104 Ribu Kendaraan Diputar Balik - Pentingnya Data Terukur

Berdasarkan berita kompas.com tanggal 10 May 2021; Kepala Biro Penerangan Masyarakat Divisi Humas Polri Brigjen (Pol) Rusdi Hartono mengatakan, hingga hari kelima peniadaan mudik Idul Fitri, sudah ada 104.370 kendaraan yang diminta putar balik oleh petugas di pos-pos penyekatan. Total, ada 381 titik penyekatan yang disiapkan Korlantas Polri, tersebar dari Palembang hingga Bali*.

Data dengan angka yang dapat dipertanggung jawabkan adalah factor penting untuk menunjukkan kinerja dari team operasional.

Dalam facility management, ada 3 data dengan angka yang penting untuk diingat oleh Facility Manager, data tersebut adalah:

1. Data Fasilitas. Data fasilitas yang dikelola perlu diketahui oleh Facility Manager untuk memastikan semua operasional di fasilitas tersebut selalu terpantau. 

Data ini meliputi; besar area yang dikelola, jumlah lantai, jumlah Gedung, estimasi jumlah penghuni dan estimasi jumlah team FM-nya.  

2. Data Utilitas. Data utilitas meliputi data pemakaian listrik, air dan gas yang dipakai. Data ini diperlukan untuk memastikan pemakaian dari utilitas yang produktif. Beberapa perusahaan memantau pemakaian fasilitas setiap hari untuk memastikan tidak ada kebocoran atau pemakaian listrik yang tidak sesuai. 

3. Data Pemeliharaan & Perbaikan. Data utama yang diperlukan adalah data helpdesk – permintaan/pelaporan dari pengguna fasilitas. Umumnya data ini meliputi: laporan lampu yang mati, aliran listrik yang tidak berfungsi, pintu rusak dan lainnya. Data ini perlu dipantau setiap hari untuk memastikan team FM sudah mengetahui dan melakukan perbaikan.

Data lainnya adalah data pemeliharaan. Jadwal pemeliharaan yang sudah ada dalam bulan tersebut perlu dipantau secara harian atau mingguan. Untuk memastikan bahwa pemeliharaan dilakukan sesuai jadwal dan tidak ada keterlambatan. Kalaupun ada keterlambatan, perlu segera diinvestigasi masalah dari keterlambatan itu, penyelesaian masalah dan dibuatkan rencana yang baru. 

Data ini bisa disimpan dalam catatan atau grafis yang menunjukkan data setiap bulan dalam periode satu tahun.

“semua yang bisa terukur akan bisa dikelola” – peter drucker

*sumber: https://nasional.kompas.com/read/2021/05/10/16264291/hingga-hari-kelima-peniadaan-mudik-polisi-klaim-putar-balik-104370-kendaraan

Strategi Tetap Waras Ssaat Bekerja Dari Rumah.

Secara mengejutkan, menurut survey oleh Kaiser Family Foundation, sebuah organisasi penelitian kebijakan Kesehatan di Amerika, 53% orang dewasa Amerika mengalami dampak negatif kesehatan mental karena stres yang terkait dengan pandemi. Di Inggris, Center for Mental Health memperkirakan setengah juta lebih banyak orang akan mengalami kesehatan mental yang buruk dibandingkan dengan tahun normal, akibat virus corona.

Bagaimana Kesehatan mental bisa terganggu dengan bekerja dari rumah? Berikut hal-hal yang menjadi penyebabnya saat karyawan secara aktif bekerja dari rumah;

1. Kurang Perhatian. Dengan perubahan menjadi bekerja di rumah. Karyawan merasakan kurangnya perhatian dari management perusahaan terhadap dirinya. Jika dalam ruang kerja normal, akan dengan mudah sekali untuk mendapatkan dukungan dari rekan kerja jika terjadi masalah serta bertanya kepada atasan dengan langsung datang. Saat bekerja di rumah, karyawan merasa enggan untuk bisa segera bertanya dengan menelpon langsung ke atasan atau rekan kerja.

2. Beban Kerja Meningkat. Secara tidak sadar, dengan bekerja di rumah, aka nada kecenderungan untuk selalu berada di depan laptop dan memeriksa pekerjaan yang belum selesai. Contoh: ada yang selalu memeriksa email di malam hari atau tetap bekerja sampai larut malam. Dan lupa bahwa di rumah ada keluarga.

3. Meeting yang terus menerus menyebabkan kelelahan karena meeting dilakukan secara virtual dan tidak ada hubungan fisik.

Dengan mengetahui penyebab gangguan Kesehatan mental tersebut. Penting bagi rekan-rekan karyawan untuk bisa mengenal gangguan tersebut sehingga bisa tetap waras saat bekerja di rumah. Akan lebih baik jika perusahaan mempunyai program untuk karyawan berupa: training untuk mengenal gangguan Kesehatan mental, komunikasi aktif dengan karyawan dan lainnya.  

 

[“Kehidupan dengan kedamaian batin, secara harmonis dan tanpa stres, adalah jenis kehidupan yang paling mudah.”] —Norman Vincent Peale.

Sumber: https://www.businessbecause.com/news/insights/7244/working-from-home-mental-health

5 Langkah Program Go Green

Ada tulisan menarik di bulan May 2020 yang menggambarkan; Sekitar pekan kedua April 2020, tagar langit Jakarta (#langitjakarta) menjadi trending topic di linimasa Twitter. Para warganet membagikan gambar langit Jakarta yang sedang cerah-cerahnya: perpaduan biru muda dan putih. Latarnya, tentu gedung-gedung bertingkat. Ada pula gambar yang menunjukkan bahwa Gunung Salak di Bogor nampak dari Jakarta, pemandangan yang jarang dijumpai sebelumnya. Aktivitas berbagi gambar ini menjadi selingan di tengah rentetan kabar tentang kasus Covid-19 di Indonesia.

Hal ini sudah diprediksi oleh Komisi Penghapusan Bensin Bertimbel (KPBB) – LSM yang fokus mengurusi soal kualitas udara, dijelaskan Direktur KPBB Ahmad Syafruddin “Kami prediksi itu kan pada 10 hari pertama (pembatasan aktivitas) itu kan ada penurunan (polusi udara). Makanya, kami berani memprediksi (akan ada penurunan polutan lag). Sebenarnya logis saja ya, kan dengan adanya social distancing—sekalipun tempo hari belum skala besar – itu kan pasti ada penurunan kegiatan baik transportasi, industri, maupun sektor jasa baik hotel, restoran maupun pariwisata kan akan turun,”. Dengan berkurangnya pemakaian mobil/motor/kendaraan karena lockdown, maka kualitas udara di Jakarta menjadi lebih baik.

Menjaga kualitas udara adalah bagian dari cara memperbaiki lingkungan. Program Go Green/ramah lingkungan adalah menyarankan mengurangi penggunaan alat trasnportasi dan mengganti dengan sepeda/jalan atau trasnportasi umum.

Berikut 5 langkah untuk memperbaiki bumi kita yang termasuk di program Go Green:  

1. Matikan lampu saat meninggalkan ruangan

2. Matikan keran saat sedang menggosok gigi

3. Gunakan sepeda atau berjalan kaki saat berpergian ke tempat yang tidak jauh letaknya.

4. Gunakan tempat bekal makanan yang dapat digunakan berulang kali.

5. Buang sampah pada tempatnya

Dan masih banyak lagi yang bisa kita lakukan untuk memperbaiki lingkungan kita.

 

Jalan-jalan di tengah kota 

Masuk keluar mall sambil cuci mata 

Mari perbaiki lingkungan kita

Bumi lebih baik menjadi nyata

Strategi Memastikan Fasilitas Gedung & Perkantoran Aman dari Kebakaran

Pada tanggal 29 Maret 2021 kemarin, kita dikagetkan dengan terjadinya kebakaran di Kilang Minyak Pertamina RU VI Balongan, Indrimayu, Jawa Barat. Berkat kerja keras dari semua pihak terkait, kebakaran ini sudah padam dalam waktu 4 hari. Diperkirakan kerugian mencapai ratusan miliar dan masih dalam proses investigasi*.

Kilang Minyak adalah daerah yang sangat aman dan kecil sekali kemungkinan untuk terbakar karena fasilitas yang dibuat telah mengantisipasi semua kemungkinan yang bisa terjadi. Sampai hari ini, pemerintah masih menyelidiki secara serius penyebab dari kebakaran ini.

Kebakaran adalah salah satu hal yang sangat ditakuti untuk para pengelola fasilitas (Gedung & Perkantoran). Karena fasilitas tersebut ada asset dari perusahaan dan dokumen penting yang untuk operasional.

Untuk memastikan tidak terjadi kebakaran agar mengalami kerugian besar, pengelola fasilitas perlu memelihara dan menjaga Gedung/perkantoran dengan cara:

1. Standarisasi. Memastikan fasilitas yang dikelola sudah memenuhi standar keamanan dan keselamatan yang ditentukan. Indonesia memiliki peraturan yang dibuat oleh pemerintah mengenai peralatan wajib yang perlu ada dalam Gedung & kantor seperti: alat pemadam api, tangga darurat, team penyelamat dan lainnya.

2. Professional. Memastikan team dari pengelola adalah professional yang ahli dibidangnya dan bersertifikasi. Team ini termasuk pengelola Gedung (building/facility manager), engineer, teknisi dan vendor pendukung.

3. Program. Memiliki program pemeliharaan yang lengkap dan terjadwal. Pengelola Gedung yang baik akan membuat jadwal pemeliharaan dalam waktu 1 tahun dan melakukan evaluasi setiap bulannya.

4. Tercatat. Memastikan peralatan yang mendukung fasilitas teridentifikasi dan tercatat. Contoh peralatan pendukung adalah; pompa air, sprinkler, alarm kebakaran dan lainnya. Untuk setiap peralatan tersebut perlu adanya data rekaman seperti; kapan pemeliharaan terakhir dilakukan, kapan penggantian spare part terakhir dilakukan, dan lainnya.

Jika hal-hal di atas sudah dimiliki dan dilakukan secara rutin, maka resiko terjadinya kebakaran akan bisa diminimalkan.

Lebih baik mempersiapkan dan mencegah daripada memperbaiki dan menyesal – Ezra Taft Benson

*sumber: https://economy.okezone.com/read/2021/04/03/320/2388804/kerugian-pertamina-imbas-kebakaran-kilang-balongan-cek-4-faktanya

Strategi Bekerja dari Rumah dengan Nyaman

 “Home Sweet Home” / Rumahku adalah Surgaku - Unknown

Hampir semua orang menyukai untuk beraktivitas di rumah. Rumah adalah segala-galanya; tempat bersantai, interaksi dengan keluarga, mencari ide-ide baru dan bekerja.

Di masa pandemic ini, banyak perusahaan yang memberlakukan “work from home”, yaitu: para karyawan diberikan fasilitas agar tetap bisa bekerja tanpa perlu ke kantor. Sehingga akan mengurangi kemungkinan tertularnya virus di area kerja.

Pastinya, untuk rekan-rekan yang sudah bekeluarga (atau masih tinggal dengan keluarga), work from home ini akan menyenangkan dan juga menyusahkan karena memerlukan waktu untuk beradaptasi dan menyesuaikan dengan keluarga yang ada di rumah.

Berikut beberapa saran yang akan berguna untuk diterapkan jika anda melakukan work from home;

1. Menginformasikan kepada keluarga. Benar! Penting sekali bahwa anda di rumah tetap bekerja dan beraktivitas. Perlu untuk memberikan pengertian kepada pasangan, anak, orang tua dan anggota keluarga lainnya bahwa di hari-hari tertentu, anda masih bekerja, walau di rumah.

2. Membuat spot/tempat khusus. Tempat ini perlu ditentukan agar anggota keluarga di rumah mengerti bahwa jika anda sedang duduk di tempat tersebut, anda adalah sedang bekerja. Tempat kerja ini bisa di mana saja, anda bisa pakai ruang tamu, ruang makan, ruang tidur dan lainnya. Jika memungkinkan akan lebih bagus jika ada meja kerja atau ruang kerja (optional).

3. Menetapkan waktu kerja. Perusahaan yang menerapkan metoda work from home umumnya berdasarkan pada hasil kerja dan tidak tergantung pada waktu kerja 8 pagi ke 5 sore. Karena itu, perlu ditetapkan waktu kerja anda dan dikoordinasikan dengan pasangan, sehingga anda tetap bisa bekerja dan juga aktif di rumah.

4. Membuat house rules. House rules berupa aturan-aturan yang disetujui oleh masing-masing anggota keluarga yang berlaku saat anda bekerja. Misal: saat anda bekerja di jam-jam tertentu, tidak diganggu dengan minta tolong beli ini-itu, perbaiki ini-itu, dan lainnya.

Tentu saja, setiap orang akan mempunyai kendala masing-masing jika bekerja di rumah. Yang perlu diperhatikan adalah untuk tetap produktif dan bermanfaat bagi perusahaan sehingga masing-masing akan tetap bekerja.

Mari kita pastikan untuk selalu tetap produktif bekerja dari rumah.

Panduan Keselamatan untuk Kembali Bekerja ke Kantor

 “Safety works when people work together”

Covid-19 ini membuat banyak perusahaan sangat berhati-hati dalam menjaga kantor mereka. Salah satu menghindari banyak korban dari para karyawan, maka diterapkan srategi “Work from Home” yang berlangsung sudah setahun sejak 2020 lalu.

Dengan adanya vaksin yang sudah mulai diberikan kepada para pekerja medis, umum dan lainnya, maka perusahaan sudah mulai menyiapkan kesiapan dari kantor-kantor untuk mulai dibuka Kembali dan memastikan para karyawan yang akan Kembali ke kantor merasa nyaman untuk bekerja Kembali ke kantor.

Beberapa yang perlu disiapkan untuk perkantoran, agar memastikan kantor siap dipakai untuk bekerja:

1. Komunikasi intensif kepada semua lini karyawan, mulai dari pihak manajemen sampai pihak operasional.

2. Arahan untuk memastikan para karyawan yang akan masuk ke kantor untuk dalam kondisi sehat, jika diperlukan untuk mendapatkan surat dari dokter.

3. Kebersihan dari kantor dengan cara adanya disinfektan secara rutin dan memastikan team kebersihan di kantor dalam kondisi selalu sehat.

4. Mendata karyawan yang akan dating ke kantor, untuk memastikan rasio okupansi dari kantor max. 50% sesuai dengan peraturan pemerintah.

5. Memastikan protocol Kesehatan dilaksanakan di dalam kantor dengan melakukan introspeksi diri secara rutin saat bekerja. Protocol ini termasuk selalu memakai masker, melakukan social distancing dan dalam kondisi sehat saat kekantor.

Pada akhirnya, keselamatan dari setiap orang adalah hal utama yang perlu diperhatikan karena karyawan adalah asset dari perusahaan. Karena itu, para karyawan perlu menyadari pentingnya mengikuti pedoman yang telah dibuatkan oleh perusahaan demi keselamatan Bersama.

 

Jalan sore cari makanan

Sambil jalan mulai Percakapan

Ayo jaga keselamatan

Agar aman dalam pekerjaan

 

Salam,

Jufiandi

#bookwritingmastery #task2of10 #keeplearning

Pelatihan dalam Facility Management

“Edukasi yang benar akan menunjang operasional & pemeliharaan yang baik” - Jufiandi

 

Fasilitas yang terjaga dengan baik akan terkait dengan operasional dan pemeliharaan yang benar dari peralatan yang ada di fasilitas tersebut. Dalam hal ini peralatan yang dimaksud antara lain: instalasi listrik, AC, lampu, pipa dan lainnya.

Kondisi operasional dan pemeliharaan yang benar ini didapatkan dari edukasi yang dilakukan kepada team engineering dan personel pemeliharaan/teknisi yang melakukan pengelolaan.

Hal-hal penting yang menjadi bagian dari edukasi ini adalah:

1. Mengetahui tugas dan tanggung jawab. Ada hirarki yang telah ditentukan di awal yang perlu disetujui dan dimengerti oleh semua team. Tugas dan tanggung jawab ini akan terkait dengan hasil penilaian kinerja untuk team.

2. Mengikuti jadwal pemeliharaan yang telah disetujui. Setiap awal tahun pemeliharaan, aka nada jadwal yang dibuat dan diinformasikan ke semua team termasuk pihak ketiga – vendor. Di setiap bulannya, jadwal pemeliharaan ini akan selalu dikomunikasikan dan dipastikan dikerjakan. Adapun jika terjadi kendala, maka aka nada prosedur yang perlu diikuti untuk melakukan jadwal ulang serta pelaporan kepada pihak pengawas mengenai perubahan yang terjadi.

3. Mengerti mengenai SOP/Standard Operating Procedure dari setiap pengerjaan. Setiap proses perlu memiliki SOP agar siapapun yang ditugaskan mengerti dan melakukan pekerjaannya dengan benar. Dan team pemeliharaan perlu mengerti untuk segera melakukan komunikasi jika ditemukan adanya ketidaksesuaian antara SOP yang ada dengan kejadian nyata di lapangan.

4. Pelatihan secara rutin kepada team pemeliharaan untuk memastikan semua pihak terkait selalu ingat dan melakukan aktivitas pemeliharaan dengan benar.

Karena itu, mari untuk memastikan agar team teknisi dan engineer mendapatkan edukasi yang benar dan terarah.

 

Salam,

Jufiandi

#bookwritingmastery #task1of10 #keeplearning