Berdasarkan pengalaman saya, kesalahan dibawah ini selalu
terjadi di area kerja. Semua posisi di Tim Facilities; mulai dari supervisors,
coordinators, junior manager sampai dengan senior managers, kadang-kadang
melakukan kesalahan ini. Akan baik sekali jika anda mempelajarinya dan
mengembangkan diri anda dan tim anda.
Antara lain :
1) Melewatkan sesi briefing harian
Saya sangat menekankan pentingnya
briefing harian. Pastikan orang-orang penting yang terkait di operasional untuk
hadir di sesi ini, mereka adalah: supervisor cleaning, leader teknisi, leader
security guard, area supervisor, helpdesk, dll
Briefing harian perlu dilakukan
dalam waktu seperlunya, tidak perlu terlalu lama. Anda perlu mendapatkan
informasi mengenai semua permasalahan yang ada, rencana hari itu dan pastikan
bahwa anda mengetahui SEMUANYA!
2) Berfikir jika anda dapat mengerjakan
semuanya sendiri:
Anda tanggung semua beban pekerjaan seorang diri; anda pastikan semua
sesuai rencana dan anda tanggung semua kesalahan tim anda. Ini sama sekali
tidak benar!
Pastikan anda memeriksa kontrak kerja anda, mengenal tim anda (mengetahui
posisi, keahlian dan tanggung jawab) dan distribusikan beban kerja sesuai
dengan posisi dan tanggung jawab masing-masing.
Pastikan tim anda bekerja sesuai porsinya dan periksalah pekerjaan tim
secara teratur. Briefing harian adalah salah satu aktivitas untuk memeriksa
pekerjaan tim anda.
3) Memiliki asumsi pribadi
Saat terjadi suatu insiden, sebelum mengeluarkan pernyataan kepada
pelanggan atau manager anda, sebaiknya ada kumpulkan semua informasi terlebih
dulu. Informasinya termasuk: data pemeliharaan, siapa yang bertanggung jawab
pada saat ini, aktivitas yang dilakukan pada saat insiden terjadi dan pastikan
semua memiliki dokumentasi tertulis. Tanpa adanya dokumentasi tertulis, sangat
dihindari untuk memberikan pernyataan berdasarkan asumsi pribadi.
4) Tidak mengkomunikasikan ke pelanggan untuk
masalah besar
Saat anda menghadapi masalah besar, sebaiknya anda informasikan manager
dan pelanggan anda secara teratur; patut diingat bahwa manager/pelanggan anda
juga mempunyai bos yang perlu di beritahu,
Jadi, untuk “semua hal yang bisa menjadi serius”, sebaiknya anda
informasikan mereka dan pastikan mereka tahu bahwa anda sudah melakukan yang
terbaik. Pelanggan/manager anda akan sangat menghargai anda untuk hal ini.
5) Tidak percaya pada vendor anda
Jika ada insiden tertentu dan anda memanggil vendor anda, saat si vendor
sedang bekerja mencari tahu masalah dari insiden itu, sebaiknya anda biarkan
mereka bekerja dan tidak terlalu banyak bertanya kepada mereka.
Tentunya si vendor tidak mengharapkan hal ini terjadi dan mereka juga
ingin insiden ini cepat selesai. Biarkan mereka bekerja dulu, jika kita mengganggu
mereka dengan pertanyaan, mereka akan terganggu dan tidak focus pada
penyelesaian masalah. Juga akan membuat hubungan anda dengan vendor tidak
harmonis.
Setelah
vendor selesai, pastikan mereka menuliskan laporannya dalam berita acara dan
saat ini adalah saat yang baik untuk bertanya secara detail kepada mereka
Semoga membantu anda sekalian untuk meningkatkan dan
memperbaiki ilmu managerial anda dan mendapatkan karir yang lebih baik nantinya!
English Version:
TOP 5 COMMON MISTAKES IN FACILITIES MANAGEMENT
Based on my experiences, below common mistakes are always
happening in the field. All levels of Facilities Team; from supervisors,
coordinators, junior manager up to senior managers, they are sometime doing
below mistakes. It would be good if you can learn from it and you can improve
yourself and/or your team members.
Those common mistakes are:
1) Skip the daily briefing:
I would like to emphasize the importance of daily briefing. Just have the
important person to attend this briefing, they can be: cleaning supervisor,
leader of technician, leader of security guard, area supervisor, helpdesk
person, etc, everyone who has role in daily operations.
You shall have daily briefing in a proper duration, not necessarily too
long. You shall capture every issue in operations, today’s plan and make sure
that you know EVERYTHING relate to your facilities.
2)
Keep
thinking to do everything:
You put everything in your shoulder; you shall ensure that everything in
place and you shall take all the blame for every mistake of your team. This is
not right!
You shall check the contract, learn about your team and distribute the
workload properly to all team members. Let your team do their work and you
shall check the work in regular basis. Daily briefing is one of activities to
track and to monitor the work.
3) Keep having own assumption:
In case any incident happen, before make any statement to end user or
your manager or your client, it would be better to gather all information. The
information could be; latest maintenance record, who is the person in charge,
what are the activities during that time, etc, and it shall have written
documentation on it. Without any written documentation, it would be not
recommended to have statement based on your own assumption.
4) No communication to client for big issues
If you are facing some serious issues, you better update your
manager/client in regular basis; remember that your manager/client is also
having their own user/client that they need to inform. So, for any “potential
to be a bigger problem” ‘s issue, you better inform them immediately and also ensure
them that you had done everything to avoid it. Client would be more respect you
if they get a regular update from you.
5) No trust to vendors
If
you need to call vendors for some incidents and the vendor still working with
the incidents, avoid asking them with too many questions. Of course the
vendor’s team does not want this incident happen and they also think about how
to solve it immediately. If we keep asking them the question, they may get
disrupted and not focus to solve the problem. This may impact that you are
having bad relation with vendor as well as vendor is reluctant to share you the
true problem. When the work finished, make sure the create the completion
report and this is the best time for you to ask more details.
Hope this is helping you – my fellow Facilities Manager to
improve yourself to be a better Facilities Manager and of course, to have a
better career in the future
Good luck!!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar