Improve Your Facilities

Selama bertahun-tahun, sebagian besar kontrak Facility Management (FM) di Indonesia masih berorientasi pada input-based model, di mana fokus utama ada pada jumlah tenaga kerja, jam kerja, dan aktivitas harian. Misalnya, keberhasilan layanan sering diukur dari berapa banyak teknisi yang ditempatkan, seberapa cepat mereka hadir, atau seberapa sering jadwal pembersihan dilakukan.   Namun, pendekatan ini menimbulkan sejumlah tantangan: ·        Tidak selalu mencerminkan hasil nyata terhadap kepuasan pengguna atau efisiensi operasional. ·        Menyulitkan pengukuran value for money karena biaya meningkat tanpa jaminan peningkatan kualitas. ·        Membatasi inovasi, karena vendor cenderung “menjalankan rutinitas” ketimbang mencari cara baru untuk meningkatkan kinerja fasilitas.   Tren global menunjukkan pergeseran menuju Outcome-Based Contracting (OBC) model di mana keberhas...

Saat ini model kerja tradisional yang mengharuskan kehadiran secara fisik di kantor (work from office), kini mengalami perubahan besar. Efek pandemi mempercepat pergeseran menuju model kerja hybrid dan berdasarkan output/hasil, memenuhi kebutuhan karyawan yang menginginkan fleksibilitas kerja, kenyamanan, dan terhubung secara digital/online.   Untuk memenuhi perubahan ini, menjadi tantangan baru untuk banyak perusahaan di Indonesia, khususnya bagi tim Facility Management (FM) terutama; bagaimana memastikan ruang kerja tetap relevan, produktif, dan mendukung well-being pengguna dalam sistem kerja yang dinamis.   FM Tradisional adalah fokus pada pemeliharaan fisik Gedung, saat ini, FM memiliki tuntutan untuk memahami pengalaman pengguna (workplace experience) secara menyeluruh: bagaimana ruang, layanan, dan teknologi berkolaborasi untuk menciptakan lingkungan kerja yang menarik dan efisien. Transformasi ke model kerja masa depan menuntut FM untuk beradaptasi dari peran...

Kita sebagai Facility Manager perlu mengerti hal-hal teknis seperti pemeliharaan gedung, pengelolaan aset, atau pengawasan kebersihan. Beberapa dari Facility Manager merasa bangga sudah mengerti banyak hal teknis di fasilitas mereka. Saat ini, keahlian teknis adalah sebagian dari keahlian seorang Facility Manager. Kita, Facility Manager, perlu mengerti keahlian non-teknis, atau soft-skill.  Article yang dituliskan oleh Vallen Emery di blog Facility Executive.com dengan judul: A people first approach: Soft-skills in Facility Management menjelaskan pentingnya penguasaan soft-skills ini.  Dalam operasional facility management sering terjadi hal-hal berikut:  Miskomunikasi antara tim operasional dan user dari fasilitas dapat menimbulkan kesalahpahaman, keterlambatan, bahkan konflik. Kurangnya kolaborasi antar-anggota team atau antara department bisa membuat pekerjaan tidak sinkron.  Tidak adanya rasa empati dari seorang manajer sering menyebabkan turunnya motivasi karyaw...

Dalam mengelola fasilitas, kita sebagai Facility Manager akan terhubung dengan vendor yang mendukung fasilitas tersebut. Pastinya, mengelola vendor ini menjadi salah satu tantangan yang dihadapi oleh para Facility Manager. Tantangan terkait pengelolaan vendor ini antara lain:  Kualitas layanan dari vendor yang berbeda tidak konsisten. Respons lambat dalam penanganan masalah darurat. Kesulitan mengukur kinerja vendor secara objektif. Pembengkakan biaya tak terduga akibat kontrak yang tidak jelas. Risiko operasional akibat ketergantungan pada vendor yang tidak kompeten.  Kinerja dari vendor yang tidak memadai, pastinya akan mengganggu operasional fasilitas. Gangguan ini akan berdampak signifikan pada biaya dan produktivitas. Secara organisasi, team Procurement memegang peranan penting terkait dengan mengelola vendor, mulai dari memilih vendor, membuatkan standar kontrak dan lainnya. Dalam hal pengelolaan vendor, berikut 4 hal penting yang perlu dilakukan oleh team Procurem...

Peran Facility Management (FM) dalam perusahaan semakin strategis. Tidak hanya sebatas menjaga gedung tetap berfungsi, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang aman, efisien, nyaman, dan berkelanjutan. Dengan semakin kompleksnya kebutuhan perusahaan, maka tantangan yang dihadapi oleh FM memerlukan solusi yang lebih cepat, dan terukur.  Saat ini, kita sebagai Facility Manager memiliki tantangan dalam hal-hal berikut: Tingginya biaya operasional energi dan pemeliharaan. Ketidakefisienan dalam mengelola aset dan ruang. Respons lambat terhadap keluhan pengguna gedung. Kurangnya data real-time untuk pengambilan keputusan. Kesulitan memenuhi standar keberlanjutan (ESG).   Dalam era digital saat ini, teknologi menjadi solusi utama untuk menjawab tantangan-tantanga tersebut. Berdasarkan insights dari JLL Technologies (JLLT) dan Truein, berikut lima teknologi yang sedang membentuk masa depan FM: 1. Artificial Intelligence (AI) & Machine Learning. AI mengubah FM...

Saya baru selesai membaca buku Prinsip 80/20 karangan Richard Koch. Prinsip 80/20, atau dikenal juga sebagai “Pareto Principle”, adalah salah satu konsep paling berpengaruh dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Dikemukakan oleh Richard Koch dalam bukunya “The 80/20 Principle”, prinsip ini mengungkapkan bahwa “80% hasil berasal dari 20% usaha”, artinya, sebagian besar pencapaian kita sebenarnya datang dari sedikit tindakan yang benar-benar penting.  Saya tertarik untuk mencari tahu lebih lanjut prinsip 80/20 dalam industry facility management dan menurut beberapa sumber berikut, dalam beberapa hal, prinsip 80/20 berlaku dalam dunia facility management: Menurut Scale123, dalam pengelolaan fasilitas, 20% dari unit, vendor, atau masalah teknis bisa menyumbang 80% dari total keluhan, biaya, atau risiko operasional. Dengan memahami pola ini, facility manager dapat mengalihkan perhatian dari pendekatan serba reaktif ke arah yang lebih fokus dan efisien. FaultFixers menekanka...

Setelah lebih dari 25 tahun bekerja di bidang facility management, saya pikir saya cukup familiar dengan istilah, sistem, dan dinamika pekerjaan di dalamnya. Namun, sejak 2020, ada satu istilah yang terus muncul dalam setiap diskusi, webinar, dan bahkan percakapan santai antar team: workplace management .   Dulu istilah ini tidak terlalu ramai. Tapi pasca pandemi COVID-19, seolah ada pergeseran besar: bukan hanya soal menjaga fasilitas tetap berfungsi, tapi juga bagaimana fasilitas itu mendukung cara kerja baru—yang fleksibel, digital, dan berbasis pengalaman karyawan.   Banyak Organisasi Masih Fokus pada Gedung, Bukan Penggunanya Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia—terutama sektor perbankan, manufaktur, dan instansi publik—masih menganggap facility management (FM) cukup untuk menjalankan operasional kantor. Padahal di era kerja hybrid, pengalaman kerja (employee experience) sudah menjadi faktor utama dalam retensi, produktivitas, bahkan kesehatan mental karyawa...

Saya sudah beberapa kali menuliskan mengenai core competencies yang perlu dimiliki oleh Facility Manager. Dunia facility management selalu berkembang. Hingga hari ini, otomatisasi mulai banyak diimplementasikan, sustainability mulai diterapkan serta perusahaan sudah mulai memiliki ekspektasi bisnis yang lebih besar terhadap facility manager dalam mengelola fasilitas. Sudah bisa dipastikan, Facility Manager (FM) akan selalu memegang peran penting dalam menjaga operasional bangunan, mendukung produktivitas karyawan perusahaan, dan memastikan keberlanjutan fasilitas. Saya mendapatkan artikel menarik dari blog IFMA mengenai 7 kompetensi inti (core competencies) berikut harus dikuasai oleh FM untuk sukses di era saat ini, yang baru saja dituliskan di bulan May 2025. Berikut core competencies yang perlu dikuasai oleh FM menurut IFMA: 1. Kepemimpinan dan Strategi (Leadership & Strategy)  FM perlu memiliki kemampuan memimpin tim dan mengembangkan strategi yang selaras dengan tu...

Environmental, Sustainability and Governance (ESG) adalah salah satu factor penting dalam dunia facility management saat ini. Secara umum di Indonesia, pergerakan dari peran ESG dalam dunia korporasi sudah mulai terasa. Berdasarkan tulisan dari Jim Turner di www.facilitiesnet.com mengenai kondisi ESG di tahun 2025, dia menuliskan mengenai 3 trend makro berkelanjutan yang masih relevant untuk tahun 2025: Trend 1: Energy Management Energy management adalah hal pertama yang dipikirkan untuk manajemen perusahaan jika membahas ESG, terutama terkait sustainability. Energy Management menciptakan potensi untuk mengurangi biaya operasional melalui konsumsi energi yang lebih rendah. Peluang proyek di area ini berkisar dari pemasangan retrofit pengurangan energi, mengintegrasikan sumber energi terbarukan, dan menerapkan sistem manajemen energi yang melacak dan membantu mengoptimalkan penggunaan energi.   Upaya meningkatkan efisiensi energy telah dilakukan dengan beberapa cara antara ...

Facility Management (FM) terus berkembang seiring dengan perubahan teknologi, tuntutan bisnis, dan kebutuhan pengguna. FM sudah lebih dari hanya tentang menjaga agar lampu tetap menyala. Seiring berkembangnya gedung menjadi ekosistem pengalaman, efisiensi, dan kepatuhan ESG, para pemimpin FM dituntut untuk memberikan lebih dari sekadar waktu aktif—mereka diminta untuk memberikan kepercayaan. Berdasarkan artikel yang dituliskan oleh Myles Jensen di Facility Executive (facilityexecutive.com) tentang "Branding by Design: A Strategic Lever for FM Leaders in 2025", berikut lima faktor penting yang harus dipahami oleh praktisi FM/Facility Manager untuk tetap kompetitif dan efektif:   1. Brand sebagai Infrastruktur Internal, Bukan Sekadar Logo. Dalam industri Facility Management (FM), brand berfungsi sebagai sistem operasi internal yang membentuk seluruh aspek bisnis. Ini bukan hanya tentang logo atau materi pemasaran, tetapi merupakan fondasi yang mempengaruhi bagaimana staf ...