Penetapan Tujuan Kinerja untuk Facility Manager

 

Quote: If you can't measure it, you can't improve it." - Peter Drucker 

Quote di awal ini menunjukkan pentingnya kita mempunyai ukuran kinerja. Nah, di awal tahun ini, kita sebagai seorang facility manager perlu untuk memperbarui target goals untuk team facility management. Saat ini sudah memasuki bulan February 2025, dan sudah mulai untuk memonitor target-target bulanan yang perlu dipenuhi.

Pencapaian target adalah tolok ukur seorang facility manager, bagaimana di awal periode kita membuat target dan melakukan review serta evaluasi secara berkala setiap bulan, tiga bulan, dan selanjutnya.

Berdasarkan pengalaman saya, membuat target adalah hal yang mudah, yang sulit adalah memonitor, evaluasi dan mengkomunikasikan ke team terkait jika tidak mencapai target.

Berikut 5 hal utama yang umumnya dibuatkan target oleh facility manager dan bagaimana kita perlu untuk antisipasinya:

Dengan menetapkan tujuan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu) di area-area kunci tersebut, facility manager dapat secara efektif mengukur dan meningkatkan kinerja tim serta vendor dalam mengelola fasilitas. Penting untuk melakukan peninjauan rutin terhadap pencapaian tujuan ini dan melakukan penyesuaian strategi jika diperlukan.

Dari pengalaman saya sebagai seorang facility manager, perlu dibuatkan jadwal rutin minimal 1 kali sebulan, bisa 1 or 2 jam untuk melakukan evaluasi terhadap pencapaian goals dari masing-masing anggota team, jika pencapaian sudah sesuai, evaluasi bisa dilakukan dalam waktu tiga bulan sekali.

Menariknya, jika goals ini sudah tercapai semua dalam waktu kurang dari 12 bulan, artinya, perlu ada pengembangan dari goals ini, karena kita mempunyai team yang luar biasa (bisa mencapai goals tersebut).

Lalu, dengan goals yang sama, dengan tambahan beberapa personal goals, saya bisa mendapatkan team yang potensial untuk dikembangkan, dan saya juga mengembangkan diri saya sendiri dengan melakukan pelatihan kepada anggota team, jika ada tidak dapat mencapai goals yang ditentukan.

Semoga bermanfaat!

Kepemimpinan Situasional dalam Facility Management: Adaptasi adalah Kunci

 

Di dalam dunia facility management, memiliki gaya kepemimpinan yang tepat dan adaptif sangat penting untuk mengelola berbagai pihak dengan efektif. Sebagai seorang Facility Manager (FM), kita dituntut untuk tidak hanya berinteraksi dengan pelanggan atau departemen lain yang menggunakan jasa fasilitas, tetapi juga harus mampu memimpin rekan-rekan kerja sesama pelaku FM dan mengelola hubungan dengan vendor.

Berikut tulisan menarik dari Rebecca Knight, April 09, 2024 di Harvard Business Review: https://hbr.org/2024/04/6-common-leadership-styles-and-how-to-decide-which-to-use-when . Dari tulisan ini, Rebecca menjelaskan bahwa ada 6 style leadership/gaya kepemimpinan. Secara umum dapat diringkas menjadi berikut: 

1. Gaya Kepemimpinan Coercive/Koersif/Memaksa.  Gaya kepemimpinan bersifat; pendekatan top-down dan otoriter. 

2. Gaya Kepemimpinan Otoritatif. Gaya yang memotivasi dengan menghubungkan pekerjaan dengan strategi yang lebih besar.

3. Gaya Kepemimpinan Pacesetting (Mengatur Kecepatan). Gaya yang memegang standar yang tinggi untuk diri sendiri dan orang lain.

4. Gaya Kepemimpinan Afiliatif. Gaya yang membangun ikatan emosional yang kuat yang menumbuhkan lingkungan kerja yang positif.

5. Gaya Kepemimpinan Demokratis. Gaya yang memberdayakan tim dalam pengambilan Keputusan dan menerima masukan dan menggabungkan umpan balik.

6. Gaya Kepemimpinan Pembinaan. Gaya dengan fokus pada pertumbuhan individu, memahami tujuan pribadi dan profesional jangka Panjang.

Setelah membaca tulisan tersebut dan menghubungkan dengan bagaimana seharusnya seorang FM memilih gaya kepemimpinannya, berdasarkan pengalaman saya di dunia facility management, banyak faktor-faktor yang akan menentukan bagaimana seorang FM handal bersikap. Faktor-faktor bisa berupa keselamatan & keamanan, regulasi yang harus diterapkan, anggaran, sumber daya manusia, sampai dengan tujuan organisasi, dampak lingkungan dan banyak lainnya.

Dengan banyaknya factor tersebut, seorang FM perlu untuk menyadari dan menerapkan gaya kepemimpinan yang disesuaikan dengan kondisi yang ada.

Dalam situasi nyata, akan banyak sekali kejadian-kejadian yang menuntut FM untuk segera mengambil keputusan, dan bersikap yang artinya berdasarkan dari gaya kepemimpinan yang ada.

Berikut saya buatkan contoh mengenai penerapan dari 6 gaya kepemimpinan tersebut: 

·       Gaya Kepemimpinan Coercive/Koersif/Memaksa. Diterapkan ketika berhadapan dengan isu-isu keselamatan, kepatuhan terhadap regulasi pemerintah, dan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP). FM harus tegas dan tidak mentolerir penyimpangan dalam hal-hal kritis ini. 

·       Gaya Kepemimpinan Otoritatif. Efektif untuk koordinasi internal tim facility management. FM menggunakan pendekatan ini untuk menjelaskan visi jangka panjang, menetapkan tujuan yang jelas, dan mengarahkan tim menuju pencapaian target. 

·       Gaya Kepemimpinan Pacesetting (Mengatur Kecepatan). Optimal untuk mengelola fasilitas kritikal seperti pusat data, rumah sakit, atau infrastruktur penting lainnya. FM harus menetapkan standar kinerja yang tinggi dan memimpin dengan contoh. 

·       Gaya Kepemimpinan Afiliatif. Gunakan pendekatan ini untuk mengelola tim yang bekerja dalam situasi stres tinggi, seperti tim pemeliharaan yang menghadapi banyak permintaan mendesak atau tim keamanan yang bekerja dalam shift panjang. 

·       Gaya Kepemimpinan Demokratis. Bermanfaat ketika menghadapi masalah kompleks yang membutuhkan solusi inovatif dengan meminta pendapat dari team internal serta vendor-vendor pendukung. 

·       Gaya Kepemimpinan Pembinaan. Pastikan anggota team mendapatkan cara dan metoda kepemimpinan yang sesuai dengan fasilitas yang dikelola. Jika FM yang ingin mengembangkan karir mereka, perlu untuk mempersiapkan tim untuk tantangan yang terjadi di fasilitas tersebut.

Kita sebagai seorang Facility Manager perlu mampu menjadi pemimpin yang efektif dan menyesuaikan antara gaya-gaya kepemimpinan berdasarkan situasi yang dihadapi. Fleksibilitas dan kemampuan untuk membaca situasi dengan tepat adalah kunci keberhasilan dalam mengelola berbagai aspek facility management, mulai dari keselamatan dan kepatuhan hingga pengembangan tim dan inovasi.

Semoga bermafaat

5 Kunci Manajemen Waktu untuk Facility Manager

Untuk para Facility Manager (FM), kita pasti merasakan banyaknya tuntutan pekerjaan yang beragam dan kompleks, mulai dari pemeliharaan gedung, koordinasi vendor, melayani complaint hingga memastikan kenyamanan dari para user/karyawan, semuanya harus berjalan dengan lancar.

Tentunya, manajemen waktu yang efektif menjadi kunci keberhasilan untuk memastikan semuanya bisa termonitor dan terselesaikan.

3 Hal Pentingnya Manajemen Waktu untuk FM:

·       Meningkatkan Produktivitas: Dengan mengelola waktu secara efisien, kita dapat menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat.

·       Mencegah Stres: Manajemen waktu yang baik membantu mengurangi beban kerja dan stres yang seringkali dialami oleh FM.

·       Memperbaiki Kualitas Layanan: Ketika kita memiliki waktu yang cukup untuk fokus pada setiap tugas, kualitas layanan yang kita berikan kepada penghuni akan meningkat.

Berikut 5 Tips Manajemen Waktu Efektif untuk Facility Manager:

Berdasarkan pengalaman saya, 5 hal berikut ini akan membantu kita sebagai Facility Manager untuk lebih bisa focus dalam memastikan aktivitas operasional berjalan lancar:

1. Prioritaskan Tugas:

Gunakan Matriks Eisenhower: Klasifikasikan tugas menjadi empat kategori: penting dan mendesak, penting tapi tidak mendesak, tidak penting tapi mendesak, dan tidak penting dan tidak mendesak. Fokus pada tugas yang penting dan mendesak terlebih dahulu.  

Berikut matriks Eisenhower sebagai referensi: 

Berikut contoh aktifitas matrik eisenhower dalam aktifitas Facility Manager:

  

2. Buat Jadwal yang Realistis:

Manfaatkan calendar dan aplikasi pengingat. Saya memaksimalkan penggunaan MS Outlook serta Google Calendar dalam aktifitas harian.

Contoh umum adalah: briefing regular - setiap pagi dan sore, meeting mingguan, evaluasi aktifitas bulanan – min. 1x per bulan, dan lainnya.

Jika mempunyai team dalam FM, agar memaksimalkan briefing dengan agenda wajib seperti:

•           Temuan/Work Order.
•            Rencana pemeliharaan dalam minggu tersebut.
•            Pekerjaan project dalam minggu tersebut.

Setiap personel agar mempunyai penjelasan mengenai status dari temuan/work order, apakah sudah dikerjakan, ada kendala apa dan apa rencananya dari hal-hal di atas.

Pastikan juga menjadwalkan waktu Istirahat: Jangan lupa untuk memasukkan waktu istirahat dalam jadwal Anda. Istirahat yang cukup akan meningkatkan produktivitas Anda.

3. Delegasikan Tugas:

Dari point 1 diatas, agar mendelegasikan tugas. Pastikan anda melakukan delegasi kepada team yang ada dalam struktur anda (jika ada), atau kepada vendor yang ditunjuk.

Berikan Instruksi yang Jelas: Pastikan tim Anda memahami tugas yang diberikan dan memiliki sumber daya yang diperlukan.

4. Minimalkan Gangguan:

Atur Waktu untuk Memeriksa Email: Batasi waktu yang Anda gunakan untuk memeriksa email.

Coba Teknik Pomodoro: Kerjakan tugas selama 25 menit tanpa gangguan, lalu istirahat sebentar.

Berdasarkan pengalaman saya, membaca dan mengirimkan email bisa dibagi menjadi 3 waktu, pagi (jam 8-9), siang (1-2) dan sore (4-5), tentunya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.  

5. Evaluasi dan Tingkatkan. Lakukan evaluasi dari jadwal secara berkala. Termasuk melakukan evaluasi dari hasil delegasi terutama, apakah team/vendor yang didelegasikan kompeten atau kurang, jika ada kekurangan, perlu diindentifikasi kekurangan dari mereka.

Kebetulan karena saya termasuk kategori “morning person” yaitu individu yang aktif di pagi hari, saya bisa terbangun dari jam 4 pagi dan memulai untuk melakukan evaluasi dan perencaan pekerjaan di jam-jam tersebut, termasuk dengan membuatkan draft terhadap email yang penting kepada manajemen.

Pastinya, setiap dari kita mempunyai ritme tersendiri untuk dapat menyelesaikan pekerjaan, yang perlu dilakukan adalah membuat perencanaan, mengerjakan sesuai rencana dan evaluasi hasil dari pekerjaan tersebut.

 

Semangat! 

Kesehatan Mental Facility Manager di Era Modern: Tantangan dan Solusi

Dengan berkembangnya informasi saat ini, perlu untuk mengenal kesehatan mental bagi setiap individu. Pastinya, untuk seorang Facility Manager di era yang serba cepat ini, kita tidak hanya berhadapan dengan tantangan teknis, tetapi juga dengan tekanan psikologis yang semakin kompleks. Perubahan teknologi yang pesat, tuntutan kinerja yang tinggi, serta ketidakpastian ekonomi telah meningkatkan beban kerja dan stres yang kita alami.

Tantangan Unik Facility Manager di Era Modern:

• Tekanan untuk selalu terhubung: Dengan adanya teknologi seperti smartphone dan email, kita diharapkan selalu tersedia 24/7.
• Sustainability goals: Tekanan untuk mencapai target keberlanjutan semakin meningkat, menuntut kita untuk terus berinovasi dan mencari solusi yang lebih ramah lingkungan.
• Zero downtime: Memastikan fasilitas berjalan tanpa downtime selalu menjadi tantangan terkait preventive maintenance, ketrampilan team dan budget. 
• Hybrid models: Perubahan dalam gaya kerja membawa tantangan baru dalam mengelola tim dan memastikan produktivitas.

Dampak pada Kesehatan Mental

Beberapa hal  sebagai dampak yang bisa dialami oleh kita, Facility Manager sebagai berikut:  

• Burnout: Kelelahan fisik, emosional, dan mental yang ekstrem akibat tuntutan pekerjaan yang berlebihan.
• Kecemasan: Kecemasan terkait kinerja, keamanan, dan perubahan yang cepat.
• Depresi: Perasaan sedih, kehilangan motivasi, dan putus asa yang berkepanjangan.
• Insomnia: Sulit tidur atau sering terbangun di malam hari.
• Masalah pencernaan: Stres dapat mengganggu sistem pencernaan.

Strategi Mengatasi Masalah Kesehatan Mental

Aktivitas berikut bisa menjadi strategi untuk mengatasi masalah Kesehatan mentaL:

• Praktik Mindfulness: Melatih kesadaran diri untuk hadir di momen sekarang dapat membantu mengurangi stres dan meningkatkan fokus.
• Manfaatkan Teknologi: Gunakan aplikasi meditasi, fitness tracker, atau platform komunikasi yang memudahkan kolaborasi.
• Jaga Hubungan Sosial: Luangkan waktu untuk berinteraksi dengan orang-orang yang mendukung Anda.
• Tetapkan Batasan: Batasi waktu kerja dan hindari membawa pekerjaan ke rumah.
• Cari Bantuan Profesional: Jangan ragu untuk berkonsultasi dengan psikolog atau psikiater jika Anda membutuhkan bantuan.
• Pelajari Keterampilan Baru: Mengikuti pelatihan atau kursus baru dapat membantu Anda merasa lebih percaya diri dan termotivasi.

Tentunya, para Facility Manager juga dapat mendukung Kesehatan mental untuk para team member berupa: 

• Lingkungan Kerja yang Mendukung: ciptakan suasana kerja yang positif - memberikan apresiasi kepada team, inklusif, dan bebas dari diskriminasi.
• Fleksibilitas: Berikan opsi kerja yang fleksibel untuk mengakomodasi kebutuhan individu – jika memungkinkan.
• Normalisasi Pembicaraan tentang Kesehatan Mental: Dorong karyawan untuk terbuka tentang masalah kesehatan mental mereka tanpa takut dihakimi.

Jika memungkinkan untuk menanyakan ke manajemen Perusahaan mengenai:

• Program Kesejahteraan Karyawan yang menyediakan program yang mencakup fisik, mental, dan emosional, dan
• Akses ke Layanan Kesehatan Mental, agar karyawan memiliki akses mudah ke layanan kesehatan mental.

Tentunya hal-hal yang ditanyakan ke manajemen Perusahaan perlu menyesuaikan dengan strategi perusahaan.

Kesimpulan

Sebagai kesimpulan, untuk para Facility Manager di era modern, kita perlu menyadari bahwa kesehatan mental adalah aset yang berharga. Dengan mengidentifikasi tantangan yang kita hadapi, menerapkan strategi yang tepat, dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, kita dapat menjaga kesejahteraan diri dan tim kita. Ingatlah, investasi dalam kesehatan mental adalah investasi jangka panjang yang akan memberikan manfaat bagi kita semua.

Penting untuk diingat: Setiap individu memiliki pengalaman yang berbeda. Jika Anda merasa kesulitan mengatasi masalah kesehatan mental, serta ada team member yang terlihat memerlukan bantuan, agar segera untuk mencari bantuan profesional.

 

Semangat!

Satu Upaya Lagi, Satu Target Lagi: Perspektif Facility Management

Saya baru selesai membaca buku dari Ed Mylett: “The Power of One More” dan saya merasa bahwa dua prinsip dari tulisan ini sangat sesuai dengan para Facility Manager. Prinsip tersebut adalah prinsip "satu upaya lagi" dan "satu target lagi" dalam mencapai kesuksesan dalam Facility Management.

1. Satu Upaya Lagi. Para Facility Manager untuk “Satu Upaya Lagi” memberikan yang terbaik dalam setiap tugas, meskipun terkadang terasa melelahkan atau membosankan. Upaya ini bisa dalam bentuk: 

• Meningkatkan efisiensi operasional: Lakukan analisis mendalam terhadap proses kerja, apakah ada peluang untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin, atau mengadopsi teknologi baru.
• Menjaga kualitas: Lakukan evaluasi dari inspeksi rutin, perawatan preventif, dan perbaikan tepat waktu. Apakah yang dilakukan saat ini bisa menjadi lebih baik dan lebih efektif. 
• Memperkuat hubungan dengan stakeholder: Bangun komunikasi yang efektif dengan client, dan tim internal. Apakah ada kebutuhan yang belum terpenuhi dan ide-ide yang belum tersampaikan untuk meningkatkan kualitas.

2. Satu Target Lagi. Para Facility Manager untuk selalu menetapkan target baru yang lebih tinggi. Upaya ini bisa dalam bentuk:

• Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan: mencari cara pendekatan baru untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Kenali stakeholder penting dan upayakan komunikasi yang berbeda.
• Meningkatkan produktivitas tim: mencari cara baru untuk mengembangkan team, membuatkan sesi “sharing” terkait pengetahuan dan pengalaman, berbahasa Inggris di hari dan waktu tertentu untuk meningkatkan kemampuan team berbahasa Inggris.
• Mengoptimalkan biaya operasional: berdiskusi dengan vendor untuk mengetahui teknologi baru yang lebih efisien, dan mengidentifikasi peluang penghematan energi. 

Bagaimana untuk melakukan penerapan dalam praktik sehari-hari?. Berikut contoh-contoh yang bisa dilakukan berdasarkan pengalaman saya terkait “Satu Upaya Lagi” dan “Satu Target Lagi” yaitu:

Satu Upaya Lagi:

• Merubah tugas rutin inspeksi dengan pencatatan dikertas dirubah menggunakan Google/Ms Form. Ini bisa mempercepat pencatatan karena hasil inspeksi langsung terkonversi dalam bentuk table.
• Melakukan meeting operasional dengan lebih terarah setiap pagi atau sore dengan focus di: program pemeliharaan vs. actual, temuan di lapangan di hari tersebut dan informasi hasil pemeliharaan dan temuan (selesai, perlu tindak lanjut, dsb.)
• Meningkatkan komunikasi dengan stakeholder misal: biasanya hanya update mengenai hal-hal rutin dengan Direktur Keuangan, agar ditingkatkan dengan mengatur waktu meeting khusus untuk update terkait Facility Management (operasional, project dan ide-ide baru).

Satu Target Lagi:   

• Jika telah berhasil membuat jadwal meeting tertentu dengan Direktur Keuangan (atau direktur lain yang membawahi Facility Management), untuk menanyakan kepuasan beliau terhadap kinerja Facility Management dan apa pengharapan yang lain (jika ada) terhadap team Facility Management.
• Membuatkan program “sharing” terkait: bagaimana mengelola client yang sulit, bagaimana memonitor pekerjaan dengan vendor, dan lainnya. Atau bisa dibuatkan program berbahasa Inggris: setiap hari Kamis semua komunikasi verbal menggunakan Bahasa Inggris.
• Mengoptimalkan biaya operasional: buatkan janji temu secara khusus dengan vendor yang ada dan meminta mereka untuk menjelaskan produk terbaru yang ada. Minta beberapa vendor untuk melakukan “evaluasi singkat tanpa bayar” terkait fasilitas yang dikelola.

Menurut saya, para Facility Manager penting untuk mengenal dan menerapkan konsep "satu upaya lagi" dan "satu target lagi", karena akan memberikan kita kerangka kerja yang kuat untuk mencapai kesuksesan dalam bidang facility management.

Mari, para rekan-rekan sesama profesional facility management untuk bersama-sama menerapkan konsep ini dalam pekerjaan sehari-hari. Mari kita jadikan facility management sebagai profesi yang semakin dihargai dan memberikan kontribusi nyata bagi masyarakat.

 

Semangat!

Sistem Automasi Bangunan (BAS): Mengoptimalkan BAS dalam Operasional

Jadikan gedung Anda lebih pintar! Sistem Automasi Bangunan membantu Anda mengelola gedung dengan lebih mudah dan efisien.

Optimalkan setiap sudut gedung Anda. BAS membantu Anda memaksimalkan penggunaan ruang, energi, dan sumber daya lainnya. Sistem Automasi Bangunan (BAS – Building Automation System) telah menjadi tulang punggung dalam pengelolaan gedung modern. Dengan kemampuannya mengontrol dan mengoptimalkan berbagai sistem bangunan secara terintegrasi, BAS tidak hanya meningkatkan efisiensi energi, tetapi juga memberikan data berharga untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Apa itu BAS? BAS adalah sistem yang mengontrol dan mengelola berbagai sistem bangunan secara otomatis, seperti HVAC (Heating, Ventilation, and Air Conditioning), pencahayaan, keamanan, dan energi. Sistem ini menggunakan sensor, aktuator, dan perangkat lunak untuk mengumpulkan data, menganalisis, dan mengambil keputusan untuk mengoptimalkan kinerja bangunan.

 

Data Berharga yang Dapat Dimaksimalkan dari BAS. Facility Manager bisa mendapatkan banyak data berharga dari BAS. Beberapa data yang dapat dimanfaatkan antara lain:

1. Data konsumsi energi: Data ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi pola penggunaan energi, mengidentifikasi area dengan konsumsi energi tinggi, dan mengoptimalkan penggunaan energi.

2. Data kualitas udara: Data ini dapat digunakan untuk memantau kualitas udara dalam ruangan dan mengambil tindakan untuk meningkatkan kualitas udara jika diperlukan.

3. Data kondisi peralatan: Data ini dapat digunakan untuk memantau kondisi peralatan dan memprediksi kegagalan sebelum terjadi.

4. Data okupansi: Data ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan penggunaan ruang dan sumber daya berdasarkan tingkat hunian.

Jika tersedia, BAS juga dapat memberikan data keamanan: Data ini dapat digunakan untuk memantau sistem keamanan bangunan dan mendeteksi intrusi atau ancaman keamanan lainnya.

 

Tindak Lanjut Berdasarkan Data BAS. Dengan adanya data tersebut, apa yang Facility Manager perlu lakukan? Data yang diperoleh dari BAS dapat digunakan untuk berbagai hal, antara lain:

Optimasi Energi:

· Identifikasi area boros: Mengidentifikasi area dengan konsumsi energi tinggi untuk tindakan perbaikan lebih lanjut.

· Pengaturan jadwal: Mengatur jadwal operasional peralatan secara otomatis berdasarkan tingkat hunian atau aktivitas.

· Optimasi sistem HVAC: Menyesuaikan pengaturan suhu dan kelembaban berdasarkan kondisi cuaca dan preferensi penghuni.

Pemeliharaan Prediktif:

· Pemantauan kondisi: Memantau kondisi peralatan secara real-time untuk mendeteksi tanda-tanda keausan.

· Perencanaan perawatan: Merencanakan perawatan preventif secara proaktif untuk menghindari kegagalan mendadak.

· Perpanjangan umur aset: Dengan perawatan yang tepat, umur peralatan dapat diperpanjang secara signifikan.

Peningkatan Kenyamanan:

· Pengaturan otomatis: Mengatur suhu, pencahayaan, dan kualitas udara secara otomatis untuk menciptakan lingkungan yang nyaman.

· Personalisasi: Memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan pengaturan lingkungan sesuai dengan preferensi mereka.

Analisis Kinerja Bangunan:

· Evaluasi kinerja: Membandingkan kinerja bangunan dengan standar industri atau target yang ditetapkan.

· Identifikasi peluang perbaikan: Mengidentifikasi area di mana kinerja bangunan dapat ditingkatkan.

Integrasi BAS dengan Teknologi Lain. BAS dapat diintegrasikan dengan berbagai teknologi lain, seperti:

1. Internet of Things (IoT): Memungkinkan konektivitas yang lebih luas dan pengumpulan data yang lebih banyak.

2. Kecerdasan Buatan (AI): Memungkinkan analisis data yang lebih canggih dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas.

3. Analisis Big Data: Memungkinkan pengolahan data dalam skala besar untuk mengidentifikasi tren dan pola yang lebih kompleks.

4. Augmented Reality (AR) dan Virtual Reality (VR): Memungkinkan visualisasi data yang lebih interaktif dan memudahkan dalam pemeliharaan dan pengelolaan.

Pertanyaan utamanya adalah, apakah kita sebagai Facility Manager sudah memaksimalkan teknologi BAS yang ada? Pastinya akan banyak sekali kemungkinan untuk perbaikan dari fasilitas tersebut.

Selamat mempelajari dan mengoptimalkan BAS anda!

SOP Esensial bagi Facility Manager dalam Mengelola Fasilitas Perkantoran

Apakah Anda seorang facility manager baru yang ingin memulai dengan langkah yang benar, atau seorang profesional berpengalaman yang mencari cara untuk meningkatkan operasi Anda? Artikel ini akan menjadi panduan berharga bagi Anda. Mari kita jelajahi bersama pengelolaan fasilitas yang sukses, berdasarkan pengalaman nyata telah saya alami selama karir panjang saya di bidang facility management.

Dalam artikel ini, saya akan membagikan wawasan berharga tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) esensial yang setiap facility manager perlu kuasai. Pengetahuan ini bukan hanya teori belaka, melainkan hasil dari pengalaman langsung menangani berbagai tantangan dan situasi di lapangan. Saya telah menyaksikan bagaimana SOP yang tepat dapat mengubah kekacauan menjadi harmoni, meningkatkan produktivitas, dan bahkan menghemat jutaan dalam biaya operasional.

Pengelolaan fasilitas perkantoran yang efektif dan efisien membutuhkan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang terstruktur. Seorang facility manager bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua aspek operasional berjalan lancar, aman, dan nyaman bagi pengguna gedung. Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan serangkaian Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mencakup berbagai aspek pengelolaan fasilitas. Artikel ini akan membahas SOP minimum yang perlu dimiliki oleh seorang facility manager, yang meliputi tiga kategori utama: general management, soft service, dan hard service.

General Management

General management mencakup aspek-aspek umum dalam pengelolaan fasilitas perkantoran. Beberapa SOP yang perlu dimiliki dalam kategori ini antara lain:

1. Manajemen Kontrak dan Vendor Prosedur ini mengatur proses pemilihan, evaluasi, dan pengelolaan vendor atau kontraktor. SOP ini harus mencakup kriteria seleksi, proses tender, negosiasi kontrak, dan evaluasi kinerja vendor.

2. Manajemen Risiko dan Kepatuhan SOP ini berkaitan dengan identifikasi, penilaian, dan mitigasi risiko yang terkait dengan operasional fasilitas. Prosedur ini juga harus mencakup kepatuhan terhadap peraturan dan standar yang berlaku.

3. Manajemen Komunikasi Prosedur ini mengatur alur komunikasi antara facility manager, staf, pengguna gedung, dan pemangku kepentingan lainnya. SOP ini harus mencakup metode komunikasi, frekuensi, dan prosedur eskalasi masalah.

 

Soft Service

Soft service meliputi layanan yang berhubungan langsung dengan kenyamanan dan kepuasan pengguna gedung. Beberapa SOP yang perlu dimiliki dalam kategori ini antara lain:

1. Kebersihan dan Sanitasi SOP ini harus mencakup jadwal pembersihan rutin, prosedur pembersihan khusus, dan standar kebersihan yang harus dipenuhi. Prosedur ini juga harus membahas penggunaan bahan pembersih dan peralatan yang tepat.

2. Keamanan Prosedur keamanan harus mencakup kontrol akses, patroli keamanan, penanganan situasi darurat, dan pengoperasian sistem keamanan elektronik. SOP ini juga harus membahas prosedur pelaporan insiden keamanan.

3. Resepsionis dan Layanan Tamu SOP ini mengatur prosedur penyambutan tamu, penanganan pertanyaan dan keluhan, serta manajemen ruang pertemuan. Prosedur ini harus mencakup standar layanan pelanggan yang harus dipatuhi oleh staf front office.

4. Manajemen Parkir Prosedur ini mengatur sistem parkir, termasuk alokasi tempat parkir, pengelolaan tiket parkir, dan pemeliharaan area parkir. SOP ini juga harus mencakup penanganan situasi darurat di area parkir.

 

Hard Service

Hard service berkaitan dengan pemeliharaan dan pengelolaan infrastruktur fisik dan sistem teknis gedung. Beberapa SOP yang perlu dimiliki dalam kategori ini antara lain:

1. Pemeliharaan Preventif SOP ini harus mencakup jadwal pemeliharaan rutin untuk semua peralatan dan sistem utama gedung, seperti HVAC, listrik, dan plumbing. Prosedur ini harus menjelaskan langkah-langkah pemeliharaan, frekuensi, dan dokumentasi yang diperlukan.

2. Manajemen Perbaikan dan Pemeliharaan Korektif Prosedur ini mengatur proses penanganan permintaan perbaikan, prioritisasi tugas, dan pelaksanaan perbaikan. SOP ini harus mencakup sistem pelacakan permintaan layanan dan prosedur eskalasi untuk masalah yang kompleks.

3. Manajemen Aset SOP ini berkaitan dengan inventarisasi, pelacakan, dan pemeliharaan aset gedung. Prosedur ini harus mencakup sistem pelabelan aset, pembaruan inventaris, dan perencanaan penggantian aset.

Bisa disimpulkan, Standar Operasional Prosedur (SOP) yang komprehensif dan terstruktur merupakan fondasi penting bagi seorang facility manager dalam mengelola fasilitas perkantoran secara efektif. Dengan memiliki SOP yang mencakup aspek general management, soft service, dan hard service, facility manager dapat memastikan operasional yang lancar, meningkatkan kepuasan pengguna gedung, dan mengoptimalkan kinerja fasilitas.

 

Penting untuk diingat bahwa SOP bukanlah dokumen statis. Facility manager harus secara berkala meninjau dan memperbarui prosedur ini untuk memastikan relevansi dan efektivitasnya dalam menghadapi perubahan kebutuhan dan teknologi. Dengan pendekatan yang sistematis dan proaktif terhadap pengelolaan fasilitas, seorang facility manager dapat menciptakan lingkungan kerja yang aman, nyaman, dan produktif bagi semua pengguna gedung.

Semoga bermanfaat!