Saya banyak mengenal Facility Manager yang mengelola fasilitas dan sangat dikenal oleh para karyawan sebagai seorang yang banyak membantu memberikan solusi terkait fasilitas kepada mereka.
Sayangnya, masih banyak juga rekan-rekan Facility Manager yang merasa belum pantas untuk "terlihat" aktif di mata para karyawannya. Dan akhirnya mengalami kesulitan saat ini menuju karir yang lebih baik.
Tulisan ini berlaku hanya untuk para FM yang ingin mengembangkan karir untuk menjadi lebih baik.
Bagaimana untuk manjadi seorang Facility Manager yang terlihat berprestasi? Berikut 5 cara untuk menunjukkan hasil kerja Facility Manager.
1. Tentukan sikap seorang Facility Manager. Kita mempunyai sikap untuk melayani para karyawan dalam mengelola fasilitas. Menurut saya, sikap Dari Facility Manager itu minimal meliputi 3 hal ini:
- Sikap Melayani dengan melakukan aktivitas proaktif, memberikan response yang cepat serta ramah dan berempati.
- Sebagai policy maker dengan memastikan house-rules yang dikomunikasikan ke pihak manajemen perusahaan sehingga mempunyai kejelasan ruang lingkup kerja dari FM.
- Sebagai problem solver untuk masalah-masalah yang dialami karyawan terutama terkait dengan fasilitas.
2. Buat House Rules yang Jelas dan Mudah Dipahami. House-rules ini sangat penting untuk disetujui oleh pihak manajemen sehingga bisa diarahkan kepada semua karyawan. Untuk lebih pasti, agar melibatkan para karyawan (terpilih sesuai dari arahan manajemen), menggunakan bahasa yang sederhana serta mensosialisasikan house-rules tersebut dengan cara yang mudah diingat. Dengan adanya penerapan house-rules, bisa juga dikembangkan dengan memperkenalkan prosedur terkait helpdesk system untuk permintaan bantuan terkait pekerjaan FM, misal: penggantian kunci locker, penggantian lampu, pekerjaan kebersihan, dan lainnya yang termasuk dalam ruang lingkup FM.
3. Adakan Event untuk Awareness dan Edukasi. Event ini menjadi salah satu materi untuk menunjukkan ruang lingkup dari Facility Management. Bisa diawali dengan house-rules, lalu team yang relevant terkait Facility Management, contoh: pelatihan keselamatan kebakaran, safety driving, dengan memasukkan unsur-unsur terkait ruang lingkup Facility Management. Event ini bisa juga dilakukan secara ekslusif dengan team direksi terkait persiapan Business Continuity Plan yang pastinya akan melibatkan departmen-departmen lainnya di perusahaan.
4. Tunjukkan Pencapaian dalam Bentuk Dashboard yang Menarik. Umumnya untuk event akan memiliki jadwal yang terbatas dalam periode satu tahun. Karena itu, perlu adanya dashboard yang menunjukkan pencapaian Dari team Facility Management ini yang bisa diperlihatkan kepada para karyawan. Contoh dashboard bisa berupa; jumlah work order yang diterima dan selesai, jumlah jam kerja tanpa kecelakaan (bekerja sama dengan team safety), status uptime (kondisi kesiapan equipment) dari peralatan yang dikelola oleh team FM, Dan lainnya.
5, Buat Reminder yang Efektif untuk Pengguna.Tentunya, para karyawan akan perlu untuk tetap diingatkan mengenai house-rules serta aktivitas dari team FM, karena itu, bisa menggunakan berbagai saluran komunikasi untuk mengirim reminder, seperti email, aplikasi pesan, atau pengumuman di layar monitor. Manfaatkan teknologi untuk mengirim pengingat secara otomatis. Buat Reminder yang Singkat dan Jelas.
Dengan menerapkan cara-cara ini, kita bisa menunjukkan kemampuan dan pencapaian seorang facility manager dengan cara yang efektif dan profesional, sekaligus meningkatkan kesadaran dan partisipasi pengguna fasilitas. Pastinya, kita sebagai FM, perlu untuk mencatat aktivitas tersebut, minimal dalam bentuk monthly report yang akan menuliskan semua aktivitas FM yang dilakukan di bulan tersebut. Monthly report ini akan menjadi bukti nyata, bahwa kita telah melakukan banyak untuk fasilitas di perusahaan.
Semoga bermanfaat!
