pasti, hanya saya yakin, bahwa kebersihan, kerapihan dan keteraturan yang terjadi adalah berdasarkan kolaborasi yang kuat antara pihak pemerintah, swasta, dan masyarakat Jepang sendiri, terutama regulasi yang jelas dan tepat, pihak eksekusi yang konsisten serta disiplin dari Masyarakat.

Sebagai praktisi facility management, hal-hal di atas bisa diterapkan dalam hari-hari seorang Facility Manager. Berikut 5 hal yang bisa dilakukan oleh seorang Facility Manager untuk fasilitasnya:

1. Budaya Disiplin sebagai Fondasi. Disiplin terhadap diri sendiri dan team FM, melakukan aktivitas edukasi secara regular, termasuk; membuat house-rules, melakukan sosialisasi dengan rutin berbicara kepada team FM, dan pengguna dari fasilitas. Tentunya, rutin untuk melakukan inspeksi dan memberikan peringatan jika ada hal-hal yang tidak sesuai serta memberikan reward kepada yang sudah menjalankan.
2. Manajemen Sampah yang Efisien. Membuat SOP pemilahan sampah di area fasilitas. Menyediakan tempat sampah terpilah di titik strategis. Membuatkan program pelatihan pemilahan sampah untuk petugas kebersihan dan pengguna gedung. Bekerja sama dengan pengelola limbah daur ulang dan pemerintah daerah untuk distribusi akhir.
3. Infrastruktur dan Perencanaan yang Detail. Sebagai FM, kita akan mengoptimalkan fasilitas, sehingga tidak akan membuat perencanaan baru. Yang bisa dilakukan adalah; melakukan audit fasilitas secara berkala untuk menilai kualitas penerangan, sirkulasi udara, aksesibilitas dan fasilitas lainnya masih sesuai dengan standard awal. Buatkan daftar temuan serta rekomendasi perbaikan jika perlu. Membuatkan usulan/rekomendasi untuk renvoasi serta membuatkan standard untuk pembangunan baru berdasarkan design awal (berdasarkan persetujuan pemilik/management).
4. Perawatan Preventif yang Konsisten. Memastikan jadwal preventif dibuatkan minimal untuk periode 1 tahun, menerapkan pemakaian Computerized Maintenance Management System (CMMS) untuk jadwal dan pencatatan kegiatan pemeliharaan (jika perlu). Pelatihan teknisi dalam teknik inspeksi awal dan pelaporan kondisi secara aktif. Melakukan evaluasi dan analisa histori kerusakan untuk pembuatan rencana pemeliharaan yang lebih akurat secara rutin minimal setiap 3 bulan.
5. Kolaborasi Kuat dengan banyak pihak. Untuk dunia FM, pihak-pihak terkait umumnya adalah pengguna/operasional, keuangan/finance, vendor dan management dari perusahaan. Kolaborasi dengan membuat program kebersihan kantor dengan pelatihan oleh vendor, memastikan cost saving untuk perusahaan, perubahan mindset karyawan terkait pengelolaan sampah, serta exposure ke masyarakat terkait citra perusahaan. Untuk fasilitas yang besar dan melibatkan masyarakat sekitar, bisa dibuatkan program menjalin kemitraan dengan komunitas lokal dan penyewa fasilitas dalam program kebersihan bersama.

Kesimpulan

Tokyo adalah salah satu contoh nyata yang bisa dijadikan target akhir oleh team FM. Perlu disadari, bahwa program-program tersebut bisa dilakukan karena ada yang sudah berhasil melakukannya. 

Dengan menggabungkan kedisiplinan budaya, pemanfaatan teknologi, dan kolaborasi lintas pihak, facility management di Indonesia dapat naik kelas—menuju lingkungan yang lebih bersih, teratur, dan manusiawi.

Semoga bermanfaat

Facility Manager Wajib Baca! 5 Strategi Tingkatkan Skill dengan Growth Mindset

Kita, sebagai seorang Facility Manager (FM), akan selalu mendapatkan tantangan dalam mengelola fasilitas ditambah infrastruktur terus berkembang seiring dengan perubahan teknologi, regulasi, dan kebutuhan pengguna. 

Untuk tetap relevan dan efektif dalam peran ini, seorang FM harus mengadopsi **growth mindset**—keyakinan bahwa kemampuan dan kecerdasan dapat dikembangkan melalui dedikasi, pembelajaran, dan pengalaman.  

Apa Itu Growth Mindset dan Mengapa Penting bagi Facility Manager?

Growth mindset, konsep yang dipopulerkan oleh Carol Dweck, adalah pola pikir yang percaya bahwa keterampilan dan kompetensi dapat ditingkatkan melalui usaha dan pembelajaran. 

Berbeda dengan **fixed mindset** yang menganggap kemampuan bersifat statis, growth mindset mendorong individu untuk melihat tantangan sebagai peluang berkembang.  

Bagi seorang Facility Manager, growth mindset sangat penting karena:  

1. Perubahan Teknologi yang Cepat. Dunia fasilitas manajemen kini melibatkan IoT, smart buildings, dan sistem otomatisasi. Tanpa kemauan belajar, kita sebagai FM akan tertinggal.  

2. Tuntutan Efisiensi dan Sustainability. Regulasi dan ekspektasi terkait green building serta efisiensi energi menuntut FM untuk terus memperbarui pengetahuannya.  

3. Manajemen Krisis dan Adaptabilitas. Pandemi COVID-19 membuktikan bahwa FM harus cepat beradaptasi dengan protokol kesehatan dan perubahan pola kerja (seperti hybrid working).  

5 Strategi Mengembangkan Growth Mindset sebagai Facility Manager

Berikut strategi yang perlu dilakukan oleh seorang Facility Manager agar dapat selalu berkembang menghadapi kemajuan jaman di dunia facility management:

1. Menerima Tantangan sebagai Peluang Belajar. Seorang FM sering menghadapi masalah seperti breakdown infrastruktur, ketidakpuasan pengguna, atau anggaran terbatas. Alih-alih frustrasi, luangkan waktu untuk mempertanyakan kepada diri sendiri: 

• Apa yang bisa saya pelajari dari situasi ini?
• Bagaimana solusi ini bisa lebih baik di masa depan?

Contoh: Ketika sistem HVAC sering bermasalah, FM dengan growth mindset akan mempelajari root cause-nya, mencari pelatihan terkait HVAC optimization, atau berkonsultasi dengan ahli.  

2. Proaktif dalam Pembelajaran dan Pengembangan Skill. Perhatikan organisasi tempat kita bekerja, apa saja hal-hal apa yang menjadi perhatikan dari manajemen, lalu

• Ikuti Pelatihan dan Sertifikasi** (e.g., ISO Auditor, CFM, FMP, atau kursus BIM/Smart Building).  
• Baca Industri Trends. Berlangganan (subscribe jurnal seperti; Facilities Management Journal, menjadi anggota asosiasi - PAMFI, atau ikuti webinar dari IFMA (International Facility Management Association).  
• Belajar dari Rekan dan Mentor. Kenalan dengan praktisi FM, bisa melalui LinkedIn atau jejaringan. Ajak ketemu dan melakukan diskusi dengan praktisi FM atau FM lain.

3. Menerima Feedback dan Kritik sebagai Bahan Evaluasi. Jika mempunyai anggota team FM, lakukan meeting 1 on 1 dengan team dan meminta masuk an.  Juga membuatkan survey kepuasan kepada user.FM yang efektif tidak defensif saat menerima masukan. Sebaliknya, gunakan feedback untuk:  

• Meningkatkan layanan fasilitas.  
• Memperbaiki proses maintenance.  
• Menyesuaikan strategi dengan kebutuhan pengguna.  

4. Berinovasi dengan Eksperimen dan Data-Driven Decision Making. Untuk memiliki pola "Growth mindset" mendorong eksperimen. Sebagai FM, kita bisa melakukan:

• Gunakan hasil data dari Building Management System (BMS) atau data dari Computerized Maintenance Management System (CMMS)- jika ada,  untuk analisis data energi dan prediktif maintenance.  
• Mencoba metode baru (misalnya, penerapan renewable energy atau space utilization analytics). Bisa juga metode komunikasi yang berbeda dengan team atau vendor dengan menggunakan digital (Google sheet, MS Teams, atau lainnya).  
• Membuat waktu khusus terjadwal untuk melakukan evaluasi hasil dan iterasi untuk perbaikan berkelanjutan.  

5. Membangun Tim yang Juga Ber-growth Mindset. Sebagai pemimpin dalam organisasi FM, seorag Facility Manager harus mendorong tim untuk:  

• Berani mencoba solusi baru.  
• Belajar dari kegagalan tanpa menyalahkan.  
• Kolaborasi lintas departemen untuk solusi holistik.  

Kesimpulan  

Mengadopsi growth mindset bukan hanya tentang "belajar hal baru", tetapi juga tentang "mengubah cara berpikir" dalam menghadapi tantangan. 

Sebagai Facility Manager, dengan terus mengembangkan diri, terbuka terhadap perubahan, dan berfokus pada solusi, Anda tidak hanya meningkatkan kapabilitas pribadi tetapi juga membawa nilai tambah bagi organisasi.  

Ayo! Kita mulai hari ini!   

- Identifikasi satu keterampilan baru untuk dipelajari (misalnya, data analytics untuk fasilitas).  

- Cari mentor atau rekan diskusi.  

- Jadikan setiap masalah sebagai stepping stone untuk menjadi FM yang lebih baik.  

Dengan growth mindset, kita tidak hanya menjadi pengelola fasilitas, tetapi "pemimpin inovasi" yang siap menghadapi masa depan.  

Semoga bermanfaat!

5 Tantangan Integritas Facility Manager dalam Aktivitas Operasional

TEMPO.CO, Jakarta, berita tertanggal 14 Maret 2025: Kepala Pusat Penerangan Hukum Kejaksaan Agung Harli Siregar, menyebutkan bahwa kerugian negara akibat kasus dugaan korupsi tata kelola minyak mentah dan produk kilang Pertamina subholding periode 2018-2023 bisa lebih besar dari Rp 193,7 triliun, karena angka tersebut hanya untuk kerugian pada 2023. Sedangkan, tindak pidana korupsi ini telah terjadi sejak 2018 hingga 2023.

Korupsi bisa terjadi karena hilangnya integritas dari seseorang, terutama yang bertanggung jawab di bidang tersebut. Integritas seorang Facility Manager adalah penting dalam menjalankan operasional. Facility Manager (FM) memegang kendali penting dalam operasional dan keberlangsungan sebuah organisasi.

 

Menurut saya, berikut 5 Faktor yang Dapat Mengganggu Integritas Seorang Facility Manager:

1. Kurangnya Pemahaman tentang Etika Bisnis & Regulasi. Penting untuk memahami etika bisnis dan regulasi yang berlaku. Tanpa pemahaman yang jelas, seorang Facility Manager mungkin secara tidak sengaja melanggar aturan atau terlibat dalam praktik yang tidak etis. Misalnya, menerima hadiah dari vendor tanpa menyadari bahwa hal tersebut dapat dianggap sebagai bentuk suap atau gratifikasi yang dilarang.

 

Perusahaan perlu memberikan panduan yang jelas dan terperinci mengenai etika bisnis, termasuk batasan dalam berinteraksi dengan vendor, kebijakan hadiah, dan larangan terhadap praktik suap. Pelatihan reguler, baik melalui workshop, email, atau quiz, dapat membantu meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang etika bisnis.

 

2. Budaya Perusahaan yang Tidak Mendukung Integritas. Lingkungan kerja memiliki pengaruh besar terhadap perilaku individu. Facility Manager mungkin akan terbawa arus dan menganggap praktik tidak etis sebagai hal yang wajar. Contohnya, jika atasan atau rekan kerja sering menerima hadiah dari vendor tanpa konsekuensi, Facility Manager dan team lainnya mungkin akan mengikuti jejak mereka karena merasa tidak ada dampak negatif yang signifikan.

 

Untuk mengatasi hal ini, perusahaan harus menciptakan budaya yang mengutamakan integritas dan transparansi. Pimpinan perusahaan harus menjadi teladan dalam menjalankan nilai-nilai etika, dan setiap pelanggaran harus ditindak tegas tanpa pandang bulu. Selain itu, perusahaan dapat membentuk sistem whistleblowing yang aman bagi karyawan untuk melaporkan pelanggaran tanpa takut akan pembalasan.

 

3. Kurangnya Pengawasan & Akuntabilitas. Perlu adanya sistem pengawasan yang ketat dan akuntabilitas yang jelas dalam perusahaan. Seorang Facility Manager mungkin tergoda untuk menyalahgunakan wewenangnya. Misalnya, dalam proses pengadaan barang atau jasa, jika tidak ada mekanisme verifikasi yang baik, Facility Manager dapat memanipulasi laporan atau memilih vendor yang tidak kompeten untuk keuntungan pribadi.

 

Untuk mencegah hal ini, perusahaan perlu menerapkan sistem pengawasan yang kuat, seperti audit internal secara berkala, proses approval multi-level untuk pengeluaran besar, dan penggunaan teknologi untuk mencatat semua transaksi secara transparan. Dengan adanya sistem ini, setiap keputusan dan tindakan Facility Manager dapat dilacak dan dipertanggungjawabkan.

 

4. Lingkungan Kerja yang Tidak Transparan. Transparansi dalam proses pengambilan keputusan sangat penting untuk menjaga integritas. Jika lingkungan kerja tidak transparan, misalnya dalam proses tender atau pemilihan vendor, Facility Manager dapat dengan mudah memanipulasi hasil untuk kepentingan pribadi atau kelompok tertentu. Contohnya, hanya mengundang vendor tertentu dalam tender atau tidak mengumumkan nilai kontrak secara terbuka.

 

Proses pengadaan yang terbuka dan kompetitif perlu ada dan terdokumentasi. Semua informasi terkait tender harus dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan, dan keputusan harus didasarkan pada kriteria yang objektif.  

 

5. Konflik Kepentingan (Conflict of Interest). Konflik kepentingan terjadi ketika Facility Manager memiliki hubungan pribadi atau kepentingan lain dengan vendor atau pihak terkait yang dapat memengaruhi keputusannya secara profesional. Misalnya, memilih vendor yang dimiliki oleh keluarga atau teman dekat, meskipun vendor tersebut tidak menawarkan harga atau kualitas terbaik.

 

Untuk menghindari konflik kepentingan, perusahaan harus mewajibkan Facility Manager untuk mendeklarasikan setiap hubungan yang berpotensi menimbulkan konflik. Selain itu, rotasi tugas atau pembatasan interaksi dengan vendor tertentu dapat mengurangi risiko terjadinya praktik tidak etis. Kebijakan yang melarang penerimaan hadiah atau fasilitas pribadi dari vendor juga perlu diterapkan dengan tegas.

Kesimpulan

Kita sebagai Facility Manager perlu menjaga integritas. Akan selalu ada tantangan untuk Facility Manager, terutama ketika dihadapkan pada faktor-faktor seperti kurangnya pemahaman etika bisnis, budaya perusahaan yang buruk, pengawasan yang lemah, lingkungan kerja tidak transparan, dan konflik kepentingan.

Namun, dengan kesadaran yang tinggi, dukungan dari perusahaan, dan sistem yang baik, integritas dapat tetap terjaga. Perusahaan harus aktif menciptakan lingkungan yang mendukung praktik etis dan memberikan alat serta kebijakan yang diperlukan untuk mencegah pelanggaran. Pada akhirnya, integritas bukan hanya tentang mematuhi aturan, tetapi juga tentang membangun kepercayaan dan reputasi yang baik dalam jangka panjang.

 

Semoga bermanfaat!

5 Cara Efektif Menunjukkan Kinerja Facility Manager

Saya banyak mengenal Facility Manager yang mengelola fasilitas dan sangat dikenal oleh para karyawan sebagai seorang yang banyak membantu memberikan solusi terkait fasilitas kepada mereka. 

Sayangnya, masih banyak juga rekan-rekan Facility Manager yang merasa belum pantas untuk "terlihat" aktif di mata para karyawannya. Dan akhirnya mengalami kesulitan saat ini menuju karir yang lebih baik.

Tulisan ini berlaku hanya untuk para FM yang ingin mengembangkan karir untuk menjadi lebih baik.

Bagaimana untuk manjadi seorang Facility Manager yang terlihat berprestasi? Berikut 5 cara untuk menunjukkan hasil kerja Facility Manager. 

1. Tentukan sikap seorang Facility Manager. Kita mempunyai sikap untuk melayani para karyawan dalam mengelola fasilitas. Menurut saya, sikap Dari Facility Manager itu minimal meliputi 3 hal ini:

- Sikap Melayani dengan melakukan aktivitas proaktif, memberikan response yang cepat serta ramah dan berempati.

- Sebagai policy maker dengan memastikan house-rules yang dikomunikasikan ke pihak manajemen perusahaan sehingga mempunyai kejelasan ruang lingkup kerja dari FM.

- Sebagai problem solver untuk masalah-masalah yang dialami karyawan terutama terkait dengan fasilitas.

2. Buat House Rules yang Jelas dan Mudah Dipahami. House-rules ini sangat penting untuk disetujui oleh pihak manajemen sehingga bisa diarahkan kepada semua karyawan. Untuk lebih pasti, agar melibatkan para karyawan (terpilih sesuai dari arahan manajemen), menggunakan bahasa yang sederhana serta mensosialisasikan house-rules tersebut dengan cara yang mudah diingat. Dengan adanya penerapan house-rules, bisa juga dikembangkan dengan memperkenalkan prosedur terkait helpdesk system untuk permintaan bantuan terkait pekerjaan FM, misal: penggantian kunci locker, penggantian lampu, pekerjaan kebersihan, dan lainnya yang termasuk dalam ruang lingkup FM.

3. Adakan Event untuk Awareness dan Edukasi. Event ini menjadi salah satu materi untuk menunjukkan ruang lingkup dari Facility Management. Bisa diawali dengan house-rules, lalu team yang relevant terkait Facility Management, contoh: pelatihan keselamatan kebakaran, safety driving, dengan memasukkan unsur-unsur terkait ruang lingkup Facility Management. Event ini bisa juga dilakukan secara ekslusif dengan team direksi terkait persiapan Business Continuity Plan yang pastinya akan melibatkan departmen-departmen lainnya di perusahaan.

4. Tunjukkan Pencapaian dalam Bentuk Dashboard yang Menarik. Umumnya untuk event akan memiliki jadwal yang terbatas dalam periode satu tahun. Karena itu, perlu adanya dashboard yang menunjukkan pencapaian Dari team Facility Management ini yang bisa diperlihatkan kepada para karyawan. Contoh dashboard bisa berupa; jumlah work order yang diterima dan selesai, jumlah jam kerja tanpa kecelakaan (bekerja sama dengan team safety), status uptime (kondisi kesiapan equipment) dari peralatan yang dikelola oleh team FM, Dan lainnya.

5, Buat Reminder yang Efektif untuk Pengguna.Tentunya, para karyawan akan perlu untuk tetap diingatkan mengenai house-rules serta aktivitas dari team FM, karena itu, bisa menggunakan berbagai saluran komunikasi untuk mengirim reminder, seperti email, aplikasi pesan, atau pengumuman di layar monitor. Manfaatkan teknologi untuk mengirim pengingat secara otomatis. Buat Reminder yang Singkat dan Jelas.

Dengan menerapkan cara-cara ini, kita bisa menunjukkan kemampuan dan pencapaian seorang facility manager dengan cara yang efektif dan profesional, sekaligus meningkatkan kesadaran dan partisipasi pengguna fasilitas. Pastinya, kita sebagai FM, perlu untuk mencatat aktivitas tersebut, minimal dalam bentuk monthly report yang akan menuliskan semua aktivitas FM yang dilakukan di bulan tersebut. Monthly report ini akan menjadi bukti nyata, bahwa kita telah melakukan banyak untuk fasilitas di perusahaan.

Semoga bermanfaat!