Satu Upaya Lagi, Satu Target Lagi: Perspektif Facility Management

Saya baru selesai membaca buku dari Ed Mylett: “The Power of One More” dan saya merasa bahwa dua prinsip dari tulisan ini sangat sesuai dengan para Facility Manager. Prinsip tersebut adalah prinsip "satu upaya lagi" dan "satu target lagi" dalam mencapai kesuksesan dalam Facility Management.

1. Satu Upaya Lagi. Para Facility Manager untuk “Satu Upaya Lagi” memberikan yang terbaik dalam setiap tugas, meskipun terkadang terasa melelahkan atau membosankan. Upaya ini bisa dalam bentuk: 

• Meningkatkan efisiensi operasional: Lakukan analisis mendalam terhadap proses kerja, apakah ada peluang untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin, atau mengadopsi teknologi baru.
• Menjaga kualitas: Lakukan evaluasi dari inspeksi rutin, perawatan preventif, dan perbaikan tepat waktu. Apakah yang dilakukan saat ini bisa menjadi lebih baik dan lebih efektif. 
• Memperkuat hubungan dengan stakeholder: Bangun komunikasi yang efektif dengan client, dan tim internal. Apakah ada kebutuhan yang belum terpenuhi dan ide-ide yang belum tersampaikan untuk meningkatkan kualitas.

2. Satu Target Lagi. Para Facility Manager untuk selalu menetapkan target baru yang lebih tinggi. Upaya ini bisa dalam bentuk:

• Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan: mencari cara pendekatan baru untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Kenali stakeholder penting dan upayakan komunikasi yang berbeda.
• Meningkatkan produktivitas tim: mencari cara baru untuk mengembangkan team, membuatkan sesi “sharing” terkait pengetahuan dan pengalaman, berbahasa Inggris di hari dan waktu tertentu untuk meningkatkan kemampuan team berbahasa Inggris.
• Mengoptimalkan biaya operasional: berdiskusi dengan vendor untuk mengetahui teknologi baru yang lebih efisien, dan mengidentifikasi peluang penghematan energi. 

Bagaimana untuk melakukan penerapan dalam praktik sehari-hari?. Berikut contoh-contoh yang bisa dilakukan berdasarkan pengalaman saya terkait “Satu Upaya Lagi” dan “Satu Target Lagi” yaitu:

Satu Upaya Lagi:

• Merubah tugas rutin inspeksi dengan pencatatan dikertas dirubah menggunakan Google/Ms Form. Ini bisa mempercepat pencatatan karena hasil inspeksi langsung terkonversi dalam bentuk table.
• Melakukan meeting operasional dengan lebih terarah setiap pagi atau sore dengan focus di: program pemeliharaan vs. actual, temuan di lapangan di hari tersebut dan informasi hasil pemeliharaan dan temuan (selesai, perlu tindak lanjut, dsb.)
• Meningkatkan komunikasi dengan stakeholder misal: biasanya hanya update mengenai hal-hal rutin dengan Direktur Keuangan, agar ditingkatkan dengan mengatur waktu meeting khusus untuk update terkait Facility Management (operasional, project dan ide-ide baru).

Satu Target Lagi:   

• Jika telah berhasil membuat jadwal meeting tertentu dengan Direktur Keuangan (atau direktur lain yang membawahi Facility Management), untuk menanyakan kepuasan beliau terhadap kinerja Facility Management dan apa pengharapan yang lain (jika ada) terhadap team Facility Management.
• Membuatkan program “sharing” terkait: bagaimana mengelola client yang sulit, bagaimana memonitor pekerjaan dengan vendor, dan lainnya. Atau bisa dibuatkan program berbahasa Inggris: setiap hari Kamis semua komunikasi verbal menggunakan Bahasa Inggris.
• Mengoptimalkan biaya operasional: buatkan janji temu secara khusus dengan vendor yang ada dan meminta mereka untuk menjelaskan produk terbaru yang ada. Minta beberapa vendor untuk melakukan “evaluasi singkat tanpa bayar” terkait fasilitas yang dikelola.

Menurut saya, para Facility Manager penting untuk mengenal dan menerapkan konsep "satu upaya lagi" dan "satu target lagi", karena akan memberikan kita kerangka kerja yang kuat untuk mencapai kesuksesan dalam bidang facility management.

Mari, para rekan-rekan sesama profesional facility management untuk bersama-sama menerapkan konsep ini dalam pekerjaan sehari-hari. Mari kita jadikan facility management sebagai profesi yang semakin dihargai dan memberikan kontribusi nyata bagi masyarakat.

 

Semangat!

Sistem Automasi Bangunan (BAS): Mengoptimalkan BAS dalam Operasional

Jadikan gedung Anda lebih pintar! Sistem Automasi Bangunan membantu Anda mengelola gedung dengan lebih mudah dan efisien.

Optimalkan setiap sudut gedung Anda. BAS membantu Anda memaksimalkan penggunaan ruang, energi, dan sumber daya lainnya. Sistem Automasi Bangunan (BAS – Building Automation System) telah menjadi tulang punggung dalam pengelolaan gedung modern. Dengan kemampuannya mengontrol dan mengoptimalkan berbagai sistem bangunan secara terintegrasi, BAS tidak hanya meningkatkan efisiensi energi, tetapi juga memberikan data berharga untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Apa itu BAS? BAS adalah sistem yang mengontrol dan mengelola berbagai sistem bangunan secara otomatis, seperti HVAC (Heating, Ventilation, and Air Conditioning), pencahayaan, keamanan, dan energi. Sistem ini menggunakan sensor, aktuator, dan perangkat lunak untuk mengumpulkan data, menganalisis, dan mengambil keputusan untuk mengoptimalkan kinerja bangunan.

 

Data Berharga yang Dapat Dimaksimalkan dari BAS. Facility Manager bisa mendapatkan banyak data berharga dari BAS. Beberapa data yang dapat dimanfaatkan antara lain:

1. Data konsumsi energi: Data ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi pola penggunaan energi, mengidentifikasi area dengan konsumsi energi tinggi, dan mengoptimalkan penggunaan energi.

2. Data kualitas udara: Data ini dapat digunakan untuk memantau kualitas udara dalam ruangan dan mengambil tindakan untuk meningkatkan kualitas udara jika diperlukan.

3. Data kondisi peralatan: Data ini dapat digunakan untuk memantau kondisi peralatan dan memprediksi kegagalan sebelum terjadi.

4. Data okupansi: Data ini dapat digunakan untuk mengoptimalkan penggunaan ruang dan sumber daya berdasarkan tingkat hunian.

Jika tersedia, BAS juga dapat memberikan data keamanan: Data ini dapat digunakan untuk memantau sistem keamanan bangunan dan mendeteksi intrusi atau ancaman keamanan lainnya.

 

Tindak Lanjut Berdasarkan Data BAS. Dengan adanya data tersebut, apa yang Facility Manager perlu lakukan? Data yang diperoleh dari BAS dapat digunakan untuk berbagai hal, antara lain:

Optimasi Energi:

· Identifikasi area boros: Mengidentifikasi area dengan konsumsi energi tinggi untuk tindakan perbaikan lebih lanjut.

· Pengaturan jadwal: Mengatur jadwal operasional peralatan secara otomatis berdasarkan tingkat hunian atau aktivitas.

· Optimasi sistem HVAC: Menyesuaikan pengaturan suhu dan kelembaban berdasarkan kondisi cuaca dan preferensi penghuni.

Pemeliharaan Prediktif:

· Pemantauan kondisi: Memantau kondisi peralatan secara real-time untuk mendeteksi tanda-tanda keausan.

· Perencanaan perawatan: Merencanakan perawatan preventif secara proaktif untuk menghindari kegagalan mendadak.

· Perpanjangan umur aset: Dengan perawatan yang tepat, umur peralatan dapat diperpanjang secara signifikan.

Peningkatan Kenyamanan:

· Pengaturan otomatis: Mengatur suhu, pencahayaan, dan kualitas udara secara otomatis untuk menciptakan lingkungan yang nyaman.

· Personalisasi: Memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan pengaturan lingkungan sesuai dengan preferensi mereka.

Analisis Kinerja Bangunan:

· Evaluasi kinerja: Membandingkan kinerja bangunan dengan standar industri atau target yang ditetapkan.

· Identifikasi peluang perbaikan: Mengidentifikasi area di mana kinerja bangunan dapat ditingkatkan.

Integrasi BAS dengan Teknologi Lain. BAS dapat diintegrasikan dengan berbagai teknologi lain, seperti:

1. Internet of Things (IoT): Memungkinkan konektivitas yang lebih luas dan pengumpulan data yang lebih banyak.

2. Kecerdasan Buatan (AI): Memungkinkan analisis data yang lebih canggih dan pengambilan keputusan yang lebih cerdas.

3. Analisis Big Data: Memungkinkan pengolahan data dalam skala besar untuk mengidentifikasi tren dan pola yang lebih kompleks.

4. Augmented Reality (AR) dan Virtual Reality (VR): Memungkinkan visualisasi data yang lebih interaktif dan memudahkan dalam pemeliharaan dan pengelolaan.

Pertanyaan utamanya adalah, apakah kita sebagai Facility Manager sudah memaksimalkan teknologi BAS yang ada? Pastinya akan banyak sekali kemungkinan untuk perbaikan dari fasilitas tersebut.

Selamat mempelajari dan mengoptimalkan BAS anda!

SOP Esensial bagi Facility Manager dalam Mengelola Fasilitas Perkantoran

Apakah Anda seorang facility manager baru yang ingin memulai dengan langkah yang benar, atau seorang profesional berpengalaman yang mencari cara untuk meningkatkan operasi Anda? Artikel ini akan menjadi panduan berharga bagi Anda. Mari kita jelajahi bersama pengelolaan fasilitas yang sukses, berdasarkan pengalaman nyata telah saya alami selama karir panjang saya di bidang facility management.

Dalam artikel ini, saya akan membagikan wawasan berharga tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) esensial yang setiap facility manager perlu kuasai. Pengetahuan ini bukan hanya teori belaka, melainkan hasil dari pengalaman langsung menangani berbagai tantangan dan situasi di lapangan. Saya telah menyaksikan bagaimana SOP yang tepat dapat mengubah kekacauan menjadi harmoni, meningkatkan produktivitas, dan bahkan menghemat jutaan dalam biaya operasional.

Pengelolaan fasilitas perkantoran yang efektif dan efisien membutuhkan perencanaan yang matang dan pelaksanaan yang terstruktur. Seorang facility manager bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua aspek operasional berjalan lancar, aman, dan nyaman bagi pengguna gedung. Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan serangkaian Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mencakup berbagai aspek pengelolaan fasilitas. Artikel ini akan membahas SOP minimum yang perlu dimiliki oleh seorang facility manager, yang meliputi tiga kategori utama: general management, soft service, dan hard service.

General Management

General management mencakup aspek-aspek umum dalam pengelolaan fasilitas perkantoran. Beberapa SOP yang perlu dimiliki dalam kategori ini antara lain:

1. Manajemen Kontrak dan Vendor Prosedur ini mengatur proses pemilihan, evaluasi, dan pengelolaan vendor atau kontraktor. SOP ini harus mencakup kriteria seleksi, proses tender, negosiasi kontrak, dan evaluasi kinerja vendor.

2. Manajemen Risiko dan Kepatuhan SOP ini berkaitan dengan identifikasi, penilaian, dan mitigasi risiko yang terkait dengan operasional fasilitas. Prosedur ini juga harus mencakup kepatuhan terhadap peraturan dan standar yang berlaku.

3. Manajemen Komunikasi Prosedur ini mengatur alur komunikasi antara facility manager, staf, pengguna gedung, dan pemangku kepentingan lainnya. SOP ini harus mencakup metode komunikasi, frekuensi, dan prosedur eskalasi masalah.

 

Soft Service

Soft service meliputi layanan yang berhubungan langsung dengan kenyamanan dan kepuasan pengguna gedung. Beberapa SOP yang perlu dimiliki dalam kategori ini antara lain:

1. Kebersihan dan Sanitasi SOP ini harus mencakup jadwal pembersihan rutin, prosedur pembersihan khusus, dan standar kebersihan yang harus dipenuhi. Prosedur ini juga harus membahas penggunaan bahan pembersih dan peralatan yang tepat.

2. Keamanan Prosedur keamanan harus mencakup kontrol akses, patroli keamanan, penanganan situasi darurat, dan pengoperasian sistem keamanan elektronik. SOP ini juga harus membahas prosedur pelaporan insiden keamanan.

3. Resepsionis dan Layanan Tamu SOP ini mengatur prosedur penyambutan tamu, penanganan pertanyaan dan keluhan, serta manajemen ruang pertemuan. Prosedur ini harus mencakup standar layanan pelanggan yang harus dipatuhi oleh staf front office.

4. Manajemen Parkir Prosedur ini mengatur sistem parkir, termasuk alokasi tempat parkir, pengelolaan tiket parkir, dan pemeliharaan area parkir. SOP ini juga harus mencakup penanganan situasi darurat di area parkir.

 

Hard Service

Hard service berkaitan dengan pemeliharaan dan pengelolaan infrastruktur fisik dan sistem teknis gedung. Beberapa SOP yang perlu dimiliki dalam kategori ini antara lain:

1. Pemeliharaan Preventif SOP ini harus mencakup jadwal pemeliharaan rutin untuk semua peralatan dan sistem utama gedung, seperti HVAC, listrik, dan plumbing. Prosedur ini harus menjelaskan langkah-langkah pemeliharaan, frekuensi, dan dokumentasi yang diperlukan.

2. Manajemen Perbaikan dan Pemeliharaan Korektif Prosedur ini mengatur proses penanganan permintaan perbaikan, prioritisasi tugas, dan pelaksanaan perbaikan. SOP ini harus mencakup sistem pelacakan permintaan layanan dan prosedur eskalasi untuk masalah yang kompleks.

3. Manajemen Aset SOP ini berkaitan dengan inventarisasi, pelacakan, dan pemeliharaan aset gedung. Prosedur ini harus mencakup sistem pelabelan aset, pembaruan inventaris, dan perencanaan penggantian aset.

Bisa disimpulkan, Standar Operasional Prosedur (SOP) yang komprehensif dan terstruktur merupakan fondasi penting bagi seorang facility manager dalam mengelola fasilitas perkantoran secara efektif. Dengan memiliki SOP yang mencakup aspek general management, soft service, dan hard service, facility manager dapat memastikan operasional yang lancar, meningkatkan kepuasan pengguna gedung, dan mengoptimalkan kinerja fasilitas.

 

Penting untuk diingat bahwa SOP bukanlah dokumen statis. Facility manager harus secara berkala meninjau dan memperbarui prosedur ini untuk memastikan relevansi dan efektivitasnya dalam menghadapi perubahan kebutuhan dan teknologi. Dengan pendekatan yang sistematis dan proaktif terhadap pengelolaan fasilitas, seorang facility manager dapat menciptakan lingkungan kerja yang aman, nyaman, dan produktif bagi semua pengguna gedung.

Semoga bermanfaat!

4 Hal yang perlu dilakukan Facility Manager untuk menuju Net-Zero Carbon

Perubahan iklim adalah ancaman nyata yang kita hadapi saat ini. Untuk mengatasi masalah ini, dunia berkomitmen untuk mencapai net-zero carbon, yaitu keadaan di mana emisi gas rumah kaca yang dihasilkan seimbang dengan yang diserap. Dalam upaya ini, manajemen fasilitas memiliki peran yang sangat krusial. Bagaimana caranya? Yuk, kita bahas lebih lanjut!

Sektor properti dan bangunan menyumbang porsi yang signifikan terhadap emisi gas rumah kaca global. Hal ini disebabkan oleh konsumsi energi yang tinggi untuk pemanasan, pendinginan, pencahayaan, dan operasional gedung lainnya. Tantangan utama yang dihadapi dalam mencapai net-zero carbon di sektor ini adalah:

·       Infrastruktur yang sudah ada: Banyak bangunan yang dibangun dengan desain yang kurang efisien energi.

·       Tingkat kesadaran yang beragam: Tidak semua pihak terkait, termasuk pemilik gedung, penyewa, dan pengelola fasilitas, memiliki pemahaman yang sama tentang pentingnya keberlanjutan.

·       Biaya investasi awal yang tinggi: Mengubah sistem menjadi lebih efisien energi seringkali membutuhkan investasi yang besar.

Bagaimana kita sebagai Facility Manager bisa membantu untuk mencapai Net-Zero Carbon?

Berikut 4 hal yang bisa dilakukan oleh Facility Manager:

1. Efisiensi Energi. Melakukan aktivitas untuk menemukan cara efisiensi energi. Antara lain:

    - Melakukan Audit Energi. Bekerjasama dengan pihak lain atau melakukan audit energi sederhana untuk mengidentifikasi area-area yang boros energi.

    - Optimasi penggunaan energi: Mengatur jadwal pemakaian energi secara efektif, misalnya mematikan lampu dan peralatan yang tidak digunakan.

    - Teknologi hemat energi. Bekerjasama dengan pihak konsultan untuk membuatkan Analisa perhitungan implementasi teknologi hemat energi seperti lampu LED, sistem HVAC yang efisien, dan sensor gerakan. 

2. Mobilitas Berkelanjutan. Membuatkan usulan yang bertujuan untuk mengurangi penggunaan kendaraan Pribadi. Antara lain:

    - Fasilitas transportasi umum: Menyediakan fasilitas transportasi umum yang mudah diakses bagi karyawan dan pengunjung.

    - Fasilitas sepeda: Menyediakan fasilitas parkir sepeda dan jalur sepeda.

    - Program carpooling: Mendorong karyawan untuk menggunakan kendaraan bersama.

3. Keterlibatan Karyawan. Memastikan semua karyawan aktif mencapai net-zero carbon.

    - Edukasi: Bekerja sama dengan pihak konsultan, pengajar, dan/atau tenaga ahli untuk memberikan edukasi kepada karyawan tentang pentingnya keberlanjutan dan cara berkontribusi.

    - Program insentif: membuatkan usulan ke manajemen untuk memberikan insentif kepada karyawan yang terlibat aktif dalam program-program keberlanjutan.

4. Pengelolaan Limbah. Membuat program pengelolaan limbah:  

    - Pengurangan limbah. Bekerjasama dengan manajemen untuk membuat program mengurangi pemakaian plastic atau bahan sekali pakai.

    - Pengelolaan limbah yang efektif. Membuatkan program pemilahan sampah dengan memastikan tempat sampah sudah terbagi menjadi beberapa kategori: organic, non-organik dan daur ulang, serta memperhitungkan sampah berdasarkan kategori di setiap akhir bulan untuk Analisa perilaku karyawan. 

Manfaat Mencapai Net-Zero Carbon. 3 hal utama yang diharapkan dengan melakukan hal-hal di atas adalah:

1.       Penghematan biaya: Mengurangi tagihan energi dan biaya operasional lainnya.

2.       Meningkatkan produktivitas karyawan: Lingkungan kerja yang sehat dan berkelanjutan dapat meningkatkan produktivitas karyawan.

3.       Memperkuat reputasi perusahaan: Menunjukkan komitmen perusahaan terhadap keberlanjutan.

Tentunya, pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana mencari materi untuk mempelajari mengenai net zero carbon ini? Beberapa di antaranya adalah:

·       Website: https://www.gbcindonesia.org/ (website untuk green building council Indonesia)

·       Website: https://www.usgbc.org/ (website untuk US green building council).

·       Belajar online: https://www.udemy.com/

·       Dan lainnya.

Kesimpulan

Facility Manager memiliki peran yang sangat penting dalam mencapai tujuan net-zero carbon. Dengan menerapkan berbagai strategi yang telah disebutkan di atas, kita dapat menciptakan bangunan yang lebih efisien, berkelanjutan, dan ramah lingkungan. Mari bersama-sama membangun masa depan yang lebih baik bagi generasi mendatang.

Semangat!

Yuk, Optimalkan Risk Register Anda Sekarang Juga! Lakukan follow-up aktif untuk Risk Register

Punya risk register tapi risiko tetap terjadi? Jangan-jangan Anda juga mengalaminya! Banyak Facility Manager yang abai pada follow-up risk register, sehingga risiko yang sudah diidentifikasi pun tetap mengancam. Yuk, cari tahu mengapa hal ini sering terjadi dan bagaimana solusinya.

 

Saya yakin, para Facility Manager sudah melakukan tugasnya dengan melakukan risk assessment, membuatkan risk register serta melaporkan kepada management. Tentunya, karena ini adalah risk register, artinya ada risiko selama hal-hal yang dituliskan dalam risk register tidak diselesaikan, artinya, pekerjaan Facility Manager belum selesai.

 

Saya perlu ingatkan juga, bahwa minimal ada 4 Risiko yang Terjadi Akibat Kurangnya Follow-Up, berupa:  

1.       Kerugian finansial: Kerusakan aset, biaya perbaikan yang tinggi, dan penurunan produktivitas akibat gangguan operasional.

2.       Kerusakan reputasi: Kejadian yang tidak diinginkan dapat merusak citra perusahaan di mata pelanggan, investor, dan masyarakat.

3.       Gangguan kesehatan dan keselamatan untuk karyawan: Kondisi kerja yang tidak aman dapat menyebabkan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja.

4.       Tuntutan hukum: Perusahaan dapat menghadapi tuntutan hukum jika terjadi kecelakaan atau kerugian yang disebabkan oleh kelalaian dalam mengelola risiko.

Adapun berdasarkan pengalaman saya, Hal-hal yang Membuat Follow-Up Sering Terlewatkan itu antara lain adalah:

Dari sisi Facility Manager:

·       Beban kerja yang tinggi: Tugas dan tanggung jawab yang banyak membuat facility manager kewalahan.

·       Kurangnya prioritas: Facility Manager tidak memberikan prioritas follow-up untuk risk register yang telah dilaporkan kepada manajemen.  

·       Kurangnya sumber daya: Facility Manager mungkin tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk operasional, sehingga terlewat dalam melakukan follow-up secara efektif.

·       Kurangnya kesadaran akan pentingnya risiko: Facility Manager mungkin belum sepenuhnya memahami pentingnya mengelola risiko.

Dari sisi Manajemen Perusahaan:

·       Kurangnya prioritas: Manajemen mungkin tidak menganggap risk register yang dilaporkan sebagai prioritas utama, sehingga tidak memberikan jawaban & solusi terkait dengan risk register yang dilaporkan.

·       Kurangnya keterlibatan manajemen: Manajemen mungkin tidak terlibat secara aktif dalam proses manajemen risiko, sehingga tidak memberikan umpan balik atau arahan yang jelas kepada facility Manager.

·       Kurangnya sistem pelaporan yang efektif: Tidak adanya sistem pelaporan yang jelas dan terstruktur membuat facility manager kesulitan dalam menyampaikan hasil follow-up kepada manajemen.

·       Perubahan prioritas organisasi: Perubahan prioritas organisasi dapat menyebabkan manajemen mengalihkan fokus mereka dari manajemen risiko ke hal-hal lain yang dianggap lebih mendesak.

 

Untuk para Facility Manager, saya menyarankan untuk minimal melakukan hal-hal berikut dalam melakukan follow up dengan manajemen:

1.       Komunikasi aktif dengan manajemen untuk mengingatkan risiko yang mungkin terjadi jika risk register tidak ditindaklanjuti.

2.       Lakukan eskalasi dengan mengkomunikasikan risiko ini kepada Tingkat manajemen yang lebih tinggi.

3.       Memastikan komunikasi dilakukan secara tertulis (dalam bentuk email) atau laporan tertulis yang ditujukan kepada pihak-pihak terkait dengan risiko di Perusahaan.

4.       Memastikan laporan risk register dilengkapi dengan potensi risiko, cara perbaikan, dan estimasi biaya vs. potensi kerugian yang akan terjadi. Sehingga manajemen bisa membuat Keputusan segera.

5.       Buatkan laporan secara rutin minimal dalam 1 minggu sekali kepada manajemen dan pihak terkait.

 

Kesimpulan

Follow-up pada risk register adalah langkah krusial dalam manajemen risiko. Dengan melakukan follow-up secara teratur, Facility Manager dapat memastikan risiko telah dikomunikasikan, dan jika diselesaikan, maka Perusahaan akan terhindar dari kerugian secara finansial, operasional dan reputasi. Ingat, pencegahan selalu lebih baik daripada penyesalan.

Semoga bermanfaat.

Mengenal Konsep Risk Register dalam Industri Facility Management: Langkah Proaktif untuk Mengelola Risiko (Bagian 2 dari 2)

Melanjutkan tulisan sebelumnya, risiko yang perlu diketahui oleh Facility Manager dalam mengelola fasilitas adalah:

4. Risiko Manajemen Vendor. Seorang Facility Manager perlu mengenai vendor apa saja yang mendukung operasional mereka. Untuk meminimalkan risiko dari vendor, seorang FM perlu melakukan:

• Memastikan adanya perjanjian kerja yang menuliskan secara jelas ruang lingkup kerja dan standar kinerja oleh vendor.
• Memastikan karyawan dari vendor memiliki kualifikasi yang jelas sesuai bidangnya, jika perlu, mempunyai Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) yang menjelaskan bahwa karyawan tersebut tidak mempunyai catatan kejahatan.
• Melakukan evaluasi secara rutin untuk jenis pekerjaan yang dilakukan vendor, minimal 1x per bulan (atau disesuaikan dengan ruang lingkup).
• Memastikan memiliki daftar periksa/check list, prosedur operasional, form serah terima pekerjaan untuk setiap pekerjaan yang dilakukan oleh vendor.

 

5. Risiko Finansial. Risiko finansial umumnya terkait dengan adanya perbaikan tidak terduga pada fasilitas tersebut. Seorang FM umumnya sudah mempunyai perkiraan biaya yang akan dikeluarkan dalam periode minimal 1 tahun. Untuk meminimalkan risiko bengkaknya anggaran, bisa dilakukan hal berikut:

• Memastikan anggaran dibuat secara akurat dan komprehensif, dengan mempertimbangkan semua biaya operasional dan pemeliharaan. Bisa menggunakan referensi dari biaya perbaikan di tahun sebelumnya, atau mengundang vendor untuk memberikan estimasi perbaikan di tahun tersebut.
• Membuatkan estimasi dana darurat untuk mengatasi biaya tak terduga atau keadaan darurat, umumnya bisa dibuatkan 10-20% dari total estimasi biaya.
• Melakukan evaluasi dan analisis pengelauran secara berkala, minimal setiap 3 bulan, untuk mengidentifikasi potensi peluang penghematan biaya atau adanya biaya tambahan.
• Melakukan pemeriksaan peralatan/mesin secara komprehensif untuk memastikan bahwa peralatan/mesin yang ada layak pakai. Jika ada potensi kerusakan, agar segera dilaporkan secara rinci untuk memastikan manajemen mempersiapkan dana tambahan (jika disetujui).

 

6. Risiko Reputasi. Reputasi dari perusahaan tergambar bagaimana fasilitas tersebut dikelola. Tantangan dari Facility Manager adalah untuk menjaga reputasi Perusahaan tersebut, contoh reputasi adalah:

• Response dari team FM kepada para pelanggan. Penting untuk team FM memberikan response yang baik kepada para pelanggan saat mereka berinteraksi dengan pelanggan di jam kerja. Perlu adanya Latihan secara rutin mengenai salam, memberitahukan adanya pekerjaan, dan lainnya.
• Perlindungan keamanan dan keselamantan terkait dengan area kerja dan pelanggan. Memastikan area kerja dalam kondisi aman, memasang tanda hati-hati yang mudah terlihat dan memperingatkan karyawan atau pelanggan jika melewati area kerja (jika perlu).
• Gangguan operasional. Fasilitas yang tidak terpelihara bisa menjadi risiko reputasi karena saat ini, banyak hal bisa diungguh ke dalam social media. Pastikan fasilitas dalam kondisi baik setiap hari.

7. Risiko Lingkungan. Di era modern ini, memelihara lingkungan menjadi salah satu tanggung jawab utama dalam pengelolaan fasilitas, contoh: pengendalian pembuangan limbah terhadap daerah sekitar fasilitas dan memastikan kondisi udara dalam fasilitas terjaga. Hal-hal lainnya yang perlu dijaga adalah:

• Mempersiapkan metode konsumsi energi yang lebih ramah lingkungan. Penggunaan sumber energi terbarukan adalah kunci menuju masa depan yang lebih bersih.
• Mengadopsi teknologi dan proses hemat energi untuk mengurangi konsumsi energi dan jejak karbon, misalnya tenaga angin, panel surya, atau baterai.
• Mengikuti perkembangan peraturan lingkungan dan praktik terbaik industri untuk memastikan fasilitas memenuhi persyaratan yang ada.

 

8. Risiko Keamanan Siber. Umumnya, Facility Manager akan bekerja sama dengan team IT untuk memastikan keamanan data terjaga. Serangan siber di era kencangnya pemakaian AI (Artificial Intelligence) pun semakin cerdas, sehingga belum pernah ada kekhawatiran yang lebih besar di industri yang memiliki begitu banyak data sensitif yang dipertaruhkan. Beberapa metode untuk mencegah pelanggaran sistem mencakup langkah-langkah berikut.

 

Demikian 8 kategori risiko dalam facility management yang terbagi dalam 2 tulisan ini, tanggung jawab seorang FM adalah memastikan bahwa semua risiko tersebut sudah dievaluasi dan jika ada, tercatat dalam risk register.

Semangat!

Source: https://www.businessfirstonline.co.uk/advice/8-common-risks-in-the-facilities-management-sector/

Mengenal Konsep Risk Register dalam Industri Facility Management: Langkah Proaktif untuk Mengelola Risiko (Bagian 1 dari 2)

Apakah Anda ingin menjaga operasional fasilitas Anda tetap berjalan lancar tanpa terjebak dalam situasi tak terduga? Mungkin Anda perlu mengenal Risk Register. Risk Register adalah alat yang sangat efektif dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko dalam industri Facility Management. Dengan menggunakan Risk Register, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi risiko potensial yang mungkin timbul di fasilitas Anda dan mengambil tindakan yang tepat untuk memitigasi risiko tersebut.

Saya sudah menuliskan mengenai risk register sebelumnya. Untuk tulisan ini, saya akan perjelas, apa saja yang perlu dipertimbangkan sebagai resiko, sehingga dimasukkan kedalam daftar risk register.

Menurut Business First (https://www.businessfirstonline.co.uk/ ) ada 8 Risiko Umum di Sektor Facility Management (FM). Berikut penjelasannya serta apa yang perlu dicatat sebagai seorang FM saat mekukan evaluasi terhadap fasilitas:

1. Risiko Compliance. Memastikan peraturan sudah diterapkan dan prosedur dibuat serta diikuti dalam fasilitas yang dikelola. Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk memenuhi risiko Compliance adalah: 

• Ethical Business Practices. Memastikan bahwa kode etik perusahaan dipromosikan serta para karyawan mengetahui mengenai kode etik ini, contoh: ketentuan anti korupsi, maksimal jam kerja per hari/minggu dan lainnya.
• Health & Safety Compliance. Memastikan peraturan terkait Health & Safety sudah diketahui dan diikuti, contoh: jalur evakuasi, peletakan alat pemadam api ringan, larangan untuk merokok, dan lainnya.
• Vendor Compliance. Memastikan vendor yang bekerja memenuhi standar Perusahaan, contoh: mempunyai ijin kerja, memiliki kontrak kerja dengan para karyawan, mempekerjaan karyawan sesuai dengan umur, dan lainnya.
• Data Protection & Privacy Compliance. Memastikan data dari pekerjaan terjaga dengan laptop yang menggunakan kata sandi, masing-masing karyawan mengetahui batas Pribadi area kerja, dan lainnya.
• Building Code Compliance. Seorang FM umumnya akan mempunyai data mengenai fasilitas dalam bentuk as build drawing, daftar material pemeliharaan, daftar nama vendor yang melakukan perbaikan, renovasi terhadap fasilitas, dan lainnya. 
• Environmental Compliance. Jika sudah menerapkan kantor yang ramah lingkungan, maka perlu dibuatkan prosedur untuk memastikan aktivitas yang dilakukan di kantor memenuhi standar tersebut, contoh: membagi sampah daur ulang, plastic, makanan, dan lainnya.

2. Risiko Health & Safety. Setelah memastikan compliance terkait health & safety, maka setiap FM memiliki tugas untuk melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan dan pelanggan di area fasilitas tersebut. Hal ini juga berlaku jika ada kontraktor/vendor ketika bekerja di fasilitas tersebut. Facility Manager bisa melakukan hal-hal berikut untuk meminimalkan risiko health & safety: 

• Membiasakan aktivitas terkait keselamatan; tool box meeting minimal sekali per minggu dengan seluruh team FM.
• Melakukan penilaian risiko secara rutin, minimal sekali per bulan dengan melakukan inspeksi terhadap fasilitas.
• Memastikan adanya pelatihan rutin kepada staf tentang protokol keselamatan dan prosedur darurat.
• Menyimpan catatan insiden, kejadian nyaris celaka, dan inspeksi keselamatan secara akurat.

3. Risiko Operasional. Facility Manager wajib mengenai risiko operasional di area fasilitas. Hal-hal yang perlu ada yaitu: 

• Jadwal pertemuan rutin. Aktivitas pertemuan dengan team operasional, contoh: setiap hari untuk team cleaning service, technician, dan lainnya. Weekly meeting untuk operasional termasuk vendor, administrasi dan jadwal pemeliharaan. Monthly meeting untuk evaluasi operasional termasuk masalah yang belum selesai, pembelian sparepart, hubungan dengan department lainnya, dan seterusnya.
• Program pemeliharaan preventif (PPM – plan preventive maintenance). Program ini perlu dibuatkan jadwal selama 1 tahun lengkap dengan aktivitas serta team yang akan mengerjakan, baik internal ataupun vendor.
• Escalation Chart. Daftar eskalasi terkait siapa saja yang perlu dihubungi untuk pengambilan Keputusan serta menyelesaikan masalah. Daftar eskalasi ini termasuk vendor yang bisa membantu memperbaiki jika ada kerusakan di fasilitas.
• Daftar mesin backup dan/atau spare part backup untuk peralatan penting di fasilitas tersebut. 

Masih ada 5 risiko yang perlu diketahui oleh seorang FM yang saya akan jelaskan di tulisan selanjutnya.

Semangat!

Source: https://www.businessfirstonline.co.uk/advice/8-common-risks-in-the-facilities-management-sector/