5 Tantangan Integritas Facility Manager dalam Aktivitas Operasional

TEMPO.CO, Jakarta, berita tertanggal 14 Maret 2025: Kepala Pusat Penerangan Hukum Kejaksaan Agung Harli Siregar, menyebutkan bahwa kerugian negara akibat kasus dugaan korupsi tata kelola minyak mentah dan produk kilang Pertamina subholding periode 2018-2023 bisa lebih besar dari Rp 193,7 triliun, karena angka tersebut hanya untuk kerugian pada 2023. Sedangkan, tindak pidana korupsi ini telah terjadi sejak 2018 hingga 2023.

Korupsi bisa terjadi karena hilangnya integritas dari seseorang, terutama yang bertanggung jawab di bidang tersebut. Integritas seorang Facility Manager adalah penting dalam menjalankan operasional. Facility Manager (FM) memegang kendali penting dalam operasional dan keberlangsungan sebuah organisasi.

 

Menurut saya, berikut 5 Faktor yang Dapat Mengganggu Integritas Seorang Facility Manager:

1. Kurangnya Pemahaman tentang Etika Bisnis & Regulasi. Penting untuk memahami etika bisnis dan regulasi yang berlaku. Tanpa pemahaman yang jelas, seorang Facility Manager mungkin secara tidak sengaja melanggar aturan atau terlibat dalam praktik yang tidak etis. Misalnya, menerima hadiah dari vendor tanpa menyadari bahwa hal tersebut dapat dianggap sebagai bentuk suap atau gratifikasi yang dilarang.

 

Perusahaan perlu memberikan panduan yang jelas dan terperinci mengenai etika bisnis, termasuk batasan dalam berinteraksi dengan vendor, kebijakan hadiah, dan larangan terhadap praktik suap. Pelatihan reguler, baik melalui workshop, email, atau quiz, dapat membantu meningkatkan kesadaran dan pemahaman tentang etika bisnis.

 

2. Budaya Perusahaan yang Tidak Mendukung Integritas. Lingkungan kerja memiliki pengaruh besar terhadap perilaku individu. Facility Manager mungkin akan terbawa arus dan menganggap praktik tidak etis sebagai hal yang wajar. Contohnya, jika atasan atau rekan kerja sering menerima hadiah dari vendor tanpa konsekuensi, Facility Manager dan team lainnya mungkin akan mengikuti jejak mereka karena merasa tidak ada dampak negatif yang signifikan.

 

Untuk mengatasi hal ini, perusahaan harus menciptakan budaya yang mengutamakan integritas dan transparansi. Pimpinan perusahaan harus menjadi teladan dalam menjalankan nilai-nilai etika, dan setiap pelanggaran harus ditindak tegas tanpa pandang bulu. Selain itu, perusahaan dapat membentuk sistem whistleblowing yang aman bagi karyawan untuk melaporkan pelanggaran tanpa takut akan pembalasan.

 

3. Kurangnya Pengawasan & Akuntabilitas. Perlu adanya sistem pengawasan yang ketat dan akuntabilitas yang jelas dalam perusahaan. Seorang Facility Manager mungkin tergoda untuk menyalahgunakan wewenangnya. Misalnya, dalam proses pengadaan barang atau jasa, jika tidak ada mekanisme verifikasi yang baik, Facility Manager dapat memanipulasi laporan atau memilih vendor yang tidak kompeten untuk keuntungan pribadi.

 

Untuk mencegah hal ini, perusahaan perlu menerapkan sistem pengawasan yang kuat, seperti audit internal secara berkala, proses approval multi-level untuk pengeluaran besar, dan penggunaan teknologi untuk mencatat semua transaksi secara transparan. Dengan adanya sistem ini, setiap keputusan dan tindakan Facility Manager dapat dilacak dan dipertanggungjawabkan.

 

4. Lingkungan Kerja yang Tidak Transparan. Transparansi dalam proses pengambilan keputusan sangat penting untuk menjaga integritas. Jika lingkungan kerja tidak transparan, misalnya dalam proses tender atau pemilihan vendor, Facility Manager dapat dengan mudah memanipulasi hasil untuk kepentingan pribadi atau kelompok tertentu. Contohnya, hanya mengundang vendor tertentu dalam tender atau tidak mengumumkan nilai kontrak secara terbuka.

 

Proses pengadaan yang terbuka dan kompetitif perlu ada dan terdokumentasi. Semua informasi terkait tender harus dapat diakses oleh pihak yang berkepentingan, dan keputusan harus didasarkan pada kriteria yang objektif.  

 

5. Konflik Kepentingan (Conflict of Interest). Konflik kepentingan terjadi ketika Facility Manager memiliki hubungan pribadi atau kepentingan lain dengan vendor atau pihak terkait yang dapat memengaruhi keputusannya secara profesional. Misalnya, memilih vendor yang dimiliki oleh keluarga atau teman dekat, meskipun vendor tersebut tidak menawarkan harga atau kualitas terbaik.

 

Untuk menghindari konflik kepentingan, perusahaan harus mewajibkan Facility Manager untuk mendeklarasikan setiap hubungan yang berpotensi menimbulkan konflik. Selain itu, rotasi tugas atau pembatasan interaksi dengan vendor tertentu dapat mengurangi risiko terjadinya praktik tidak etis. Kebijakan yang melarang penerimaan hadiah atau fasilitas pribadi dari vendor juga perlu diterapkan dengan tegas.

Kesimpulan

Kita sebagai Facility Manager perlu menjaga integritas. Akan selalu ada tantangan untuk Facility Manager, terutama ketika dihadapkan pada faktor-faktor seperti kurangnya pemahaman etika bisnis, budaya perusahaan yang buruk, pengawasan yang lemah, lingkungan kerja tidak transparan, dan konflik kepentingan.

Namun, dengan kesadaran yang tinggi, dukungan dari perusahaan, dan sistem yang baik, integritas dapat tetap terjaga. Perusahaan harus aktif menciptakan lingkungan yang mendukung praktik etis dan memberikan alat serta kebijakan yang diperlukan untuk mencegah pelanggaran. Pada akhirnya, integritas bukan hanya tentang mematuhi aturan, tetapi juga tentang membangun kepercayaan dan reputasi yang baik dalam jangka panjang.

 

Semoga bermanfaat!

5 Cara Efektif Menunjukkan Kinerja Facility Manager

Saya banyak mengenal Facility Manager yang mengelola fasilitas dan sangat dikenal oleh para karyawan sebagai seorang yang banyak membantu memberikan solusi terkait fasilitas kepada mereka. 

Sayangnya, masih banyak juga rekan-rekan Facility Manager yang merasa belum pantas untuk "terlihat" aktif di mata para karyawannya. Dan akhirnya mengalami kesulitan saat ini menuju karir yang lebih baik.

Tulisan ini berlaku hanya untuk para FM yang ingin mengembangkan karir untuk menjadi lebih baik.

Bagaimana untuk manjadi seorang Facility Manager yang terlihat berprestasi? Berikut 5 cara untuk menunjukkan hasil kerja Facility Manager. 

1. Tentukan sikap seorang Facility Manager. Kita mempunyai sikap untuk melayani para karyawan dalam mengelola fasilitas. Menurut saya, sikap Dari Facility Manager itu minimal meliputi 3 hal ini:

- Sikap Melayani dengan melakukan aktivitas proaktif, memberikan response yang cepat serta ramah dan berempati.

- Sebagai policy maker dengan memastikan house-rules yang dikomunikasikan ke pihak manajemen perusahaan sehingga mempunyai kejelasan ruang lingkup kerja dari FM.

- Sebagai problem solver untuk masalah-masalah yang dialami karyawan terutama terkait dengan fasilitas.

2. Buat House Rules yang Jelas dan Mudah Dipahami. House-rules ini sangat penting untuk disetujui oleh pihak manajemen sehingga bisa diarahkan kepada semua karyawan. Untuk lebih pasti, agar melibatkan para karyawan (terpilih sesuai dari arahan manajemen), menggunakan bahasa yang sederhana serta mensosialisasikan house-rules tersebut dengan cara yang mudah diingat. Dengan adanya penerapan house-rules, bisa juga dikembangkan dengan memperkenalkan prosedur terkait helpdesk system untuk permintaan bantuan terkait pekerjaan FM, misal: penggantian kunci locker, penggantian lampu, pekerjaan kebersihan, dan lainnya yang termasuk dalam ruang lingkup FM.

3. Adakan Event untuk Awareness dan Edukasi. Event ini menjadi salah satu materi untuk menunjukkan ruang lingkup dari Facility Management. Bisa diawali dengan house-rules, lalu team yang relevant terkait Facility Management, contoh: pelatihan keselamatan kebakaran, safety driving, dengan memasukkan unsur-unsur terkait ruang lingkup Facility Management. Event ini bisa juga dilakukan secara ekslusif dengan team direksi terkait persiapan Business Continuity Plan yang pastinya akan melibatkan departmen-departmen lainnya di perusahaan.

4. Tunjukkan Pencapaian dalam Bentuk Dashboard yang Menarik. Umumnya untuk event akan memiliki jadwal yang terbatas dalam periode satu tahun. Karena itu, perlu adanya dashboard yang menunjukkan pencapaian Dari team Facility Management ini yang bisa diperlihatkan kepada para karyawan. Contoh dashboard bisa berupa; jumlah work order yang diterima dan selesai, jumlah jam kerja tanpa kecelakaan (bekerja sama dengan team safety), status uptime (kondisi kesiapan equipment) dari peralatan yang dikelola oleh team FM, Dan lainnya.

5, Buat Reminder yang Efektif untuk Pengguna.Tentunya, para karyawan akan perlu untuk tetap diingatkan mengenai house-rules serta aktivitas dari team FM, karena itu, bisa menggunakan berbagai saluran komunikasi untuk mengirim reminder, seperti email, aplikasi pesan, atau pengumuman di layar monitor. Manfaatkan teknologi untuk mengirim pengingat secara otomatis. Buat Reminder yang Singkat dan Jelas.

Dengan menerapkan cara-cara ini, kita bisa menunjukkan kemampuan dan pencapaian seorang facility manager dengan cara yang efektif dan profesional, sekaligus meningkatkan kesadaran dan partisipasi pengguna fasilitas. Pastinya, kita sebagai FM, perlu untuk mencatat aktivitas tersebut, minimal dalam bentuk monthly report yang akan menuliskan semua aktivitas FM yang dilakukan di bulan tersebut. Monthly report ini akan menjadi bukti nyata, bahwa kita telah melakukan banyak untuk fasilitas di perusahaan.

Semoga bermanfaat!