Transformasi Facility Management: Dari Aktivitas ke Hasil yang Terukur

Selama bertahun-tahun, sebagian besar kontrak Facility Management (FM) di Indonesia masih berorientasi pada input-based model, di mana fokus utama ada pada jumlah tenaga kerja, jam kerja, dan aktivitas harian.

Misalnya, keberhasilan layanan sering diukur dari berapa banyak teknisi yang ditempatkan, seberapa cepat mereka hadir, atau seberapa sering jadwal pembersihan dilakukan.

 

Namun, pendekatan ini menimbulkan sejumlah tantangan:

·       Tidak selalu mencerminkan hasil nyata terhadap kepuasan pengguna atau efisiensi operasional.

·       Menyulitkan pengukuran value for money karena biaya meningkat tanpa jaminan peningkatan kualitas.

·       Membatasi inovasi, karena vendor cenderung “menjalankan rutinitas” ketimbang mencari cara baru untuk meningkatkan kinerja fasilitas.

 

Tren global menunjukkan pergeseran menuju Outcome-Based Contracting (OBC) model di mana keberhasilan tidak lagi diukur dari jumlah orang, tetapi dari hasil kerja yang terukur.

Dalam model ini, klien dan penyedia layanan menyepakati indikator kinerja utama (KPI) yang berfokus pada hasil, seperti:

1.       Tingkat kepuasan pengguna fasilitas (occupant satisfaction score)

2.       Ketersediaan aset penting (uptime)

3.       Pengurangan konsumsi energi atau biaya operasional

4.       Kepatuhan terhadap standar keselamatan dan keberlanjutan

 

Dengan model ini:

·       Vendor memiliki kebebasan untuk menentukan cara terbaik mencapai hasil.

·       Inovasi, digitalisasi, dan efisiensi kerja menjadi bagian dari strategi bisnis.

·       Klien mendapatkan hasil nyata yang selaras dengan tujuan organisasi, bukan sekadar aktivitas rutin.

 

Relevansi untuk Tim FM di Indonesia

Perubahan ini membutuhkan transformasi mindset dan kompetensi dari seluruh tim FM, baik dari sisi klien maupun penyedia layanan.

 

Beberapa langkah yang perlu dipersiapkan antara lain:

·       Peningkatan kemampuan analitik dan pengukuran kinerja, agar tim dapat mengelola KPI berbasis hasil.

·       Pemahaman teknologi dan data-driven decision, karena outcome-based bergantung pada bukti data, bukan asumsi.

·       Perubahan budaya kerja dari “menjalankan perintah” menjadi “mencapai hasil”.

·       Kemitraan strategis dengan vendor, bukan sekadar hubungan transaksi.

Langkah-langkah tersebut perlu ditingkatkan oleh kedua belah pihak, selaku client dan vendor, karena memerlukan persamaan persepsi untuk bisa menjalankan model Outcome-Based Contracting (OBC) ini.

 

Dengan contoh indikator kinerja utama (KPI) yang disepakati, maka timbul komitment yang perlu dipelajari dan ditindaklanjuti bersama, contoh:

KPI	Client	Vendor
Tingkat kepuasan pengguna fasilitas (occupant satisfaction score).	Komitmen untuk mengisi survey secara aktif serta memberikan masukan untuk perbaikan.	Aktif untuk bertanya dan melakukan rapat koordinasi dengan client.
Ketersediaan aset penting (uptime).	Komitmen untuk mencatat dan memberikan data asset.	Memiliki system pencatatan serta rapih dokumentasi.
Pengurangan konsumsi energi atau biaya operasional.	Komitmen untuk semua karyawan mengikuti program yang disetujui dan pendanaan untuk mengganti peralatan yang sudah rusak.	Aktif memberikan usulan penghematan energi.
Kepatuhan terhadap standar keselamatan dan keberlanjutan.	Komitmen untuk semua karyawan mengikuti program keselamatan yang dibuat.	Meningkatkan kompetensi untuk mengetahui standar keselamatan dan aktif berkomunikasi kepada client.

Menatap Masa Depan FM yang Berorientasi Hasil

Era kontrak outcome-based membuka peluang besar bagi industri FM Indonesia untuk naik kelas. Dengan mengubah fokus dari berapa banyak orang yang bekerja menjadi seberapa besar hasil yang dicapai, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, kepuasan pengguna, dan keberlanjutan jangka panjang.

 

Perusahaan dan profesional FM yang mampu beradaptasi dengan model ini, menguasai data, inovasi, dan kolaborasi akan menjadi pemain utama dalam ekosistem FM modern yang lebih strategis dan bernilai tinggi.

 

Semoga bermanfaat

 

3 Faktor Kunci yang Membentuk Pengalaman Kerja Modern: Ruang, Layanan, dan Teknologi

Saat ini model kerja tradisional yang mengharuskan kehadiran secara fisik di kantor (work from office), kini mengalami perubahan besar. Efek pandemi mempercepat pergeseran menuju model kerja hybrid dan berdasarkan output/hasil, memenuhi kebutuhan karyawan yang menginginkan fleksibilitas kerja, kenyamanan, dan terhubung secara digital/online.

 

Untuk memenuhi perubahan ini, menjadi tantangan baru untuk banyak perusahaan di Indonesia, khususnya bagi tim Facility Management (FM) terutama; bagaimana memastikan ruang kerja tetap relevan, produktif, dan mendukung well-being pengguna dalam sistem kerja yang dinamis.

 

FM Tradisional adalah fokus pada pemeliharaan fisik Gedung, saat ini, FM memiliki tuntutan untuk memahami pengalaman pengguna (workplace experience) secara menyeluruh: bagaimana ruang, layanan, dan teknologi berkolaborasi untuk menciptakan lingkungan kerja yang menarik dan efisien.

Transformasi ke model kerja masa depan menuntut FM untuk beradaptasi dari peran operasional menjadi strategic enabler. Fokusnya bergeser dari “mengelola fasilitas” menjadi “mengelola pengalaman kerja”.

Untuk memastikan team FM memiliki kemampuan mengelola pengalaman kerja, berikut Tiga Faktor Kunci yang harus diketahui dan dikelola oleh FM:

1) Ruang:

• Meningkatkan efisiensi ruang melalui data okupansi dan sensor IoT.
• Memaksimalkan area kolaborasi yang mendukung kreativitas dan koneksi antar karyawan dengan membuatkan program bersama team HR.
• Membantu memberikan ide mengenai desain ruang kerja yang fleksibel yang dapat mengakomodasi kerja tim, individu, dan remote.

 

2) Service/Layanan:

• Membuat tolak ukur layanan secara hasil dan focus kepada pengguna, tidak hanya sekadar rutinitas operasional dan pemeliharaan.
• Memastikan fasilitas menyediakan layanan yang mendukung kesehatan dan kenyamanan (indoor air quality, lighting, ergonomi).
• Merubah mindset dari team FM menjadi focus kepada hospitality mindset.

 

3) Teknologi:

• Mengadopsi digital workplace tools: smart building system, aplikasi pemesanan ruang, dan platform feedback pengguna.
• Belajar mengerti data serta memanfaatkan data dari digital tools untuk keputusan berbasis insight (data-driven FM).
• Memastikan sistem keamanan dan privasi tetap terjaga di era kerja digital.

 

Faktor Penggerak Utama:

• Well-being: Karyawan menginginkan lingkungan kerja yang menyehatkan fisik dan mental.
• Flexibility: Ruang kerja harus mudah disesuaikan dengan pola kerja yang berubah-ubah.
• Technology: memastikan fasilitas teknologi sesuai dengan kebutuhan untuk memenuhi pengalaman kerja karyawan termasuk kemudahan interaksi digital dan otomatisasi proses.

 

Perubahan ke model kerja masa depan bukan hanya perubahan cara kerja, tetapi perubahan cara berpikir dalam pengelolaan fasilitas. Tentunya, komunikasi aktif antara team FM, HR dan manajemen perlu selalu dilakukan untuk memastikan kualita layanan terjaga.

FM kini memiliki peran penting sebagai arsitek pengalaman kerja, yang menggabungkan ruang, layanan, dan teknologi untuk menciptakan lingkungan yang produktif, sehat, dan fleksibel.

 

Untuk team FM di Indonesia, perusahaan yang mampu beradaptasi dengan pendekatan ini akan memiliki keunggulan kompetitif; menarik talenta terbaik, meningkatkan engagement, dan memperkuat budaya kerja di era digital.

 

Hal-hal penting yang perlu dicatat:

• Model kerja masa depan = fokus pada pengalaman kerja, bukan sekadar kehadiran.
• Fungsi FM = berperan sebagai pengelola ruang, layanan, dan teknologi secara terintegrasi.
• Faktor utama = well-being, fleksibilitas, dan teknologi pintar.

Tujuan akhir dari team FM adalah meningkatkan workplace experience untuk produktivitas dan memastikan karyawan nyaman di fasilitas kerja sehingga mendukung core business dari perusahaan.

Kita sebagai team FM perlu membangun kolaborasi lintas fungsi; HR, IT, dan Business Leaders untuk memastikan workplace experience menjadi bagian dari strategi bisnis, bukan sekadar biaya operasional.

Semoga bermanfaat

3 Soft-Skills Penting dalam Facility Management

Kita sebagai Facility Manager perlu mengerti hal-hal teknis seperti pemeliharaan gedung, pengelolaan aset, atau pengawasan kebersihan. Beberapa dari Facility Manager merasa bangga sudah mengerti banyak hal teknis di fasilitas mereka. Saat ini, keahlian teknis adalah sebagian dari keahlian seorang Facility Manager. Kita, Facility Manager, perlu mengerti keahlian non-teknis, atau soft-skill. 

Article yang dituliskan oleh Vallen Emery di blog Facility Executive.com dengan judul: A people first approach: Soft-skills in Facility Management menjelaskan pentingnya penguasaan soft-skills ini. 

Dalam operasional facility management sering terjadi hal-hal berikut: 

• Miskomunikasi antara tim operasional dan user dari fasilitas dapat menimbulkan kesalahpahaman, keterlambatan, bahkan konflik.
• Kurangnya kolaborasi antar-anggota team atau antara department bisa membuat pekerjaan tidak sinkron. 
• Tidak adanya rasa empati dari seorang manajer sering menyebabkan turunnya motivasi karyawan dan terganggunya hubungan kerja.

Hal-hal tersebut dapat menghambat kinerja fasilitas yang seharusnya mendukung produktivitas organisasi.

Soft-skills seperti apa yang perlu dimiliki oleh Facility Manager untuk menghindari kejadian tersebut?

Berikut tiga soft-skills penting yang perlu dimiliki seorang Facility Manager untuk Meningkatkan  perlu memperkuat tiga soft skill utama berikut:

1. Komunikasi yang Benar

Kita, sebagai Facility Manager perlu menyampaikan informasi secara jelas, tepat, dan terbuka, baik kepada tim internal maupun pihak eksternal. Komunikasi yang efektif mencakup mendengarkan aktif, memberikan arahan yang mudah dipahami, serta memastikan setiap orang memiliki informasi yang sama. 

Facility Manager perlu membuat wadah - jadwal rutin meeting untuk berkomunikasi dengan team; internal dan/atau eksternal. Jadwal rutin mingguan, bulanan dan/atau kondisi khusus perlu dibuat, agar mendapatkan masukan serta pertanyaan dari team, jika diperlukan/ada.

Dengan komunikasi yang baik, kesalahan teknis dapat diminimalkan dan keputusan dapat diambil lebih cepat. 

2. Teamwork dan Kolaborasi

Facility Manager akan selalu memiliki team, baik anggota team internal atau eksternal; vendor, user fasilitas, pihak pengelola gedung, dan/atau lainnya. Kita sebagai Facility Manager perlu berkolaborasi dengan semua team, berbagai tugas, menjelaskan tanggung jawab, ukuran kinerja dan memastikan semua pihak mengerti tugas dan tanggung jawab masing-masing. 

Kemampuan membangun kerja sama dan kolaborasi membuat setiap anggota tim merasa memiliki peran penting dalam mencapai tujuan bersama. Facility Manager yang mendorong kerja tim akan menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan produktif.

3. Empati dan Kecerdasan Emosional

Dalam bekerja, Facility Manager mempunyai tanggung jawab dan tentunya ada tekanan pekerjaan. Pastinya, semua anggota team facility management akan memiliki tekanan pekerjaan sesuai dengan bebannya masing-masing. Di era sekarang, bekerja perlu memperhatikan bagaimana kesehatan mental, karena itu, sikap berempati perlu diusahakan kepada semua orang yang bekerja di facility management. Kita sebagai seorang Facility Manager perlu belajar untuk memahami kebutuhan, kekhawatiran, dan motivasi orang lain, baik itu anggota tim maupun atasan/client. Perlu belajar untuk mengkombinasikan dengan kecerdasan emosional—kemampuan mengenali dan mengelola emosi diri sendiri dan orang lain. Jika semua ini dilakukan, seorang Facility Manager dapat meredam konflik, menjaga hubungan yang sehat, dan memotivasi tim di situasi penuh tekanan.

Operasional dari Facility Management akan berhasil jika komunikasi, teamwork, kolaborasi dan sikap berempati bisa diterapkan oleh Facility Manager dan masing-masing anggota team. Keberhasilan facility Management sangat tergantung oleh manusia yang mengelolanya. Policy, system, dan procedure adalah faktor-faktor pendukung yang menunjang operasional dari facility management. 

Dengan menguasai soft-skills; komunikasi, teamwork & kolaborasi dan empati, seorang Facility Manager akan mampu menjaga fasilitas berfungsi optimal, dan menciptakan lingkungan kerja yang positif, produktif, dan berkelanjutan.

Semoga Bermanfaat!

Berikut link dari blog Facility Executive: https://facilityexecutive.com/a-people-first-approach-soft-skills-in-facilities-management 

4 Hal Penting Procurement dalam Facility Management

Dalam mengelola fasilitas, kita sebagai Facility Manager akan terhubung dengan vendor yang mendukung fasilitas tersebut. Pastinya, mengelola vendor ini menjadi salah satu tantangan yang dihadapi oleh para Facility Manager. Tantangan terkait pengelolaan vendor ini antara lain: 

• Kualitas layanan dari vendor yang berbeda tidak konsisten.
• Respons lambat dalam penanganan masalah darurat.
• Kesulitan mengukur kinerja vendor secara objektif.
• Pembengkakan biaya tak terduga akibat kontrak yang tidak jelas.
• Risiko operasional akibat ketergantungan pada vendor yang tidak kompeten. 

Kinerja dari vendor yang tidak memadai, pastinya akan mengganggu operasional fasilitas. Gangguan ini akan berdampak signifikan pada biaya dan produktivitas.

Secara organisasi, team Procurement memegang peranan penting terkait dengan mengelola vendor, mulai dari memilih vendor, membuatkan standar kontrak dan lainnya. Dalam hal pengelolaan vendor, berikut 4 hal penting yang perlu dilakukan oleh team Procurement:  

1. Standarisasi Pemilihan Vendor Berkualitas. Proses seleksi vendor yang terstandarisasi merupakan fondasi utama procurement FM yang efektif. Standarisasi ini harus mencakup:

Kriteria Seleksi yang Jelas:

• Pengalaman dan track record di industri sejenis
• Kemampuan finansial dan stabilitas perusahaan
• Ketersediaan sumber daya dan teknologi
• Sertifikasi kompetensi (ISO, SMK3, bidang teknis tertentu)

Proses yang Transparan:

• Penggunaan RFP (Request for Proposal) terstruktur
• Evaluasi oleh tim multidisiplin (FM, procurement, legal)
• Due diligence menyeluruh termasuk kunjungan lapangan

2. Standarisasi Kontrak & Evaluasi Kinerja Vendor. Kontrak yang terstandarisasi melindungi kedua belah pihak dan memastikan keselarasan ekspektasi:

Komponen Kontrak yang Penting:

• SLA (Service Level Agreement) yang terukur dan realistis
• Mekanisme penalti dan reward yang jelas
• Klausul terminasi dan exit strategy
• Penyesuaian harga yang transparan

Sistem Evaluasi Kinerja:

• KPI kuantitatif (waktu respons, tingkat resolusi pertama)
• Survey kepuasan pengguna fasilitas
• Audit berkala dan review kinerja dalam periode yang disetujui bersama (bulanan atau 3 bulan)

3. Meningkatkan Kualitas Vendor secara Berkelanjutan. Pengembangan vendor bukanlah biaya, melainkan investasi. Bentuk investasi yang bisa dilakukan oleh team FM dan procurement:

Program Pengembangan:

• Training dan workshop reguler
• Berdiskusi terkait best practices
• Feedback konstruktif yang berkelanjutan
• Program reward untuk kinerja outstanding

Kolaborasi Strategis:

• Vendor sebagai partner innovation
• Joint improvement projects
• Technology transfer dan knowledge sharing

4. Manajemen Risiko dalam Proses Procurement. Pendekatan proaktif terhadap manajemen risiko yang disetujui bersama antara team FM, procurement dan vendor itu sendiri:

Identifikasi Risiko:

• Ketergantungan pada vendor tertentu
• Risiko compliance dan regulasi
• Single point of failure

Strategi Mitigasi:

• Multi-sourcing untuk layanan kritis
• Contractual risk sharing
• Business continuity planning dengan vendor
• Insurance requirement yang memadai

Dengan menerapkan 4 hal tersebut, team Procurement akan memberikan vendor yang memberikan manfaat dalam operasional FM, utamanya: 

1. Penghematan Biaya: dengan adanya kontrak yang lebih optimal.
2. Kualitas Layanan yang Konsisten: SLA yang jelas dan terukur
3. Pengurangan Risiko: Mitigasi proaktif terhadap potensi masalah
4. Innovasi: Vendor menjadi partner pengembangan fasilitas

Team Procurement perlu memiliki program berikut untuk meningkatkan pengelolaan vendor:

• Membuat Standard Operating Procedure terkait procurement vendor.
• Menerapkan Sistem Evaluasi kinerja yang objektif dan transparan.
• Hal di atas dilakukan dengan bekerjasama dengan team operasional sehingga bisa mendapatkan vendor yang tepat dan kinerja yang terukur.
• Mengembangkan Template Kontrak standar untuk berbagai jenis layanan. Tentunya bekerjasama dengan team legal perusahaan terkait klausa – klausa yang dituliskan dalam kontrak.
• Investasi dalam pengembangan kapabilitas vendor. Investasi ini bisa berupa edukasi secara regular serta kolaborasi dengan team operasional mengenai harapan dan hasil actual di area kerja.

Standarisasi procurement dalam Facility Management bukan hanya tentang penghematan biaya, tetapi tentang menciptakan ekosistem vendor yang berkualitas, andal, dan berkomitmen terhadap keunggulan operasional yang akan sangat mendukung team FM dalam memastikan pengelolaan fasilitas.

Dengan pendekatan yang terstruktur dan sistematis, perusahaan/organisasi dapat mengubah fungsi procurement dari sekadar administrative cost center menjadi strategic value creator yang memberikan kontribusi nyata terhadap pengembangan dan keberlanjutan fasilitas.

"Vendor yang berkualitas adalah extended team yang membantu mencapai excellence dalam pengelolaan fasilitas."

 

Semoga bermanfaat!

Top 5 Teknologi Facility Management yang Wajib Diketahui di Era Digital

Peran Facility Management (FM) dalam perusahaan semakin strategis. Tidak hanya sebatas menjaga gedung tetap berfungsi, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang aman, efisien, nyaman, dan berkelanjutan. Dengan semakin kompleksnya kebutuhan perusahaan, maka tantangan yang dihadapi oleh FM memerlukan solusi yang lebih cepat, dan terukur. 

Saat ini, kita sebagai Facility Manager memiliki tantangan dalam hal-hal berikut:

1. Tingginya biaya operasional energi dan pemeliharaan.
2. Ketidakefisienan dalam mengelola aset dan ruang.
3. Respons lambat terhadap keluhan pengguna gedung.
4. Kurangnya data real-time untuk pengambilan keputusan.
5. Kesulitan memenuhi standar keberlanjutan (ESG).

 

Dalam era digital saat ini, teknologi menjadi solusi utama untuk menjawab tantangan-tantanga tersebut. Berdasarkan insights dari JLL Technologies (JLLT) dan Truein, berikut lima teknologi yang sedang membentuk masa depan FM:

1. Artificial Intelligence (AI) & Machine Learning. AI mengubah FM dari reaktif menjadi proaktif. AI bisa memberikan analisis prediktif, sehingga kita bisa:

• Memperkirakan kerusakan aset sebelum terjadi (predictive maintenance).
• Mengoptimalkan penggunaan ruang dan energi berbasis data.
• Mengotomatiskan layanan melalui AI chatbot untuk respons cepat.

 

2. Internet of Things (IoT) & Smart Building. Penempatan sensor-sensor IoT menghubungkan dunia fisik dengan digital dan menerapkan Smart Building, sehingga bisa:

• Pemantauan real-time kualitas udara, suhu, dan tingkat hunian.
• Integrasi dengan Building Management System (BMS) untuk otomatisasi HVAC dan pencahayaan.
• Gedung menjadi adaptif terhadap kebutuhan penghuni.

 

3. Computerized Maintenance Management System (CMMS) & Integrated Workplace Management System (IWMS). Platform terintegrasi ini menyederhanakan manajemen FM dalam mengelola permintaan/keluhan dari pengguna, jadwal pemeliharaan :

• CMMS mengelola work order, jadwal perawatan, dan vendor.
• IWMS memberikan visibilitas penuh atas aset, ruang, dan biaya.
• Mengurangi downtime dan meningkatkan efisiensi tim.

 

4. Teknologi Lingkungan & Sustainability Tools. Untuk beberapa perusahaan yang sudah mengukur informasi terkait lingkungan, FM memegang peran kunci dalam memastikan data terangkum dengan baik. Beberapa teknologi yang terkait ESG:

• Smart metering untuk pelacakan konsumsi energi dan air. Informasi ini bisa terhubung dengan BMS serta tercatat dalam Smart Building System.
• Sensor kualitas udara untuk kesehatan penghuni. Sensor akan memberikan notifikasi jika adanya perubahan Dari kualitas udara di area kerja.
• Platform pelaporan otomatis untuk target karbon perusahaan yang bisa dikondisikan dengan data secara manual.

 

5. Mobile Apps & Self-Service Platforms. Aplikasi dan platform ini bertujuan untuk Fokus pada pengalaman pengguna:

• Booking ruang rapat, parkir, atau meja kerja via aplikasi. Secara umum dengan menggunakan MS Outlook atau aplikasi lainnya.
• Pelaporan kerusakan secara real-time oleh pengguna dengan menggunakan system help desk yang terintegrasi dengan CMMS.
• Transparansi layanan dan penyelesaian masalah yang cepat dengan menggunakan dashboard mengenai lamanya proses penyelesaian masalah disesuaikan dengan service level yang sudah disetujui.

 

Solusi terkait tantangan sebelumnya bisa dirangkum sebagai berikut:

Tantangan	Solusi
Tingginya biaya operasional energi dan pemeliharaan.	- Pemasangan sensor IOT dan Smart Building. -  Jadwal pemeliharaan produktif menggunakan CMMS.
Ketidakefisienan dalam mengelola aset dan ruang.	- Implementasi IWMS secara efektif dan terarah. - Evaluasi secara rutin mengenai efektifitas penggunaan asset dan ruang.
Respons lambat terhadap keluhan pengguna gedung.	- Implementasi system help desk. - Aktif evaluasi mengenai penyelesaian masalah dengan team FM.- Aktivasi mobile apps dan platform self-service.
Kurangnya data real-time untuk pengambilan keputusan.	- Membuat standarisasi pengukuran terkait Facility Management. - Implementasi IoT dan Smart Building.- Peningkatan kompetensi dari Facility Manager.
Kesulitan memenuhi standar keberlanjutan (ESG).	- Implementasi teknologi lingkungan dan Sustainability Tools. - Edukasi terhadap team FM terkait ESG.

 

Lima teknologi tersebut adalah masa depan dari Facility Management untuk menjawab tantangan para Facility Manager.

Mari siapkan fasilitas serta pengetahuan kita dengan pengetahuan serta fasilitas dari teknologi tersebut.

 

Sumber referensi terkait teknologi berdasarkan dari:

1. JLL Technologies – Facilities Management Trends to Watch in 2024:  https://www.jllt.com/blog/facilities-management-trends-to-watch-in-2024

2. Truein – 12 Key Facility Management Trends for 2025: https://truein.com/facility-management-trends

Prinsip Pareto 80/20 dalam Facility Management: Fokus pada Yang Paling Berdampak

Saya baru selesai membaca buku Prinsip 80/20 karangan Richard Koch. Prinsip 80/20, atau dikenal juga sebagai “Pareto Principle”, adalah salah satu konsep paling berpengaruh dalam meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Dikemukakan oleh Richard Koch dalam bukunya “The 80/20 Principle”, prinsip ini mengungkapkan bahwa “80% hasil berasal dari 20% usaha”, artinya, sebagian besar pencapaian kita sebenarnya datang dari sedikit tindakan yang benar-benar penting. 

Saya tertarik untuk mencari tahu lebih lanjut prinsip 80/20 dalam industry facility management dan menurut beberapa sumber berikut, dalam beberapa hal, prinsip 80/20 berlaku dalam dunia facility management:

• Menurut Scale123, dalam pengelolaan fasilitas, 20% dari unit, vendor, atau masalah teknis bisa menyumbang 80% dari total keluhan, biaya, atau risiko operasional. Dengan memahami pola ini, facility manager dapat mengalihkan perhatian dari pendekatan serba reaktif ke arah yang lebih fokus dan efisien.
• FaultFixers menekankan bahwa prinsip 80/20 sangat penting dalam keseimbangan antara preventive dan reactive maintenance. Mereka menunjukkan bahwa sebagian besar downtime, biaya perbaikan, dan keluhan terjadi akibat ketidakteraturan dalam menangani “20% aset bermasalah”.

 

Secara umum, team facility management mengalami hal-hal berikut dalam operasional:

• Terlalu Banyak Fokus pada “Trivial Many”. Banyak tim FM terjebak dalam upaya menyelesaikan semua masalah secara merata, termasuk masalah kecil yang jarang berdampak besar. Akibatnya, sumber daya tersedot untuk hal yang sebenarnya bisa ditunda atau diotomatisasi.
• Tidak Memiliki Prioritas Data-Driven. Tanpa data dan visualisasi yang baik (misalnya Pareto Chart), manajer sulit membedakan mana aset, lokasi, atau vendor yang seharusnya menjadi prioritas tinggi.
• Biaya dan Waktu Hilang untuk Masalah yang Salah. Tanpa strategi Pareto, perusahaan bisa menghabiskan 80% anggaran maintenance untuk 80% aset yang jarang rusak, sementara aset “kritis” luput dari perhatian.

 

Identifikasi “Vital Few” Penyebab Utama:

Sumber dari SSG Insight menyarankan agar manajer fasilitas mengidentifikasi area atau aset yang paling sering menyebabkan gangguan atau keluhan. Ini bisa dilakukan dengan:

1. Menganalisis data tiket layanan
2. Mengkaji histori downtime dan biaya perbaikan
3. Mengklasifikasikan aset berdasarkan criticality level 
4. Menggunakan Pareto Chart untuk memvisualisasikan 20% penyebab utama

 

Strategi Praktis Penerapan Prinsip 80/20

Berikut langkah konkret yang bisa dilakukan oleh tim facility management berdasarkan keempat sumber:

1. Gunakan CMMS atau Platform Digital. Platform seperti FaultFixers dan lainnya membantu mencatat dan mengelompokkan masalah berdasarkan tipe, lokasi, dan frekuensi. Dengan sistem ini, Anda bisa dengan mudah melihat tren dan sumber masalah dominan.

2. Lakukan Pareto Analysis secara Berkala. Seperti dijelaskan dalam MaintenX, analisis Pareto dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah yang paling mahal, paling sering terjadi, atau paling mengganggu operasi. Ini membantu manajer menetapkan prioritas perbaikan yang berdampak nyata.

3. Tingkatkan Preventive Maintenance pada Aset Kritis. Setelah mengetahui aset yang menyumbang 80% risiko, jadwalkan preventive maintenance lebih sering pada aset tersebut. Ini akan menurunkan kemungkinan kerusakan dan meningkatkan umur pakai.

4. Evaluasi Vendor atau Kontraktor. Dalam property management, Scale123 mencatat bahwa 20% vendor bisa menyumbang 80% masalah kualitas pekerjaan. Dengan data tersebut, tim bisa mengganti atau memperbaiki kontrak kerja sama.

 

Dengan menerapkan prinsip Pareto 80/20 dalam industry facility management akan menjadi strategi yang sangat relevan untuk facility management modern. Dengan memanfaatkan data historis dan alat analisis sederhana, tim FM bisa memfokuskan usaha pada area yang paling berdampak — baik dalam hal efisiensi biaya, peningkatan layanan, maupun pengelolaan risiko.

 

Ingat, bukan semua masalah harus diselesaikan hari ini. Tapi 20% masalah yang benar harus diselesaikan lebih dulu.

Sumber Referensi:

https://www.scale123.com/pareto-principle-property-management/

https://www.faultfixers.com/blog/the-80-20-rule-for-preventative-and-reactive-maintenance

https://ssginsight.com/about-us/news-events/leveraging-the-80-20-rule-for-success/

https://maintenx.com/the-80-20-rule-of-facility-maintenance/

Facility Management vs. Workplace Management di Era Kerja Hybrid: 4 Strategy Penting Untuk Integrasi

Setelah lebih dari 25 tahun bekerja di bidang facility management, saya pikir saya cukup familiar dengan istilah, sistem, dan dinamika pekerjaan di dalamnya. Namun, sejak 2020, ada satu istilah yang terus muncul dalam setiap diskusi, webinar, dan bahkan percakapan santai antar team: workplace management.

 

Dulu istilah ini tidak terlalu ramai. Tapi pasca pandemi COVID-19, seolah ada pergeseran besar: bukan hanya soal menjaga fasilitas tetap berfungsi, tapi juga bagaimana fasilitas itu mendukung cara kerja baru—yang fleksibel, digital, dan berbasis pengalaman karyawan.

 

Banyak Organisasi Masih Fokus pada Gedung, Bukan Penggunanya

Saat ini, banyak perusahaan di Indonesia—terutama sektor perbankan, manufaktur, dan instansi publik—masih menganggap facility management (FM) cukup untuk menjalankan operasional kantor. Padahal di era kerja hybrid, pengalaman kerja (employee experience) sudah menjadi faktor utama dalam retensi, produktivitas, bahkan kesehatan mental karyawan.

 

Akibatnya:

• Ruang kantor tetap rapi, tapi karyawan merasa tidak terhubung.
• Infrastruktur berjalan baik, tapi ruang meeting jarang dipakai.
• AC dingin, tapi suara bising membuat fokus terganggu.

 

Belum Ada Pemahaman Jelas tentang Perbedaan FM dan WM

Banyak perusahaan belum membedakan antara FM dan Workplace Management (WPM) karena keduanya sering ditangani oleh tim yang sama. Padahal, fokus, pendekatan, dan stakeholder-nya berbeda:

Aspek	Facility Management	Workplace Management
Fokus	Infrastruktur fisik (gedung, AC, listrik)	Pengalaman kerja karyawan
Tujuan	Efisiensi & kepatuhan	Produktivitas & kepuasan
Pendekatan	Reaktif, operasional	Proaktif, strategis
Stakeholder	Vendor, teknisi, manajemen properti	HR, IT, karyawan
Teknologi	CMMS, sensor gedung	Apps booking ruang, occupancy sensor

 

Integrasi Peran FM dan WPM dalam Strategi Workplace Modern

Dengan adanya perbedaan tersebut, FM dan WPM dapat saling melengkapi. Berikut 4 strategi yang bisa dilakukan perusahaan atau praktisi FM:

1. Tingkatkan Kolaborasi Antarfungsi. FM harus bekerja erat dengan HR, IT, dan bahkan user langsung. Seorang FM perlu mengenal kebutuhan dari team HR, IT dan user dengan salah satu cara melakukan survey terhadap user langsung dan evaluasi terhadap fasilitas yang ada.

2. Kembangkan Skill Baru untuk Team FM. Team FM perlu meningkatkan pemahaman tentang terkait hubungan dengan user langsung, seperti; design thinking, employee journey, dan data analytics. FM tidak hanya bicara genset dan AC, tapi juga tentang how people feel at work.

3. Gunakan Teknologi Terintegrasi. Gabungkan CMMS (untuk infrastruktur) dengan aplikasi workspace experience (untuk pengguna). Menurut saya, ini adalah teknology yang akan sangat membantu jika diterapkan di perkantoran. Misal; suhu ruang otomatis menyesuaikan berdasarkan jadwal meeting dan jumlah orang.

4. Reformasi KPI: 

• FM: Maintenance plan, efisiensi energi, downtime.
• WPM: employee satisfaction, tingkat pemanfaatan ruang, adopsi digital tools.

Penggabungan indicator tersebut dalam satu dashboard workplace performance akan menjadikan strategi untuk team FM lebih berkembang.

Sebagai praktisi FM, saya dulu fokus pada satu pertanyaan: “Apakah gedung ini berfungsi?” Tapi sekarang, saya belajar menanyakan hal yang lebih penting: “Apakah orang-orang di dalamnya bisa bekerja dengan optimal dan bahagia?”

Transformasi ini menantang, tapi juga membuka peluang besar untuk menjadikan FM lebih strategis, relevan, dan berdampak langsung ke bisnis.

Saatnya Bertransformasi

• Apakah perusahaan atau organisasi anda masih memisahkan FM dan WPM sebagai silo?
• Sudahkah pengalaman kerja masuk dalam diskusi strategi fasilitas?
• Sebagai team FM, “Apa satu hal yang bisa saya ubah hari ini agar workspace lebih mendukung karyawan?”

Di masa depan, gedung yang hebat bukan hanya yang tidak bocor dan dingin. Tapi gedung yang membuat orang betah, fokus, dan merasa terhubung.

Dan di sinilah FM dan WPM harus berjalan bersama.

Semoga bermanfaat!