5 Keterampilan Manajemen Krisis yang Diperlukan oleh Seorang Facility Manager

 

Seorang facility manager memiliki peran krusial dalam memastikan operasional sebuah fasilitas berjalan lancar, aman, dan efisien. Salah satu aspek penting dari peran ini adalah kemampuan manajemen krisis yang mumpuni.

Manajemen krisis melibatkan serangkaian keterampilan dan pengetahuan yang memungkinkan seorang facility manager untuk menghadapi dan menangani situasi darurat atau tidak terduga dengan efektif.

Tulisan ini mengenai hal-hal yang menjadi bagian penting terkait manajemen krisis yang perlu dikuasai oleh seorang facility manager.

Menurut saya, seorang facility manager perlu mengetahui empat hal berikut ini sebelum mempersiapkan crisis management procedure:  

a) Mengenal Bisnis dari Perusahaan. Pemahaman mendalam tentang bisnis perusahaan merupakan aspek krusial dalam manajemen krisis yang efektif. Seorang facility manager harus memiliki pengetahuan yang solid tentang: Model bisnis Perusahaan, Proses operasional utama, Aset dan sumber daya kritis, dan Dampak potensial krisis terhadap kelangsungan bisnis.

Dengan pemahaman ini, facility manager dapat membuat keputusan yang selaras dengan prioritas bisnis dan meminimalkan gangguan terhadap operasi inti perusahaan selama krisis. Mereka juga dapat mengantisipasi kebutuhan khusus yang mungkin muncul berdasarkan sifat bisnis, seperti perlindungan data sensitif dalam perusahaan teknologi atau menjaga kesinambungan produksi dalam industri manufaktur.

b) Mengetahui Lapisan Pengambil Keputusan. Facility manager harus memiliki pemahaman yang jelas tentang struktur pengambilan keputusan dalam organisasi. Ini meliputi: Hierarki manajemen dan jalur eskalasi, Peran dan tanggung jawab spesifik dalam situasi krisis, Protokol untuk pengambilan keputusan cepat dan Batasan wewenang pada setiap level.

Pengetahuan ini memungkinkan facility manager untuk mengambil tindakan cepat dalam batas wewenang mereka, serta mengetahui kapan dan bagaimana melibatkan pembuat keputusan tingkat yang lebih tinggi. Hal ini juga membantu dalam memastikan koordinasi yang efektif antara berbagai departemen dan tingkatan manajemen selama krisis.

 

c) Mengenal Para Vendor Pendukung untuk Fasilitas. Hubungan yang kuat dengan vendor dan penyedia layanan eksternal sangat penting dalam manajemen krisis. Facility manager harus: Memiliki daftar kontak yang selalu diperbarui untuk semua vendor kritis, Memahami kapabilitas dan waktu respons masing-masing vendor, Mengetahui persyaratan kontrak dan prosedur untuk layanan darurat dan Membangun hubungan kerja yang baik dengan personel kunci di perusahaan vendor.

Pengetahuan ini memungkinkan facility manager untuk dengan cepat memobilisasi sumber daya eksternal yang diperlukan selama krisis, seperti layanan perbaikan darurat, dukungan keamanan tambahan, atau pasokan darurat.

 

d) Pernah membuat dan mengetahui Simulasi Table-Top terkait Crisis. Simulasi table-top adalah alat penting dalam persiapan manajemen krisis. Facility manager harus familiar dengan: Konsep dan metodologi simulasi table-top, Cara merancang dan melaksanakan simulasi yang efektif, Teknik untuk memfasilitasi diskusi dan pengambilan keputusan selama simulasi dan Metode untuk mengevaluasi dan belajar dari hasil simulasi.

Pengetahuan tentang simulasi table-top memungkinkan facility manager untuk secara teratur menguji dan memperbaiki rencana tanggap darurat, melatih tim dalam pengambilan keputusan krisis, dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dalam kesiapsiagaan krisis organisasi.

 

Selanjutnya, berikut adalah lima keterampilan utama manajemen krisis yang sangat diperlukan oleh seorang facility manager:

1. Kesiapsiagaan dan Perencanaan. Facility manager harus memiliki kemampuan untuk mengembangkan rencana tanggap darurat yang komprehensif. Ini mencakup identifikasi potensi risiko, penyusunan prosedur evakuasi, dan penetapan protokol komunikasi darurat. Mereka juga harus memastikan bahwa semua karyawan dan penghuni gedung familiar dengan rencana ini melalui pelatihan dan simulasi rutin.

2. Pengambilan Keputusan Cepat Dalam situasi krisis. Facility manager harus mampu menganalisis situasi dengan cepat, mempertimbangkan berbagai opsi, dan membuat keputusan yang tepat dalam waktu singkat. Kemampuan untuk tetap tenang di bawah tekanan dan berpikir jernih sangat penting dalam aspek ini.

3. Kepemimpinan dan Koordinasi Selama krisis. Facility manager harus mampu memimpin dan mengoordinasikan berbagai tim dan sumber daya pendukung. Ini melibatkan pemberian arahan yang jelas, pendelegasian tugas, dan memastikan semua pihak bekerja sama secara efektif untuk menangani situasi.

4. Komunikasi Efektif. Komunikasi yang jelas dan tepat waktu sangat penting selama krisis. Facility manager harus mampu menyampaikan informasi penting kepada berbagai pemangku kepentingan, termasuk karyawan, penghuni gedung, manajemen senior, dan jika perlu, media dan publik.

5. Pengetahuan Teknis. Pemahaman mendalam tentang sistem dan infrastruktur gedung sangat penting. Ini memungkinkan facility manager untuk mengidentifikasi masalah dengan cepat dan mengambil tindakan yang tepat untuk meminimalkan gangguan dan kerusakan.

Dengan menguasai keterampilan-keterampilan ini, seorang facility manager akan lebih siap menghadapi berbagai situasi krisis yang mungkin timbul. Kita dapat memainkan peran kunci dalam melindungi aset perusahaan, menjaga keselamatan penghuni gedung, dan memastikan kelangsungan operasional bisnis dalam menghadapi tantangan yang tidak terduga. Penting untuk diingat bahwa keterampilan manajemen krisis perlu terus dikembangkan dan diperbarui melalui pelatihan reguler, simulasi, dan pembelajaran dari pengalaman nyata serta praktik terbaik industri.

 

Semoga bermanfaat!